Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Van der Plas over het toenemende gebruik van Signal onder bewindspersonen en het verwijderen van berichten door de minister-president

Antwoord van Minister Bruins Slot (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), mede
namens de Minister-President en Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
(ontvangen 18 juli 2022). Zie ook Aanhangsel Handelingen, vergaderjaar 2021–2022,
nr. 2839.

Vraag 1

Klopt het dat u in «Antwoord op vragen van het lid Van der Plas over het toenemende gebruik van Signal
onder bewindspersonen en ambtenaren», antwoord 2, stelt dat het Rijksbreed beleid is om zo min mogelijk gebruik te maken
van berichtenapps voor werkgerelateerde communicatie, dat het gebruik van deze apps
bij bestuurlijke besluitvorming wordt ontraden en chatberichten over de bestuurlijke
besluitvorming worden geborgd binnen de organisatie?1 Kunt u voor elk van de drie beleidspunten apart aangeven of de Minister-President
hier in zijn berichtgedrag aan voldaan heeft? Zo ja, waarom wel? Zo nee, waarom niet?

Antwoord 1

Naar aanleiding van het verzoek van het lid Klaver in de regeling van werkzaamheden
van 18 mei 2022 heeft de Minister-President uw kamer een brief2 gestuurd over zijn werkwijze ten aanzien van sms-berichten die van belang zijn voor
de bestuurlijke besluitvorming, in relatie tot de archiefwet, de per 1 mei 2022 ingetrokken
Wet openbaarheid van bestuur (Wob), de Wet open overheid en de Handreiking voor de
rijksoverheid voor het bewaren van chatberichten. Op 19 mei jongstleden heeft er een
debat met uw kamer plaatsgevonden waarin de Minister-President hier een nadere toelichting
op heeft gegeven. Tot slot heeft de Minister-President bij brief3 van 25 mei 2022 een voortgangsbericht gestuurd aan uw kamer naar aanleiding van de
toezegging gedaan tijdens het debat van 19 mei om informatie over de aantallen chatberichten.
Verder heeft de Minister-President uw kamer bij brief van 29 juni 2022 geïnformeerd
over de resultaten van de op verzoek van het Kamerlid Klaver uitgevoerde zoekslag
naar de metadata van ontvangen, verzonden en gearchiveerde berichten van het afgelopen
half jaar en over het onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed dat
op dit moment loopt naar de archivering bij het Ministerie van Algemene Zaken.

Vraag 2

Klopt het dat de Minister-President de verwijderde berichten heeft doorgestuurd naar
zijn ambtenaren? Hoe werden deze vervolgens verwerkt, gecentraliseerd en gearchiveerd?
Kunt u hier toelichting op geven?

Antwoord 2

Het verwerken en archiveren van berichten van bewindspersonen valt onder de verantwoordelijkheid
van de desbetreffende bewindspersoon. Voor de wijze waarop de Minister-President dat
heeft gedaan, verwijs ik naar de in het antwoord op vraag 1 genoemde brief van 18 mei
2022, het genoemde debat van 19 mei 2022 en de brief van 29 juni 2022.

Vraag 3

Is het handelen van de Minister-President in lijn met de geest van het Rijksbrede
beleid, met de geest van de Wet openbaarheid bestuur en met de geest van de uitspraak
van de Raad van State uit 2019 (inzake de omgang met en het bewaren van chatberichten)?

Antwoord 3

Zoals ook aangegeven in mijn brief4 van 25 februari 2022 in antwoord op vragen van het lid Van der Plas (BBB) over het
gebruik van Signal onder bewindslieden en ambtenaren, is naar aanleiding van de uitspraak
van de Raad van State van 20 maart 20195 rijksbreed beleid ontwikkeld over het gebruik van chatdiensten en het bewaren van
chatberichten6. Uit dit rijksbrede beleid volgt dat chatberichten over de bestuurlijke besluitvorming
bewaard dienen te blijven wanneer de relevante informatie niet ook al op een andere
manier is geborgd binnen de organisatie. Is het bestuurlijke besluit uit het chatbericht
ook op een andere manier geborgd binnen de organisatie, bijvoorbeeld in een nota of
een e-mail, dan kan het oorspronkelijke chatbericht worden verwijderd. Het is niet
nodig dat dezelfde relevante informatie twee keer wordt bewaard. Dit ook in verband
met het belang van ordentelijke archiefvorming. Deze staande praktijk is in lijn met
de heersende Wob-rechtspraak.

