Brief regering : Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2019

Nr. 279
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 20 mei 2020

Hierbij bied ik u de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2019 aan1. Dat doe ik vanuit mijn verantwoordelijkheid om in de bedrijfsvoering van het Rijk
de eenheid, kwaliteit en efficiëntie te bevorderen. Via deze jaarrapportage geef ik
u een samenhangend beeld van de ontwikkeling van de organisatie en bedrijfsvoering
van de ministeries in het afgelopen jaar.

De resultaten die in 2019 in de rijksbedrijfsvoering zijn bereikt, worden in de jaarrapportage
waar mogelijk geplaatst in een ontwikkeling in de tijd of gerelateerd aan de gestelde
doelen. In deze aanbiedingsbrief ga ik in op de belangrijkste resultaten en mijn aandachtspunten
voor de komende periode.

De doelstellingen voor de rijksbedrijfsvoering kunnen niet losgezien worden van het
corona-virus, dat grote invloed heeft op burgers en bedrijven in de maatschappij,
maar ook op de overheid zelf. We hebben moeten laten zien dat we in crisistijd in
staat zijn om snel te handelen en in hoog tempo maatregelen te nemen. Dagelijks zien
we dat onder andere terug in het thuiswerken dat voor een heel nieuwe manier van werken
heeft gezorgd, waarbij de medewerkers hun flexibiliteit tonen en waarbij in een heel
kort tijdsbestek zaken op bijvoorbeeld ICT-, en huisvestingsgebied geregeld zijn.
Daardoor kunnen rijksambtenaren productief blijven. Daarnaast verdienen de medewerkers
voor wie het in deze periode juist noodzakelijk is om juist wel naar hun werk te gaan
respect voor hun inzet en flexibiliteit.

De rijksbedrijfsvoering heeft laten zien dat zij in crisistijd in staat is de bakens
te verzetten en in te spelen op wat nu het hardste nodig is. Het gaat hierbij niet
alleen om de hardware – gebouwen, materieel – maar ook om de gedreven inzet van medewerkers.
Het corona-virus laat zien dat een goede rijksbrede bedrijfsvoering essentieel is
als ondersteuning voor het primaire proces, en daarmee voor Nederland. Het werk moet
door, linksom of rechtsom.

Het is nu nog te vroeg om een compleet beeld te hebben van alle maatregelen die we
in hoog tempo treffen, maar het is belangrijk om straks het goede vast te houden.
We houden het vizier op wat werkt en optimaliseren het werk als we zien dat het verbetering
behoeft. Niet denkbeeldig is dat doelstellingen en speerpunten van de rijksbedrijfsvoering
door het corona-virus in een ander daglicht komen te staan. Vanzelfsprekend zullen
we daar de komende periode alert op zijn.

De belangrijkste highlights van 2019

In de Jaarrapportage blik ik terug op 2019. Een aantal belangrijke onderwerpen uit
de rijksbedrijfsvoering vraagt bijzondere aandacht:

• In 2019 heeft het kabinet de inkoopstrategie «Inkopen met Impact» vastgesteld. Deze
strategie beschrijft dat duurzame, sociale en innovatieve impact voortaan de standaard
moet zijn bij alle inkoop. Inkoop is een krachtig instrument om bij te dragen aan
de maatschappelijke opgave, bijvoorbeeld het stimuleren van bedrijvigheid, werkgelegenheid
en het tegelijk behalen van de Klimaatdoelen. En dat is hard nodig, want voor een
aantal Klimaatdoelen weet het Rijk nog niet het goede voorbeeld te geven. Denk aan
de aanschaf van emissievrije voertuigen, het nog meer verminderen van restafval en
het terugdringen van vervoersbewegingen.

• De gespannen arbeidsmarkt komt ook tot uiting in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering
Rijk 2019 in de vorm van een stijgend aantal vacatures. Grote aandacht voor arbeidsmarktcommunicatie
is daarom nodig. De grote toename van gepubliceerde vacatures op gebieden waar schaarste
is (zoals ICT) maakt zichtbaar dat het Rijk zich in toenemende mate profileert op
de arbeidsmarkt, zodat aan de noodzaak aan personeel kan worden voldaan. De toename
van het aantal stagiairs/trainees/traineeprogramma’s geeft daarnaast aan dat het Rijk
diverse methoden gebruikt om schaars talent aan zich te binden.

