Brief regering : Reactie op ACOI-advies over meerjarenplannen digitale informatiehuishouding

32 802
Toepassing van de Wet open overheid

26 643
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 373
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 maart 2025

In het kader van de Wet open overheid hebben het Rijk, VNG, IPO en UvW meerjarenplannen
opgesteld ter verbetering van de informatiehuishouding.1,
2 Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) heeft op 13 mei 2024
een advies uitgebracht over deze meerjarenplannen.3 In deze brief reageren we als Rijk en koepels van medeoverheden gezamenlijk op het
advies op onze meerjarenplannen.

Algemeen

Het ACOI constateert in haar advies «Alles is niets» dat er een goede beweging in
gang is gezet. Uit de verschillende plannen blijkt dat er veel inzet is bij alle overheidslagen
om de informatiehuishouding en openbaarheid te verbeteren.

Het ACOI adviseert om verschillende vraagstukken meer in samenhang op te pakken:

1. Vul de huidige meerjarenplannen aan met – of samen tot – een nationale aanpak;

2. Zorg voor langjarige planning en financiering;

3. Realiseer landelijke regie via een Nationaal Coördinator Openbaarheid en Informatiehuishouding
(NCOI);

4. Maak inhoudelijke keuzes voor het beheer van informatie.

Daarnaast bevat het advies concrete aanbevelingen die relevant zijn voor specifieke
overheidsorganisaties.

We zijn het ACOI zeer erkentelijk voor zijn advies en we onderschrijven net als het
ACOI het belang van interbestuurlijke samenwerking. Dit advies is een belangrijke
stap in de doorontwikkeling van onze plannen.

Nationale aanpak voor openbaarheid en informatiehuishouding

Het ACOI adviseert om de huidige meerjarenplannen aan te vullen met of samen te voegen
tot een nationale aanpak. Een nationale aanpak moet er volgens het ACOI voor zorgen
dat overheidsorganisaties beter en vanuit een inhoudelijke visie samenwerken.

We nemen deze aanbeveling deels over. Overheidsorganisaties zijn zelf verantwoordelijk
voor hun informatievoorziening en dienstverlening. Bovendien bestaan er daardoor verschillen
tussen overheidsorganisaties. Binnen deze context vinden we het natuurlijk wel belangrijk
om zoveel mogelijk samen op te trekken. Daarom werken we gezamenlijk aan verschillende
initiatieven, waaronder de actualisatie van onze meerjarenplannen en een gezamenlijke
(innovatie)agenda.

Actualisatie meerjarenplannen

We zien het belang en de voordelen die het beter op elkaar laten afstemmen van de
meerjarenplannen hebben in het realiseren van onze doelen. Daarom grijpen wij dit
advies aan om bij de actualisatie van onze meerjarenplannen in 2025 zoveel mogelijk
tot een afgestemde aanpak te komen. Hierbij zullen de gezamenlijke innovatieagenda
en de visies op open overheid en informatiehuishouding (waar in 2025 aan wordt gewerkt)
belangrijke bouwstenen zijn.

Een gezamenlijke innovatieagenda: versnellen naar een digitale en open overheid

De komende tijd zullen we samenwerken aan een innovatieagenda voor uitdagingen op
het gebied van informatiehuishouding en openbaarheid. Hierbij zetten we in op innovatieve
oplossingen, waaronder het gebruik van AI. Deze oplossingen moeten helpen bij het
automatiseren van werkprocessen in informatiebeheer, bij de afhandeling van Woo-verzoeken
en het actief openbaar maken van informatie. Daarnaast moet het de samenleving helpen
om relevante openbaar gemaakte informatie beter en sneller te vinden. Andere thema’s
waar we in het kader van de innovatieagenda mee aan de slag gaan zijn:

• beheer dataverzamelingen en datakwaliteit

• waardering en selectie van informatie

• monitoring

Overheidsbreed werken organisaties zelf al aan innovatieve initiatieven op deze onderwerpen.
We willen deze initiatieven samenbrengen om tot oplossingen te komen en toe te werken
naar breed bruikbare producten en werkwijzen. Ook organisaties buiten de overheid,
zoals kennisinstellingen en het bedrijfsleven, willen we hierbij betrekken. Hiermee
stimuleren we dat niet iedere organisatie zelf het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.

