Brief Presidium : Brief van het Presidium over het vervolg op het feitenonderzoek

Nr. 14 BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de leden,

Den Haag, 17 november 2023

Op 31 oktober 2023 hebben het Presidium en de waarnemend Griffier u de samenvatting
van het rapport van het feitenonderzoek dat onderzoeksbureau Hoffmann heeft uitgevoerd
toegezonden, samen met een begeleidend schrijven van de extern gedelegeerd opdrachtgevers
(Kamerstuk 36 221, nr. 13). Daarbij hebben wij toegezegd u op korte termijn nader te informeren over de wijze
waarop opvolging kan worden gegeven aan de bevindingen uit het feitenonderzoek.

In deze brief schetsen het Presidium en de waarnemend Griffier maatregelen en denkrichtingen
die kunnen bijdragen aan het verder en duurzaam versterken van een veilig werkklimaat
voor ambtenaren die bij de Tweede Kamer werkzaam zijn. Het zijn suggesties die het
huidige Presidium en de waarnemend Griffier willen meegeven aan de nieuwe Voorzitter
en Griffier. De voorstellen in deze brief sluiten aan bij maatregelen die al in gang
zijn gezet en waarover wij u eerder hebben bericht na ontvangst van het rapport Kracht zonder tegenkracht van de Universiteit Utrecht. Deze brief richt zich meer specifiek op de politiek-ambtelijke
samenwerking.

De resultaten van het feitenonderzoek

Op 28 september 2022 hebben het Presidium en de Griffier gezamenlijk besloten tot
het instellen van een extern onafhankelijk feitenonderzoek naar aanleiding van twee
ontvangen anonieme brieven. In de brieven werd melding gemaakt van concrete en duidelijke
signalen dat voor ambtenaren werkzaam bij de Tweede Kamer (mogelijk) sprake is (geweest)
van een zeer onveilige werkomgeving. Deze signalen werden bevestigd door de ambtelijke
leiding van de organisatie van de Tweede Kamer. Er was, gezien de werkgeversverantwoordelijkheid
voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden (artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet),
daarom de noodzaak aanwezig een onafhankelijk extern feitenonderzoek naar de juistheid
van de signalen te laten verrichten. Het doel van het feitenonderzoek was en is om
helderheid te verkrijgen over de juistheid van de signalen en over wat de precieze
feiten en omstandigheden in dat verband zijn, opdat op basis van die feiten voor de
toekomst lessen kunnen worden getrokken en zo nodig nazorg kan worden verleend aan
de betrokken (oud-)medewerkers.

Op 31 oktober 2023 is het rapport van het feitenonderzoek aan het Presidium en de
waarnemend Griffier opgeleverd, en is de bijbehorende samenvatting aan u doorgezonden.
Het feitenonderzoek had betrekking op zeventien concrete situaties die in de twee
anonieme brieven zijn omschreven. Het feitenonderzoek zag dan ook niet op een organisatiebrede
inventarisatie van signalen en ervaringen. Uit de samenvatting komt naar voren dat
op één na, alle omschreven situaties worden ondersteund door informatie die de onderzoekers
hebben verkregen van de bij die situaties betrokken gesprekspartners1, waarbij in sommige gevallen de situaties anders zijn verlopen dan in de anonieme
brieven is beschreven. Het gaat om situaties die duiden op sociale onveiligheid, waaronder
het door de oud-Voorzitter uitsluiten van ambtenaren van besprekingen waar zij hoorden
te zijn, het door haar negeren van (kritische) ambtenaren, het zich mengen in beslissingen
die vanuit de ambtelijke organisatie genomen zouden moeten worden, het door de oud-Voorzitter
doen van een valse aantijging jegens een ambtenaar, tot het hanteren van door sommigen
als negatief ervaren verbale omgangsvormen. Ook wordt in de samenvatting benoemd dat
uit de gevoerde gesprekken blijkt dat een aantal functionarissen op uitdrukkelijk
verzoek van de oud-Voorzitter uit hun functie is geplaatst en dat zij via hun leidinggevende
een andere functie hebben gekregen (zie de brief van 31 oktober 2023, Kamerstuk 36 221, nr. 13). De beschreven onveilige situaties bestonden dus nadrukkelijk uit meer dan het spreken
met stemverheffing door de oud-Voorzitter. Het Presidium en de waarnemend Griffier
zien het als hun taak te voorkomen dat dergelijke onveilige situaties zich opnieuw
kunnen voordoen.

