Brief regering : Update financieel beheer VWS

Nr. 162 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 juni 2024

Ik heb toegezegd dat ik uw Kamer voor het wetgevingsoverleg over het Jaarverslag een
update zou sturen over het financieel beheer binnen het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport. In deze update ga ik met name in op de wijze waarop ik de ingezette
verbeteringen wil borgen en welke acties nu en de komende periode worden uitgevoerd.
Met deze brief heb ik uitvoering gegeven aan de motie van het lid Tielen (Kamerstukken II,
2022/23, 36 360 XVI, nr. 10) om u twee keer per jaar te informeren over de verbeteraanpak op het financieel beheer
en de gewijzigde motie van het lid Den Haan c.s. (Kamerstukken II, 2020/21, 35 830 nr. 36) waarin wordt gevraagd in te gaan op de gewenste cultuur) om het financieel beheer
structureel te borgen.

Programma herinrichting financiële functie

Veel van de acties om deze borging ook daadwerkelijk te realiseren zijn samengebracht
in het programma herinrichting financiële functie. In december 2023 heb ik uw Kamer
op de hoogte gebracht van het voorgenomen besluit over de herinrichting van de financiële
functie (Kamerstukken II, 2023/24, 36 410 XVI, nr. 30). In het kort bestaat dit besluit uit de introductie van een DG control-rol bij de
concerncontroller en een aantal generieke maatregelen. De herinrichting van de financiële
functie wordt in een programma met VWS-brede deelname verder uitgewerkt op basis van
het voornoemde besluit. Het programma werkt aan de volgende hoofddoelen:

a) De financiële functie opnieuw in te richten om zo een fundament te vormen voor een
betere samenwerking en kennisdeling, meer eenduidige rollen en verantwoordelijkheden,
vakmanschap, en meer onafhankelijkheid van de financiële functie bij het Ministerie
van VWS. Hierbij wordt zowel de inrichting van processen als de organisatorische inrichting
versterkt waar dat nodig is.

b) Dit fundament zodanig te verankeren dat het Ministerie van VWS als geheel in control
is en blijft. Het programma monitort daarom de voortgang van de herinrichting en de
ingezette verbeteringen.

Momenteel wordt in kaart gebracht welke aanpassingen er in detail nodig zijn voor
de versterking van de financiële functie. Dit betreft de nadere uitwerking van het
eerdere organisatiebesluit. Hiermee wordt zorgvuldig bepaald wat de verschillen zijn
ten opzichte van de beoogde situatie met uniforme rollen en verantwoordelijkheden.
Het is belangrijk te vermelden dat het hier niet enkel de verantwoordelijkheden van
de financiële medewerkers betreft maar het is een gezamenlijk opgave van beleids-
en stafmedewerkers, leidinggevenden en het topmanagement.

Wat met het besluit voor herinrichting in ieder geval vaststaat is dat de DG-control
rol nieuw wordt ontwikkeld en ingevoerd met als doel het ondersteunen van de politiek
en ambtelijke top. De control-rol zal ook op het directieniveau en op concernniveau
worden verstevigd door het invoeren van uniforme rollen en werkwijzen. Bij de invulling
van de uniforme rollen is het belangrijk om te waarborgen dat deze onafhankelijk toezicht
kunnen houden en adviseren ten opzichte van beleidsmakers en het management. Hiermee
wordt er ook een deel van de oplossing geboden voor de in de probleemanalyse (Kamerstukken II,
2023/24, 36 410 XVI, nr. 140) geconstateerde beperkte onafhankelijkheid van de financiële functie.

Daarnaast worden in 2024 de afgesproken generieke maatregelen verder uitgewerkt om
het bundelen en delen van financiële kennis en expertise te versterken. Een voorbeeld
hiervan is de lancering van de zogenaamde FEZ-academie. Hierin geeft de directie Financieel-Economische
Zaken opleidingen aan zowel financiële als niet-financiële medewerkers van het ministerie.
Tevens worden de financiële administratie dagen die sinds 2023 worden georganiseerd
om gezamenlijke interne controles op het financieel beheer uit te voeren gecontinueerd.
Financiële kaders en processen worden geïnventariseerd en waar nodig aangevuld om
vanuit FEZ meer regie te kunnen voeren op de kwaliteit en uniformiteit van de financiële
functie. Om dit uit te werken zijn inmiddels VWS-brede processessies opgezet. Eveneens
wordt de mandaatregeling en het vastleggen van besluiten met financiële gevolgen binnen
VWS opnieuw ingericht door het programma.

De werkzaamheden van het programma herinrichting financiële functie raken alle directies
bij het Ministerie van VWS en met name, maar niet alleen, de financiële medewerkers.
Volgens planning zal de nieuwe werkwijze bij de start van het tweede kwartaal 2025
ingaan. Een zorgvuldige uitvoering van het programma en communicatie naar de medewerkers
is van groot belang om te zorgen dat medewerkers en management gemotiveerd en betrokken
blijven om mee te werken aan deze verandering.

Er is gekozen voor een meerjarige planning zodat de kwaliteit van het uitwerken van
de generieke maatregelen en het bepalen van de juiste rollen en verantwoordelijkheden
gewaarborgd kunnen worden.

Beheersmaatregelen risicovolle dossiers

In 2023 heeft het Ministerie van VWS een methodiek ontwikkeld om op basis van plannen
van aanpak dossiers en processen te monitoren die als risicovol zijn aangeduid. Deze
aanpak met plannen van aanpak is succesvol gebleken. Derhalve is ervoor gekozen om
deze aanpak ook in 2024 voort te zetten. Deze werkwijze is een belangrijk stuur- en
beheersinstrument voor de ambtelijke top om onderwerpen waar een verhoogd risico in
wordt onderkend te monitoren. Voor 2024 zijn zeven onderwerpen aangewezen waarop plannen
van aanpak worden gemaakt (prestatie-verklaren, financiële administratie, staatssteun,
inkoop, informatiebeheer, misbruik en oneigenlijk gebruik, individuele dossiers).

Tot slot

Met de ingezette maatregelen heb ik er vertrouwen in dat de ingezette verbetering
van het financieel beheer ook duurzaam wordt geborgd.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, C. Helder