We bouwen met de innovatieagenda voort op de genoemde prioriteiten uit de Kamerbrief
bij de meerjarenplannen4:

• Samen toewerken naar tijdige (wettelijke) afhandeling van Woo-verzoeken.

• Gezamenlijk optrekken in het vinden van oplossingen voor moderne media, zoals e-mail,
en chatberichten en sociale media archivering.

• Overheidsbreed inzetten op (gebruik van bestaande) gedeelde standaarden (voor bijvoorbeeld
metadata (MDTO), IT-architectuur en informatiemodellen).

Langjarige planning en structurele financiering

Het ACOI adviseert om – in het verlengde van de middelen die nu beschikbaar zijn –
vanaf 2027 langjarige financiering te organiseren voor de coördinerende en ondersteunende
activiteiten van BZK, OCW, VNG, IPO en UvW. Het ACOI acht dit van belang om te kunnen
werken aan lange termijn oplossingen, inclusief het gebruik van nieuwe technologische
ontwikkelingen, en om terugval te voorkomen.

Het toewerken naar een open overheid door openbaarheid van overheidsinformatie te
stimuleren en het op orde krijgen van de informatiehuishouding is een langdurig proces.
Tegelijkertijd zijn de financiële middelen beperkt, zoals beschreven in het regeerprogramma,
en is er sprake van een taakstelling. Dit heeft mogelijke consequenties voor financiering
op langere termijn. In het kader van de actualisatie van de meerjarenplannen zal bekeken
worden of, en in welke mate, er aanvullende financiering beschikbaar kan worden gesteld
voor de overheidsbrede inspanningen.

Regie op nationale aanpak

Het ACOI adviseert om een Nationaal Coördinator Openbaarheid en Informatiehuishouding
aan te stellen die regie voert over de inhoud en uitvoering van de nationale aanpak.
Zoals eerder gemeld aan uw Kamer zien we op dit moment geen meerwaarde in het opnieuw
creëren van een aparte rol.5 Wel onderschrijven we het belang van stevige coördinatie, regie en interbestuurlijke
samenwerking.

Kaders, standaarden en generieke voorzieningen

Als Minister van BZK wil ik – samen met de Staatssecretaris van Koninkrijksrelaties
en Digitalisering en de Minister van OCW – sterker gaan sturen met kaders, standaarden
en generieke voorzieningen voor zowel de informatiehuishouding als openbaarmaking.
Voor de informatiehuishouding gaat het hierbij om kaders voor digitale werkplekken
met archivering en het zo breed mogelijk inzetten van ondersteunende toegankelijke
tooling.

Daarnaast wil het kabinet overheidsorganisaties bevorderen om hun (digitale) informatie
vanaf het moment van creatie effectief te beheren met de modernisering van de Archiefwet.
Het Ministerie van OCW zal hiervoor, samen met de bestuurlijke en professionele belanghebbenden,
een meerjarig implementatieprogramma opzetten. Het kabinet gaat hiervoor structureel
investeren in het toezicht op de Archiefwet, en scholing en onderwijsaanbod voor archief-
en informatieprofessionals.6 De modernisering van de Archiefwet draagt bij aan de doelen van het kabinet op gebied
van goed bestuur, sterke democratische rechtsstaat, toekomstbestendig digitaliseren,
transparante overheid en voorspelbaarheid richting medeoverheden.

We nemen ook maatregelen om de uitvoering van de Woo overheidsbreed te verbeteren
en te harmoniseren, zoals aangekondigd in de kabinetsreactie op de Woo-invoeringstoets.7 Dit doen we bijvoorbeeld door het opstellen van een algemene maatregel van bestuur
waarin op hoofdlijnen nadere regels zullen worden gesteld over procesoptimalisatie
bij de afhandeling van Woo-verzoeken en het versterken van (inhoudelijk) contact met
verzoekers. Ook wordt de wetsevaluatie van de Woo naar voren gehaald. Daarnaast werken
we aan het invoeren van de verplichte actieve openbaarmaking van de 17 informatiecategorieën
uit de Woo. Sinds 1 november 2024 is de verplichting voor de eerste 5 categorieën
ingegaan.8 Deze openbaar gemaakte documenten van alle overheidsorganisaties zijn centraal vindbaar,
doorzoekbaar en toegankelijk via het Woo-zoekportaal.

