Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van de leden vragen van de leden Sneller, Van Weyenberg en Romke de Jong over de aanbesteding van fotografieopdrachten

Antwoord van Minister-President Rutte (Algemene Zaken), mede namens de Ministers van
Economische Zaken en Klimaat en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de Staatssecretaris
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, (ontvangen 4 juli 2022). Zie ook Aanhangsel
Handelingen, vergaderjaar 2021–2022, nr. 3202.

Vraag 1

Op welke wijze worden de (administratieve) verplichtingen voortvloeiend uit de huidige
raamovereenkomst als belastend ervaren door fotografen? Kunt u dit nader onderbouwen
en toelichten?1

Antwoord 1

In antwoord op vragen van de leden Sneller (D66) en Gijs van Dijk (PvdA) aan de Minister-President
en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat, voor Basis- en Voortgezet Onderwijs
en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid over de aanbesteding van fotografieopdrachten
(ingezonden 23 september 2021)2 heb ik toegelicht dat een aanzienlijk deel van de 39 fotografen in de huidige raamovereenkomst,
grofweg één derde, heeft aangegeven (mondeling en/of schriftelijk) last te hebben
van de administratieve verplichtingen in de huidige raamovereenkomst en/of heeft aangegeven
de aanbestedingsprocedure zelf als (zeer) belastend te hebben ervaren.

Vraag 2

Kunt u de verschillen tussen de huidige raamovereenkomst voor fotografie bij de rijksoverheid
en de nieuwe (concept-)raamovereenkomst toelichten? Wat zijn de gevolgen voor de kosten
van het Rijk en de te verwachten gevolgen voor de inkomens van de fotografen?

Antwoord 2

In antwoord op de vragen van de leden Sneller, Wuite, Romke de Jong en Van Weyenberg
(allen D66) aan de Minister-President en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat,
voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
over de aanbesteding van fotografieopdrachten3 heb ik toegelicht dat is gekozen voor een nieuwe opzet, waarbij er geen rechtstreekse
contracten meer worden afgesloten met individuele fotografen. Het doel van deze aanbesteding
is om één bureau te contracteren dat, in samenspraak met opdrachtgevers, een poule
van fotografen selecteert om opdrachten binnen de raamovereenkomst uit te voeren.
Fotografen kunnen gezamenlijk, als zij een combinatie vormen, inschrijven als één
bureau voor uitvoering van de raamovereenkomst. Wanneer eenmaal een bureau is gecontracteerd
voor de raamovereenkomst, kunnen fotografen (die aan bepaalde objectieve eisen voldoen)
tijdens de looptijd van de overeenkomst in de poule in- en uitstappen.

Het uurtarief in de nieuwe raamovereenkomst € 109,– excl. btw, voor elk uur dat een
fotograaf op locatie foto’s neemt. Dit is inclusief tijd die wordt besteed aan nabewerking,
die niet apart in rekening mag worden gebracht. In de huidige raamovereenkomst bedraagt
het uurtarief € 117,– excl. btw. Dat is inclusief nabewerking, maar ook inclusief
overige taken die in de nieuwe situatie door het bureau in plaats van de fotograaf
worden uitgevoerd, zoals planning, administratie, gehele metadatering en aanlevering.

Vraag 3

Wat is de toegevoegde waarde van de introductie van een bureau dat fotografen in gaat
huren ten opzichte van de huidige situatie waarin de Dienst Publiek en Communicatie
van het Ministerie van Algemene Zaken (AZ-DPC) fotografen inhuurt in opdracht van
ministeries?

