Brief regering : Nadere toelichting vernieuwde systematiek voor tolk-/vertaaldiensten in het JenV-domein

Nr. 44 BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 5 april 2019

Tijdens het algemeen overleg Rechtspraak op 31 januari 2019 (Kamerstuk 29 279, nr. 493) zijn enkele vragen gesteld naar aanleiding van mijn brief over de voortgang van
het programma Tolken in de Toekomst (d.d. 13 november 2018).1 Met deze brief voldoe ik aan de toezegging van de Minister voor Rechtsbescherming
om deze vragen schriftelijk te beantwoorden. Tevens informeer ik u over de vernieuwde
systematiek voor tolk- en vertaaldiensten in het JenV-domein, deels al beschreven
in mijn eerdere brief.

Vernieuwde systematiek voor tolkdiensten in het JenV-domein

Zoals in mijn brief van 13 november 2018 en beschreven is een transitietraject naar
een vernieuwde systematiek voor tolkdiensten ingezet om een aantal terugkerende problemen
op te lossen. De integrale aanpak die is ontwikkeld leidt tot een efficiënte inzet
en professionele inkoop van kwalitatief goede tolken en vertalers binnen de rijksoverheid,
met oog voor de vakkundigheid van de beroepsgroep en de wensen vanuit de afnemers,
en met ruimte voor innovatie.

Borging van kwaliteit en integriteit

Het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) is opgezet om de kwaliteit en integriteit
van tolken en vertalers in het justitiële domein te borgen. Goed gebruik van het register
zorgt ervoor dat zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers precies weten wat de eisen
zijn die aan de tolken en -vertalers gesteld worden die voor rijksoverheidsdiensten
worden ingezet. Dat is onder meer essentieel voor een goed verloop van de rechtsgang.

In de huidige situatie zetten rijksoverheidsorganisaties in veel gevallen tolken in
die niet ingeschreven staan in het Rbtv terwijl afname uit het register vereist is.
Dat betekent dat de kwaliteit en integriteit van een groot deel van de tolken die
nu opdrachten voor de overheid verrichten niet op eenduidige wijze wordt geborgd.
Hoewel deze niet-registertolken hun opdrachten voor de rijksoverheid meestal naar
tevredenheid uitvoeren, is het problematisch dat niet voor alle partijen duidelijk
en transparant is aan welke eisen de niet-Rbtv-tolken voldoen. Dit kwam duidelijk
naar voren bij verschillende integriteitskwesties die zich in de afgelopen jaren hebben
voorgedaan ten aanzien van tolken, waarbij bleek dat de informatie-uitwisseling tussen
overheidsorganisaties tekortschiet.

De hier beschreven praktijk vormde het uitgangspunt voor een vernieuwd Rbtv. Een register
waar de rijksoverheid met voldoende zekerheid uit kan putten en waarbij voor alle
partijen helder en transparant is wat de eisen zijn die aan de kwaliteit en integriteit
van een tolk gesteld worden. Met een ruimer aanbod aan tolken om aan de vraag te kunnen
voldoen. In het vernieuwde Rbtv worden voor tolken twee inschrijvingsniveaus onderscheiden:
één waarvoor taalvaardigheidsniveau C1 wordt gevraagd – het niveau van de huidige
Rbtv-tolken – en één waarvoor B2 geldt (niveaus volgens het Europees Referentiekader
voor de Talen2). De overige eisen, ten aanzien van tolkvaardigheid en integriteit, zijn voor beide
inschrijvingsniveaus gelijk. Dat dit zal leiden tot een groter aanbod is gebaseerd
op de informatie die we hebben over de niet-Rbtv-tolken die door rijksoverheidsorganisaties
ingezet worden: van deze groep is bekend dat zij vaak op een ander taalvaardigheidsniveau
werken dan het niveau dat op dit moment geëist wordt voor inschrijving in het huidige
Rbtv.