De Minister-President is in zijn brief van 18 mei 2022, tijdens het debat van 19 mei
2022 en de brief van 29 juni 2022 ingegaan op zijn werkwijze ten aanzien van sms-berichten,
waarnaar ik verwijs. Zie ook het antwoord bij vraag 1.

Vraag 4

De Minister-President zegt enkel «onbelangrijke sms’jes» te hebben gewist; welk beoordelingskader
is gebruikt om te beslissen wat belangrijk en onbelangrijk is?

Antwoord 4

Hiervoor geldt het in antwoord 3 beschreven beleid dat neergelegd is in de rijksbrede
Handreiking voor het bewaren van berichten. De Handreiking geeft praktische richtlijnen
voor het veiligstellen, opslaan en duurzaam toegankelijk maken van berichten op basis
van het geldende wettelijk kader, de Archiefwet 1995, de Algemene verordening gegevensbescherming
en de Wob (en sinds 1 mei de Woo). In de Handreiking is opgenomen dat chatberichten
die van belang zijn voor de bestuurlijke besluitvorming moeten worden opslagen, tenzij
de inhoud van het bericht al op een andere manier is vastgelegd binnen het bestuursorgaan.
Chatberichten die niet van belang zijn voor de bestuurlijke besluitvorming hoeven
niet te worden opgeslagen. De Minister-President heeft in zijn brief van 18 mei 2022
en tijdens het debat van 19 mei 2022 zijn werkwijze beschreven en aangegeven dat dit
in lijn is met de instructies uit de Handreiking. In zijn brief van 29 juni 20022
heeft de Minister-President uw kamer bericht dat de Inspectie Overheidsinformatie
en Erfgoed inmiddels is begonnen met het onderzoek naar de archivering bij het Ministerie
van Algemene Zaken, dat de resultaten ervan naar verwachting op 1 oktober 2022 gereed
zullen zijn en dat deze zo spoedig mogelijk met een reactie aan uw kamer zullen worden
gezonden.

Vraag 5

Deelt u de bezorgdheid dat er berichten over bestuurlijke besluitvorming verloren
zijn gegaan door het bovenmatig verwijderen van de berichten op de telefoon van de
Minister-President?

Antwoord 5

De Minister-President is in zijn in antwoord 1 genoemde brief van 18 mei 2022 en tijdens
het debat van 19 mei 2022 uitvoerig ingegaan op zijn werkwijze ten aanzien van sms-berichten,
waarnaar ik verwijs. De Minister-President heeft daarbij aangegeven dat hij heeft
gehandeld conform het rijksbeleid dat chatberichten over bestuurlijke besluitvorming
worden bewaard indien deze informatie niet ook al op een andere manier is geborgd
binnen de organisatie. Zoals in het antwoord op vraag 4 is uiteengezet wordt op dit
moment door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed onderzoek gedaan naar de archivering
bij het Ministerie van Algemene Zaken.

Vraag 6

Kunnen de berichten via de provider worden teruggehaald? Is dit juridisch mogelijk?

Antwoord 6

Nee. Zoals in de brief van 18 mei 2022 in antwoord op het verzoek van het lid Klaver
om zoveel mogelijk data op te vragen bij de providers is aangegeven, hebben de providers
laten weten dat verwijderde berichten niet worden opgeslagen. Deze kunnen dus ook
niet worden teruggehaald. Ik verwijs verder naar de brief van 29 juni 2022 van de
Minister-President aan uw kamer waarin hij uw kamer heeft geïnformeerd dat de facturen
van de providers zijn bekeken en dat deze geen totaaloverzicht bieden van de verzonden
en ontvangen berichten.

Vraag 7

Was u bij het opstellen van het antwoord op vraag 7 van de eerder aangehaalde schriftelijke
vragen op de hoogte van het persoonlijk berichtenbeleid wat de Minister-President
hanteerde? Heeft u hierover bij hem geïnformeerd? Zo niet, waarom, ondanks de Kamervragen,
niet?