• Als gevolg van intensiveringen uit het huidige Regeerakkoord (Bijlage bij Kamerstuk
34 700, nr. 34), maatschappelijke ontwikkelingen en beleidsprioriteiten die tijdens de kabinetsperiode
aandacht nodig hadden, is er een stijging van het aantal fte’s binnen de Rijksdienst.
Ik noem hier enkele voorbeelden van onderwerpen waarvoor meer inzet van personeel
nodig was: de Brexit, het Klimaatakkoord, het stikstofdossier, de gaswinning Groningen,
het kinderpardon, de versterking inspecties (SZW, NVWA), de vervanging en renovatie
van onder meer de bruggen, tunnels, viaducten en wegen bij Rijkswaterstaat. Vanuit
mijn rol als werkgever wil ik de komende periode de effecten van de groei van het
aantal fte’s verder onderzoeken. Bijvoorbeeld de effecten op de huisvesting en ICT-middelen
van rijksambtenaren en de spreiding van de werkgelegenheid van het Rijk over ons land.
Hierbij zal de impact van het coronavirus op nieuwe manieren van samenwerken en op
de capaciteitsverdeling meegenomen worden.

Voor de doelstellingen in de rijksbedrijfsvoering die nog niet zijn bereikt, zijn
verbeteracties nodig. Deze ga ik als verantwoordelijke voor de onderlinge samenhang
en doelmatigheid, samen met de departementen, die hun eigen verantwoordelijkheid hebben,
aansturen en aanjagen.

Onderstaand licht ik per bedrijfsvoeringsdomein de overige highlights van de Jaarrapportage
Bedrijfsvoering Rijk 2019 toe, inclusief mijn speerpunten voor de komende tijd.

1. Rijk als werkgever

Zoals eerder aan uw Kamer gemeld, streef ik naar een individueel en modern personeelsbeleid,
met daarbij passende flexibele arbeidsvoorwaarden (Kamerstuk 31 490, nr. 243). Ook streef ik naar een interne organisatie die integriteit ondersteunt en zorgt
voor een veilige werkomgeving.

Integriteit

Burgers en bedrijven moeten kunnen vertrouwen op een integere overheid. Afgelopen
jaar is daarom ingezet op het bevorderen van een veilige bespreek- en meldcultuur.
Zo staat er in de gewijzigde Gedragscode Integriteit Rijk een nieuwe paragraaf over het voeren van een goed gesprek tussen
leidinggevende en medewerker. Andere voorbeelden zijn de diverse lezingen en workshops
die ministeries hebben gehouden tijdens de Week van de Integriteit.

Komend jaar ga ik verbeteringen doorvoeren in het meldproces en in de positie van
vertrouwenspersonen. In 2019 zijn de voorbereidingen daarvoor gestart.

Gezond werken

Fysieke en mentale gezondheid van rijksambtenaren zijn cruciaal voor de maatschappelijke
dienstverlening en productiviteit. Het verzuim binnen de sector Rijk is licht gedaald.
Rijksbreed lag de focus in 2019 op preventie. Elk departement heeft een strategisch
preventiemedewerker aangesteld en Bedrijfszorg is begonnen met het inzetten van meer
preventieactiviteiten. Daarnaast was er aandacht voor psychosociale arbeidsbelasting.
De sector Rijk gaat in 2020 gezamenlijk het thema Vitaliteit naar voren halen en lijnmanagers
beter ondersteunen om verzuim te voorkomen.

Diversiteit

Ik streef naar een inclusieve en diverse organisatiecultuur. Het samenkomen van verschillende
perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis is nog altijd een belangrijke
voorwaarde voor een zo goed mogelijk functioneren van het Rijk. Bij het samenkomen
van verschillende perspectieven gaat het om verschillen tussen alle medewerkers, zichtbaar
en onzichtbaar.

