Brief regering : Kabinetsreactie op het rapport 'Grip op informatie'

Nr. 72
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 januari 2025

Een adequate informatievoorziening is noodzakelijk voor een optimaal samenspel tussen
kabinet en parlement. Het is van belang om als kabinet en Kamers samen op te trekken
in het maken van afspraken die bijdragen aan een betere en effectiever samenspel de
praktijk. Dit draagt bij aan het gemeenschappelijke doel van een sterke democratische
rechtsstaat, met aan de basis een kwalitatief goede democratische besluitvorming.
Informatievoorziening verdient daarom aandacht en het kabinet is de werkgroep Informatieafspraken
dan ook zeer erkentelijk voor de verrichte inspanning. Het kabinet heeft met belangstelling
kennisgenomen van het rapport Grip op informatie, dat een goed uitgangspunt vormt
voor het verder bespreken van kwesties rondom informatievoorziening. De hoeveelheid
informatie die door het kabinet aan de Kamers wordt gestuurd is hierbij een belangrijk
aandachtspunt, evenals de hoeveelheid informatie die door de Kamers aan het kabinet
wordt gevraagd. Het kabinet zoekt naar een werkwijze die voldoet aan de behoefte van
de Kamers en voor de departementen hanteerbaar is. Ook in het licht van de taakstelling
op apparaatsuitgaven moet zorgvuldig worden omgegaan met ambtelijke capaciteit.

De gesprekken van leden van het vorige kabinet en Rijksambtenaren met de werkgroep,
waar in een open sfeer gedachten en beelden zijn gewisseld, zijn als plezierig en
waardevol ervaren. In deze gesprekken is wederzijds begrip getoond voor elkaars vak
en zijn de verschillende belevingswerelden nader tot elkaar gebracht. Het kabinet
zou deze gesprekken graag voortzetten. Dit kan, zoals ook de werkgroep voorstelt,
tussen de bewindspersonen en de vaste Kamercommissies gebeuren. Bij diverse departementen
zijn reeds goede ervaringen met dit soort gesprekken. Daarnaast wenst het kabinet
dit gesprek blijvend ook in breder verband met de Kamer te voeren, met zowel kabinetsleden
als Rijksambtenaren. Door het voortzetten van deze gesprekken en daarmee de uitwisseling
van beelden en werkwijzen, kan gewerkt worden aan gezamenlijke werkafspraken om de
informatie-uitwisseling verder te verbeteren. Hieronder wordt ingegaan op specifieke
punten uit het rapport, met name de aandachtspunten en aanbevelingen die zich tot
het kabinet richten.

Het tijdig verstrekken van informatie

Het tijdig aanleveren van stukken voor een debat is van belang om het debat goed te
kunnen voeren. Waar gewenst kunnen hier tussen vaste Kamercommissies en bewindspersonen
specifieke afspraken over worden vastgesteld. Het zal blijven voorkomen dat het niet
lukt om binnen de afgesproken termijn informatie te versturen, bijvoorbeeld wanneer
op korte termijn extra informatie wordt verzocht. Informatieverzoeken met dergelijke
korte deadlines vragen veel van een departement. Hoewel er altijd gewerkt wordt aan
zowel tijdige als volledige beantwoording, kan hier niet altijd binnen de gevraagde
termijn aan voldaan worden.

Artikel 68 Grondwet en beroep op het belang van de staat

De werkgroep doet enkele aanbevelingen aan de Kamer ten aanzien van het beroep op
het belang van de staat en de motiveringsgronden voor het weigeren van het ter beschikking
stellen van informatie door het kabinet. Sindsdien heeft de Kamer ingestemd met het
voorstel tot het oprichten van een tijdelijke commissie grondrechten en constitutionele
toetsing, die adviserend kan optreden bij constitutionele vraagstukken zoals de toepassing
van een beroep op het belang van de staat.1 Het kabinet heeft kennisgenomen van het voornemen om de tijdelijke commissie overzicht
en expertise te laten opbouwen over dit thema en haar een adviserende rol te laten
spelen ten aanzien van de deugdelijkheid van de (openbare) motivering van de regering
voor beroepen op het belang van de staat. De Kamer stelt ook in haar verslag vast
dat de tijdelijke commissie zich niet uitspreekt over of inlichtingen door het kabinet
terecht aangeboden of geweigerd zijn.

