Brief commissie : Voorstel voor aanwijzing van het Programma Grensverleggende IT (GrIT) als groot project

Nr. 1 BRIEF VAN DE VASTE COMMISSIE VOOR DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 februari 2021

Namens de vaste commissie voor Defensie zend ik u hierbij een voorstel voor aanwijzing
van het Programma Grensverleggende IT (hierna te noemen: GrIT) als groot project,
zoals bedoeld in de Regeling Grote Projecten.

De commissie ziet een duidelijke meerwaarde in aanwijzing van GrIT als groot project.
Daarbij heeft de commissie, in overeenstemming met de Regeling Grote Projecten, de
volgende overwegingen:

• GrIT is een niet-routinematige, grootschalige vervanging van de IT-infrastructuur
van het Ministerie van Defensie;

• een goed functionerende IT-infrastructuur is van groot belang van Defensie, en daarmee
indirect voor de samenleving;

• Defensie draagt eigenstandig de verantwoordelijkheid voor het programma;

• de omvang van de investeringskosten en exploitatiekosten gedurende de looptijd van
het programma is substantieel en uit vier adviezen van het Bureau ICT Toetsing wordt
duidelijk dat er aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s aan het programma verbonden zijn;

• Defensie zal met dit programma nieuwe technologie toepassen en de wijze waarop wordt
samengewerkt met de markt is nieuw;

• het programma kent een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces.

De commissie heeft over haar voorstel tot aanwijzing van GrIT als groot project conform
de Regeling Grote Projecten advies gevraagd aan de commissie voor Financiën (zie bijlage
1). De commissie voor Financiën heeft positief geadviseerd over het aanwijzen van
GrIT als groot project (zie bijlage 2). Het programma voldoet volgens de commissie
voor Financiën aan het hoofdcriterium dat de Regeling Grote Projecten stelt aan een
nieuw groot project, namelijk dat de controlerende taak van de Kamer vraagt om meer
toegesneden en periodiek te verstrekken informatie.

Ik verzoek u dit voorstel tot aanwijzing van het programma Grensverleggende IT als
groot project ter besluitvorming aan de Tweede Kamer voor te leggen.

De voorzitter van de vaste commissie voor Defensie, Aukje de Vries

BIJLAGE 1 BRIEF VAN DE VASTE COMMISSIE VOOR DEFENSIE

Aan de voorzitter van de vaste commissie voor Financiën

Den Haag, 2 februari 2021

In de procedurevergadering van de vaste commissie voor Defensie van 28 januari 2021
is gesproken over de mogelijkheid het Programma Grensverleggende IT (GrIT) aan te
wijzen als groot project in de zin van de Regeling Grote Projecten. De vaste commissie
voor Defensie is voornemens om de Kamer een voorstel te doen tot aanwijzing van GrIT
als groot project. Alvorens daartoe over te gaan, verzoekt de commissie aan de vaste
commissie voor Financiën om een advies uit te brengen over dit voorstel, als bedoeld
in artikel 3, eerste lid, van de Regeling Grote Projecten.

De commissie heeft, aan de hand van de zes overwegingen uit de Regeling Grote Projecten,
de volgende overwegingen voor aanwijzing van het Programma GrIT als groot project.

1. Is sprake van een niet-routinematig, grootschalig en in de tijd begrensde activiteit?

In 2014 is geconstateerd dat de IT-infrastructuur van Defensie onvoldoende functioneert.
Uit de verschillende brieven wordt duidelijk dat het een grootschalige vervanging
betreft van infrastructuur. In verschillende BIT-adviezen wordt nadrukkelijk aandacht
gevraagd voor de complexiteit en het gebrek aan eigen deskundigheid daar het een niet-routinematige
vervanging betreft. Daarmee is het een project dat in tijd is afgebakend. Duidelijk
is dat het niet gebruikelijk is het BIT tot vier maal gevraagd wordt een advies uit
te brengen. Daarmee lijkt het evident dat het programma complex is, wijzigingen in
de opzet moeilijk zijn door te voeren en veel onderdelen nauw met elkaar samenhangen.
Het BIT wijst er voorts op dat er bij Defensie een gebrek aan ervaring is met grote
IT-projecten.

2. Zijn er belangrijke gevolgen voor de samenleving en/of voor de Rijksdienst?

Met het oog op een nieuwe, toekomstbestendige IT-infrastructuur heeft Defensie een
richtinggevende IT-visie ontwikkeld. Deze is op 24 oktober 2014 aan de Kamer aangeboden
(Kamerstuk 31 125, nr. 45). Kernwaarden van deze visie zijn continuïteit, beveiliging en innovatie, die de
pijlers moeten vormen voor de toekomstige IT. In vervolg hierop is de voorbereiding
voor de aanbesteding gestart en zijn vier adviezen van het BIT opgesteld. Deze voorfase
maakt duidelijk dat een goed functionerend IT infrastructuur van groot belang is voor
Defensie, en daarmee indirect voor de samenleving.

