Brief regering : Afronding Relocatie Europees Geneesmiddelen Agentschap

Nr. 655
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR MEDISCHE ZORG

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 juni 2020

Op 20 november 2017 kreeg Nederland de opdracht om te fungeren als nieuw gastland
voor het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA). De komst van het EMA naar Amsterdam
biedt Nederland een unieke kans om het Nederlandse Life Sciences & Health (LSH)-ecosysteem
op korte, middellange én langere termijn te versterken. Uit een uw Kamer toegezonden
analyse van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat1 blijkt dat, naast de economische meerwaarde die het Agentschap oplevert, de vestiging
van het EMA in Nederland een positieve invloed zal hebben op het Nederlandse LSH-ecosysteem
dat daarmee nog aantrekkelijker wordt voor innovatieve bedrijven uit die sector.

In mijn brief van 11 november 20192 liet ik u al weten dat het gelukt is om het nieuwe gebouw voor het EMA binnen planning
en budget opgeleverd te krijgen. De daaropvolgende verhuizing vormde het sluitstuk
van het project waarin de organisatie, haar staf en hun gezinsleden verhuisd zijn
zonder noemenswaardige verstoring van de belangrijke werkzaamheden van het Agentschap.
Met gepaste trots kan ik u nu laten weten dat het EMA volgens planning 20 januari
2020 volledig operationeel was vanuit haar nieuwe hoofdkwartier aan de Amsterdamse
Zuidas en daar vandaan nu haar belangrijke rol in de gezondheidssector in Europa vervult.

Op 8 november vorig jaar heb ik u, samen met mijn collega van Buitenlandse zaken een
overzicht en analyse gestuurd van de manier waarop Nederland het nieuwe thuis werd
voor het EMA3. Dat overzicht eindigde op 20 november 2017 met de uitverkiezing van Nederland als
nieuw gastland. Met deze brief wil ik u, mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Buitenlandse Zaken, inlichten over
de periode daarna waarin Nederland haar beloften heeft gerealiseerd4. Hoewel de financiële verantwoording

op de gebruikelijke wijze plaatsvindt en met uw Kamer gedeeld zal worden ga ik in
deze brief ook in op de met dit project gemoeide kosten.

Opdracht Nederland

Uit de analyse in de brief van 8 november 2019 bleek dat de kwaliteit van het Nederlandse
aanbod een belangrijke factor was voor het binnenhalen van het EMA. Het uitgangspunt
van dit zogeheten bidbook was dat Nederland heeft toegezegd de relocatie van het EMA
en haar medewerkers van het Verenigd Koninkrijk naar Nederland tijdig uit te voeren en daarbij de
bedrijfscontinuïteit van het Agentschap voor zover dat binnen haar mogelijkheden lag
zoveel mogelijk te verzekeren.

Dit vertaalde zich in drie hoofddoelen:

– Het realiseren van een tijdelijke en permanente huisvesting

– Het begeleiden van de medewerkers bij hun verhuizing naar Nederland

– Het uitvoeren van het kabinetsbeleid Nederland gastland

Namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft het Rijksvastgoedbedrijf
(RVB) de permanente huisvesting voor het EMA gerealiseerd. Het heeft daarnaast zorggedragen
voor de verwerving en aanpassing van de tijdelijke huisvestiging.

Om de begeleiding van de medewerkers uit te voeren is de gemeente Amsterdam een omvangrijk
project gestart waarin alle EMA-medewerkers die daaraan behoefte hadden begeleid zijn
bij hun keuze om te verhuizen en de uitvoering daarvan.

Nadat het besluit was genomen de zetel van het EMA over te brengen naar Nederland
heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken gezorgd voor totstandkoming van een zetelovereenkomst,
die op 1 juni 2018 werd getekend.

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) was het initiërend en coördinerend
departement. Een speciaal hiervoor opgezette projectdirectie fungeerde als opdrachtgever
voor de verschillende partijen. Bij deze directie werd de eindverantwoordelijkheid
voor de uitvoering van de hierboven genoemde doelstellingen belegd.

