Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Nijboer over de mogelijkheid voor VvE’s om digitaal vergaderingen te beleggen

Antwoord van Minister Weerwind (Rechtsbescherming), mede namens de Minister voor Volkshuisvesting
en Ruimtelijke Ordening (ontvangen 27 januari 2023). Zie ook Aanhangsel Handelingen,
vergaderjaar 2022–2023, nr. 1125.

Vraag 1

Bent u bekend met het persbericht van Vereniging Eigen Huis1 inzake de verlenging van de Tijdelijke wet COVID-19, waardoor digitaal vergaderen
voor VvE’s voorlopig mogelijk blijft?

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2, 3, 4, 5 en 6

Vindt u dat het digitaal vergaderen drempels verlaagt om tot snelle en rechtsgeldige
besluitvorming te komen, doordat er bijvoorbeeld geen vergaderlocatie meer geregeld
hoeft te worden en er meer mensen aanwezig kunnen zijn bij een vergadering?

Vindt u dat dit belangrijk is voor een versnelling van onderhoudswerkzaamheden en
verduurzaming van de gebouwde omgeving?

Waarom is er nu niet voor gekozen om digitaal vergaderen permanent mogelijk te maken?

Deelt u de zorg dat het iedere keer verlengen van de tijdelijke wet veel onzekerheid
oplevert voor leden van VvE’s?

Bent u bereid om te onderzoeken of het permanente wettelijk kan worden toegestaan
voor VvE’s om hun officiële vergaderingen digitaal te beleggen?

Antwoord 2, 3, 4, 5 en 6

Ik ben het met u eens, dat in de praktijk behoefte blijkt te bestaan aan het permanent
mogelijk maken van digitaal vergaderen. Digitaal vergaderen kan vanwege de laagdrempeligheid
gemakkelijker worden georganiseerd en kan bevorderen dat leden beter betrokken worden
bij de organisatie. Leden kunnen dan gemakkelijker en zelfs op grote afstand bij een
vergadering aanwezig zijn. Daar waar zij zich bij een fysieke vergadering mogelijk
zouden afmelden, kunnen zij langs de digitale weg alsnog deelnemen. Verder zorgt digitaal
vergaderen voor een besparing op het huren van een externe vergaderruimte, van reistijd,
reiskosten en een vermindering van het aantal reisbewegingen. Een digitale vergadering
is daarmee een tijd- en kostenefficiënt en duurzaam alternatief voor een fysieke vergadering.4

Op 7 december 2022 is het voorstel voor de Wet digitale algemene vergadering voor
privaatrechtelijke rechtspersonen in consultatie gegaan. Het wetsvoorstel beoogt mogelijk
te maken dat privaatrechtelijke rechtspersonen (onder meer BV’s/NV’s, verenigingen,
VvE’s, onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties) in de toekomst volledig digitaal
kunnen vergaderen.5 Op dit moment hebben VvE’s, wanneer dit in hun statuten is opgenomen, al de mogelijkheid
een zogenoemde hybride vergadering te beleggen waarbij leden digitaal aan een «fysieke»
vergadering kunnen deelnemen.6 Ik ben ermee bekend dat veel VvE’s die mogelijkheid niet hebben opgenomen in hun
statuten. Daarom is in het wetsvoorstel de mogelijkheid opgenomen om een volledig
digitale vergadering mogelijk te maken tenzij de statuten dit uitsluiten. Wel is daartoe
dan nog noodzakelijk dat degene die bevoegd is de vergadering bijeen te roepen door
de leden gemachtigd wordt dit in hybride of volledig digitale vorm te laten plaatsvinden.
Ik ben in afwachting van de consultatiereacties van particulieren en belangenorganisaties.