Ieder ministerie heeft afgelopen jaar beleid gevormd en initiatieven ondernomen die
passen binnen de context van het eigen departement. Daarnaast is ingezet op gezamenlijke
initiatieven. Zo wordt er samen opgetrokken om banen te creëren voor mensen met een
arbeidsbeperking, bijvoorbeeld via collectieve instroom en inzet van social return
in inkoopcontracten.

Opvallend en positief is dat het aandeel vrouwen binnen het Rijk nog steeds groeit.
In managementfuncties van schaal 15 en hoger is het aantal vrouwen gestegen tot 40
procent. De diversiteit in etnische achtergronden laat over het geheel van de Rijksdienst
een lichte maar gestage groei zien, maar blijft in de hogere schalen nog achter. Dit
vraagt om extra aandacht.

Omdat nog niet alle ambities zijn gerealiseerd, blijf ik de komende periode stevig
inzetten om het Rijk naar een inclusieve organisatie te ontwikkelen.

2. Rijk en informatievoorziening

Veel van de maatschappelijke diensten stoelen op informatie en ICT. Burgers en bedrijven,
maar ook de rijksambtenaren zelf, moeten kunnen vertrouwen op goede omgang met data
en goed werkende online voorzieningen. Zoals ook de Europese Commissie recent heeft
benoemd, biedt digitalisering zowel kansen als bedreigingen. De Rijksdienst heeft
daarom de uitdaging om samen rijksbreed de informatievoorziening te versterken en
om bij te dragen aan maatschappelijke vraagstukken en ambities, zoals verwoord in
de Agenda Digitale Overheid (NL DIGIbeter). Ook wordt aansluiting gezocht met de werkagenda
voor de uitvoering van de Ministeriële Commissie Uitvoering (MCU), die door het kabinet
is ingesteld. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft
in 2019 de visie op informatiebeveiliging, ICT en de organisatie daarvan binnen de
Rijksdienst beschreven in twee Kamerbrieven (Kamerstuk 26 643, nrs. 549 en 621), die in de Strategische I-agenda Rijksdienst verder worden uitgewerkt.

Informatiebeveiliging

De samenleving en de overheid worden steeds digitaler. Dit brengt nieuwe bedreigingen
met zich mee die om nieuwe oplossingen vragen. De Rijksdienst moet daarom voortdurend
en intensief aandacht geven aan informatiebeveiliging. Voorbeelden hiervan zijn de
recente incidenten met risicovolle software (voor telewerken en antivirus) en de daarbij
benodigde maatregelen binnen de Rijksdienst.

Er wordt ook bekeken of er aanpassingen nodig zijn op het bestaande rubriceringssysteem.
Hiermee wordt bepaald hoe zwaar een gegeven beveiligd moet worden, waardoor ambtenaren
intuïtiever zorgvuldig met gevoelige informatie kunnen omgaan. In 2019 bleek dat over
het hoogste basisbeveiligingsniveau (basisbeveiligingsniveau 3, BBN3) meer afstemming
nodig is. In 2020 wordt een besluit genomen over maatregelen die passende bescherming
moeten bieden. Elk ministerie heeft een Chief Information Security Officer (CISO),
maar de CISO-taken zijn nu niet rijksbreed geformaliseerd en wisselen per ministerie.
In 2020 wordt de minimaal in te vullen set taken rijksbreed geformaliseerd.

Informatiehuishouding

De Rijksdienst heeft een goede informatiehuishouding nodig om haar taken uit te voeren.
Zo is toegezegd dat de rijksonderdelen eind 2021 hun e-mails veiligstellen, websites
archiveren en informatie actief en beter vindbaar openbaar gaan maken. Hier wordt
nu aan gewerkt. Daarnaast wordt gewerkt aan snellere afhandeling van Wob-verzoeken,
het archiveren van berichten in berichtenapps, kortere overbrengstermijnen en een
campagne om medewerkers te informeren over het belang van goed informatiebeheer.

Gemeenschappelijke ICT-voorzieningen

Om efficiënt gebruik van voorzieningen en samenwerking binnen de Rijksdienst te bevorderen,
is er een aantal gemeenschappelijke ICT-voorzieningen. Er wordt in 2020 gewerkt aan
de (door)ontwikkeling van voorzieningen zoals rijksbreed videovergaderen en aan voorzieningen
op het gebied van informatiebeveiliging.