De concretisering van artikel 68 van de Grondwet vindt plaats in de staatsrechtelijke
praktijk tussen kabinet en parlement. Het kabinet hecht daarom veel waarde aan het
overleg met de Kamer over de invulling van het informatierecht. Het kabinet heeft
eerder aangeboden nader in gesprek te gaan met de leden van de werkgroep Informatieafspraken
over het onderwerp beroep op het belang van de staat. Helaas heeft dit gesprek nog
niet kunnen plaatsvinden. Het kabinet zou dit gesprek graag alsnog voeren met de leden
van de werkgroep en de leden van de nieuwe tijdelijke commissie grondrechten en constitutionele
toetsing, om van gedachten te wisselen over de wijze waarop binnen de constitutionele
kaders invulling gegeven kan worden aan het versterken van het informatierecht.

Beantwoording van Kamervragen

Kamerleden hebben diverse instrumenten tot hun beschikking om informatie van het kabinet
te verzoeken, bijvoorbeeld via de vaste Kamercommissies, het vragen van een brief
van het kabinet tijdens de regeling van werkzaamheden of het stellen van mondelinge
of schriftelijke vragen. Het rapport vraagt specifiek aandacht voor de tijdige beantwoording
van schriftelijke vragen. Het kabinet erkent dat de tijdige beantwoording van Kamervragen
beter kan. De informatierelatie tussen kabinet en Kamer is afhankelijk van interactie.
De hoeveelheid informatie die door het kabinet aan de Kamer wordt gestuurd is hierbij
een belangrijk aandachtspunt, evenals de hoeveelheid informatie die door de Kamer
met het behulp van verschillende instrumenten aan het kabinet wordt gevraagd. Het
aantal informatieverzoeken, de hoeveelheid informatie en de afstemming die voor de
beantwoording van deze vragen is vereist, spelen hier uiteraard een belangrijke rol
in. De hoeveelheid vragen in één set Kamervragen is vaak groot, wat een hoge druk
op het ambtenarenapparaat met zich meebrengt. Daarnaast wordt geregeld verzocht om
een beantwoording sneller dan de gebruikelijke termijn van drie weken. Het kabinet
vraagt de Kamer hier aandacht voor te hebben.

Het kabinet gaat graag met de Kamer in gesprek over de hoeveelheid en omvang van informatieverzoeken,
om het samenspel te verbeteren. Het kabinet verwacht dat door het gezamenlijk werken
aan een betere informatievoorziening de omvangrijke informatiestroom getemperd kan
worden. Mogelijk kan meer (informeel) contact tussen departementen en de Kamer hier
een bijdrage aan leveren. Zo kunnen bijvoorbeeld feitelijke vragen snel worden beantwoord
via de parlementair contactpersonen. Ook is het mogelijk dat de parlementair contactpersonen
contact opnemen met de indiener(s) van het informatieverzoek, om de focus en het doel
achter het verzoek scherp te krijgen. Dit kan ertoe leiden dat de beantwoording sneller
volgt en beter aansluit bij het verzoek. Door verschillende departementen wordt hier
(in toenemende mate) positieve ervaring mee opgedaan.

Het kabinet is reeds aan de slag met het versnellen van de beantwoording van schriftelijke
Kamervragen en heeft daarbij oog voor de reguliere termijn van drie weken voor de
beantwoording. Hierbij houdt het kabinet ook oog voor de eenheid van kabinetsbeleid
en de daarvoor benodigde interdepartementale afstemming, die tijd kost. Deze afstemming
is toenemend nodig, omdat steeds meer informatieverzoeken vanuit de Kamer het beleid
van meerdere departementen raken. Daarom wordt Rijksbreed bezien hoe nog efficiënter
samen te werken om de onderlinge afstemming te versnellen, bijvoorbeeld door de informatiehuishouding
te verbeteren.