Opvolging en maatregelen

De uitkomsten van het feitenonderzoek nopen tot maatregelen. De lessen die uit deze
kwestie kunnen worden getrokken, en de vervolgstappen die in dat verband kunnen worden
gezet, laten zich daarbij onderverdelen in vier categorieën: (1) hulp aan betrokken
(oud-)ambtenaren en andere betrokkenen, (2) governance: sociale veiligheid, (3) governance:
aansturing ambtelijke organisatie en (4) de rol van leiderschap. De aanbevelingen
worden hierna per categorie toegelicht.

1) Hulp aan betrokken (oud-)ambtenaren en andere betrokkenen

In de brief van 31 oktober 2023 hebben het Presidium en de waarnemend Griffier aangegeven
zich in eerste instantie te zullen richten op het – verder – verlenen van adequate
(na)zorg aan betrokken (oud-)ambtenaren en andere betrokkenen die daar behoefte aan
hebben. Deze hulp is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheid die de Tweede
Kamer als (voormalig) werkgever heeft en het Presidium en de waarnemend Griffier ook
nadrukkelijk voelen.

Alle huidige ambtenaren zijn op 31 oktober 2023 met een bericht van de Griffier in
de gelegenheid gesteld om een gesprek te voeren met een interne of externe vertrouwenspersoon
dan wel met hun leidinggevende wanneer zij daar behoefte aan hebben. Aan de gedelegeerd
opdrachtgevers is gevraagd er zorg voor te dragen dat (oud-)ambtenaren die betrokken
zijn geweest bij het feitenonderzoek op de hoogte worden gebracht van het aanbod om
in gesprek te gaan met een (externe) vertrouwenspersoon dan wel de afdeling HR van
de Tweede Kamer om te bezien welke hulp als voormalig werkgever nog aan betrokkenen
kan worden geboden. Benadrukt wordt dat de gesprekken met een vertrouwenspersoon vertrouwelijk
zijn en blijven.

2) Governance: sociale veiligheid

Het Presidium en de waarnemend Griffier betreuren dat er onvoldoende opvolging is
gegeven aan signalen die er waren. Voor de toekomst moet dit worden voorkomen. Uit
het feitenonderzoek blijkt (opnieuw2) dat voor het beschermen van een veilig werkklimaat het essentieel is dat mensen
die ongewenst gedrag ervaren daar tijdig melding van durven maken, in het vertrouwen
dat hun melding serieus wordt en kan worden genomen. Alleen als betrokkenen zich veilig
en vrij voelen om signalen over (vermeend) ongewenst gedrag te melden, kan gedrag
op tijd met betrokkenen worden besproken en zo nodig worden beëindigd.

Gedragscode en onderzoek

Het is daarom voor een veilig werkklimaat van belang dat iedereen zich houdt aan algemeen
aanvaarde maatschappelijke omgangsvormen en normen van belang voor goede arbeidsomstandigheden.
Voor de Tweede Kamer is in het bijzonder gewenst dat er overeenstemming bestaat over
heldere gedeelde normen voor omgangsvormen op de werkvloer die met betrokkenheid van
de organisatie zijn vastgesteld. Op basis daarvan kunnen mensen elkaar aanspreken
of indien het gesprek niet leidt tot het beëindigen van ongewenst gedrag hiervan melding
maken. Op dit moment is er voor de Kamerorganisatie geen gedragscode die is gericht
op de politiek-ambtelijke verhoudingen. Wij denken dat een gedragscode kan bijdragen
aan verdere duidelijkheid over (on)gewenst gedrag en daarmee aan de dialoog over omgangsvormen.
Een gezamenlijke gedragscode kan bovendien het kader vormen bij het beoordelen van
ongewenst gedrag in het geval van klachten of een onderzoek naar dat gedrag.