Hieronder ga ik verder in op de deelprocessen van het project.

Zetelverdrag

In het bidbook is aan het EMA een zetelverdrag toegezegd. Een dergelijk verdrag zorgt
ervoor dat internationale organisaties in Nederland goed en onafhankelijk kunnen functioneren.
Het zetelverdrag bevat onder andere afspraken over privileges en immuniteiten van
de organisatie en haar medewerkers.

Inhoudelijk is het zetelverdrag met het EMA vergelijkbaar met overeenkomsten zoals
deze gesloten zijn met de andere in Nederland gevestigde EU-Agentschappen: Eurojust
en Europol. Het verdrag is op 1 juni 2018 ondertekend door de Ambassadeur Internationale
Organisaties (Ministerie van Buitenlandse Zaken) en de directeur van het EMA5. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is namens Nederland het eerste aanspreekpunt
voor het Agentschap nu de relocatie voltooid is.

Relocatie

Voor de bedrijfscontinuïteit van het EMA was het essentieel dat zoveel mogelijk medewerkers
de keuze zouden maken om met de organisatie mee te verhuizen naar Amsterdam. Voor
de medewerkers en waar van toepassing hun gezin, betekende dit vaak een lastige keuze
tussen hun baan of hun in Londen opgebouwde leven. Nederland heeft er daarom veel
in geïnvesteerd om de overgang voor de betrokkenen zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Het Ministerie van VWS heeft de gemeente Amsterdam verzocht om de relocatie van de
medewerkers uit te voeren. Als eerste stap werd al op 8 december 2017 The Netherlands Helpdesk geopend in het EMA-gebouw in Londen. Hier konden EMA-medewerkers terecht met al hun
vragen over de praktische kant van het leven in Nederland. Medewerkers die daar behoefte
aan hadden, kregen daarnaast een-op-een begeleiding van gespecialiseerde medewerkers
van een relocatiebureau. Er zijn informatiebijeenkomsten georganiseerd over leven
en wonen in Nederland, het onderwijssysteem (in samenwerking met het Ministerie van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), de gezondheidszorg en carrièremogelijkheden voor
partners. Er is bewust gekozen om daarbij een breder aanbod te laten zien dan de regio
Amsterdam. Dit heeft goed gewerkt. Hoewel Amsterdam een grote aantrekkingskracht op
EMA-medewerkers heeft, heeft ongeveer de helft een huis gevonden in andere regio’s,
van Den Haag tot Alkmaar, van Zandvoort tot Ermelo.

Een deel van de EMA-medewerkers heeft hun keuze voor een woonplaats laten bepalen
door de schoolkeuze voor hun kinderen. Meer dan tweehonderd kinderen zijn geplaatst
op een van de twee Europese scholen in Nederland. Daarnaast zijn de verschillende
internationale scholen populair. Een beperkt aantal kinderen heeft gekozen voor regulier
Nederlandstalig onderwijs.

Voor dit specifieke onderdeel van het project is € 2,5 miljoen beschikbaar gesteld
vanuit de VWS-begroting. Hiervan is 2,25 miljoen in voorschot gegeven. Een definitieve
afrekening volgt in september 2020.

Uit regelmatig gehouden onderzoeken onder de medewerkers van het EMA blijkt dat ze
erg tevreden zijn over de ondersteuning die hen geboden is. Onder andere dankzij deze
intensieve begeleiding is uiteindelijk meer dan 80 procent van de (ongeveer 700) medewerkers
– waar van toepassing met hun partner/gezin – naar Nederland verhuisd.

Tijdelijke huisvesting (Spark-gebouw)

In het Nederlandse bidbook was rekening gehouden met het feit dat het nieuwe EMA-gebouw
op de Zuidas in Amsterdam niet helemaal klaar zou zijn op 29 maart 2019, het moment
waarop het EMA het Verenigd Koninkrijk zou verlaten. Om de tijd tot de oplevering
van het nieuwe gebouw te overbruggen zorgde Nederland zoals eerder gemeld vanaf 1 januari
2019 voor tijdelijk onderdak in het Spark-gebouw op Amsterdam Sloterdijk. Het Spark-gebouw
was niet een van de gebouwen die Nederland in het EMA bidbook had opgenomen, maar
is in nauw overleg met het Agentschap gekozen. Het EMA vroeg om een alternatief gebouw
waarin het alle werkplekken en de meest belangrijke vergaderingen op één locatie kon
samenbrengen. Het Spark-gebouw voldoet aan deze wensen.