Antwoord 3

In antwoord op vragen van de leden Sneller (D66) en Gijs van Dijk (PvdA) aan de Minister-President
en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat, voor Basis- en Voortgezet Onderwijs
en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid over de aanbesteding van fotografieopdrachten
(ingezonden 23 september 2021)4 heb ik toegelicht dat indien sprake is van een raamovereenkomst met meerdere partijen
als uitgangspunt nadere concurrentiestelling dient plaats te vinden (een zogenaamde
«mini-competitie», oftewel: een mini-aanbesteding) voor het verstrekken van concrete
opdrachten (artikel 2.143, tweede lid, en 2.47, tweede lid, Aanbestedingswet 2012).
De huidige raamovereenkomst voor fotografiediensten betreft een raamovereenkomst met
meerdere partijen/fotografen, maar gaat uit van het verstrekken van opdrachten zonder
nadere concurrentiestelling, omdat nadere concurrentiestelling per fotografieopdracht
onmogelijk zou zijn vanwege de doorlooptijd en de onevenredige lasten daarvan voor
zowel fotografen als opdrachtgevers. AZ wenst deze wijze van aanbesteden niet te herhalen,
omdat deze op gespannen voet staat met de aanbestedingsregels. Ook lijkt het Ministerie
Algemene Zaken met die manier van aanbesteden niet optimaal invulling te geven aan
de verplichting op grond van artikel 1.6 Aanbestedingswet 2012 om als aanbestedende
dienst de administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken. Tegen het licht van
de ervaringen met deze werkwijze, en in het licht van de juridische houdbaarheid van
deze wijze van aanbesteden, is gekozen voor nieuwe opzet, waarbij er geen rechtstreekse
contracten meer worden afgesloten met individuele fotografen.

Fotografen (die aan bepaalde objectieve eisen voldoen) kunnen tijdens de looptijd
van de overeenkomst in de poule in- en uitstappen. Daardoor gaat de markt voor fotografen
niet op slot tijdens de duur van de overeenkomst.

In de nieuwe situatie worden een aantal taken door het bureau uitgevoerd, zoals planning,
administratie, gehele metadatering en aanlevering. Dit ontlast de fotografen.

Vraag 4

Hoe verhoudt het naar alle waarschijnlijkheid nieuwe uurtarief zich tot de kosten
die moeten worden betaald aan een bureau en wat zijn daarmee de kosten voor het Rijk
om een fotograaf in te huren? Hoe verschilt dit van de huidige raamovereenkomst en
waarom acht u dit verschil wenselijk?

Antwoord 4

In antwoord op vragen van de leden Sneller (D66) en Gijs van Dijk (PvdA) aan de Minister-President
en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat, voor Basis- en Voortgezet Onderwijs
en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid over de aanbesteding van fotografieopdrachten
(ingezonden 23 september 2021)5 heb ik opgemerkt dat het uurtarief in de nieuwe raamovereenkomst € 109,– excl. btw
bedraagt voor elk uur dat een fotograaf op locatie foto’s neemt. Dit is inclusief
tijd die wordt besteed aan nabewerking, die niet apart in rekening mag worden gebracht.
In de huidige raamovereenkomst, waarin géén bureau maar afzonderlijke fotografen zijn
gecontracteerd, bedraagt het uurtarief € 117,– excl. btw. Dat is inclusief nabewerking,
maar ook inclusief overige taken die in de nieuwe situatie door het bureau worden
uitgevoerd, zoals metadatering. In de nieuwe raamovereenkomst komt het uurtarief volledig
ten goede aan de ingezette fotograaf. In de nieuwe raamovereenkomst brengt het bureau
per opdracht een vaste vergoeding in rekening bij de opdrachtgever, die volledig ten
goede komt aan het bureau.

Reiskosten van fotografen zullen worden vergoed met een vaste vergoeding per kilometer.
Met betrekking tot parkeerkosten wordt een bepaling in de raamovereenkomst opgenomen
dat deze kosten als maatwerkkosten kunnen worden doorbelast aan opdrachtgevers.

Door de inzet van een bureau zullen de kosten voor de rijksoverheid per foto-opdracht
naar verwachting gemiddeld stijgen.

Vraag 5

Kunt u onderbouwen waarom enkel de onmogelijkheid om het tarief aan te passen er volgens
u niet toe leidt dat de aanbesteding via één groot bureau ervoor kan zorgen dat dit
bureau marktmacht naar zich toe kan trekken ten opzichte van fotografen? Gaat u ook
de andere voorwaarden waartegen een fotograaf kan worden ingehuurd door het bureau
voorschrijven?