In 2019 is een benchmark van interne ICT-leveranciers binnen de Rijksdienst uitgevoerd
op onderdelen van hun dienstverlening. De resultaten worden nu bestudeerd en zullen
in 2020 tot vervolgacties leiden.

De duurzaamheid van ICT heeft een hoge prioriteit. De ICT-dienstverleners van het
Rijk voeren dit uit via een ambitieuze verduurzamingsagenda ICT. Duurzaamheid wordt
daarbij actief verbonden aan de andere thema’s van de Strategische I-agenda.

Kennis en kunde vergroten binnen de Rijksdienst

Om de digitaliseringsambities uit te voeren, is voldoende goede capaciteit nodig op
het gebied van informatievoorziening («I-capaciteit»). Dit geldt zowel voor de ministeries
als voor de uitvoering. Het interdepartementale programma Versterking HR ICT Rijksdienst
2018–2021 ontwikkelt initiatieven die het aantrekken en ontwikkelen van I-capaciteit, waaronder ICT’ers, bij
de Rijksdienst bevorderen. Het Ministerie van BZK vervult de rol van aanjager, verbinder
en platform voor kennisdeling.

Naast het aantrekken van voldoende ICT’ers is het belangrijk dat ambtenaren in beleid,
uitvoering en toezicht voldoende inzicht hebben in de mogelijkheden en effecten van
digitalisering op hun werk. RADIO (Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering
Overheid) breidt hiervoor het leerplatform, waarop ambtenaren de kennis over informatievoorziening
kunnen vinden die ze nodig hebben, uit. RADIO werkt de komende periode met de Algemene
Bestuursdienst (ABD) ook nadrukkelijk aan het vergroten van de I-kennis en -vaardigheden
van het (top)management van de Rijksdienst.

Versterken van het CIO-stelsel

Informatievoorziening is tegenwoordig onlosmakelijk verbonden met beleidsdoelstellingen
en beleidsuitvoering, ook in het primair proces. We noemen dit «I in het hart van
beleid». Om de samenhang te bewaken, is medio 2019 het programma Versterking IV-Sturing
Rijksdienst opgericht. Departementen beschrijven de kansen en consequenties van beleid
op informatievoorziening in een zogenoemd IV-plan. In 2020 wordt gezamenlijk met alle
CIO’s aan een IV-kwaliteitskader voor deze plannen gewerkt. Dit ondersteunt goed opdrachtgeverschap,
een goede beheersing van ICT-ontwikkeling en -onderhoud en een betere aansluiting van de departementale
informatieplanning op de begrotings- en beleidscyclus.

Dit raakt ook het Bureau ICT-Toetsing (BIT). Het Kabinet heeft besloten dat het BIT
een permanente status krijgt als onafhankelijk adviescollege, met een wettelijke grondslag.
Het takenpakket van het BIT wordt verbreed. Dit wordt in 2020 in gang gezet.

Om te kunnen sturen en optimaliseren, is inzicht nodig. Bij de doorontwikkeling van
het Rijks ICT-dashboard is een eerste stap gezet voor een meer inzichtelijke en transparante
visualisatie van de bestaande gegevens. Vanaf 2020 wordt het dashboard stapsgewijs
doorontwikkeld, waarbij wensen van de Tweede Kamer en aanbevelingen van de Algemene
Rekenkamer en Auditdienst Rijk meegenomen worden. Daarmee komen ook ICT-beheeraspecten
in beeld, waardoor gewerkt kan worden aan de blijvende onderhoudbaarheid van het bestaande
ICT-landschap.

