Antwoord schriftelijke vragen : Antwoord op vragen van het lid Amhaouch over het vernietigen van interne correspondentie door de Europese commissie

Antwoord van Minister Knapen (Buitenlandse Zaken), mede namens de Minister-President
(ontvangen 13 december 2021).

Vraag 1

Kent u het artikel: «Brussel vernietigt op grote schaal interne correspondentie»?1

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2 en 3

Klopt de aantijging die gedaan wordt in het artikel, namelijk dat de Europese Commissie
op grote schaal correspondentie verwijdert waardoor onder meer notulen van besloten
vergaderingen en interne documenten verdwijnen?

Klopt het dat de Europese Commissie hiermee in strijd handelt met de eigen EU-regels,
zoals bijvoorbeeld opgenomen in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie
uit 2001? Kunt u de passages tonen waarmee in strijd wordt gehandeld?

Antwoord 2 en 3

Het is niet aan het kabinet om te treden in de vraag of de Europese Commissie in strijd
heeft gehandeld met eigen EU-regels. Als er twijfels bestaan of de Europese Commissie
de verzoeken tot toegang correct heeft afgehandeld kan een verzoeker zich richten
tot de EU Ombudsman of het Gerecht (onderdeel EU Hof van Justitie). Daarnaast heeft
ook het Europees Parlement (EP) een rol. Het EP controleert de Europese Commissie
en EP-leden kunnen de Europese Commissie hierover vragen stellen, zoals bijvoorbeeld
de gestelde vragen door de Europarlementariër in ’t Veld (Renew).2

Vraag 4

Zijn er nog andere regels waarmee in strijd gehandeld wordt die van toepassing zijn
op de archiveringsmethodiek van de Europese Commissie of de manier waarop correspondentie
intern en extern bewaard dient te worden?

Antwoord 4

De Eurowob-verordening is de algemene wetgeving waarin alle regels vastgelegd zijn
wat betreft toegang tot documenten van de drie EU-instellingen. In Commissiebesluit
(2020) 4482 heeft de Europese Commissie vervolgens specifieker uitgewerkt wat de interne
regels zijn omtrent het beheren en archiveren van documenten en hoe deze rekening
houden met de uitgangspunten van de Eurowob-verordening. Zoals aangegeven in de antwoorden
op vragen 2 en 3, is het niet aan het kabinet om te treden in de vraag of de Europese
Commissie hiermee in strijd heeft gehandeld.

Vraag 5 en 7

De Europese Commissie stelt in een reactie dat zij met haar archiveringsbeleid aansluit
op internationale kwaliteitsstandaarden, deelt u dat de Europese Commissie aan internationale
kwaliteitsstandaarden voldoet? Kunt u deze standaarden definiëren?

Kunt u aangeven welke afdeling bij de Europese Commissie verantwoordelijk is voor
archiveren? En welke Eurocommissaris hiervoor verantwoordelijk is?

Antwoord 5 en 7

Binnen de Europese Commissie is het Directoraat-Generaal Informatica (DIGIT) verantwoordelijk
voor het beschikbaar stellen van de technologische infrastructuur om documenten te
archiveren en beheren.3 Het Secretariaat-Generaal is ervoor verantwoordelijk om te zorgen dat de implementatieregels
worden toegepast,4 en elke Directeur-Generaal is ervoor verantwoordelijk dat binnen ieder Directoraat-Generaal
de benodigde organisatie, administratieve en fysieke structuur en de juiste capaciteit
aanwezig zijn om het archiveringsbeleid van de Europese Commissie uit te voeren.5 Elk Directoraat-Generaal heeft een document management officer aangesteld om ervoor te zorgen dat de implementatieregels correct en uniform worden
toegepast binnen de Directoraten-Generaal.6 Ook worden trainingen aangeboden om personeel te ondersteunen bij het archiveren.7 De Europese Commissie heeft hiervoor ook interne richtlijnen opgesteld waaraan medewerkers
zich dienen te houden.8

De Europese Commissie zorgt ervoor dat de interne werkwijze conform het eigen archiveringsbeleid
is en doet zo nodig onderzoek. Dergelijk onderzoek kan ook weer een aanleiding zijn
voor de Europese Commissie om kritisch te kijken naar de eigen werkprocessen en de
ondersteunende ICT-systemen.

Vraag 6

Geldt dergelijke mate van slechte archivering ook voor andere Europese instituties
(namelijk de Raad voor de Europese Unie, het Europees Parlement, de Europese Centrale
Bank en het Hof van Justitie)?

Antwoord 6

Iedere EU-instelling draagt zelfstandig zorg voor de interne werkwijze als het gaat
om het archiveren van documenten.

Vraag 8, 18 en 19

Bent u bereid om en gaat u deze verantwoordelijke Eurocommissaris om opheldering vragen?