Antwoord 5

In antwoord op vragen van de leden Sneller (D66) en Gijs van Dijk (PvdA) aan de Minister-President
en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat, voor Basis- en Voortgezet Onderwijs
en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid over de aanbesteding van fotografieopdrachten
(ingezonden 23 september 2021)6 heb ik opgemerkt dat de eisen aan fotografen die willen toetreden tot de poule zijn
proportioneel en laagdrempelig moeten zijn, en zijn voorgeschreven in de aanbesteding.
In ieder geval moeten fotografen voldoende ervaring hebben met fotografieopdrachten
vergelijkbaar met de typen/soorten fotografieopdrachten die onderdeel uitmaken van
deze raamovereenkomst.

In aanvulling hierop merk ik op dat het selecteren van fotografen voor de poule wordt
gedaan door een commissie die in gelijke mate bestaat uit leden afkomstig van het
bureau, en leden die werkzaam zijn bij de rijksoverheid. Het selecteren van fotografen
voor een opdracht gebeurt conform het omschreven proces in de aanbestedingsstukken.
Uitgangspunten daarbij zijn geografische spreiding van fotografen door heel Nederland
(korte reistijden) en een zo gelijk mogelijke verdeling van opdrachten tussen fotografen
in de poule. Het «matchen» van fotografen vindt, naast geografische spreiding, plaats
op basis van geschiktheid van een fotograaf voor de desbetreffende opdracht.

Vraag 6

Hoe beoordeelt u de situatie dat fotografen in toenemende mate afhankelijk zullen
zijn van deze ene marktpartij, terwijl deze marktpartij de beste kwaliteit moet gaan
leveren tegen de laagste prijs? Welke gevolgen verwacht u voor de tarieven voor fotografen?

Antwoord 6

In de aanbesteding zijn maatregelen genomen om de positie van de fotograaf te beschermen.
Om die reden is er een vast uurtarief voor de fotograaf voorgeschreven. In het kader
van goed opdrachtgeverschap kan Algemene Zaken gedurende de looptijd van de raamovereenkomst
(steekproefsgewijs) gesprekken voeren met fotografen in de poule. Het doel van deze
gesprekken is om bij fotografen te verifiëren dat het bureau de afspraken in de raamovereenkomst
gestand doet.

Fotografen die opdrachten voor de rijksoverheid willen uitvoeren gaan een zakelijke
relatie aan met het te contracteren bureau. In de aanbesteding is voorgeschreven dat
opdrachten zo gelijk mogelijk verdeeld moeten worden over de fotografen in de poule.
Het tarief dat een fotograaf ontvangt is in de aanbesteding voorgeschreven en komt
volledig ten goede aan de fotograaf. En het aantal uren dat een fotograaf wordt ingezet
wordt primair door de opdrachtgever bepaald.

Het is niet juist dat het te contracteren bureau per definitie zal werken tegen de
laagste prijs. In de beoordeling wordt de geoffreerde prijs voor 15% meegerekend,
en kwalitatieve aspecten voor 85%. Bovendien is het uurtarief van de fotograaf voorgeschreven
en offreert een bureau enkel de vaste vergoeding per opdracht.

Vraag 7

Wat is uw reactie op de stellingname dat fotografen geen verlichting van de administratieve
lasten zullen ondervinden, en dat zij zelfs extra administratieve lasten zullen ondervinden,
aangezien ze extra administratie zullen moeten bijhouden ten behoeve van het bureau
en er een langere lijn tussen de fotograaf en AZ-DPC wordt gecreëerd met als tussenschakel
het bureau?

Antwoord 7

Qua administratieve taken hebben de fotografen in de poule alleen te maken met het
bureau, in plaats van met tientallen verschillende rijksonderdelen. Ook speelt het
bureau een belangrijke rol bij het aannemen van opdrachten en het doen van de offerte
voorafgaand aan een opdracht. Ook het registeren van alle opdrachten ten behoeve van
het contractmanagement voor Algemene Zaken hoeft niet meer door de fotografen te worden
uitgevoerd. Tevens neemt het bureau de gehele facturatie aan alle rijksonderdelen
voor zijn rekening; de fotografen factureren enkel aan het bureau. Een fotograaf in
de poule hoeft juist geen extra administratie uit te voeren.

