Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van de leden Chakor en Kathmann over het archiveren van zakelijke appjes

Antwoord van Staatssecretaris Szabó (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), mede
namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ontvangen 8 oktober
2024).

Vraag 1

Bent u bekend met het bericht «Ministeries komen belofte niet na: zakelijke appjes
niet op juiste manier bewaard» van nu.nl?1

Antwoord 1

Ja, ik ben bekend met dit bericht.

Vraag 2

Op welke termijn komt u met een reactie op het onderzoeksrapport van de Auditdienst
Rijk over de naleving van de richtlijnen met betrekking tot het bewaren van berichtenverkeer?2

Antwoord 2

Gestreefd wordt om de reactie op het ADR-onderzoeksrapport voor de behandeling van
de begroting van Algemene Zaken te geven.

Vraag 3

Waarom worden de nieuwe richtlijnen voor het bewaren van berichtenverkeer door Ministers
en Staatssecretarissen nog steeds niet altijd goed nageleefd?

Antwoord 3

Werkprocessen en de daarbij gebruikte instrumenten om chatgesprekken op een goede
manier duurzaam veilig te stellen waren ten tijde van de ADR audit in het eerste kwartaal
van 2024 nog volop in ontwikkeling. Een aantal departementen heeft inmiddels diverse
aanvullende, structurele verbeteringen in het werkproces doorgevoerd. Op basis van
een nieuwe uitvraag van BZK gedurende de maand augustus 2024, vastgelegd in een aanvullende
rapportage van CIO Rijk, blijkt dat de naleving van de instructie voor bewindspersonen
duidelijk is verbeterd. Bij één bewindspersoon bleek het technisch niet mogelijk om
de Whatsapp berichten uit te lezen. Bij een tweede bewindspersoon bleek dat nog niet
alle whatsappberichten van de gehele kabinetsperiode waren veiliggesteld en is nog
verdere actie noodzakelijk.

Vraag 4

Kunt u toelichten waarom de naleving van deze richtlijnen – die sinds 21 juni 2023
gelden – niet consistent is op alle ministeries, ondanks de expliciete oproep om het
gebruik van sms- en berichtenapplicaties te beperken en om het automatisch verwijderen
van berichten uit te zetten?

Antwoord 4

De meest impactvolle afwijking van de naleving, die de uitvoerbaarheid van het informatiebeheer
beperkt, zat primair in de opvolging van twee maatregelen. Dit betreft het scheiden
van zakelijke, partijpolitieke en privé chatgesprekken door gebruik van twee telefoons
en onduidelijkheid over het al dan niet mogen verwijderen van privé en partijpolitieke
chatberichten en persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van een gearchiveerd zakelijk
chatgesprek.

Aan de hand van de aanvullende rapportage van CIO Rijk kan worden geconcludeerd dat
er op elk departement nu middelenscheiding is toegepast.

Daarnaast heeft de Landsadvocaat een analyse gemaakt over de noodzaak tot verwijdering
van persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van een gearchiveerd zakelijk chatgesprek.
De Landsadvocaat concludeert dat verwijdering daarvan niet verplicht is3.

Wel moet er een procedure zijn ingericht om (achteraf) privé of partijpolitieke chatgesprekken
of -berichten op verzoek te kunnen uitzonderen c.q. markeren in de veiliggestelde
set4. Door te sturen op het -bij gebruik- bewust scheiden van zakelijke contacten en privé
en partijpolitieke contacten in combinatie met het geautomatiseerd laten uitzonderen
van puur privé en partijpolitieke chatgesprekken, zou deze procedure in de praktijk
maar beperkt ingezet moeten worden.

Vraag 5

Hoe wordt momenteel toezicht gehouden op de naleving van deze richtlijnen bij de verschillende
ministeries? Hoe wordt er toegezien op de meer subjectieve suggesties, zoals «beperk
het gebruik van sms en berichtenapplicaties»?

Antwoord 5

Toezicht op de naleving van de Archiefwet door de centrale overheid is belegd bij
de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Daarnaast intensiveert CIO Rijk de frequentie
van de monitoring op de veiligstelling en archivering van zakelijke chatgesprekken.
Ook kan de Auditdienst Rijk, op verzoek van de politieke en ambtelijke leiding van
ministeries, de beleids- en de bedrijfsvoering, waaronder het veiligstellen van zakelijke
chatgesprekken, onderzoeken.