Als voorbeeld wordt gewezen op de gedragscode die in het Verenigd Koninkrijk van toepassing
is op (onder meer) de omgangsvormen tussen parlementsleden en ambtenaren. In aanvulling
daarop is een voor het parlement ontwikkelde governance ingericht voor de besluitvorming
over het starten van een onderzoek bij ongewenst gedrag waarmee de onafhankelijkheid
van deze besluitvorming is geborgd en (publieke) discussie daarover wordt vermeden.
Wij geven het nieuwe Presidium en de Griffier in overweging een systeem in te richten
waarbij elementen uit het Britse model ter inspiratie kunnen dienen.

Bijeenbrengen en bespreken van signalen

Het zorgen voor een veilig werkklimaat voor ambtenaren van de Kamer vraagt verder
dat ervaringen en signalen van (ervaren) onveiligheid in de politiek-ambtelijke werkverhoudingen
tijdig het Presidium en de Griffier bereiken en zo bespreekbaar kunnen worden gemaakt.
Op basis daarvan kunnen patronen worden herkend en acties worden ondernomen om een
veilig werkklimaat te verbeteren en herhaling van ongewenst gedrag te voorkomen. Door
het ontbreken van een overzicht van signalen en door mogelijke terughoudendheid om
zaken rechtstreeks bespreekbaar te maken, kan het voorkomen dat bij de Voorzitter,
de Griffier en het Presidium verschillende beelden bestaan over wat er onder ambtenaren
leeft waar het gaat om de politiek-ambtelijke samenwerking.

Een meer gestructureerde aanpak voor het bespreekbaar maken van signalen en ervaringen
met betrekking tot (mogelijk) ongewenst gedrag in de politiek-ambtelijke samenwerking
is wenselijk. Dit kan bijdragen aan een beter beeld van het werkklimaat in de politiek-ambtelijke
verhoudingen. Het is helder dat daarbij randvoorwaardelijk is dat vertrouwen en veiligheid
voor alle betrokkenen moet zijn geborgd.

Als het Presidium en Griffier goed in kaart hebben wat er speelt binnen de organisatie
kunnen zij de dialoog aan gaan met de organisatie en met de medewerkers over gewenste
samenwerking en omgangsvormen. Het stelt het Presidium en de Griffier in staat om
kwetsbaarheden in de politiek ambtelijke samenwerking beter te begrijpen en zo nodig
initiatieven en maatregelen te nemen om het veilige werkklimaat verder te versterken.
Ten behoeve daarvan is het ook wenselijk dat het Presidium en de Griffier gezamenlijk
een jaarlijks gesprek hebben met de ondernemingsraad over de sociale veiligheid van
ambtenaren die werkzaam zijn bij de Tweede Kamer.

3) Governance: aansturing ambtelijke organisatie

Het is voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en een goede samenwerking
tussen ambtelijke organisatie en politiek van belang dat helderheid bestaat over rollen
en verantwoordelijkheden ten aanzien van de aansturing van de ambtelijke organisatie.
De waarnemend Griffier heeft op verzoek van het Presidium deze rollen en verantwoordelijkheden
nogmaals helder beschreven.

Het uitgangspunt daarbij is dat de Griffier verantwoordelijk is voor de aansturing
van de ambtelijke organisatie (conform het Reglement van Orde). Het Presidium oefent
hierop toezicht uit. Het Presidium en de Voorzitter respecteren de formele aansturingslijnen
binnen de ambtelijke organisatie. De Voorzitter geeft, uitgaande van de in de Raming
vastgestelde kaders en door de Kamer genomen besluiten, aan welke grote taken prioriteit
in de uitvoering hebben. De Griffier en de ambtelijke leiding bepalen hoe de taken
met inachtneming van de beschikbare mensen en middelen worden uitgevoerd.

