Brief Presidium : Brief van het Presidium over het mogelijk maken van papierloos vergaderen bij de Tweede Kamer en de doorontwikkeling van de (digitale) ICT-werkplek

Nr. 14
BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de Leden

Den Haag, 5 juli 2022

Tijdens het Ramingsdebat op maandag 20 juni 2022 (Kamerstuk 36 062, nr. 13) heeft het lid Bromet (GroenLinks) aandacht gevraagd voor het mogelijk maken van
papierloos vergaderen bij de Tweede Kamer. De motie die zij indiende over het invoeren
van een papierloos vergadersysteem is aangenomen op 28 juni 2022 (Kamerstuk 36 062, nr. 10 en Handelingen II 2021/22, nr. 97, Stemmingen moties Raming van de Tweede Kamer voor
het jaar 2023). Daarnaast heb ik u tijdens de behandeling van de Raming voor het jaar
2023 toegezegd schriftelijk terug te komen op de vragen over de doorontwikkeling van
de (digitale) ICT-werkplek. In deze brief doe ik deze toezegging gestand en ga ik
in op beide onderwerpen.

Papierloos vergaderen

In 2020 hebben het MT en het presidium de i-strategie voor de Tweede Kamer vastgesteld.
De i-strategie bevat ook het element van digitaal vergaderen. De afgelopen periode
is prioriteit gegeven aan de verhuizing van alle ICT- voorzieningen naar B67 en aan
het invoeren van een veelheid van maatregelen ten behoeve van informatiebeveiliging
en privacy. Er is in de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in informatievoorziening
en ICT in systemen die voor de meeste Kamerbewoners voornamelijk op de achtergrond
spelen.

De vraag om papierloos vergaderen mogelijk te maken is begrijpelijk en maakt zoals
aangegeven onderdeel uit van de i-strategie. Hoewel er in de werkomgeving van de Tweede
Kamer al de nodige toepassingen beschikbaar zijn om agenda’s en vergaderstukken beschikbaar
te stellen, is duidelijk dat deze toepassingen in de huidige vorm niet altijd goed
aansluiten bij de werkwijze van (met name) de Kamerleden.

De werkomgeving van Tweede Kamer biedt nu de volgende toepassingen:

– De Kamerwebsite (www.tweedekamer.nl) bevat de agenda van alle vergaderingen inclusief bijna alle vergaderstukken, behoudens
stafnotities;

– Het informatiesysteem Parlis en de Parlis app (ook te gebruiken op telefoon en tablet)
bevatten de agenda van alle vergaderingen plus alle vergaderstukken;

– Debat direct bevat de agenda’s, de vergaderstukken en de mogelijkheid om debatten
met video en audio te volgen. Ook dit is op mobiele devices beschikbaar;

– Het proces van de voorbereiding van vergaderingen, de verslaglegging daarvan, en het
verspreiden en het publiceren van de Kamerstukken verloopt volledig digitaal.

Met de introductie van bovenstaande voorzieningen is in de afgelopen jaren een belangrijke
reductie van papierverbruik gerealiseerd. Sinds 2000 zijn verschillende stappen gezet
om het gebruik van papier terug te dringen. Denk hierbij aan het gebruik van distributielijsten
en email. In 2005 is de Kamerorganisatie gestopt met het printen en verzenden van
Kamerstukken aan Kamerleden, wat het papierverbruik ook significant heeft verminderd.
Uit de beschikbare cijfers van de afgelopen 14 jaar blijkt dat de uitgifte van standaard
A4 printpapier van 26.969 pakken papier per jaar in 2008 naar 7.318 pakken papier
in 2017, naar 4.419 pakken papier in 2021 is gedaald. In een pak zitten 500 vellen
A4 papier.

Om ervoor te zorgen dat een verdere reductie van het papiergebruik gelijk oploopt
met het efficiënter kunnen vergaderen door de leden is een nadere analyse nodig. De
Tweede Kamer heeft alle vergaderinformatie al digitaal beschikbaar, dus de vraag spitst
zich toe op de ontsluiting van de informatie ten behoeve van het digitale vergaderproces,
rekening houdend met de eisen en wensen die de reeds beschikbare voorzieningen (nog)
niet bieden. Gelet op de enorme omvang van zowel het aantal vergaderingen als het
aantal vergaderstukken bij de Tweede Kamer, luistert de gegevensuitwisseling naar
een (bestaand of nieuw) vergadersysteem nauw.

Daarbij moet rekening worden gehouden met het gegeven dat, ook als het gaat om openbare
informatie, strenge informatiebeveiligingsmaatregelen noodzakelijk zijn. De integriteit
van de informatie mag immers niet worden aangetast en voor het garanderen van hoge
beschikbaarheid van informatie moeten eveneens beveiligingsmaatregelen worden ingesteld.