Ik ga er vanuit dat de inzet van digitale vergaderingen kan bijdragen aan het vereenvoudigen
en versnellen van besluitvorming over werkzaamheden ten behoeve van onderhoud en verduurzaming
van de gemeenschappelijke delen van het gebouw waar de VvE verantwoordelijk voor is.
Zoals in de brief7 van de Minister voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening aan uw Kamer van 23 december
jl. is bericht, spelen hiervoor ook andere en vaak meer zwaarwegende factoren mee,
zoals de verschillende belangen van de individuele appartementseigenaars en hun financiële
draagkracht in combinatie met de omvang van het reservefonds.

Vraag 5

Deelt u de zorg dat het iedere keer verlengen van de tijdelijke wet veel onzekerheid
oplevert voor leden van VvE’s?

Antwoord 5

De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid2 is gericht op het treffen van tijdelijke voorzieningen indien de COVID-19-pandemie
dat vereist. De wet maakt het op die grond mogelijk om ook besluitvorming door middel
van een volledig digitale algemene vergadering te faciliteren en het houden van hybride
vergaderingen te vereenvoudigen. Zoals ten aanzien van de meeste van de voorzieningen
die op grond van deze wet getroffen zijn, zal ook de mogelijkheid om volledig digitaal
te vergaderen bij gelegenheid van de volgende verlengingsdatum (1 februari 2023) niet
opnieuw worden verlengd. Reden daarvoor is dat de omstandigheden niet meer van dien
aard zijn dat het behoud daarvan nog langer noodzakelijk zal zijn, ook niet indien
het aantal besmettingen verder zou toenemen. Overigens kan, indien vóór die datum
toch blijkt van een ingrijpende wijziging van de omstandigheden, alsnog tot verdere
verlenging worden besloten. Daarbij valt dan te denken aan de situatie dat bijvoorbeeld
mutaties van het virus zouden leiden tot een veel grotere besmettelijkheid daarvan
of tot ernstiger ziektebeelden dan we nu waarnemen. Met de reeds aangekondigde3 beëindiging per 1 februari a.s. is uitvoering gegeven aan de toezegging dat dit tenminste
twee maanden van te voren zal worden aangekondigd. Dat geeft belanghebbenden de gelegenheid
rekening te houden met deze wijzigingen.

Vraag 7

Onderschrijft u dat hierin gewaarborgd zou moeten worden dat minder vaardige appartementseigenaren
ook hun stem moeten kunnen uitbrengen door bijvoorbeeld schriftelijk vooraf te stemmen
of middels hybride oplossingen?

Antwoord 7

De huidige wetgeving waarborgt de mogelijkheid tot fysieke deelname aan een algemene
ledenvergadering. Het voorschrift van een statutaire grondslag voor de hybride vergadering
vervalt met het wetsvoorstel. Om wel te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden,
wordt in plaats daarvan geregeld dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan
verlenen aan het bestuur van de vereniging om een hybride of volledig digitale vergadering
te houden. Het afgeven van een machtiging zorgt ervoor dat de vereniging in dialoog
moet treden met de leden om hun instemming te verkrijgen. Op deze wijze kunnen ook
technisch minder vaardige appartementseigenaren en leden die wensen fysiek aan de
vergaderingen deel te nemen hun standpunt laten horen en kunnen de leden gezamenlijk
een oplossing zoeken, bijvoorbeeld door te kiezen voor een hybride vergadering. Van
het voorschrift om eerst een machtiging van de algemene ledenvergadering te vragen
kan worden afgeweken in de statuten. Ook de statutaire aanpassing die hiervoor nodig
is, moet aan alle leden worden voorgelegd. De inhoud van de machtiging wordt overgelaten
aan de (leden van) VvE’s zelf. Zij kunnen dus kiezen of en zo ja, voor hoe lang, er
digitaal of hybride wordt vergaderd en onder welke verdere voorwaarden. Overigens
blijft ook bij een volledig digitale vergadering altijd de mogelijkheid bestaan voor
leden die niet kunnen of willen deelnemen, zich tijdens de algemene ledenvergadering
bij volmacht te laten vertegenwoordigen en aldus hun stem uit te brengen.