Betekenisvol openbaar maken

Naast het verplichte openbaar gaan maken van de 17 informatiecategorieën uit de Woo,
wil ik ook meer regie voeren op de inspanningsverplichting voor actieve openbaarmaking
(vrijwillige openbaarmaking). Ik werk samen met (mede)overheden, maatschappelijke
partijen en andere experts aan voorstellen voor «betekenisvolle transparantie»: openbaarmaking
van overheidsinformatie waar de samenleving behoefte aan heeft. En ook het ACOI wordt
om advies gevraagd. Uiteindelijk moet dit leiden tot beleid voor de inspanningsverplichting,
waarmee het voor de samenleving duidelijker wordt wat zij van de overheid kan verwachten.
Ook bestuursorganen krijgen hiermee helderheid over wat er onder de inspanningsverplichting
verstaan wordt en hoe zij hiermee aan de slag kunnen.

Monitoring en toezicht

Het is belangrijk om te weten hoe het met de informatiehuishouding en openbaarheid
van organisaties en de uitvoering van de Woo gesteld is, zodat er gericht gestuurd
kan worden op vooruitgang en verbetering. Op dit moment zijn er verschillende monitors
in gebruik. Rijksorganisaties doen jaarlijks een meting naar de volwassenheid van
hun informatiehuishouding9 en rapporteren in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk over de afhandeling van
Woo-verzoeken. VNG, IPO en UvW voeren jaarlijks een monitor uit naar de stand van
de implementatie van de Woo en de informatiehuishouding.10 Daarnaast hebben bestuursorganen de verplichting (art. 3.5 Woo) om in hun begroting
en jaarverslag aandacht te besteden aan de wijze waarop zij uitvoering geven aan de
Woo. Als onderdeel van de actualisatie van de meerjarenplannen bekijken we of het
mogelijk is deze verschillende vormen van monitoring met elkaar in lijn te brengen.

Ook onafhankelijk toezicht is van belang voor het duurzaam toegankelijk krijgen en
houden van overheidsinformatie; de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is daarom
versterkt. In de nieuwe Archiefwet wordt de aanstelling van een toezichthoudende archivaris
verplicht voor gemeenten, provincies en waterschappen. De nieuwe Archiefwet verplicht
organisaties van de centrale overheid bovendien om incidenten bij het beheren van
informatie te melden bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

Inhoudelijke keuzes voor het beheer van informatie

Het ACOI stelt dat het een onmogelijke taak is om alle knelpunten rond de duurzame
toegankelijkheid van informatie tegelijkertijd aan te pakken. Het ACOI adviseert daarom
om inhoudelijke keuzes te maken voor het beheer van informatie en de belangen van
burgers hierin voorop te stellen. Hieronder volgt een reactie op de verschillende
adviezen die het ACOI over de inhoudelijke keuzes heeft opgenomen.

Geef prioriteit aan het gecontroleerd bewaren en vernietigen van informatie die het
belangrijkste is voor burgers

We vinden het belangrijk dat informatie die raakt aan het belang van burgers duurzaam
toegankelijk is. Binnen de kaders van de (huidige en de voorgestelde nieuwe) Archiefwet
maken we daarvoor gebruik van selectielijsten waarin is vastgelegd hoe lang we welke
informatie bewaren. Deze selectielijsten worden vastgesteld vanuit het organisatie-,
burger- en erfgoedperspectief. Selectielijsten zijn openbaar en tijdens het vaststellingsproces
is het mogelijk om een zienswijze in te dienen. Elke organisatie heeft een selectielijst
en kan daarbij dus focus leggen op de voor burgers en bedrijven belangrijke informatie.
Alhoewel prioritering een keuze is van de individuele overheidsorganisaties, moedigen
wij overheidsorganisaties aan om prioriteit te geven aan goed beheer van informatie
die belangrijk is voor burgers. Dat betekent bewaren wat van belang is en verantwoord
vernietigen wat weg moet.

