Brief regering : Reactie op verzoek commissie over berichtgeving inzake de 5-minutenregistratie

Nr. 196
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 20 december 2019

In de procedurevergadering van 28 november heeft het lid Laan-Geselschap (VVD) om een brief verzocht inzake de berichtgeving rondom de vijfminutenregistratie
in de wijkverpleging. Het gebruik van de vijfminutenregistratie is één van de schrappunten
uit het programma [Ont]Regel de Zorg. Het leidt tot veel onnodige administratieve
lasten en verspilling van waardevolle tijd. V&VN, ActiZ, Zorgthuisnl, ZN, NZa en VWS
hebben in december 2018 afgesproken de administratieve lasten rondom tijdregistratie
voor wijkverpleegkundigen1 merkbaar te verminderen. Om dit doel te bereiken kunnen zorgaanbieders overstappen
van een minutenregistratie naar de registratiestandaard «zorgplan=planning=realisatie, tenzij» (z=p=r,t). Bij deze registratiestandaard is het zorgplan en de
daarvan afgeleide planning de basis en hoeft er alleen iets geregistreerd te worden
als er grote afwijkingen zijn.

In 2019 is door alle partijen hard gewerkt om ervoor te zorgen dat zorgaanbieders
de alternatieve registratiestandaard kunnen gebruiken. De volgende acties zijn ondernomen:

• Ondersteunende materialen, zoals een handreiking, FAQ, infographic, een filmpje en
nieuwsberichten zijn gepubliceerd op www.ordz.nl en gedeeld via de branche-organisaties.

• Er is door verzekeraars een uniforme controlehandleiding wijkverpleging gepubliceerd.

• Er is voor accountants beschreven welke interne beheersingsmaatregelen op organisatieniveau
aandacht vragen in het kader van de jaarrekeningcontrole.

• Er zijn gedurende het jaar regiobijeenkomsten georganiseerd door Actiz en Zorgthuisnl
om aanbieders te informeren en te ondersteunen.

• Aanbieders en wijkverpleegkundigen konden ervaringen delen en ondersteuning krijgen
via helpdesks.

• De materiële controletermijn bij de wijkverpleging is door verzekeraars teruggebracht
van 5 naar 2 jaar.

• Er is in 2019 periodiek gemonitord: NZa-monitor contractering wijkverpleging (mei),
een belronde onder zorgaanbieders (juli), een enquête onder aanbieders (september)
en een enquête onder wijkverpleegkundigen (november).

Uit het onderzoek dat met alle partijen in september is uitgevoerd weten we dat z=p=r,t
gebruikt wordt door 65% van de organisaties. Volgens een onderzoek dat door V&VN is
uitgevoerd zou twee derde van ongeveer 2800 wijkverpleegkundigen nog met een (vorm
van) vijfminutenregistratie werken. De uitkomsten tussen deze enquêtes lijken te verschillen.
Dit kan onder andere worden verklaard door de verschillende manier waarop de vragen
zijn gesteld aan de aanbieders en de wijkverpleegkundigen. Hoe dan ook, de V&VN-enquête
laat nog niet zien dat het doel dat partijen voor ogen hebben, namelijk de vermindering
van administratieve lasten voor wijkverpleegkundigen rondom de tijdsregistratie, al
is gerealiseerd.

Op 10 december zijn extra afspraken gemaakt tussen de betrokken partijen om hier gezamenlijk
verder aan te werken en het goed gebruik van de alternatieve registratiestandaard
in de praktijk nog verder te verbeteren. Graag infomeer ik u over de gemaakte afspraken.

Extra acties voor implementatie alternatieve registratiestandaard

We zien dat organisaties bezig zijn om deze verandering door te voeren. Het is belangrijk
voor zorgaanbieders om samen met de wijkverpleegkundigen een cultuuromslag te maken
door het denken in minuten echt los te laten en werkelijk te steunen op een goede
planning. Partijen geven aan dat omgaan met de alternatieve registratiestandaard een
proces van leren en verbeteren is.

Daarbij kan de exacte invulling van de verandering per organisatie verschillen en
zal iedere organisatie zijn eigen veranderproces moeten doorlopen. Het hangt er bijvoorbeeld
van af hoe de bestaande bedrijfsvoering is ingericht, wat de organisatiestructuur
is en welke functionaliteiten de ICT-systemen hebben. De complexiteit van deze verandering
doet niets af aan de afspraak die partijen met elkaar maakten om ervoor te zorgen
dat de administratieve lasten rondom tijdregistratie voor wijkverpleegkundigen merkbaar
moeten verminderen. Met betrokken partijen blijven wij de maximale ondersteuning bieden
om organisaties hierbij te helpen.

V&VN, ActiZ, Zorgthuisnl, ZN, NZa en VWS hebben gezamenlijk en in goede afstemming
de volgende extra acties afgesproken:

• Actiz en Zorgthuisnl organiseren extra regionale bijeenkomsten om aanbieders te ondersteunen
bij het overstappen op z=p=r,t.

• V&VN, ActiZ en Zorgthuisnl houden de FAQ rondom de alternatieve registratiestandaard
volledig en up-to-date.

• V&VN, ActiZ, Zorgthuisnl en ZN halen goede concrete praktijkvoorbeelden op en delen
die om andere organisaties te laten zien welke mogelijkheden er zijn om over te stappen
op z=p=r,t.

• Bij de goede voorbeelden wordt nagegaan of wijkverpleegkundigen als gevolg van de
veranderingen rondom registratie inderdaad minder administratieve lasten ervaren.

• V&VN, ActiZ, Zorgthuisnl delen ook concrete praktijkvoorbeelden waar het gebruik van
de alternatieve registratiestandaard nog beter kan. ActiZ en Zorgthuisnl bieden deze
aanbieders actief ondersteuning om de gewenste verandering in de praktijk teweeg te
brengen.

• VWS en NZa helpen om de goede voorbeelden verder te verspreiden en bieden, vanuit
het praktijkteam, ondersteuning om de opgehaalde knelpunten weg te nemen.

• V&VN informeert wijkverpleegkundigen actief over de eisen rondom het zorgplan en verslaglegging
en op welke manier dit samenhangt met een goed gebruik van de alternatieve registratiestandaard.

• V&VN stimuleert wijkverpleegkundigen om de knelpunten rondom tijdregistratie binnen
hun organisatie aan te kaarten. En stimuleert wijkverpleegkundigen melding te maken
indien de gewenste verandering in de organisatie uitblijft via de V&VN-helpdesk.

• De uitkomsten van de NZa-monitor wijkverpleging worden gebruikt om vervolgacties te
ondernemen (maart 2020).

• Door partijen wordt de ervaren administratieve last rondom tijdregistratie onder wijkverpleegkundigen
gemeten door met elkaar afgestemde vragen op te nemen in de merkbaarheidsscan (juni
2020) en een peiling van V&VN (najaar 2020).

Tot besluit

De verplichting tot vijfminutenregistratie is geschrapt en heldere afspraken zijn
gemaakt om de alternatieve registratiestandaard in de praktijk in te voeren. Alle
partijen moeten in gezamenlijkheid vol doorgaan met de uitvoering van de gemaakte
afspraken, zoals ik ook geconcludeerd heb in de eerste voortgangsbrief over het gehele
programma [Ont]Regel de Zorg. We zijn pas klaar als de wijkverpleegkundigen aangeven
dat ze geen last meer hebben van de minutenregistratie.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
H.M. de Jonge