Brief Presidium : Brief van het Presidium over de archiefregels naar aanleiding van de evaluatie van de kabinetsformatie

Nr. 215 BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de Leden

Den Haag, 4 juli 2023

Tijdens een extra vergadering van de commissie voor de Werkwijze op 21 juni 2023 stelde
het lid Leijten de vraag of bij het verstrekken van de opdracht aan het Centrum voor
Parlementaire Geschiedenis (CPG) om de Kabinetsformatie 2021 te evalueren de archiefregels
in acht zijn genomen voor de verwerking van tijdens het onderzoek verzamelde documenten,
waaronder de transcripties van de gesprekken die de onderzoekers hebben gevoerd.

Voor het uitvoeren van de evaluatie van de Kabinetsformatie is een Meervoudig onderhandse
aanbestedingsprocedure uitgevoerd. In de aanbestedingsleidraad werd aangegeven dat
de Tweede Kamer eigenaar wordt van het rapport en alle bijbehorende content. Met «alle
bijbehorende content» wordt in dit geval de bijlagen behorende aan het evaluatierapport
bedoeld. Vervolgens is met de geselecteerde partij, het CPG, een overeenkomst gesloten
waarin is bepaald dat de opdrachtgever auteursrechthebbende is voor wat betreft het
eindrapport.

Bij aanvang van het onderzoek werd de Dienst Verslag en Redactie (DVR) verzocht om
verslaglegging te doen van de gesprekken, als service voor het onderzoeksteam van
het CPG. Na overdracht van de verslagen aan de onderzoekers zijn, na een akkoord van
deze onderzoekers, de bestanden door de DVR gewist. Hierbij was van meet af aan duidelijk
dat de verantwoordelijkheid voor het archiveren bij het CPG berustte.

Dan de vraag waarom de afspraken zo zijn gemaakt dat het de evaluatiecommissie (CPG)
verantwoordelijk is voor de archivering van documenten die voor het doel van het onderzoek
worden verzameld. Deze afspraken zijn vastgelegd in de Regeling parlementair en extern
onderzoek. Artikel 17 van deze regeling stelt dat «de verantwoordelijkheid voor het archiveren bij een extern onderzoek berust bij de
uitvoerder, voor zover de Kamer geen aanspraak wenst te maken op de door derden in
de opdracht van de Kamer verzamelde documenten». De Tweede Kamer heeft voor de evaluatie van de Kabinetsformatie 2021/2022 (net als
bij de voorgaande evaluaties) geen aanspraak gemaakt op de verzamelde documenten.
De archiveringsverantwoordelijkheid van de overige verzamelde documenten ligt dan
ook bij de uitvoerder, in dit geval het Centrum voor Parlementaire Geschiedenis, en
maken geen onderdeel uit van het archief van de Tweede Kamer. De Kamer heeft in deze
casus dus de gebruikelijke werkwijze gehanteerd, zoals die ook bij de evaluatie van
eerdere Kabinetsformaties is toegepast. De archivaris van de Tweede Kamer heeft bevestigd
dat deze werkwijze in lijn is met de Archiefwet.

Het is voorts belangrijk om te benadrukken dat de verzamelde documenten aanwezig en
gearchiveerd zijn bij het CPG. Bij brief van 23 juni 2023 heeft de voorzitter van
de evaluatiecommissie dit nog eens bevestigd. In deze brief is ook toegelicht dat
en waarom aan de gevraagde inzage in de transcripties van de gesprekken niet tegemoet
kan worden gekomen (Kamerstuk 35 788, nr. 214).

De voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Vera Bergkamp