Kunt een officiële brief sturen namens de Nederlandse regering naar de Europese Commissie
waarin u aangeeft dat de archivering van de Europese Commissie op orde moet zijn en
dat een Europees Wob-verzoek moet leiden tot openheid van zaken, met het verzoek de
huidige methodiek aan te passen? Kunt u de Kamer over dergelijke brief die u gaat
sturen informeren?

Kunt u dit tevens aankaarten in de Raad via de Minister in de daarvoor verantwoordelijke
Raadsvergadering met het verzoek van de lidstaten dat de Europese Commissie zijn archiveringssysteem
op orde brengt?

Antwoord 8, 18 en 19

Zoals aangeven in de antwoorden op vragen 2 en 3 kan een verzoeker, als er twijfels
bestaan of de Europese Commissie de verzoeken tot toegang correct heeft afgehandeld,
zich richten tot de EU Ombudsman of het Gerecht. Daarnaast heeft ook het EP een rol,
omdat het EP de Europese Commissie controleert en EP-leden de Europese Commissie vragen
kunnen stellen.

Overigens dringt het kabinet meer in algemene zin aan op transparantie en het afleggen
van rekenschap vanuit de EU-instellingen, waaronder de Europese Commissie. Goede informatievoorziening
draagt hieraan bij. Uw Kamer wordt regelmatig geïnformeerd over de Nederlandse inzet
om het transparantiebeleid van de EU te moderniseren. Zo initieerde Nederland gezamenlijk
met 9 andere lidstaten het non-paper «Increasing transparency and accountability of
the EU»,9 en initieerde onder andere Nederland met Duitsland en Denemarken de transparency pledgewaarin betrokkenen vanuit het EP, de Raad en de Commissie toezegden om zich in te
zetten voor meer transparantie in de EU.10

Vraag 9

Kunt u aangeven of en op welke Wob-verzoeken sinds 2001 de Europese Commissie geen
antwoord heeft kunnen geven vanwege het niet archiveren van correspondentie?

Antwoord 9

De Europese Commissie legt jaarlijks verantwoording af in een rapport over de toepassing
van de Eurowob-verordening.11 Uw Kamer ontving een appreciatie van het kabinet over dat rapport van de Europese
Commissie.12 In de annex van het rapport uit 2020 van de Europese Commissie staan gedetailleerde
statistieken over het aantal verzoeken dat de Europese Commissie heeft ontvangen en
de antwoorden van de Europese Commissie op die verzoeken (waaronder het aantal keren
dat de Europese Commissie als antwoord heeft gegeven dat er geen documenten waren).13

Vraag 10

Kunt u aangeven of navraag doen over correspondentie welke door de Nederlandse Permanente
Vertegenwoordiging is gedaan bij de Europese Commissie waarop niet geleverd kon worden?
Klopt het dat e-mails en andere documenten alleen gearchiveerd worden als ambtenaren
in Brussel een apart vinkje zetten voor registratie? Geldt dat ook voor Nederlandse
vertegenwoordigers bij de Permanente Vertegenwoordiging en voor Nederlandse inhoudelijke
specialisten welke werken in de werkgroepen van de Europese Commissie?

Antwoord 10

Het kabinet heeft geen zicht op verdere details van het informatiesysteem dat de Europese
Commissie intern gebruikt voor de archivering van correspondentie. Nederlandse vertegenwoordigers
bij de Permanente Vertegenwoordiging werken met eigen informatiesystemen.

Vraag 11

Klopt het dat deze werkwijze ertoe leidt dat publieke controle op gevoelige en omstreden
belastingafspraken tussen EU-landen onmogelijk wordt zoals in het artikel wordt gesteld?
En welke gevolgen heeft dit voor die belastingafspraken?

Antwoord 11

Specifiek met betrekking tot de transparantie van de groep Gedragscode, die ziet op
de evaluatie van belastingmaatregelen die mogelijk onder de Gedragscode vallen, pleit
het kabinet waar mogelijk voor verbetering van transparantie van deze groep. Hierover
heeft het kabinet uw kamer ook recentelijk geïnformeerd via de geannoteerde agenda
van de Eurogroep en Ecofinraad van 6 en 7 december 2021.14 Zo pleit het kabinet in de groep Gedragscode voor verdergaande transparantie en bepleit
daarbij dat er meer documenten, zoals zogenaamde steering en follow-up notes, en verslagen
op hoofdlijnen, moeten worden vrijgegeven. Nederland zal de komende periode zich onverkort
blijven inzetten voor de verdere uitwerking van de te nemen maatregelen om de transparantie
van de groep Gedragscode te verbeteren.

Vraag 12

Lidstaten mailen regelmatig met Brussel om hun omstreden belastingregimes te verdedigen,
is dergelijke correspondentie nog wel op te vragen bij de betreffende lidstaten? Kunt
u aangeven of een Europees Wob-verzoek ook betrekking heeft op deze communicatie welke
wordt opgeslagen in de archieven van lidstaten? En is deze communicatie dus via de
weg van lidstaten te achterhalen?