3. Duurzaamheid in de rijksbedrijfsvoering

Inkopen met impact

In 2019 zijn belangrijke besluiten genomen waar het gaat om het opdrachtgeverschap
van de rijksoverheid aan bedrijven. De inkoopstrategie «Inkopen met Impact» zag het
levenslicht en de herindeling van de rijksbrede inkoopcategorieën optimaliseert het
rijksbrede inkoopstelsel. In de komende periode gaat veel aandacht en energie naar
de invoering van deze strategie en herinrichting, met als doel dat ons opdrachtgeverschap
als krachtig strategisch instrument wordt ingezet voor maatschappelijke impact op
gebied van duurzaamheid, innovatie en arbeidsomstandigheden.

Verduurzaming Rijksvastgoed

De rijksoverheid vraagt bedrijven en burgers hun gebouwen en huizen te verduurzamen,
en doet dit dus zelf ook. Voor de verduurzaming van het Rijksvastgoed zijn routekaarten
in ontwikkeling. De routekaart voor rijkskantoren is in 2019 gepresenteerd. Daarmee
is de basis gelegd voor de verdere verduurzaming van de rijkskantoren. De routekaart
geeft aan hoe de kantoren worden verduurzaamd en sluit aan op onze nationale ambities
die in het Regeerakkoord en Klimaatakkoord (Kamerstuk 32 813, nr. 342) zijn vastgelegd.

Mobiliteit

De rijksoverheid loopt fors achter op het realiseren van een van de eigen doelstellingen
in het Klimaatakkoord: dat «het wagenpark in 2020 voor 20 procent uit zero-emissie
voertuigen bestaat en in 2028 volledig zero-emissie is». De situatie was per 1 januari
2019 2 procent en is per 1 januari 2020 3,1 procent zero-emissie. Op basis van de
huidige plannen, ambities en bestellingen van de departementen is het behalen van
het doel 20 procent emissie-vrij voor 2020 inmiddels onhaalbaar. Hiermee toont het
Rijk geen voorbeeldgedrag en dat is ongewenst. Daarom wordt een inhaalslag in gang
gezet.

4. Huisvesting

Ik heb in 2019 het beleid voortgezet om voor de Rijksdienst flexibele huisvesting
te realiseren. Deze flexibele huisvesting geeft invulling aan duurzaamheid, ruimte
aan innovatie, en zorgt ervoor dat rijksambtenaren op een veilige, comfortabele en
doelmatige manier kunnen werken. Eind 2019 heb ik nieuwe masterplannen voor de rijkskantoorhuisvesting
(voor de periode tot en met 2023) vastgesteld. Een van de redenen om juist nu met
nieuwe masterplannen te komen, is de ontwikkeling van het aantal te huisvesten fte’s.
Daarnaast zetten de nieuwe masterplannen in op verhoging van de kwaliteit van de rijkskantorenvoorraad,
met onder meer forse investeringen in de verduurzaming van Rijkskantoren en aandacht
voor integrale toegankelijkheid voor mensen met een beperking. Ik zal u later dit
jaar bij de begrotingsbehandeling informeren over wat de fte-ontwikkeling bij het
Rijk betekent voor de rijkskantoorhuisvesting en voor de spreiding van de rijkswerkgelegenheid
over het land. Een onzekere factor op dit moment is de manier waarin de voorziene
kosten samenhangen met gewijzigde marktomstandigheden. Ook het corona-virus zal naar
verwachting impact hebben op de wijze waarop we omgaan met onze werkplek.

Toegankelijkheid Rijksgebouwen

Rijksgebouwen dienen goed toegankelijk te zijn. Ze voldoen al aan het nationale wettelijk
kader. Het VN-Verdrag, dat door Nederland is geratificeerd, vereist een hoger niveau
van toegankelijkheid. Ik streef ernaar ook dit hogere kader te bereiken. In 2019 is
door het Rijksvastgoedbedrijf in kaart gebracht welke maatregelen op korte en lange
termijn kunnen worden uitgevoerd.

Tot slot

Het is een bijzonder jaar, waarin aan de rijksambtenaren en de bedrijfsvoering ook
bijzondere eisen worden gesteld. Meer dan ooit gaat op dat we wendbaar moeten zijn
en de maatschappelijke opgave voorop moeten stellen. De koers van grenzeloos samenwerken
wordt onverminderd voortgezet, zodat we maximaal kunnen blijven bijdragen aan herstel
van het land en de economie.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
R.W. Knops