Brief regering : Reactie en besluit op adviezen verlenging Regeringscommissaris Informatiehuishouding

Nr. 362
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 juni 2024

Een goed functionerende informatiehuishouding is een randvoorwaarde voor goed openbaar
bestuur en het functioneren van de democratische rechtsstaat. Conform huidige wet-
en regelgeving dient overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te zijn voor eenieder
die daar recht op heeft. Ik sta voor het belang van de informatiehuishouding en erken
de huidige achterstand hiervan. Daarom wil ik blijvend aandacht geven aan de verbetering
hiervan.

Een van de maatregelen om de informatiehuishouding bij het Rijk te verbeteren was
het aanstellen van een regeringscommissaris Informatiehuishouding (hierna: RC IHH).
Bij de instelling van de RC IHH is bepaald dat op basis van een externe evaluatie
en na advies van het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (ACOI) zal
worden besloten over de wenselijkheid en duur van een eventuele verlenging van de
functie van de regeringscommissaris.1 In deze brief zal ik u informeren over mijn beslissing.

Besluit

Op basis van de twee externe adviezen en de eigen reflectie van de regeringscommissaris,
besluit ik het instellingsbesluit van de regeringscommissaris Informatiehuishouding
niet te verlengen. Ik wil mijn grote waardering uitspreken voor de invulling en ontplooide
activiteiten van de regeringscommissaris Informatiehuishouding als aanjager in de
afgelopen twee en een half jaar. Daarmee is een fundament gecreëerd met richting waar
we op kunnen voortbouwen. Het is belangrijk om hierin onze eigen verdere verantwoordelijkheid
en regie te nemen. Daarbij past niet een verlenging van de huidige functie van regeringscommissaris
Informatiehuishouding. In lijn met de twee adviezen en de reflectie van de regeringscommissaris
zelf, vind ik het nu tijd om in te zetten op het realiseren van structurele verbetering
van de informatiehuishouding binnen de rijksoverheidsorganisaties. Uiteraard op de
basis die mede door de RC IHH is gelegd. In aanvulling daarop bekijk ik hoe de speerpunten
van de RC IHH het beste kunnen worden bestendigd en verder gebracht binnen de overheid.2 Hieronder zal ik dit verder toelichten.

Voorgeschiedenis

In de kabinetsreactie van 15 april 2021 op het POK-rapport «Ongekend onrecht» is naar
aanleiding van de gesignaleerde structurele gebreken bij de informatiehuishouding
de aanstelling van een regeringscommissaris Informatiehuishouding aangekondigd om
het op orde brengen van de informatiehuishouding bij het Rijk te coördineren en aan
te jagen.

Na het POK-rapport zijn de eerste maanden nodig geweest om tot een goede taakafbakening
voor de regeringscommissaris te komen. Vanwege de urgentie van de verbeteropgave is
de Rijksoverheid – vooruitlopend op de komst van een RC IHH – direct aan de slag gegaan
met de versterking van sturing, toezicht en uitvoering van informatiehuishouding.
Zo is de (inhoudelijke en financiële) regie versterkt door het programma Open op Orde,
de capaciteit van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) uitgebreid en
is het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) opgericht. Om het
versterkte systeem van sturing en toezicht zo optimaal mogelijk te laten functioneren,
is de RC IHH eind 2021 in dat speelveld als boegbeeld en als aanjager gepositioneerd
voor de verbetering van de informatiehuishouding.3

Evaluatie RC IHH

De afgelopen periode heeft de RC IHH zijn rol als aanjager en boegbeeld van de verbeteroperatie
voor de informatiehuishouding zeer succesvol vervuld. Alom is waardering voor zijn
onafhankelijke, deskundige en kritische blik en zijn toegevoegde waarde om als boegbeeld
het onderwerp hoog op de maatschappelijke agenda te houden.

Hij heeft op prikkelende wijze met onderbouwde observaties de verbeteropgave ten aanzien
van de informatiehuishouding in de context weten te plaatsen van een gewenste transformatie
richting een «responsieve en proactieve overheid». Dit deed hij met bijbehorende belangrijke
speerpunten over onder andere gegevensdeling, ICT-architectuur, openbaarheid, kennisuitwisseling
binnen het I-domein, het moderniseren van digitale werkomgevingen voor ambtenaren
en het adresseren van de fragmentatie van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.
De regeringscommissaris is ervan overtuigd dat een integraal beeld en sturing nodig
is om tot een betere informatiehuishouding en daarmee een betere overheid te komen.
Dit vereist volgens de regeringscommissaris dat er verder dan de Archiefwet en de
Wet open overheid moet worden gekeken.

Adviezen

Afgelopen maanden heb ik de externe evaluatie en het advies van het ACOI ontvangen.4 Op zijn eigen website heeft de regeringscommissaris ook zelf een reflectie gepubliceerd.5 Ik ben de externe partijen en de regeringscommissaris erkentelijk voor hun adviezen
en reflectie.