In de praktijk komt het geregeld voor dat de beantwoording van Kamervragen grotendeels
gereed is, maar dat nog niet alle gevraagde informatie beschikbaar is. Er kan vaker
gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om de beantwoording (gedeeltelijk) binnen
de reguliere termijnen te verzenden, maar een toezegging te doen om de overige gevraagde
informatie, zodra deze beschikbaar is, separaat schriftelijk aan de Kamer te zenden.
Op deze wijze krijgt het parlement alvast de beschikking over de op dat moment beschikbare
informatie, zonder afbreuk te doen aan de zorgvuldigheid van de beantwoording.

Het kabinet heeft begrip voor de wens van de Kamer om meer inzicht te krijgen in de
redenen voor een langere beantwoordingstermijn. De departementen bekijken ieder de
werkwijze van versturen van uitstelberichten. Sommige departementen sturen bijvoorbeeld
uitgebreidere uitstelberichten, waar andere departementen kiezen voor contact door
parlementair contactpersoon met de indiener. Er wordt door het kabinet niet lichtvaardig
omgegaan met zowel tijdige beantwoording als zorgvuldige uitstelberichten. Dit blijft
het uitgangspunt bij bovengenoemde initiatieven.

Het kabinet houdt de zorgvuldigheid en volledigheid van beantwoording in ogenschouw
bij de verkenning naar oplossingen in het proces. Het kabinet verkent graag gezamenlijk
met de Kamer hoe met de verschillende beschikbare instrumenten om informatie te verzoeken
een tijdige, zorgvuldige en volledige beantwoording kan worden gewaarborgd. Het kabinet
hecht nadrukkelijk aan de ideeën en wensen vanuit de Kamer hierover.

Meer direct contact

Een goed samenspel tussen kabinet en parlement maakt verschillende vormen van informatie-uitwisseling
mogelijk. Niet alleen schriftelijk, maar juist ook mondeling. Een goed gesprek kan
soms meer inzicht geven dan een brief. Het is van toegevoegde waarde wanneer ambtenaren
zelf technische uitleg kunnen geven over onderwerpen waar zij inhoudelijk specialist
op zijn. Het biedt tevens de mogelijkheid tot het stellen van verduidelijkende vragen.
Democratie is uiteindelijk mensenwerk. Goede informatie-uitwisseling kan pas plaatsvinden
als kabinet, ambtenaren en Kamerleden elkaar weten te vinden. Het is van belang dat
niet alleen de schriftelijke informatiestroom op orde is, maar ook met elkaar gesproken
wordt.

Net als de werkgroep pleit ook het kabinet voor meer direct contact tussen de Kamers
en ambtenaren, zoals aangegeven in de kabinetsreactie op de brief van de Kamervoorzitter
inzake informatie- en werkafspraken van 4 mei 2022.2 Dit kan op initiatief van Kamerleden of hun medewerkers, en ook op initiatief van
ambtenaren. Aanwijzing 6 van de Aanwijzingen inzake externe contacten van rijksambtenaren,
waarin is opgenomen dat ambtenaren slechts op aanwijzing van de betrokken Minister
contact opnemen met een Kamerlid, sluit dit niet uit. De reden achter aanwijzing 6
is de ministeriële verantwoordelijkheid. De ministeriële verantwoordelijkheid is voor
het parlement essentieel om de controlerende functie uit te oefenen: de Minister is
het scharnier tussen de gekozen volksvertegenwoordiging en de onder hem ressorterende
ambtenaren. Contact op eigen initiatief van ambtenaren en zonder toestemming van de
betrokken Minister brengt het risico met zich dat er directe verantwoordingslijnen
ontstaan met ambtenaren. Dat verhoudt zich niet tot de ministeriële verantwoordelijkheid.
Daarom vindt het kabinet het niet wenselijk dat (alle) ambtenaren op eigen initiatief
contact kunnen opnemen met Kamerleden. Om deze reden is deze rol belegd bij de parlementair
contactpersonen en de politiek adviseurs.