Er wordt geen langere lijn gecreëerd, omdat er nog steeds, na gunning van een nadere
opdracht, rechtstreeks contact is tussen fotograaf en opdrachtgever. Alleen het aannemen
van een nadere opdracht en het definitief opleveren van de foto’s verloopt via het
bureau.

Vraag 8

Hoe beoordeelt u dat het subgunningscriterium «beschikbaar stellen van een beeldbank»
zeer veel, zo niet alle op één na, partijen uitsluit van deze voorgenomen aanbestedingsprocedure,
nu er slechts één partij in Nederland is die aan dit subgunningscriterium zal kunnen
voldoen?

Antwoord 8

Dit subgunningscriterium maakt geen deel uit van deze aanbesteding, zoals ik heb toegelicht
in antwoord op de vragen van de leden Nijboer en Gijs van Dijk (beiden PvdA) aan de
Minister-President en de Ministers van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en van Economische
Zaken en Klimaat over de fotografie-aanbesteding rijksoverheid. Het Ministerie van
Algemene Zaken heeft op basis van nadere afwegingen besloten dat de van aanvang gebundeld
ingezette opdracht- en beeldbankfotografie in deze aanbesteding worden losgekoppeld.
Er zal derhalve één aanbesteding worden doorlopen voor opdrachtfotografie. Daarnaast
zullen mogelijk twee afzonderlijke aanbestedingen worden doorlopen voor het contracteren
van beeldbankleveranciers voor nieuwsfotografie en thematische fotografie.

Vraag 9

Hoe beoordeelt u de stelling dat de fotografen slechts administratief worden verlicht
omdat ze geen Europese aanbestedingsprocedure hoeven te doorlopen, maar dat deze verlichting
verwaarloosbaar is omdat dit een eenmalig proces betreft?

Antwoord 9

Zoals ik heb opgemerkt in antwoord op vragen van de leden Sneller (D66) en Gijs van
Dijk (PvdA) aan de Minister-President en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat,
voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
over de aanbesteding van fotografieopdrachten (ingezonden 23 september 2021) hoeven
individuele fotografen in deze nieuwe opzet niet langer zelfstandig mee te dingen
in een Europese aanbesteding. De individuele fotografen hoeven voorts niet langer
rekening te houden met inkoopprocessen en -systemen van afzonderlijke rijksorganisaties.
Het uitvoeren van opdrachten wordt makkelijker voor fotografen, omdat lasten inzake
bijvoorbeeld portretrecht en AVG en onder meer het gemetadateerd aanleveren van de
foto’s worden belegd bij het bureau. Dit alles beperkt de administratieve lasten voor
een individuele fotograaf.

Vraag 10

Hoe kijkt u naar de extra handelingen die worden geïntroduceerd door het toevoegen
van een rol voor een bemiddelingsbureau, door welke partij worden deze kosten gedragen?

Antwoord 10

Zoals ik heb opgemerkt in antwoord op vragen van de leden Sneller (D66) en Gijs van
Dijk (PvdA) aan de Minister-President en de Ministers van Economische Zaken en Klimaat,
voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
over de aanbesteding van fotografieopdrachten (ingezonden 23 september 2021 komt het
uurtarief volledig ten goede aan de ingezette fotograaf. Het bureau mag per opdracht
een vaste vergoeding in rekening brengen bij de opdrachtgever, die volledig ten goede
komt aan het bureau. Deze vergoeding aan het bureau staat los van het tarief dat volledig
aan de fotograaf toekomt. De kosten voor het bureau en de fotograaf worden gedragen
door opdrachtgevers van de rijksoverheid.

Vraag 11

Op welke manier is er contact geweest met de 39 fotografen uit de huidige raamovereenkomst
over de werkwijze in de nieuwe raamovereenkomst? Wat waren hun reacties en hoe zijn
deze meegenomen in de vormgeving van de raamovereenkomst waar de nieuwe aanbesteding
op gebaseerd zal worden?

Antwoord 11

Zie het antwoord op vraag 1.