Nadat het Rijksvastgoedbedrijf het Spark-gebouw had aangehuurd, moest het gebruiksklaar
gemaakt worden voor het Agentschap. Aanpassingen betroffen onder meer het inbouwen
van uitgebreide conferentiefaciliteiten, van ICT-netwerken, van open kantoorwerkplekken
inclusief -automatisering en van een restaurant dat ruimte bood aan zowel personeel
als aan vertegenwoordigers van de Europese lidstaten die voor de meerdaagse commissievergaderingen
regelmatig in het gebouw aanwezig zouden zijn.

Financiële verantwoording Spark-gebouw

In eerste instantie is een huur-optie verkend voor het gebouw in Amsterdam Sloterdijk.
Het gebouw werd echter al snel gezien als strategische uitbreiding van de Rijkskantorenvoorraad
en omdat op de lange termijn aankoop goedkoper is dan huur heeft het RVB besloten
het Spark-gebouw te kopen voor een bedrag van 42,8 miljoen.

Voor het geschikt maken voor het gebruik door het EMA is € 9,0 miljoen geïnvesteerd.
Daarnaast zijn ICT-voorzieningen aangelegd voor circa € 1,4 miljoen. Onderdeel van
het Nederlandse bidbook was dat deze tijdelijke huisvesting kosteloos beschikbaar
zou worden gesteld aan het EMA. De operationele kosten voor het gebruik van het gebouw
heeft het EMA vanaf 1 april 2019 zelf betaald. Bij het beëindigen van het huurcontract
tussen het RVB en het Ministerie van VWS zal het ministerie circa € 4 miljoen aan
huurpenningen hebben betaald.

Het Spark-gebouw is na het vertrek van het EMA opgenomen in het Rijkskantorenstelsel.
Voordat het gebouw beschikbaar gesteld kan worden om rijksdiensten in te huisvesten
dient het aangepast te worden aan de rijksnorm voor overheidsgebouwen. Voor deze wederoplevering
is onder aftrek van eerdere investeringen een bedrag van 1,5 miljoen op de VWS-begroting
gereserveerd. Dit zal voor het eind van 2020 gerealiseerd worden.

Permanente huisvesting (EMA-gebouw)

Om het Nederlandse bod concurrerend te laten zijn met dat van andere lidstaten is
ervoor gekozen om voor het EMA een nieuw gebouw te bouwen. Op die manier was het mogelijk
om zoveel mogelijk aan de behoeften van het EMA tegemoet te komen. De consequentie
van die keuze was dat in zeer korte tijd een gebouw van ca 40.000 m² moest worden
gebouwd.

Om aan deze belofte te kunnen voldoen was het noodzakelijk dat alle betrokken partijen
al vroeg in het proces voorbereidende stappen zetten om geen tijd te verliezen zodra
bekend zou worden dat Nederland het EMA zou gaan huisvesten. Zo was het schetsontwerp
voor het gebouw, dat is gemaakt door een architect van het RVB, al opgenomen in het
bidbook. Met de gemeente Amsterdam heeft het RVB in het voorjaar van 2017 een kavel
gezocht. De aanbesteding voor de bouw is reeds op 6 oktober 2017 gestart. Ook de aannemerscombinatie
die de opdracht uiteindelijk heeft uitgevoerd, heeft al voor de gunning op eigen risico
voorbereidingen getroffen. Zo stond iedereen in de startblokken om zo snel mogelijk
na het besluit te starten met de realisatie van het gebouw.