De Griffier informeert het Presidium proactief over belangrijke ontwikkelingen die
zich in de ambtelijke organisatie voordoen en periodiek over de voortgang en de uitvoering
van beleid waarvan bij de behandeling van de Raming door de Kamer is gekozen. De Voorzitter
informeert de Griffier over wensen en verlangens die binnen de Kamer leven ten aanzien
van de dienstverlening door de ambtelijke organisatie en verzoekt daarop te acteren.
Een goede dagelijkse samenwerking tussen Voorzitter en Griffier, op basis van ieders
eigen verantwoordelijkheid, voorkomt dat er binnen de ambtelijke organisatie en tussen
de ambtelijke organisatie en de politiek onduidelijkheid bestaat over rollen en rolverdeling.

4) De rol van leiderschap

Leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij het zorgen voor een veilige werkomgeving
en het zo nodig opvolgen van signalen in geval medewerkers geen veilige werkomgeving
ervaren. Daarom is het van belang dat leidinggevenden voldoende inzicht hebben welke
specifieke kenmerken van het werken in de Tweede Kamer kunnen leiden tot een gevoel
van onveiligheid bij medewerkers. Wanneer leidinggevenden van de ambtelijke organisatie
weten waar mogelijke risico’s bestaan, zullen zij die eerder herkennen en kunnen bespreken.
Dan kan hen ook specifieke ondersteuning worden aangeboden, bijvoorbeeld in de vorm
van reguliere intervisie over dit thema of het ontwikkelen van vaardigheden die nodig
zijn voor het voeren van gesprekken of voor het herkennen van signalen.

Het bevorderen van sociale veiligheid is ook opgenomen in het concept functieprofiel
van de Voorzitter van de Tweede Kamer. Wij geven de fracties in overweging om bij
het selecteren van leden voor het Presidium eveneens rekening te houden met het vermogen
van kandidaten om toe te zien op de aansturing van de ambtelijke organisatie door
de Griffier en in het bijzonder op het borgen van een veilig werkklimaat.

Transparantie

Het Presidium en de waarnemend Griffier hechten eraan om, met inachtneming van de
betrokken belangen, zo transparant mogelijk te zijn over het feitenonderzoek en de
uitkomsten. Op dit moment wordt bestudeerd welke stukken voor openbaarmaking in aanmerking
komen dan wel vertrouwelijk ter inzage kunnen worden gelegd.

Afronding

Het Presidium en de waarnemend Griffier hechten er aan dat melders van (als zodanig
ervaren) ongewenste gedragingen zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen. Het bij
voorbaat in twijfel trekken van hun ervaringen/meldingen doet ernstig afbreuk aan
het vertrouwen bij ambtenaren dat hun signalen serieus worden genomen. Afbreuk aan
dat vertrouwen heeft mogelijk negatieve effecten op de bereidheid om ongewenst gedrag
te melden en zo bespreekbaar te maken. Dit draagt bij aan een veilig werkklimaat voor
alle Kamerbewoners.

Uiteraard onderkennen het Presidium en de waarnemend Griffier dat dit feitenonderzoek,
het voortijdig bekend worden van de start ervan en de duur van het onderzoek voor
alle betrokkenen, inclusief de oud-Voorzitter, als een belastende periode is ervaren.

Het Presidium en de waarnemend Griffier hebben vanuit het werkgeverschap uiterste
inspanningen geleverd om de sociale veiligheid binnen het Kamergebouw te bevorderen.3 Dat is van belang voor het welzijn en de gezondheid van alle Kamerbewoners, maar
ook voor het functioneren van de democratie en het vertrouwen in de Tweede Kamer als
instituut. Met deze brief hebben het Presidium en de waarnemend Griffier gestalte
gegeven aan mogelijke vervolgacties om een veilig werkklimaat in de politiek-ambtelijke
samenwerking te bevorderen.

Namens het Presidium,

De voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Vera Bergkamp

De waarnemend Griffier van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Geert Jan Hamilton