De vernieuwde systematiek zorgt er ook voor dat de vraag naar tolken uit het Rbtv
zal stijgen. In de eerste plaats vanuit de afnameplichtige organisaties. Zij blijven
exclusief C1-tolken oproepen, zoals in de huidige situatie. Via de nieuwe aanbestedingssystematiek,
die onderdeel is van de totale systematiek, hebben we meer instrumenten om erop toe
te zien dat een intermediair de juiste tolk voor de juiste opdracht vindt. Dat leidt
naar verwachting tot een groter beroep op C1-tolken. De C1-tolken zullen bovendien
ook opdrachten krijgen van niet-afnameplichtige overheidsorganisaties, want die gaan
ook uit het register putten.

Ook B2-tolken zullen opdrachten krijgen van de niet-afnameplichtige overheidsorganisaties.
Die hebben vastgesteld dat ze voor bepaalde gesprekssituaties B2-tolken kunnen inzetten.
Onder strikte voorwaarden kan ook aan afnameplichtige organisaties een B2-tolk aangeboden
worden, als duidelijk is dat er niet of niet bijtijds een C1-tolk beschikbaar zal
komen en de opdrachtgever daarmee akkoord gaat. Voordeel is dan in ieder geval dat
de opdrachtgever weet dat hij nog steeds kwaliteit mag verwachten: de eisen voor tolkvaardigheden
en integriteit zijn immers hetzelfde voor B2-tolken. Het streven is echter om steeds
meer C1-tolken in het register te krijgen, zodat het register ook kan voldoen aan
het zwaardere beroep dat er op C1-tolken wordt gedaan. Het terugvallen op B2-tolken
voor C1-opdrachten zal dan steeds minder vaak voorkomen.

Tijdens het AO van 31 januari heeft de heer Groothuizen (D66) gevraagd de Tweede Kamer
inzicht te geven in de mate waarin elke organisatie met een afnameplicht uit het Rbtv
daadwerkelijk Rbtv-tolken inzet dan wel tolken van buiten het register, en met welke
motivatie (Kamerstuk 29 279, nr. 493). Tevens heeft hij gevraagd wanneer deze informatie voor het eerst beschikbaar komt.
In antwoord daarop wijs ik in eerste plaats op de cijfers over de totale inzet in
de jaren 2016 en 2017 die als antwoord op eerdere Kamervragen van D66 en SP op 16 april
2018 beschikbaar zijn gesteld.3 Daarbij is uitgelegd dat wordt uitgeweken naar een tolk buiten het register als een
registertolk niet of niet tijdig beschikbaar is. Er is dan sprake van een gemotiveerd
uitwijken naar een niet-registertolk. Daarin is voorzien in de Wet beëdigde tolken
en vertalers. Verder kan ik melden dat de cijfers over 2018 in de eerste helft van
2019 beschikbaar komen en op de website van het Bureau Wbtv zullen worden gepubliceerd.
De monitoring van de afname uit het vernieuwde Rbtv is een belangrijk onderdeel van
de nieuwe systematiek, waarover hieronder meer.

Ook de heer Van Oosten stelde tijdens het AO een vraag over het Rbtv (Kamerstuk 29 279, nr. 493). Die betrof de wijze waarop de beheerder de eisen die aan permanente educatie worden
gesteld als voorwaarde voor herinschrijving in het Register beëdigde tolken en vertalers
(Rbtv) hanteert. Dit naar aanleiding van een specifieke casus. In antwoord hierop
kan ik de heer Van Oosten melden dat voor het verlengen van een inschrijving in het
Rbtv wettelijke voorwaarden gelden. Een van die voorwaarden vereist dat de tolk of
vertaler aantoont dat hij de noodzakelijke kennis heeft bijgehouden door middel van
permanente educatie. Deze systematiek is een gangbare manier van werken bij vele beroepsgroepen.
Alleen in het geval van (tijdelijke) arbeidsongeschiktheid gedurende de inschrijving
kan de beheerder van het Rbtv op basis van een ministeriële regeling de betrokken
tolk of vertaler geheel of gedeeltelijk vrijstellen van een van de verlengingsvoorwaarden.
Concrete casuïstiek kan altijd voorgelegd worden aan de beheerder van het Rbtv.