Kies vaker voor geautomatiseerde opslag en ordening

Geautomatiseerde opslag en ordening is van groot belang om de grote hoeveelheden informatie
duurzaam toegankelijk te maken. ICT-systemen moeten daarom op zo’n manier worden ingericht
dat medewerkers optimaal worden ondersteund in het beheer van informatie.

We onderschrijven de richting die het ACOI aangeeft. Zo wordt al gewerkt aan voorzieningen
om bepaalde informatie (zoals chatberichten) van zogenoemde sleutelfunctionarissen
automatisch veilig te stellen. Ook wordt bij de Rijksoverheid gewerkt aan een goede
moderne digitale werkomgeving. Medewerkers moeten in deze werkomgeving optimaal ondersteund
worden om snel, adequaat en opgavegericht samen te werken. Er wordt daarbij zoveel
mogelijk uitgegaan van één bron, kopieën worden geminimaliseerd. Ook moet op dezelfde
manier over de grenzen van de eigen organisaties heen gewerkt kunnen worden. Metadata,
archivering en mate van openbaarheid wordt bij de creatie van informatie geregeld.
Zo kunnen professionals hun verantwoordelijkheden ten aanzien van openbaarheid en
informatiehuishouding daadwerkelijk uitoefenen. Duurzame toegankelijkheid en archivering
by design principes zijn hier leidend in. Over de ontwikkeling van deze nieuwe werkomgeving
zijn we ook voortdurend in overleg met de medeoverheden, zodat we van elkaar blijven
leren.

Maak een speerpunt van vernietiging van digitale informatie waarvan de bewaartermijn
is verstreken

We delen de notie van het ACOI dat er prioriteit moet worden gegeven aan het gecontroleerd
bewaren en vernietigen van informatie. Het Nationaal Archief werkt op dit moment,
in samenwerking met BZK en OCW, aan een project voor het verbeteren van de uitvoering
van selectielijsten. Het hoofddoel van dit digitale selectieproject is het vergroten
van de hoeveelheid (digitale) informatie die op tijd volgens de selectielijsten wordt
vernietigd of overgebracht. Ook hiervoor geldt dat we de opgedane kennis delen met
de medeoverheden, zodat we van elkaar blijven leren.

Neem verantwoord afscheid van oudere informatie die niet (meer) beheerd wordt

Het ACOI adviseert om de inspanningen vooral te richten op recente informatie en verantwoord
afscheid te nemen van oudere informatie. We zijn het zeer eens met de aanbeveling
om geen grote operaties op touw te zetten om achterstanden weg te werken, maar te
kiezen voor het toepassen van bestaande selectielijsten.

Het eerdergenoemde digitale selectieproject moet daarbij helpen. Daarbij kiezen we
ervoor om de mate van beheer geen doorslaggevende rol bij vernietiging te laten spelen,
maar de afweging binnen de selectielijst te volgen.

Tot slot

We realiseren ons dat we voor een grote opgave staan en dat ook in de komende jaren
inspanningen nodig blijven op openbaarheid en informatiehuishouding. Goede samenwerking
tussen overheidsorganisaties en regie op die samenwerking is daarbij in het belang
van zowel de burger als de ambtenaar. Overheidsinformatie moet nu en in de toekomst
goed beheerd worden, zodat het gebruikt kan worden voor betrouwbare dienstverlening
en betekenisvolle openbaarmaking van informatie. Hiervoor is goed leiderschap noodzakelijk,
in alle lagen van de overheid. De afgelopen jaren is al ingezet op interbestuurlijke
samenwerking, en we vinden het belangrijk om deze samenwerking nog verder te versterken
vanuit de één overheidsgedachte. De innovatieagenda en de actualisatie van de meerjarenplannen
zijn belangrijke stappen in de volgende fase van onze samenwerking en brengen onze
initiatieven op het gebied van openbaarheid en informatiehuishouding samen.

Mede namens de Staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Digitalisering en de Minister
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
J.J.M. Uitermark