Antwoord 7

Nee. Hiertoe was naar mijn oordeel geen aanleiding. In antwoord op de betreffende
vraag heb ik het rijksbrede beleid geschetst dat chatberichten over bestuurlijke besluitvorming
worden bewaard indien deze informatie niet ook al op een andere manier is geborgd
binnen de organisatie. De Minister-President heeft nadien in het debat van 19 mei
2022 aangegeven dat hij conform dit beleid heeft gehandeld. Iedere bewindspersoon
is zelf verantwoordelijk voor het bewaren en archiveren van haar of zijn berichten.

Vraag 8

Kunt u alle communicatie tussen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
en het Ministerie van Algemene Zaken over de beantwoording van de eerdere aangehaalde
kamervragen delen met de Kamer?

Antwoord 8

Er heeft afstemming plaatsgevonden over welk departement de beantwoording op zich
neemt. Over de inhoudelijke beantwoording heeft geen afstemming plaatsgevonden tussen
het Ministerie van BZK en het Ministerie van Algemene Zaken.

Vraag 9

Waarom gebruikte de Minister-President nog een Nokia als er vele nieuwe communicatiemiddelen
op de markt worden aangeboden en die middelen beter bestemd zijn om als gegevensdrager
aan te sluiten op de Wet openbaarheid van bestuur? Is dit binnen het kabinet besproken?

Antwoord 9

Elke bewindspersoon bepaalt zelf welke communicatiemiddelen hij of zij gebruikt, mits
deze voldoen aan de geldende veiligheidskaders en gehandeld wordt conform de rijksbrede
kaders over het gebruik en opslaan van informatie. Het gebruik van communicatiemiddelen
is dan ook geen gespreksonderwerp binnen het kabinet. Wel heeft de Minister-President
naar aanleiding van het debat van 19 mei 2022 binnen het kabinet aandacht gevraagd
voor de handelwijze zoals beschreven in de Handreiking voor het bewaren van berichten.

Vraag 10

Kunt u per bewindspersoon een overzicht geven van welke mobiele telefoon zij gebruiken
voor communicatie over bestuurlijke besluitvorming?

Antwoord 10

Ik acht niet relevant welke mobiele telefoon bewindspersonen gebruiken zolang dit
maar plaatsvindt binnen het beleid of de veiligheidskaders die het desbetreffende
ministerie heeft vastgesteld. Zie hiertoe ook het Blauwe Boek waarin staat dat bewindspersonen
zoveel mogelijk de ter beschikking gestelde communicatiemiddelen, zoals een mobiele
telefoon, dienen te gebruiken en dat.de aangeboden software-updates worden uitgevoerd.

Vraag 11

Kunt u per Minister individueel een overzicht geven van het aantal verwijderde berichten
van de eigen telefoon die relevant waren voor bestuurlijke besluitvorming? Zijn deze
allemaal door ambtenaren gearchiveerd?

Antwoord 11

Als ook eerder aangegeven in mijn brief7 van 25 februari 2022 in antwoord op vragen van het lid Van der Plas (BBB) over het
gebruik van Signal onder bewindslieden en ambtenaren, heb ik geen signalen ontvangen
dat er chatberichten zijn verwijderd over bestuurlijke besluitvorming waarvan de relevante
informatie niet binnen de organisatie is geborgd. Tot een dergelijke maatregel zie
ik dan ook geen aanleiding.

Vraag 12

Bent u bereid om het beleid ten aanzien van het verwijderen van SMS of ander digitaal
berichtenverkeer binnen de rijksoverheid aan te scherpen?

Vraag 13

Is de aanvulling op de handleiding «Risico’s en maatregelen bewaren van chatberichten»
zoals toegezegd in antwoord 3 op de bovengenoemde Kamervragen inmiddels Rijksbreed
gecommuniceerd?

Antwoord 12 en 13

Zoals ook aangegeven in het antwoord op vraag 3 in de brief8 van 25 februari 2022 heb ik in de berichtgeving aanleiding gezien om uit voorzorg
de Handleiding «Risico’s en maatregelen bewaren van chatberichten» aan te vullen met
het dringende advies om de functie geautomatiseerde verwijdering, die in diverse chatapps
kan worden ingesteld, niet te activeren. Dit is binnen het kabinet besproken en rijksbreed
gecommuniceerd.

Vraag 14

Kunt u deze vragen elk afzonderlijk en voor dinsdag 24 mei 2022 beantwoorden?

Antwoord 14

Zoals ik u in mijn brief9 van 24 mei 2022 heb bericht was dit niet mogelijk, mede in verband met de interdepartementale
afstemming.