Uit de externe evaluatie, het ACOI-advies en de eigen reflectie van de RC IHH volgt
eensgezind dat, voor wat betreft de mogelijke verlenging, de beste keuze is om te
stoppen met de functie van RC IHH. De adviezen verschillen over de gewenste vervolgstap.
De externe evaluatie adviseert om (een aantal van) de speerpunten en activiteiten
van de RC IHH te beleggen in de lijn, het ACOI adviseert om een Nationaal Coördinator
Uitvoering Openbaarheid en Informatiehuishouding (hierna: Nationaal Coördinator Uitvoering)
aan te stellen, en de regeringscommissaris pleit voor een Minister van Digitale Zaken
en Overheidstransformatie.

Regie nemen en reflectie op Nationaal Coördinator Uitvoering

In lijn met de adviezen onderschrijf ik het belang van een stevige coördinatie en
regie op de verbetering van de openbaarheid en informatiehuishouding. Overheidsorganisaties
van verschillende bestuurslagen, zowel Rijks- als decentrale overheden, hebben voor
wat betreft deze onderwerpen immers met soortgelijke opgaven te maken. Gelet hierop
vind ik het van belang het huidige stelsel structureel te versterken en integraal
te werken aan verdere uitvoering van de voorgestelde verbeteringen van de informatiehuishouding.
Daarbij zie ik echter geen meerwaarde in het opnieuw creëren van een nieuwe, aparte
rol als een Nationaal Coördinator Uitvoering binnen het huidige al drukke en complexe
speelveld.

Wel zal ik, zoals hierboven toegelicht en in lijn met de I-strategie Rijk, maatregelen
nemen om de aanpak rondom openbaarheid en informatiehuishouding meer te harmoniseren
en standaardiseren. Als coördinerend bewindspersoon ben ik verantwoordelijk voor het
bevorderen van de eenheid, kwaliteit en efficiënte van de bedrijfsvoering en van de
informatiesystemen van de ministeries en heb ik de bevoegdheid om op grond van het
Coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst hiervoor kaders vaststellen.6 Vanuit deze verantwoordelijkheid ben ik voornemens om specifieke kaders vast te stellen
met betrekking tot deze onderwerpen, zodat er meer harmonisatie van aanpak en processen
ontstaat binnen de Rijksoverheid. Dit sluit aan bij de ingezette koers om structureel
en rijksbreed meer regie te voeren op de verbeteringen van de informatiehuishouding
en openbaarheid. Op dit moment onderzoek ik tevens welke aanpassingen in het besluit
CIO-stelsel (en eventueel andere) besluiten nodig zijn om effectiever te sturen op
uitdagingen binnen de informatiehuishouding en openbaarheid.

Daarnaast realiseer ik, in overeenstemming met mijn ambtgenoot van OCW, op basis van
de Wet open overheid (Woo) het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding
Rijksoverheid over de wijze waarop de rijksoverheid de digitale overheidsinformatie
duurzaam toegankelijk maakt. Hiermee wordt, naast de voorgenomen medeondertekening
van de Archiefwet door BZK, het gezamenlijke eigenaarschap van BZK en OCW ingevuld.

Het kabinet zet in op de realisatie van dit meerjarenplan. Ook als het gaat om het
beleid voor de verschillende andere overheidslagen die elk een eigen verantwoordelijkheid
rondom het uitvoeren van beleid en wetgeving hebben vanwege de eigen specifieke wettelijke
positie en taken.

Om dit te versterken zie ik allereerst de noodzaak om de bestaande bevoegdheden beter
in te zetten. Dit kan ik op korte termijn realiseren. Hiervoor heb ik reeds de volgende
acties in gang gezet om de regie en uitvoering van de informatiehuishouding en openbaarmaking
te versterken:

– De realisatiekracht van het Programma Open Overheid van BZK is versterkt door een
regierol in te richten t.a.v. de veranderopgave op het gebied van openbaarmaking en
informatiehuishouding. Dit verstevigt de coördinatie en daadkracht van de uitvoering
van de verbeteroperatie. Hoe bestuursorganen hun digitale overheidsinformatie duurzaam
toegankelijk maken om zo meer open en transparanter te worden, staat in het periodieke
Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid7.

– Samen met alle departementen is besloten de sturing op informatiehuishouding en openbaarheid
te verstevigen met een stuurgroep die mandaat krijgt dilemma’s te beslechten die de
uitvoering belemmeren en besluitvorming gereed te maken. CIO Rijk is deelnemer vanuit
zijn kaderstellende bevoegdheid en de algemeen rijksarchivaris vanuit haar bevoegdheid
voor de werking van de Archiefwet.

– Het Besluit CIO-stelsel Rijksdienst 2021 wordt herzien, met specifieke aandacht voor
de kaderstellende bevoegdheden van de CIO Rijk. Onderdeel hiervan is sterkere sturing
op de informatiehuishouding. Deze herziening moet het bindend vaststellen van standaarden,
kaders en afspraken voor de Rijksoverheid versterken.