Borging van de positie van de beroepsgroep

De vernieuwde systematiek bedient niet alleen de rijksoverheid maar ook de beroepsgroep
tolken en vertalers. Hierboven is al uiteengezet dat een zwaarder beroep gedaan zal
worden op het Rbtv. Er is nadrukkelijk aandacht voor het goed positioneren van C1-gekwalificeerde
tolken, de huidige geregistreerde tolken in het Rbtv, voor het uitvoeren van overheidsopdrachten.
Dit is mogelijk omdat we in de vernieuwde systematiek via aanbestedingen veel strakker
kunnen sturen op de inzet van de C1-gekwalificeerde registertolken waar dat nodig
is. Zo zal de vraag bij intermediairs naar deze tolken op dit taalvaardigheidsniveau
duidelijk stijgen. En daarmee ook de prijs die deze C1-tolken voor een opdracht kunnen
afspreken. Dit zal meer tolken ertoe zetten zich te kwalificeren voor een inschrijving
op C1-niveau.

De intermediairs hebben ook een belangrijke plaats in de nieuwe systematiek. Zij worden
via Europese aanbestedingen geselecteerd voor de dienstverlening van tolk- en vertaaldiensten
voor de rijksoverheid. In de huidige situatie is het aantal spelers op de markt nog
relatief beperkt. Om de positie van tolken in relatie tot de intermediairs te verstevigen
en een gezonde markt te ontwikkelen, stimuleren we een groter aantal intermediairs
actief te worden op de markt van overheidsaanbestedingen. Dit bereiken we door onze
opdrachten gevarieerd en in niet te grote volumes op de markt te zetten. Dit levert
de individuele tolk/vertaler meer ruimte op om scherpere keuzes te maken ten aanzien
van de voorwaarden waarvoor hij of zij bereid is voor een bepaalde intermediair te
werken.

Dat kwaliteit voorop wordt gesteld in de vernieuwde systematiek is voor alle partijen
zichtbaar in de aanbestedingen voor tolk- en vertaaldiensten. Daarin zijn heldere
kwaliteitseisen geformuleerd. Kwaliteit weegt bovendien zwaarder dan prijs bij gunning.
Het voldoen aan het gevraagde niveau van tolken en vertalers is een van de kwaliteitseisen,
evenals het structureel aanleveren van informatie over de geleverde diensten. Zo kunnen
de doelstellingen gemonitord worden die in de aanbesteding gesteld zijn.

Een belangrijke zorg van de beroepsgroep betreft de tarieven. Voor een groot deel
van de dienstverlening is in de huidige situatie sprake van vaste tarieven, die lang
niet geïndexeerd zijn. In het licht van aanbestedingen zou het logisch zijn om de
tarieven vrij te laten en op de markt tot stand te laten komen. Ik heb er echter voor
gekozen om in de aanbestedingen in deze sector een minimumuurtarief voor te schrijven
dat ten gunste moet komen aan de tolk/vertaler. Zij hebben hiermee de garantie dat
zij ten minste dit tarief krijgen. Het is nadrukkelijk een ondergrens; in de interactie
met de intermediair kunnen tolken/vertalers hogere prijzen bedingen. De uitkomst hiervan
zal van meerdere aspecten afhangen, zoals de vraag naar een bepaalde taal en/of specialisatie
en de kwalificaties van de tolk.

