Brief regering : Reactie op het adviesrapport van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) over het programma EPD Vernieuwing van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

26 643
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 1022
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 6 maart 2025

Hierbij stuur ik uw Kamer het adviesrapport van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT)
over het programma EPD Vernieuwing van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Dit
advies heb ik op 11 december 2024 van het AcICT ontvangen. Bijgaand ontvangt u tevens
mijn bestuurlijke reactie op dit advies.

Programma EPD Vernieuwing

DJI wil het elektronisch patiëntendossier (EPD) in haar inrichtingen vernieuwen. Het
huidige EPD bestaat uit meerdere softwarepakketten en ondersteunt bij de zorgprocessen
in DJI-inrichtingen. Omdat sommige contracten van de softwarepakketten in de zomer
van 2025 aflopen, is het Programma EPD Vernieuwing gestart. Hiermee worden nieuwe
softwarepakketten aangeschaft en ingevoerd die passen bij de zorgtaak van DJI. DJI
verwacht dat hierdoor zowel de samenwerking tussen zorgverleners als de informatievoorziening
aan individuele zorgverleners verbetert.

DJI werkt aan vier aanbestedingen. Voor één daarvan is het niet gelukt om een passende
leverancier te vinden. DJI kijkt naar de vervolgstappen in de aanbesteding, met gebruikmaking
van adviezen uit het AcICT-rapport.

Conclusies AcICT

Het AcICT begrijpt dat DJI opnieuw aanbesteedt en nog meer gebruik wil maken van standaard
softwarepakketten. Echter, het ziet ook een aantal risico’s en vreest dat de gekozen
aanpak niet leidt tot een geschikt EPD-landschap.

Het AcICT geeft daarvoor drie redenen:

A. Er is een mismatch tussen marktaanbod en gevraagde oplossingen.

B. DJI onderschat de technische complexiteit van het nieuwe landschap.

C. De regie van DJI op diensten en systemen is onvoldoende uitgewerkt.

Opvolging van de adviezen AcICT

Het AcICT geeft waardevolle adviezen om het project te laten slagen. In het vervolg
van deze brief beschrijf ik per advies hoe DJI dit opvolgt.

Advies 1: Focus op een of meer volledig standaardoplossing(en)

Verken in hoeverre de markt het integratieprobleem voor DJI kan oplossen met volledige
(of gekoppelde) standaard softwarepakketten. En daarnaast: stel de aanbestedingen
open voor samenwerkende partijen. Vraag geen maatwerk van de leveranciers van de standaard
softwarepakketten.

DJI volgt bovenstaand advies op door met de markt de mogelijkheden voor informatie-uitwisseling
tussen softwarepakketten en samenwerking met leveranciers, onder regie van DJI, te
onderzoeken. Het moeten aanpassen van software aan DJI-specifieke eisen wordt zoveel
mogelijk vermeden door werkprocessen aan te passen. Als bepaalde eisen specifiek voor
DJI noodzakelijk zijn, zullen deze buiten de standaard softwarepakketten worden gerealiseerd.
Het DJI-patiëntnummer is daar een voorbeeld van. DJI onderzoekt of het integratieplatform
hiervoor een oplossing kan bieden.

Advies 2. Neem de tijd voor het terugdringen van de technische complexiteit

Neem meer tijd om de technische complexiteit in beeld te brengen, daar waar mogelijk
te verkleinen en zo veel mogelijk onder controle te krijgen. Werk de beveiligingsvereisten
verder uit en bekijk of deze passend zijn bij de situatie en locatie.

DJI geeft opvolging aan dit advies door de complexiteit verder te beschrijven en te
onderzoeken hoe de softwarepakketten van DJI op een minder complexe wijze aan elkaar
gekoppeld kunnen worden. Een volledig beeld van de complexiteit helpt bij het maken
van een haalbare en beheersbare planning.

De beveiligingsvereisten worden zorgvuldig gecontroleerd met leveranciers en met de
architecten en specialisten op het gebied van informatiebeveiliging verder uitgewerkt.
Ook de door AcICT gegeven aanbevelingen neemt DJI hierin mee.

Zo wordt ervoor gezorgd dat het beveiligingsniveau van de softwarepakketten niet te
licht of te zwaar wordt. Een te zware beveiliging maakt het gebruik van de softwarepakketten
onnodig moeilijk.

Advies 3. Blijf investeren in het versterken van de regie van DJI

Verbeter de eigen regieorganisatie en versterk de relatie met zorgverleners. Daarnaast:
neem in de contracten specifieke waarborgen voor kwaliteit, continuïteit en wendbaarheid
op.

DJI verbetert de regieorganisatie met (onder andere) strategisch leveranciersmanagement
en onderzoekt hoe de opdrachtgevende rol naar de leveranciers kan worden versterkt.

Voor het verbeteren van de contracten zet DJI extra juridische- en aanbestedingsexpertise
in. Zo wordt bewaakt dat veranderingen bij de leveranciers van de softwarepakketten
geen nadelige invloed hebben op de kwaliteit van de zorg.

Verder organiseert DJI periodiek overleg met de zorgverleners waar verbeteringen en
samenwerking worden besproken met als doel de relatie te versterken.

Tot slot

Tot slot wil ik mijn waardering uitspreken richting het toetsteam van het AcICT voor
hun inzet en constructieve samenwerking. Het resultaat hiervan is een waardevol adviesrapport
voor zowel DJI als het Programma EPD Vernieuwing.

De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid,
I. Coenradie