– Specifieke voorbeelden van meer regie op het versterken van de informatiehuishouding
en openbaarheid zijn het Rijksbreed optimaliseren van de afhandelingsprocessen van
Woo-verzoeken en de ontwikkeling van een nieuwe werkomgeving van de toekomst waar
informatiehuishouding en openbaarheid een integraal onderdeel van zijn.

– Ten slotte wordt er meer interdepartementale en interbestuurlijke samenwerking gezocht.
We brengen hierbij de stakeholders bijeen met als doel samenwerking en harmonisatie
van beleid. Ondanks de blijvende eigen verantwoordelijkheid van overheidslagen bij
het vaststellen en uitvoeren van beleid, is afgesproken om overheidsbreed nauwer samen
te werken.

Binnen deze ontwikkelingen worden ook de zorgpunten van het ACOI meegenomen. Nu een
nieuwe koers inzetten verstoort deze ontwikkelingen die juist zijn ingezet voor duurzame
verbeteringen van de openbaarheid en informatiehuishouding op de lange termijn.

Er zijn opties om de bevoegdheden op het gebied van informatiehuishouding en openbaarheid
verder te vergroten. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door de mandaten en bevoegdheden
voor de sturing hierop te versterken in wet- en regelgeving. Het doorvoeren van deze
optie kost echter tijd en is niet op korte termijn realiseerbaar. De keuzes van een
nieuw kabinet op dit vlak bepalen de mogelijkheden tot regie op verbetering van de
informatiehuishouding en openbaarheid.

Vanwege de huidige status van een demissionair kabinet wil ik nu focussen op versterkt
inzetten van de bestaande coördinerende bevoegdheden en versterking van de lijnontwikkelingen,
zoals hierboven geschetst. De mogelijke aanpassing van wettelijke bevoegdheden en
mandaten is aan een nieuw kabinet.

Informatiehuishouding en de Archiefwet

Over het besluit om te stoppen met de RC IHH en hoe we overgaan tot het realiseren
van daadwerkelijke verbetering van de informatiehuishouding is intensief overlegd
met de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. OCW heeft ook een rol
bij de informatiehuishouding vanwege haar verantwoordelijkheid voor de Archiefwet.
Ze geeft de basisregels die overheidsorganisaties moeten toepassen om te komen tot
goed beheer, selectie en overbrenging van overheidsinformatie. Er bestaat een nauwe
relatie tussen de Archiefwet en de informatiehuishouding van de overheid, en daarmee
tussen de verantwoordelijkheid die de beide Ministers delen. Dit komt onder andere
tot uitdrukking in de medeondertekening van de Archiefwet door de Minister van BZK.

Het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet, nu in behandeling bij de Tweede Kamer,
is een belangrijke stap in het realiseren van een goede informatiehuishouding door
de overheid. Het verbetert de aansluiting tussen de Archiefwet en andere wetgeving
op het gebied van informatiehuishouding, zoals de Woo. Een voorbeeld hiervan is het
voorstel om normen ten aanzien van duurzame toegankelijkheid van documenten naar een
hoger en zichtbaarder niveau te tillen door hiervoor een grondslag op te nemen in
de wet. Deze comply or explain normen, vastgesteld door de Minister van OCW, in overeenstemming met de Minister
van BZK, richten zich op bevordering van de eenheid, de kwaliteit of de doelmatigheid
van de duurzame toegankelijkheid van documenten. Daarnaast worden in het wetsvoorstel
voor de nieuwe Archiefwet de onafhankelijke rollen van de Inspectie Overheidsinformatie
en Erfgoed en algemene rijksarchivaris versterkt.

Afsluiting

Ten slotte vind ik het vanwege het belang van informatiehuishouding en openbaarheid
voor goed openbaar bestuur en het functioneren van de democratische rechtsstaat belangrijk
om een vinger aan de pols te houden. Mochten de ingezette ontwikkelingen niet tot
de gewenste verbeteringen leiden is de keuze voor een Nationaal Coördinator Uitvoering
op een later moment ook nog mogelijk. Daarom wil ik over anderhalf jaar bezien of
de ingezette koers tot de gewenste verbeteringen heeft geleid.

Zoals ik in de aanbiedingsbrief van het persoonlijke bericht van de regeringscommissaris8 heb aangegeven blijf ik u de aankomende tijd informeren over hoe de speerpunten van
de RC IHH het beste kunnen worden bestendigd en verder gebracht binnen de overheid.
Tevens zal ik uw Kamer in het kader van de focus op de uitvoering in juni informeren
over de verdere uitwerking van het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding.

Hiermee wil ik de aandacht voor dit belangrijke onderwerp hoog op de agenda houden.
Het verbeteren van de informatiehuishouding en de openbaarheid bij de overheid betreft
namelijk een kwestie van lange adem.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, mede namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, A.C. van Huffelen