Brief regering : Voortgang verbeteraanpak tekortkoming inkoop bij Financiën

Nr. 35
BRIEF VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 december 2024

Tijdens een schriftelijk overleg met de vaste commissie voor Financiën (Kamerstukken
II 2023–2024, 36 560 IX, nr. 10), inzake het jaarverslag IX Ministerie van Financiën en Nationale Schuld 2023 en
het rapport Resultaten verantwoordingsonderzoek 2023 bij het jaarverslag IX Ministerie
van Financiën en Nationale Schuld 2023) heeft de Minister van Financiën toegezegd
de Kamer voor het einde van het jaar te informeren over de stappen die genomen worden
om het inkoopbeheer bij Financiën te verbeteren.

Inleiding

• Het betreft hier drie tekortkomingen uit het Verantwoordingsrapport 2023 van de AR
en het Auditrapport 2023 van de ADR:

− Inkoopbeheer Toeslagen

− Inkoopbeheer Douane

− Inkoopbeheer Kerndepartement Financiën

• De tekortkoming Inkoopbeheer Belastingdienst is in 2023 opgelost. Nu participeren
collega’s van de Belastingdienst in de verbeteraanpak Inkoopbeheer van andere onderdelen
met opgedane kennis en best practices.

• Financiën streeft naar een kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering en tekortkomingen
dienen effectief te worden opgepakt en opgelost. Over de voortgang vindt door het
jaar heen overleg plaats met de AR en ADR.

Status verbeteraanpak tekortkomingen inkoopbeheer algemeen

• Voor twee tekortkomingen (Inkoopbeheer Douane resp. Toeslagen) is de ambitie (oplossen
in 2024) bijgesteld naar 2025. Oorzaken van deze vertraging zijn:

− De benodigde aanpassingen in het proces zijn ingrijpender dan voorzien, onder meer
omdat gebleken is dat de processen op meer onderdelen dienden te worden verbeterd
dan voorzien o.b.v. de aanvankelijke tekortkoming.

− Na implementatie van procesverbeteringen dient de werking in de praktijk (over een
langere periode) bewezen te worden. Dit i.c.m. dat een procesverbetering vaak ook
een cultuur/gedragsverandering vergt, kost soms meer (doorloop)tijd dan waar vooraf rekening mee werd gehouden.

Inkoopbeheer Toeslagen

• De AR en ADR kwalificeren het inkoopbeheer van Toeslagen als niet toereikend, dit
komt door knelpunten in het interne beheer zoals onvolledige vastlegging van de minicompetities.
De inkoop van Toeslagen heeft vooral betrekking op de inhuur van extern personeel.

• Nieuwe beheersmaatregelen zijn en worden getroffen om dit op te lossen. Het kost echter
ook tijd voor de effecten daarvan structureel aangetoond kunnen worden. Op basis van
de resultaten van vorige jaren is de huidige verwachting dan ook dat de tolerantiegrens
voor de rechtmatigheid van de verplichtingen en uitgaven van artikel 13 (Toeslagen)
in 2024 overschreden zal worden.

Inkoopbeheer Douane

• De AR en ADR kwalificeren ook het inkoopbeheer van Douane als niet toereikend. Procedures
rondom minicompetities worden niet goed nageleefd, of uit de documentatie is niet
op te maken of, in het kader van de uitvoering van de minicompetitie, het selectie-
en gunningsproces juist is verlopen.

• Er zijn en worden voor inkoopbeheer verbeteringen doorgevoerd. Deze hebben ook andere
fouten en onzekerheden in het inkoopbeheer aan het licht gebracht, waardoor de tolerantiegrens
op artikel 9 (Douane) naar verwachting wordt overschreden. Omdat de verbeteringen
verder geëffectueerd moeten worden, wordt de tekortkoming op inkoopbeheer dit jaar
waarschijnlijk niet opgelost.

Inkoopbeheer beleidsdepartement

• De AR en ADR hebben inkoopproblemen geconstateerd bij het contractbeheer en de onderbouwing
van prestatieverklaringen. Ook worden fouten gezien in de betrouwbare weergave van
de uitgaven en verplichtingen en dient het functioneren van het inkoopstelsel van
het ministerie beter ingeregeld te worden.

• Verschillende maatregelen en verbeteracties zijn doorgevoerd. Veel aandacht gaat uit
naar het goed onderbouwen van de prestatieverklaringen. De werking van de verbeteracties
worden op zijn vroegst in Q1 2025 zichtbaar door de nieuwe werkwijze i.c.m. een gedragsverandering
(bijscholen van prestatieverklaarders) binnen het departement. De ambitie om deze
tekortkoming op te lossen in 2025 wordt naar verwachting gehaald.

Ondanks de soms weerbarstige uitdagingen bij het oplossen van de tekortkomingen inkoop
blijven we de bedrijfsvoering van Financiën op dit punt verder verbeteren. Dit vraagt
tijd en aandacht, die mijn ministerie aan dit onderwerp geeft.

De Minister van Financiën,
E. Heinen