Sinds de herziening van de Aanwijzingen externe contacten rijksambtenaren in december
2020 zijn goede ervaringen opgedaan met contacten tussen ambtenaren en Kamerleden,
waaronder contacten waarbij het initiatief bij ambtenaren lag. Uitgangspunt is dat
deze contacten technisch van aard zijn. De parlementair contactpersoon is hierbij
altijd het aanspreekpunt tussen de Kamers en het ministerie. Het kabinet is het eens
met het in het rapport genoemde belang van goed contact tussen de ambtelijke staf
van Kamercommissies en ambtenaren, via de parlementair contactpersonen. Naast het
feit dat de parlementair contactpersoon het aanspreekpunt voor beide kanten is, heeft
deze ook aandacht voor het gelijkelijk informeren van alle Kamerleden binnen een commissie.
Met de invoering van de parlementair contactpersoon bij ieder departement is een praktijk
ontstaan waarbij de parlementair contactpersoon met inachtneming van de ministeriële
verantwoordelijkheid ook op verzoek van ambtenaren contact kan opnemen met Kamerleden,
zoals ingeval van verduidelijkende vragen bij de beantwoording van Kamervragen. Binnen
de kaders van de ministeriële verantwoordelijkheid ziet het kabinet daarom ruimte
voor (technische) contacten tussen ambtenaren en Kamerleden en zet het zich er voor
in dat de bestaande mogelijkheden in de toekomst nog meer benut worden. Om te benadrukken
dat de Aanwijzingen reeds voorzien in de mogelijkheid dat ook ambtenaren via de parlementair
contactpersoon contact kunnen opnemen met Kamerleden, past het kabinet bij een volgende
herziening van de Aanwijzingen de toelichting aan met deze verduidelijking.

Binnen alle departementen is de rol van parlementair contactpersoon belegd. Feit is
dat de invulling van deze rol niet uniform is. Dit heeft te maken met verschillende
organisatiestructuren van departementen. Het doel is echter hetzelfde, namelijk voorzien
in de informatiebehoefte van de Kamer én het departement. De invulling van de rol
zal duidelijk worden gecommuniceerd tussen departement en de vaste Kamercommissie(s).
De rol kan vervolgens verder (per departement) worden ontwikkeld, waarbij ervaringen
over en weer worden meegenomen.

Het kabinet sluit zich aan bij het aandachtspunt meer bekendheid te geven aan de rol
van parlementair contactpersonen en deze nog beter aan te laten sluiten bij de behoeften
van het parlement. Ook de kabinetsleden zetten zich hier voor in, door aan de vaste
Kamercommissies verschillende mogelijkheden aan te bieden waarop over onderwerpen
van het betreffende departement informatie uitgewisseld kan worden. Het kabinet nodigt
uw Kamer uit om deze mogelijkheden, zoals de technische briefings, werkbezoeken aan
ambtelijke diensten als ook het stellen van inhoudelijke en procesmatige vragen aan
de parlementair contactpersonen, te blijven verkennen en benutten. Om het zicht op
de uitvoering verder te verbeteren is het belangrijk om het contact tussen de Tweede
Kamer en ambtenaren van uitvoeringsorganisaties laagdrempeliger te maken, zo concludeert
ook de Parlementaire Enquête Fraudebeleid en Dienstverlening. Het programma Werk aan
Uitvoering werkt aan het versterken van de relatie tussen politiek, beleid en uitvoering,
onder meer door te stimuleren dat uitvoeringsorganisaties en parlement met elkaar
in gesprek gaan over de uitvoerbaarheid van beleidskeuzes.