Dankzij een goede samenwerking tussen alle partijen en de uitzonderlijke inzet van
iedereen is de bouw uiteindelijk binnen planning en binnen budget gerealiseerd. Op
15 november 2019 is het gebouw opgeleverd door de aannemerscombinatie. Op diezelfde
dag heeft het EMA het 20-jarig huurcontract ondertekend.

Tussen 15 november 2019 en 31 januari 2020 is het EMA verhuisd van het tijdelijke
naar het permanente gebouw. In de week van 13 januari 2020 zijn de eerste internationale
vergaderingen gehouden in het nieuwe gebouw. EMA is dus succesvol, op tijd en met
minimale gevolgen voor de bedrijfscontinuïteit verhuisd van Londen naar Amsterdam.

Financiële verantwoording EMA-gebouw

Het totale projectbudget voor de bouw van de nieuwbouw bedroeg € 255 miljoen. Voor
dit bedrag is het gebouw ontworpen en gerealiseerd en wordt het 20 jaar onderhouden.
De inrichting en meubilering van het gebouw bedroeg € 10 miljoen. Het projectbudget
is niet overschreden.

Nederland heeft daarnaast (conform bidbook) een bedrag van € 18 miljoen ter beschikking
gesteld aan het EMA. Hiervan is € 15 miljoen gebruikt voor bijdrage aan de bouwkosten
aan het gebouw en wordt voor € 3 miljoen aan huurverlaging doorgevoerd gedurende de
huurperiode.

Het RVB is eigenaar van het EMA-gebouw. Het Ministerie van VWS betaalt, als opdrachtgevend
ministerie, een kostendekkende gebruiksvergoeding aan het RVB. Het EMA betaalt aan
het Ministerie van VWS een huur van € 10,5 miljoen in het eerste jaar. Dit bedrag
wordt jaarlijks geïndexeerd met 2%. Zoals ik u eerder heb gemeld in mijn Kamerbrief
van 16 maart 20186, is deze huur in de eerste jaren niet geheel kostendekkend. Daarom zal voor deze
periode vanuit de VWS-begroting gemiddeld € 3 miljoen per jaar worden bijgedragen.
Per saldo gaat het, gedurende de huurovereenkomst, om een bedrag van totaal circa
€ 27 miljoen over de periode van 20 jaar. Daarnaast zal Nederland gedurende de looptijd
van het contract bijdragen aan het onderhoud van het gebouw voor een bedrag van in
totaal € 7,4 miljoen.

Nederland heeft 104 parkeerplaatsen beloofd aan het EMA. Deze konden – vanwege de
beperkte bouwtijd – niet onder het gebouw worden gerealiseerd. Daarom is ervoor gekozen
om deze te zijner tijd te realiseren onder de nog te ontwikkelen nieuwbouw op het
naastgelegen kavel ten laste van de projectbegroting. In afwachting daarvan worden
momenteel 104 parkeerplekken voor vijf jaar door Nederland afgenomen bij twee openbare
parkeergarages in de buurt. De kosten hiervan zijn € 850.000 per jaar en zijn verwerkt
in de gebruiksvergoeding die VWS aan het RVB betaalt.

Conclusie

Tot slot van deze brief is het goed om kort stil te staan bij welke factoren een rol
hebben gespeeld bij het slagen van dit uiterst ambitieuze project. Essentieel waren
éénduidigheid in de opdracht en een strakke begroting met voldoende ruimte voor onvoorziene
omstandigheden. Verantwoordelijkheden zijn zo laag mogelijk in de projectorganisatie
belegd en de communicatie was altijd open en transparant. De opdracht en het bijbehorende
budget zijn gelegd bij één speciaal hiervoor samengesteld projectteam met voldoende
menskracht. De werkwijze van het projectteam en van alle opdrachtnemers, kenmerkte
zich door een oplossingsgerichte houding binnen het kader van een strak risicomanagement.
Maar bovenal maakte de goede samenwerking tussen alle betrokken partijen, de gezamenlijke
absolute wil om alle deadlines te halen en het vertrouwen tussen alle partijen dat
dat ook zou gebeuren dit project tot een succes.

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de verhuizing van
het EMA naar Nederland.

De Minister voor Medische Zorg,
M.J. van Rijn