Verder moet worden aangetekend dat de reductie van papier met behulp van digitale
middelen in belangrijke mate wordt gefaciliteerd en gestimuleerd, maar het blijft
altijd de keuze van de individuele leden en medewerkers om stukken wel of niet te
printen. Ook met de huidige digitale hulpmiddelen zou al in hoge mate papierloos kunnen
worden vergaderd.

Er is een beperkt aantal processen, waarvan het indienen en verspreiden van ingediende
moties de meest in het oog springende is, die in de huidige werkwijze deels nog wel
om papier vragen. Daar is op korte termijn geen alternatief voor. Tegelijkertijd betreft
dit slechts een beperkt aantal vellen papier per motie.

Van papierloos vergaderen, naar papierloos samenwerken, naar papierloos werken

Specifiek voor een betere ondersteuning van het vergaderen met digitale stukken moet
de mogelijkheid worden gecreëerd om het aanbod van agenda’s en vergaderstukken te
personaliseren, zodat alleen de voor het betreffende Kamerlid relevante vergaderingen
eenvoudig beschikbaar kunnen worden gemaakt. Alle benodigde informatie is daarvoor
al in de bestaande Kamersystemen beschikbaar. Daarbij wordt de keus gemaakt bestaande
systemen aan te passen en geschikt te maken voor papierloos vergaderen of daar een
op de markt beschikbare softwarevoorziening bij in te zetten. De precieze wensen en
eisen van de gebruikers zullen daarvoor medebepalend zijn.

De vraag naar papierloos vergaderen kan worden gezien in het licht van een bredere
ontwikkeling: van papierloos vergaderen naar papierloos samenwerken en papierloos
werken. Papierloos samenwerken betekent dat met behulp van voorzieningen documenten
voor geautoriseerde collega’s op een centrale plek laagdrempelig beschikbaar zijn,
en dat er plaats- en tijd onafhankelijk gezamenlijk aan gewerkt kan worden.

Er zijn drie randvoorwaarden om volledig papierloos te kunnen werken:

1. Een veilige mobiele werkomgeving: een laptop, een tablet of een smartphone met elk
eigen gebruikersgemak, waarbij ieder apparaat gebruiksvriendelijk toegang geeft tot
de benodigde informatie en documenten.

2. Het vanaf verschillende locaties en met behulp van uiteenlopende (mobiele) apparaten
kunnen samenwerken, zoals (video-)vergaderen en werken aan documenten.

3. De processen die nu nog papieren informatiedragers nodig hebben volledig digitaliseren.

Modernisering ICT-werkplek

In de i-strategie van de Tweede Kamer is ook bepaald dat de ICT-werkplek wordt gemoderniseerd.
Het vergroten van het gebruiksgemak en de veiligheid zijn daar de belangrijkste aanleidingen
voor. Als alle benodigde informatie gemakkelijk bereikbaar is, wordt daarmee ook voorkomen
dat gebruikers in voorkomende gevallen uitwijken naar eigen middelen zoals privéemail.
Verder is laagdrempelige toegang tot digitale informatie een belangrijke voorwaarde
om papierloos vergaderen en (samen)werken verder te ondersteunen.

Conclusie

De vraag om papierloos vergaderen mogelijk te maken is begrijpelijk en maakt ook onderdeel
uit van de i-strategie van de Tweede Kamer. Veel van de daarvoor benodigde informatie
is gelukkig al digitaal beschikbaar. De focus ligt daarom op laagdrempelige toegang
tot deze informatie. Daar ligt ook een relatie met de modernisering van de ICT-werkplek.
Bij deze ontwikkelingen staat veiligheid voorop. Gelet op de omvang van het aantal
vergaderingen en de stukkenstroom, het noodzakelijke niveau van beveiliging en de
relatie met de ontwikkeling van de werkplek wil ik op voorhand wel de verwachting
temperen dat dit met een snelle overstap naar een (bestaand of nieuw) systeem op korte
termijn is te realiseren. Het komt erop neer dat de motie-Bromet gefaseerd wordt uitgevoerd
en in een tempo dat past bij het complexe en uitgebreide traject dat moet worden doorlopen.
De doorlooptijd van de realisatie van papierloos werken is mede afhankelijk van de
inventarisatie van gebruikerswensen, waar een start mee is gemaakt. Daarna is er meer
zicht op de planning.

De in het Ramingsdebat gesuggereerde wijze van betrekken van gebruikers in de vorm
van een daartoe ingestelde klankbordgroep nemen wij graag over, zodat we in nauw contact
met gebruikers de gewenste functionaliteiten kunnen uitwerken. Bij de behandeling
van de volgende Raming kom ik hier verder op terug.

Mede namens het presidium,

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, V. Bergkamp