Brief regering : Rapport externe validatie crisisvoorbereidingen EZK voor een no deal Brexit

Nr. 330
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ECONOMISCHE ZAKEN EN KLIMAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 maart 2019

Hierbij bied ik u, mede namens de Minister van Buitenlandse Zaken, het rapport aan
over de bevindingen die volgen uit de externe validatie van de crisisvoorbereidingen
van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) op een no deal Brexit-scenario1. Het Ministerie van EZK heeft opdracht verleend tot de externe validatie om te bepalen
of de crisisvoorbereidingen voldoende zijn en waar optimalisatiemogelijkheden liggen.
Die urgentie werd mede gevoeld gelet op het thema stokkende handelsstromen, dat één
van de drie prioritaire scenario’s is waarin ook na het doorvoeren van voorbereidende
maatregelen de grootste risico’s op verstorende effecten resten.

Externe validatie van de crisisvoorbereidingen

Het rapport wordt door het Ministerie van EZK gezien als bevestiging dat op de juiste
wijze invulling wordt gegeven aan de crisisvoorbereidingen en dat de crisisorganisatie
in beginsel voldoende voorbereid is op mogelijke inzet bij een no deal Brexit.

De externe validatie heeft geleid tot een dertiental aanbevelingen, waarvan negen
prioritaire aanbevelingen («Must Haves») en een viertal aanbevelingen die een verdere bijdrage leveren aan de optimalisatie
van de crisisvoorbereidingen, maar niet strikt noodzakelijk zijn om de gewenste mate
van paraatheid te bereiken («Nice to Haves»). Daarbij moet de opmerking geplaatst worden dat een aantal aanbevelingen al gedurende
het onderzoek is opgepakt. Immers, de externe validatie heeft plaatsgevonden in december
2018 en januari 2019 en gedurende deze periode liepen de (crisis)voorbereidingen door.
De externe validatie moet daarom gezien worden als een momentopname. EZK heeft de
dertien aanbevelingen gebruikt om de lopende crisisvoorbereidingen waar nodig, in
de resterende tijd, te optimaliseren. Aangezien de crisisorganisatie gedeeld is met
het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV), zijn aanbevelingen
in gezamenlijkheid door EZK en LNV opgepakt.

Crisisvoorbereidingen in het kader van Brexit

Het Ministerie van EZK heeft sinds de uitkomst van het referendum in 2016 geïnventariseerd
wat de potentiële gevolgen van verschillende Brexit-scenario’s zijn en op welke beleidsterreinen
van EZK mitigerende maatregelen genomen dienen te worden om potentiële verstoringen
te voorkomen of te beperken. Hiertoe is een projectstructuur binnen EZK ingesteld,
met daarbij een coördinerend Brexit-team. Het coördinerend Brexit-team richt zich
op de voorbereidingen op verschillende Brexit-scenario’s en de bijbehorende onderhandelingsinzet.
In dat kader wordt ook gewerkt aan contingency maatregelen. Naast het treffen van deze mitigerende maatregelen, is er in de zomer
van 2018 besloten om de staande departementale crisisorganisatie te preparen voor
het geval dat inzet van de crisisorganisatie bij een no deal Brexit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht. De getroffen voorbereidingen sluiten
aan bij de interdepartementale voorbereiding op het vlak van crisisbeheersing die
medio september 2018 is gestart. Over deze interdepartementale voorbereidingen bent
u geïnformeerd door de Minister van Buitenlandse Zaken door middel van een aantal
brieven (Kamerstuk 23 987, nr. 304; Kamerstuk 23 987, nr. 323).

Er wordt niet verwacht dat een eventuele no deal Brexit direct zal leiden tot acute crisissituaties op de beleidsterreinen waar EZK
primair verantwoordelijk is. Tegelijkertijd is in de interdepartementale voorbereiding
op het vlak van crisisbeheersing het thema stokkende handelsstromen geïdentificeerd
als één van de drie prioritaire thema’s die aan bod zouden moeten komen in een tweetal
dilemmasessies op hoog-ambtelijk niveau om te oefenen met de nationale crisisstructuur.
In het kader van goed risicomanagement is daarom besloten om voorbereidingen te treffen
voor een eventuele inzet van de crisisorganisatie.

De generieke crisisorganisatie van EZK is in gezamenlijkheid met het Ministerie van
LNV georganiseerd bij de splitsing na de kabinetsformatie in 2017. Dit is het gevolg
van het uitgangspunt dat onnodige duplicering van diensten voorkomen dient te worden.
Diensten die gedeeld kunnen worden door beide ministeries blijven werken voor beide,
bijvoorbeeld op het gebied van juridische diensten en de crisisorganisatie. Dit maakt
dat het Departementaal Crisiscentrum (DCC) werkt voor beide ministeries. Deze gezamenlijkheid
geldt ook bij de inrichting van de specifieke crisisorganisatie bij een mogelijke
no deal Brexit. Hierbij wordt intern nauw samengewerkt door het crisisteam van het DCC, het
coördinerend Brexit-team van EZK en het coördinerend Brexit-team van LNV. Ook is er
sprake van een nauwe interdepartementale samenwerking en afstemming. De externe validatie
heeft zich met name gericht op deze onderdelen van de crisisvoorbereidingen.