Voor de hoogte van het minimumtarief nemen we de huidige vaste tarieven als uitgangspunt:
het reguliere tarief van € 43,89 van het Besluit tarieven in strafzaken (Btis, artikel
4, eerste lid) vormt in de nieuwe systematiek de ondergrens. Ook voor vertalers wordt
een minimumtarief geïntroduceerd, gebaseerd op het Btis-tarief in art. 5, onder a,
van € 0,079 per woord. Als extra zekerheid voor de beroepsgroep zullen we ook in de
reiskostenvergoeding een minimumvergoeding voorschrijven. Daarvoor hanteren we de
huidige Btis-reiskostenvergoeding als minimum (artikel 11, tweede lid, onder b): € 0,77
per kilometer. De minimumtarieven zullen jaarlijks mee-geïndexeerd worden via de gebruikelijke
indexering van de contracten met de intermediairs.

Terecht vroeg de heer van Nispen (SP) tijdens het AO op 31 januari of ik in gesprek
zal blijven met de beroepsgroep, met het oog op het monitoren van de kwaliteit en
de positie van tolken en vertalers (Kamerstuk 29 279, nr. 493). Ik heb de beroepsgroep voorgesteld om ideeën aan te dragen om de monitoring gezamenlijk
vorm te geven. Het hanteren van een minimumtarief en het vormgeven van een krachtige
monitoring zijn twee belangrijke onderdelen van de nieuwe systematiek om gewenste
kwaliteit op een hoog niveau te brengen en te houden en de positie van de tolk/vertaler
de verzekeren. Ons eigen contractmanagement speelt daar een cruciale rol in en ook
het regulier in gesprek treden met de beroepsgroep is daarbij essentieel. Ook zullen
we met de beroepsgroep de introductie en overgang naar de nieuwe systematiek monitoren.

Modernere en efficiëntere werkwijzen

In de ontwikkeling van de nieuwe systematiek zijn ook de werkwijzen van de overheidsorganisaties
die tolken inzetten onder de loep genomen. Het invoeren van modernere en efficiëntere
werkwijzen draagt op verschillende manieren bij aan de doelstelling van het programma.
Ten eerste kunnen ze ervoor zorgen dat tolken een groter deel van hun tijd effectief
ingezet worden. Door minder reisbewegingen en minder last-minute annuleringen. Hierbij
zal maximaal gebruik worden gemaakt van de toegevoegde waarde van marktpartijen. In
de eerste plaats als het gaat om het efficiënt matchen en plannen van tolken. Maar
ook zijn zij in het algemeen verder in het benutten van nieuwe technieken dan de overheid.
Marktpartijen bieden in de commerciële sector al ruimschoots tolkdiensten op afstand
aan via audio/video, terwijl daar nog relatief weinig gebruik van wordt gemaakt bij
rijksoverheidsdiensten. Als in aanbestedingen wordt ingezet op verdere invoering van
tolken op afstand dan worden op die manier reisbewegingen en daarmee reiskosten aanzienlijk
gereduceerd.

Andere (innovatieve) technieken, zoals spraak-naar-tekst-toepassingen, bieden mogelijkheden
om de kwaliteit van gesprekken met tolken bij de rijksoverheid te vergroten. Hierbij
kan gedacht worden aan het automatisch genereren van een gesprekstranscript, dat in
de plaats kan komen van een handmatig opgesteld gespreksverslag. Ook hier kunnen we
goed gebruik maken van de kennis die marktpartijen hebben op het vlak van technologie
en innovatie.

Ten slotte leveren standaardisering en digitalisering een efficiënter administratief
proces op. Hierdoor zullen minder fouten in de bestelling en facturering van tolkdiensten
optreden en zullen de administratieve en beheertaken bij een aantal grote rijksoverheidsorganisaties
fors gereduceerd kunnen worden.

Samenvattend

Met de vernieuwde systematiek zetten we een sociaal en rechtmatig stelsel neer, waarmee
de kwaliteit en integriteit van tolkdiensten bij de rijksoverheid goed geborgd is.
Met de zorgvuldige inrichting van aanbestedingen streven we ernaar de positie van
tolken en vertalers te versterken en te sturen op maximale kwaliteit en moderne en
efficiënte werkwijzen.

De Minister van Justitie en Veiligheid,
F.B.J. Grapperhaus