Vragenuur

De Kamer doet in het rapport de suggestie om het vragenuur te evalueren. Het kabinet
stelt voor bij deze evaluatie ook het perspectief van de ambtenaren mee te nemen,
door bijvoorbeeld gesprekken te voeren met parlementair contactpersonen en beleidsambtenaren
om hun ervaringen met (de voorbereiding van) het vragenuur mee te nemen in deze evaluatie.
Het is voor de departementen behulpzaam dat sinds enige tijd de Kamer eerder op de
dinsdagochtend besluit over de aangemelde onderwerpen voor het mondelinge vragenuur.
Indien de Kamer verdere afspraken zou willen verkennen, dan staat het kabinet daar
positief tegenover. Op dit moment is het zo dat wekelijks circa veertig dossiers worden
voorbereid, waarvan er slechts twee of drie aan de orde komen. Indien bijvoorbeeld
op maandagmiddag de selectie van twee of drie vragen al bekend zou zijn (met de mogelijkheid
één of meerdere van die vragen op dinsdagochtend door een nieuw ingediende vraag te
vervangen) zou dat veel werk schelen.

Naar een betere en effectievere informatievoorziening

Het kabinet neemt de aanbeveling ter harte om nieuwe stappen ten aanzien van de informatievoorziening
aan de Kamer in samenspraak met de Kamer te zetten. Zo kan worden bezien in hoeverre
een voorgenomen stap voorziet in een behoefte aan de zijde van de Kamer. Van geval
tot geval zal bepaald moeten worden of en in welke vorm overleg mogelijk is. Het werken
met een hoofdlijnenbrief, zoals de werkgroep voorstelt, is daarbij een goed denkbare
mogelijkheid. Daarnaast is het kabinet altijd bereid het gesprek te voeren over genomen
maatregelen.

De werkgroep noemt het actief verstrekken van beslisnota’s als voorbeeld van een stap
die onvoldoende in samenspraak met de Kamer is gezet, waardoor het de vraag is of
deze stap voldoende aansluit bij de wensen van de Kamer. De vaste Kamercommissie voor
Binnenlandse Zaken heeft besloten de brief van de Minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties van 13 juni 2022 over de Beleidslijn actieve openbaarmaking
nota’s 2022 te agenderen voor een commissiedebat over informatie- en werkafspraken
op 22 januari 2025.3 Tevens is op dit moment een evaluatie naar de actieve openbaarmaking van beslisnota’s
gaande, waarbij ook Kamerleden worden bevraagd naar hun ervaringen.4 De Kamer is nadrukkelijk uitgenodigd zich bij deze gelegenheden uit te spreken over
de vraag of het actief verstrekken van beslisnota’s voorziet in een behoefte. De evaluatie
wordt naar verwachting in het voorjaar van 2025 afgerond en aan de Kamer aangeboden.

Tot slot

Het kabinet acht een optimaal samenspel tussen kabinet en parlement van groot belang
voor de opgaven waar we gezamenlijk voor staan. Een constructieve samenwerking, waarin
ieder zijn grondwettelijke rol speelt, komt goed bestuur en de democratische besluitvorming
ten goede. Het kabinet staat positief tegenover meer direct contact tussen ambtenaren
en parlement, maar hecht ook aan het beschermen van de positie van de ambtelijke dienst.
Voorkomen dat ambtenaren onderdeel worden van het publieke debat is een gezamenlijke
verantwoordelijkheid van regering en parlement.

Laat dit rapport, en de gesprekken die hier onder andere aan ten grondslag liggen,
het startpunt zijn voor het verder wegnemen van knelpunten rond informatievoorziening
bij zowel kabinet als Kamer, het maken van verbeterde afspraken daarover en het versoepelen
van de onderlinge samenwerking. Sinds enige tijd worden periodiek gesprekken gevoerd
tussen de Minister-President, de Minister van Binnenlandse Zaken en de voorzitter
van de Tweede Kamer. Het kabinet zou deze gesprekken graag voortzetten.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
J.J.M. Uitermark