Het toezicht op de meer subjectieve suggesties uit de richtlijnen is lastig meetbaar
te maken. De hoofdmaatregel ter bevordering van de naleving van meer subjectieve suggesties
uit de richtlijnen bestaat uit herhaaldelijke voorlichting voor ambtenaren en bewindspersonen
over hoe zij chat zakelijk kunnen en mogen gebruiken. Er wordt niet gemonitord op
de mate van gebruik.

Vraag 6

Hoe wordt formeel het onderscheid gemaakt tussen bestuurlijke, partijpolitieke en
privécommunicatie? Wie hakt de knoop door als er onduidelijkheid bestaat over de aard
van een appje?

Antwoord 6

Partij-politieke -en privéinformatie is niet bestuurlijk van aard en valt daarmee
niet onder het regime van de Archiefwet en de Wet open overheid. Partij-politieke
communicatie betreft berichten van bewindslieden met partijgenoten over onderwerpen
die hun partij aangaan. Dit kan betrekking hebben op zowel interne partijaangelegenheden
als inhoudelijke partijpolitieke standpunten.

De definitie van privéinformatie is tweeledig: Allereerst uit het zich in met wie er wordt gecommuniceerd. Gaat het om een privépersoon, niet zijnde een werk -of bestuurlijk
contact, dan betreft het bij uitstek privéinformatie. Daarnaast uit het zich in de
inhoud van de communicatie. Is die niet bestuurlijk maar puur privé van aard, dan betreft
het eveneens privéinformatie. Ongeacht of het een werk of bestuurlijk contact betreft5.

Alle overige communicatie wordt bestuurlijk van aard geacht. Het is aan de berichteneigenaar
zelf om dit onderscheid te maken, bij voorkeur aan «de voorkant» door het gebruik
van twee telefoons: een zakelijke en privételefoon. Van belang hierbij is wel om te
benadrukken dat niet het gebruikte medium – de zakelijke dan wel privételefoon – maar
de inhoud van bericht bepalend is voor de vraag of het onder beheer van de organisatie
moet worden gebracht. Bij twijfel hierover kan de berichteneigenaar desgewenst hierover
in overleg treden met de binnen de organisatie aangewezen verantwoordelijke personen
voor de borging van de juiste berichten.

Vraag 7

Is het in alle gevallen terug te zien óf berichten verwijderd zijn? Heeft het (meermaals)
verwijderen van chatberichten gevolgen? Hoe voorkomt u dat berichten verwijderd worden,
zoals destijds gebeurde met de sms’jes van voormalig Minister-President Rutte?

Antwoord 7

Nee, met de huidige technische voorzieningen is dit niet na te gaan. De werkprocessen
zijn nu echter zodanig ingericht dat informatieverlies van zakelijke chatgesprekken
wordt voorkomen.

Vraag 8

Kunt u aangeven welke maatregelen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
neemt om strenger toezicht te houden op de naleving van deze richtlijnen? Zijn er
sancties voor het niet naleven van deze richtlijnen en zo ja, welke?

Antwoord 8

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties scherpt de frequentie
van de monitoring op de naleving van de richtlijnen aan en deelt de opgehaalde gegevens
met de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Het ministerie heeft daarbij niet
het mandaat om eventuele sancties op te leggen.

De Archiefwet bepaalt welke ambtenaren toezichthouden op de naleving van de wet. Toezicht
op de naleving van de Archiefwet door de centrale overheid is belegd bij de Inspectie
Overheidsinformatie en Erfgoed. De Inspectie heeft wel de mogelijkheid om bestuursorganen
onder verscherpt toezicht6 te plaatsen en in het uiterste geval zelfs sancties op te leggen.

CIO Rijk heeft maandelijks afstemmingsoverleg met de Inspectie rondom coördinatie
en monitoring, audits en toezicht op de naleving van de Archiefwet door de centrale
overheid.

Vraag 9

Wie is er binnen een departement verantwoordelijk voor het goed archiveren van zakelijke
appjes? Is het nodig om een bepaalde functionaris in een departement hier een mandaat
voor te geven?

Antwoord 9

In de Archiefwet 1995 staat wie op welk moment de zorgdrager is. Voor departementen
zijn dit de Ministers.

De uitvoering van deze archivering is via ondermandatering vastgelegd in afzonderlijke
organisatie- en mandaatbesluiten. Op de website van de inspectie staan een aantal
voorbeelden van archiefbeheersregels7

Vraag 10

Waarom verschilt de manier waarop het bewaren van berichtenverkeer wordt aangepakt
per departement? Leidt dit volgens u tot uiteenlopende naleving van de richtlijnen?