3. Draagt het Rijk alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor dit project?

Defensie draagt eigenstandig de verantwoordelijkheid voor het project. De benodigde
financiële dekking zal in de Defensiebegroting worden verantwoord. Daarbij is uit
de vertrouwelijk ter inzage gelegde stukken af te lezen op welke wijze de middelen
binnen de begroting worden verantwoord.

4. Zijn er substantiële financiële gevolgen en/of aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s
aan het project verbonden?

Met betrekking tot de financiële omvang van dit project wordt verwezen naar de vertrouwelijke
stukken die bij de Kamer ter inzage zijn gelegd. Deze bevatten een overzicht van de
investeringskosten en exploitatiekosten gedurende de looptijd van het programma. De
omvang is substantieel. Een overzicht van de bij dit programma betrokken bedrijven
is in die bijlage opgenomen.

De vier adviezen van het BIT maken duidelijk dat er aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s
aan het programma verbonden zijn. In bijlage 2 van deze notitie wordt een overzicht
gegeven van de BIT adviezen. Samenvattend komen de adviezen neer op vier kernpunten:

– verdeel het werk in kleinere meer beheersbare brokken,

– koppel de opdracht voor nieuw werk aan feitelijk succes van de leverancier,

– creëer in het contract een optie om andere leveranciers te introduceren,

– rond de reorganisatie van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) zo spoedig
mogelijk af en maak de regieorganisatie operationeel.

De omvang en complexiteit van de overeenkomst en de ambitieuze planning in opeenvolgende
«blokken» stellen hoge eisen aan Defensie.

Voor een beoordeling van de risico’s geven de adviezen van het BIT een heldere duiding.
In de brieven van de Staatssecretaris worden deze ook overgenomen en van een bestuurlijke
reactie voorzien.

5. Is sprake van nieuwe technologieën of nieuwe financieringsconstructies?

Defensie vervangt de IT infrastructuur en zal met deze investering nieuwe technologie
toepassen. In de openbare stukken wordt hier echter geen informatie over gedeeld.
De inrichting van de organisatie en de wijze waarop wordt samengewerkt is nieuw. De
wijze waarop dit wordt gefinancierd, binnen de defensiebegroting, is in lijn met staand
beleid. Met daarbij nadrukkelijk wel de kanttekening dat hierbij kosten van investering
en exploitatie ten laste komen van de begroting binnen een programmabudget. Er is
geen hybride vorm van publieke en / of private financiering.

6. Is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces?

De door het BIT uitgebrachte adviezen maken duidelijk dat het een organisatorisch
complex besturings- en uitvoeringsproces is. Daarbij heeft het BIT meermaals opgemerkt
dat de Defensieorganisatie beperkte kennis en ervaring heeft met dergelijke grootschalige
IT- projecten. Verschillende adviezen hebben daarbij ook de nadruk gelegd op het opdelen
van het programma in te beheersen onderdelen.

Daarbij is de looptijd van het programma in tijd bepaald, waarbij binnen dat tijdpad
het programma moet worden uitgevoerd, hetgeen bijdraagt aan de complexiteit. De Staatssecretaris
heeft aangegeven dat ook voor vervolgstappen BIT-adviezen zullen worden gevraagd.

Hierbij breng ik dit verzoek van de commissie over. De commissie ziet uw advies graag
tegemoet.

De voorzitter van de commissie, Aukje de Vries

De griffier van de commissie, De Lange

BIJLAGE 2 BRIEF VAN DE VASTE COMMISSIE VOOR DEFENSIE

Aan de voorzitter van de vaste commissie voor Defensie

Den Haag, 11 februari 2021

De vaste commissie voor Financiën heeft op 2 februari jl. uw brief ontvangen over
het voornemen van uw commissie om het Programma Grensverleggende IT (GrIT) aan te
wijzen als groot project in de zin van de Regeling Grote Projecten. In deze brief
verzoekt u de vaste commissie voor Financiën om advies uit te brengen over dit voornemen,
conform artikel 3, eerste lid, van voornoemde Regeling.

In de procedurevergadering van 11 februari 2021 heeft de commissie besloten positief
te adviseren over het aanwijzen van het Programma Grensverleggende IT (GrIT) als Groot
Project. De commissie Financiën vraagt uw commissie daarbij in de uitgangspuntennotitie
nader in te gaan op twee aspecten:

• de termijn waarop uw commissie denkt dat de status van Groot Project zou kunnen vervallen,
indachtig het uitgangspunt dat het een tijdelijke maatregel betreft;

• afspraken die uw commissie voornemens is te maken over de omgang met commercieel en
strategisch vertrouwelijke informatie.

Hierbij breng ik u het verzoek van de commissie over.

De voorzitter van de commissie, Tielen

De griffier van de commissie, Weeber