Hieronder reageer ik op de aanbevelingen uit het rapport, geclusterd in de categorieën
crisisorganisatie, crisisrollen en crisiscommunicatie.

Crisisorganisatie

Het werken tijdens een (dreigende) crisis gaat vaak anders dan onder normale omstandigheden.
Het is daarom van belang dat de crisisorganisatie en lijnorganisatie goed op elkaar
aansluiten. Een van de uitdagingen is om te bepalen voor welke maatregelen inzet van
de crisisorganisatie noodzakelijk is en welke maatregelen vanuit de lijnorganisatie
kunnen worden genomen. Een aantal aanbevelingen richt zich op deze afstemming van
de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de reguliere organisatie
en de crisisorganisatie. Conform deze aanbevelingen zijn de reeds bestaande werkafspraken
tussen de verschillende dienstonderdelen van EZK nader uitgewerkt. Ook zullen de bestaande
werkafspraken bijvoorbeeld op het gebied van informatiehuishouding en -deling de komende
tijd worden uitgewerkt.

Bij een eventuele crisissituatie als gevolg van een no deal Brexit kan al snel sprake zijn van een meervoudige crisisproblematiek. Gelet hierop
is één van de aanbevelingen om voorbereidingen te treffen om de gezamenlijke crisisorganisatie
van EZK en LNV flexibel in te zetten, mocht er behoefte ontstaan om deze te ontvlechten.
Dit heeft ertoe geleid dat in februari 2019 gestart is met het uitwerken van alternatieve
werkvormen voor de gezamenlijke crisisorganisatie, waarbij de crisisorganisatie flexibiliteit
kent en naar behoefte van beide departementen kan worden ingezet.

Crisisrollen

Het is belangrijk dat crisisrolhouders voortijdig zijn opgeleid en goed geïnformeerd
blijven, zodat ze hun rol in de crisisorganisatie goed kunnen vervullen. Ook is het
van belang dat iedere crisisrol een achtervang heeft, zodat er continuïteit is bij
het vervullen van de benodigde rollen en taken. De crisismanager van de crisisorganisatie
vervult een essentiële rol in de departementale en, indien nodig, de interdepartementale
crisisorganisatie. De aanbeveling om voor de crisismanager een vervanger te regelen
is al opgevolgd voor het uitkomen van het rapport. In het rapport is eveneens de aanbeveling
gedaan om vanuit het coördinerende crisisteam van het Departementaal Crisiscentrum
(DCC) één aanspreekpunt aan te wijzen voor de crisisorganisatie rondom Brexit. Inmiddels
zijn hierover naar tevredenheid aanvullende afspraken gemaakt. Eveneens zijn er werkafspraken
gemaakt over de inzet van contactpersonen ten behoeve van de crisisorganisatie. Hierbij
is als uitgangspunt genomen dat de crisisrolhouders in de crisisorganisatie voor het
coördinerend crisisteam van DCC fungeren als aanspreekpunten op de betreffende beleidsterreinen.

Een van de aanbevelingen daarnaast is om tussentijds bij de crisisrolhouders en de
crisismanager te blijven controleren of zij zich voldoende toegerust voelen en voldoende
informatie hebben om effectief te kunnen handelen in geval van crisis. De generieke
informatievoorziening richting crisisrolhouders is geborgd door het beschikbaar stellen
van diverse interne informatieproducten. In aanvulling hierop zijn er inmiddels meerdere
sessies ingepland met de crisismanager. Het crisisteam van het DCC en het coördinerend
Brexit-team staan eveneens voortdurend in contact met de crisisrolhouders. Tijdens
deze contactmomenten zal conform de aanbeveling worden getoetst of eenieder zich voldoende
opgeleid en geïnformeerd voelt om de eigen rol in de crisisorganisatie te kunnen vervullen.

Crisiscommunicatie

In het kader van een grondige crisisvoorbereiding is de aanbeveling gedaan om zoveel
mogelijk op het gebied van crisiscommunicatie voor te bereiden. In het rapport wordt
al blijk gegeven van acties die hiertoe ten tijde van de externe validatie zijn opgepakt,
zoals het opzetten van een specifiek departementaal communicatieteam als onderdeel
van de crisisorganisatie en het opstellen van specifieke vragen en antwoorden. EZK
bereidt zich erop voor om wanneer noodzakelijk soepel aan te sluiten op de interdepartementale
crisiscommunicatiestructuur. EZK is dan ook nauw aangesloten bij de interdepartementale
voorbereidingen die worden getroffen op het gebied van (crisis)communicatie. In het
bijzonder wordt, gelet op het gedeeld opdrachtgeverschap van het Brexit-loket, nauw
samengewerkt met het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

De Staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat,
M.C.G. Keijzer