Antwoord 10

Hier geeft het rapport van de ADR een uitgebreide verklaring voor. De werkprocessen
waren bij een aantal organisaties nog in ontwikkeling waarbij verschillende operationele
keuzes zijn gemaakt. Ook worden er verschillende technische oplossingen voor de veiligstelling
van chatgesprekken toegepast.

De vereiste spoed in het daadwerkelijk realiseren van veiligstelling van zakelijke
chatgesprekken had niet kunnen worden betracht als de organisaties hadden moeten wachten
op een uniforme Rijksbrede invoering van een voorziening voor chatgesprekkenarchivering.
Om uiteenlopende naleving te verminderen zijn dus nog nadere harmonisatieslagen nodig
in de uitvoering van beleid. Ook zal de inzet van een Rijksbrede voorziening inclusief
dienstverlening hierbij gaan helpen.

Vraag 11

Waarom wordt het proces van veiligstellen van berichtenverkeer als omslachtig en arbeidsintensief
beschouwd? Hoe wilt u dit proces automatiseren en makkelijker maken, zodat er een
geoliede routine ontstaat voor het bewaren van berichtenverkeer?

Antwoord 11

Het handmatig selecteren van privé en partijpolitieke chatberichten in veiliggestelde
zakelijke chatconversaties is een arbeidsintensief proces. Het bij gebruik aan de
voorkant scheiden van privé, partijpolitieke en zakelijke chatgesprekken (door privé
en partijpolitieke gesprekken via een privé telefoon te laten verlopen en zakelijke
chatgesprekken via de zakelijke telefoon) in combinatie met een voorziening voor het
geautomatiseerd veiligstellen van zakelijke chatgesprekken, maakt het informatiebeheer
minder arbeidsintensief en voorkomt willekeur in selectie.

Vraag 12

Betrekt u de verkenning van een in eigen beheer zijnde chatapplicatie (conform de
motie-Palmen) bij het verbeteren van de digitale archivering? Is het technisch mogelijk
om een dergelijke applicatie interoperabel te maken met de meest populaire chatdiensten
en deze ook te voorzien van een functie om gesprekken in uitleesbaar format te exporteren?8

Antwoord 12

Na een eerste verkenning en afstemming van de Open Source Software Tchap met de eigenaar
DINUM9, is in augustus 2024 besloten tot het uitvoeren van een Proof of Concept. Dit initiatief
maakt onderdeel uit van het ontwerp van een nieuwe werkplek voor de Rijksdienst en
interoperabiliteit met populaire chatdiensten is ook een onderwerp wat daarin wordt
meegenomen.

Eventuele inzet van de Franse voorziening bij de Nederlandse (Rijks)overheid is een
complexer en langduriger traject dan het inzetten van nu al beschikbare technische
oplossingen. Gedurende 2024 is er een technische pilot uitgevoerd met software die
zakelijke chatgesprekken veiligstelt.

Op basis van deze succesvolle pilot heeft de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding
de opdracht gekregen om tussentijds een Rijksbrede voorziening te realiseren op basis
van interoperabele technieken uit de markt die het zakelijke chatverkeer van bewindspersonen
en geselecteerde Rijksambtenaren kunnen afvangen en archiveren.

Vraag 13

Wat wordt er gedaan om de cultuur van informatiebeheer binnen de Rijksoverheid te
verbeteren? Hoe wordt ervoor gezorgd dat alle betrokkenen zich bewust zijn van het
belang van zorgvuldig informatiebeheer en bekend zijn met de beste maatregelen die
zij zelf kunnen nemen?

Antwoord 13

Naast aanpassing van de gedragsregeling voor de digitale werkomgeving voor rijksambtenaren
en het handboek voor bewindspersonen gedurende 2024, wordt ook de ambtseed voor rijksambtenaren
vernieuwd. Voor de invoering van de vernieuwde ambtseed per 1 januari 2025 wordt ook
een informatiecampagne voorbereid voor het vergroten van het bewustzijn van het belang
van zorgvuldig informatiebeheer en het daarbij behorende gedrag.

Vraag 14

Kunt u deze vragen afzonderlijk van elkaar beantwoorden?

Antwoord 14

Ja, de vragen zijn afzonderlijk beantwoord.