Antwoord 12

Onder de Eurowob-verordening kan alleen een verzoek tot toegang tot documenten ingediend
worden voor documenten in het bezit van een van de drie instellingen. Voor zowel een
Wob- als een Eurowob-verzoek geldt dat alle documenten getoetst worden. Vrijgave van
documenten kan geweigerd worden op basis van een aantal bij wet geregelde uitzonderingsgronden.

De door de lidstaten zelf gearchiveerde correspondentie tussen lidstaten en EU-instellingen,
valt niet onder het toepassingsgebied van de Eurowob-verordening.15

Wanneer lidstaten zelf correspondentie met EU-instellingen hebben gearchiveerd, kan
toegang tot die documenten opgevraagd worden via een daartoe bestemde nationale procedure.
Iedere lidstaat is zelf verantwoordelijk voor de inrichting van deze nationale procedures.
In Nederland bestaat de mogelijkheid om een verzoek in te dienen op basis van de Wet
openbaarheid van bestuur (Wob).

Vraag 13

Heeft de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging of dienstdoende ministerie de Nederlandse
communicatie met de Europese Commissie over belastingregimes opgeslagen?

Antwoord 13

Communicatie van de Permanente Vertegenwoordiging en dienstdoende ministeries met
de Europese Commissie wordt opgeslagen conform de regels die daarvoor zijn vastgelegd
in de Archiefwet, het Archiefbesluit en in de Archiefregeling.16 Documenten van de Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging en de dienstdoende ministeries
vallen onder de Wob.

Vraag 14, 15 en 16

Kunt u duiden wat deze gang van zaken betekent voor de democratische legitimiteit
van de Europese Unie? Ziet u dit praktische deficit als een appèl op u als nestor
regeringsleider om dit te agenderen binnen het Europese ambtelijk apparaat?

Kunt u duiden wat dit bericht doet met het vertrouwen dat mensen hebben in de Europese
instellingen en het Europese besluitvormingsproces?

Kunt u aangeven wat dit doet met de controlerende taak van volksvertegenwoordigers
en media over het besluitvormingsproces binnen de Europese Unie?

Antwoord 14, 15 en 16

Het kabinet onderschrijft de werking van de Eurowob-verordening als instrument tot
toegang tot documenten. Binnen de Raad spant Nederland zich in om de EU- besluitvormingsprocedures
inzichtelijker en toegankelijker te maken. Bijvoorbeeld door in te blijven zetten
op de herziening van de limité-richtsnoeren van de Raad, zodat de limité-markering van Raadsdocumenten eerder wordt opgeheven.

De juiste toepassing van de Eurowob-verordening maakt het mogelijk dat volksvertegenwoordigers
en media hun controlerende taak naar behoren kunnen uitvoeren. Zo was het onderzoek
van NRC gebaseerd op zo’n 2500 documenten die publiek toegankelijk waren of die zijn
verkregen op basis van een verzoek tot toegang onder de Eurowob-verordening.

Als er twijfels bestaan of de Europese Commissie de verzoeken tot toegang correct
heeft afgehandeld kan een verzoeker zich richten tot de EU Ombudsman of het Gerecht.
Daarnaast heeft ook het EP een rol, omdat het EP de Europese Commissie controleert
en EP-leden de Europese Commissie vragen over kunnen stellen. Naar aanleiding van
dit onderzoek zijn er bijvoorbeeld door de Europarlementariër in ’t Veld (Renew) vragen
gesteld aan de Europese Commissie.17

In algemene zin geldt dat transparantie over het besluitvormingsproces van de instellingen
bijdraagt aan het vertrouwen van de burgers in deze instellingen.

Vraag 17

Kunt u aangeven welke opvolging deze constatering wat u betreft heeft?

Antwoord 17

Nederland dringt bij alle EU-instellingen, met inbegrip van de Raad, aan op transparantie
van de EU-instellingen en het afleggen van rekenschap. Goede informatievoorziening
draagt hieraan bij. Met betrekking tot de transparantie van de groep Gedragscode pleit
het kabinet waar mogelijk voor de verbetering van transparantie van deze groep. Hierover
heeft het kabinet uw kamer ook recentelijk geïnformeerd via de Geannoteerde agenda
van de Eurogroep en Ecofinraad van 6 en 7 december 2021.18 Zo pleit het kabinet in de groep Gedragscode voor verdergaande transparantie en bepleit
daarbij dat er meer documenten, zoals zogenaamde steering en follow-up notes, en verslagen
op hoofdlijnen, moeten worden vrijgegeven. Nederland zal de komende periode zich onverkort
blijven inzetten voor de verdere uitwerking van de te nemen maatregelen om de transparantie
van de groep Gedragscode te verbeteren.

Vraag 20

Kunt u deze vragen beantwoorden voor aanvang van het rondetafelgesprek in de Tweede
Kamer over EU-informatievoorziening op 9 december?

Antwoord 20

De vragen zijn zo spoedig mogelijk beantwoord.