Brief regering : BIT-advies programma Vervanging applicatielandschap Wet op de rechtsbijstand

Nr. 1178
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR RECHTSBESCHERMING

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 3 juni 2024

Hierbij ontvangt uw Kamer het BIT-advies programma Vervanging applicatielandschap
Wet op Rechtsbijstand (hierna: VaW) van de Raad voor Rechtsbijstand. Dit advies heb
ik van het Adviescollege ICT-Toetsing (verder Adviescollege) op 1 mei 2024 ontvangen.
Bijgaand ontvangt u tevens de bestuurlijke reactie op dit advies.

Het Adviescollege heeft een herkenbaar en bruikbaar beeld geschetst van de verbeterpunten
voor het programma VaW van de Raad voor Rechtsbijstand. Het advies biedt waardevolle
verbeterpunten voor de korte en langere termijn, die een bijdrage leveren aan een
beter beheersbare uitvoering van het programma.

Aanleiding voor het advies

De Raad voor Rechtsbijstand is onder andere verantwoordelijk voor de uitvoering van
de Wet op de rechtsbijstand (hierna: Wrb). Een goed functionerend, veilig en betrouwbaar
ICT-systeem is daarvoor essentieel. De veroudering van het huidige ICT-systeem enerzijds
en de daarmee gepaard gaande toenemende cyberrisico’s en het belang van een betrouwbare
en moderne dienstverlening aan burgers, advocaten en mediators anderzijds, zijn aanleiding
om het systeem voor het uitvoeren van de gesubsidieerde rechtsbijstand te vervangen.

De kern van het systeem bestaat uit een ruim 30 jaar oud gedecentraliseerd zaaksysteem,
genaamd GRAS, geschreven in een verouderde programmeertaal.

Het Programma VaW heeft tot doel de ICT waarmee de uitvoering van de Wrb wordt ondersteund
de komende twee jaar gefaseerd te moderniseren, om daarmee:

• al langere tijd bestaande tekortkomingen op te lossen, zoals ten aanzien van de ondersteuning
van de werkprocessen, privacy en security, en beschikbaarheid;

• een aantal handmatige en/of papieren processen digitaal te ondersteunen;

• de informatiepositie van de rechtzoekenden en rechtsbijstandverleners te verbeteren;

• sneller te kunnen ingaan op verzoeken van JenV voor specifieke groepen of typen zaken,
zoals MH17-slachtoffers, Regeling Mijnbouwschade en de Herstelregeling Kinderopvangtoeslag.

Conclusie en advies van Adviescollege ICT-toetsing

De belangrijkste conclusie uit het onderzoek is dat het programma van de Raad voor
Rechtsbijstand slecht beheersbaar is, wat de realisatie extra duur en traag maakt
en wat ook doorwerkt in het toekomstige beheer.

Het Adviescollege ziet daarvoor twee redenen:

A. De aanpak van het programma sluit niet aan bij de Raad voor Rechtsbijstand;

B. De ICT-oplossing wordt onnodig complex.

Het Adviescollege adviseert daarom om meer beheerst aan de slag te gaan waardoor de
Raad voor Rechtsbijstand vanaf het beginstadium van het programma ervoor kan zorgen
dat de aanpak beter aan gaat sluiten bij de omvang van de opgave, er geen dubbel werk
wordt uitgevoerd en dat er uiteindelijk een duurzaam en aanpasbaar applicatielandschap
staat. Dat kan langs twee lijnen:

1. Pas de aanpak van het programma VaW aan.

2. Richt de bouw meer op duurzaam beheer en onderhoud.

In deze brief zal ik uw Kamer aangeven hoe de Raad voor Rechtsbijstand opvolging geeft
aan de aanbevelingen.

Advies 1. Pas de aanpak van het programma VaW aan

Het Adviescollege adviseert om een paar essentiële stappen te nemen om de aanpak zo
te veranderen dat het programma beter beheersbaar wordt. Dit advies herken en onderschrijf
ik. In lijn met de adviezen van het Adviescollege neemt de Raad voor Rechtsbijstand
de onderstaande stappen.

• Het programma blijft bij de drie agile teams en groeit niet naar vijf teams. Hierdoor
worden de beheersrisico’s van het programma gemitigeerd en ontstaat er een betere
balans tussen de werkvoorraad en de verwerkingscapaciteit van de agile teams. De impact
over het gehele programma VaW is beperkt en positief. Conform het advies van het adviescollege
zal de extra tijd die beschikbaar komt voor het opbouwen van de werkvoorraad zich
positief terugbetalen in minder herstelwerk en daardoor minder faalkosten en uitloop
later in het programma.

• De Raad voor Rechtsbijstand werkt een migratie- en transitieplan voor GRAS (het oude
systeem) uit om duidelijkheid te bieden in de volgorde waarin de nieuwe functionaliteit
gebouwd moet worden. De Raad voor Rechtsbijstand zal een plan maken voor de migratie
van data met aandacht voor de verschillende perioden waarin de data is gecreëerd en
een strategie om de data over te zetten naar het nieuwe systeem, rekening houdend
met de effecten op de zaken. Naast de datamigratie-strategie vult de Raad voor Rechtsbijstand
het huidige plan aan met de resultaten die de op te leveren componenten biedt voor
zowel het wegnemen van de risicogebieden als de nieuwe mogelijkheden voor de burger.

• De Raad voor Rechtsbijstand zal de aanpak van het lopende programma beter aansluiten
op het agile werkproces van de software-ontwikkelteams. De Raad voor Rechtsbijstand
geeft dit vorm door kennissessies, actieve begeleiding van de agile teams en intensieve
communicatie. De Raad voor Rechtsbijstand past de uitvoering van agile werken aan
naar een goed meetbare, controleerbare opzet die voldoet aan de uitgangspunten van
het agile werken en past in het portfoliomanagement van de Raad voor Rechtsbijstand.
Daarmee wordt ook de basis versterkt voor goede communicatie binnen en buiten de organisatie.

Advies 2. Richt de bouw meer op duurzaam beheer en onderhoud

De adviezen ten aanzien van het beheersbaar landschap zijn relevant en herkenbaar.
De adviezen zien op het minder complex maken van de architectuur wat een positief
effect heeft op het duurzaam beheren en onderhouden van het ICT-landschap. De Raad
voor Rechtsbijstand neemt de volgende initiatieven om de aanbevelingen op te volgen.

• De Raad voor Rechtsbijstand vereenvoudigt de doelarchitectuur tot de noodzakelijke
technologische componenten door zoveel mogelijk gebruik te maken van het primaire
ontwikkelplatform. De Raad voor Rechtsbijstand zal hiervoor een aantal architectuurkeuzes
herzien die ervoor zorgen dat de softwareontwikkeling en het beheer eenvoudiger wordt
én de belasting van een centrale component minder wordt. De Raad voor Rechtsbijstand
verwerkt daarna de keuzes in de documentatie en de programmeerrichtlijnen.

• De Raad voor Rechtsbijstand richt de sturing van het programma in op de realisatie
van een goed aanpasbaar applicatielandschap; de Raad voor Rechtsbijstand toetst dit
voortdurend. De Raad voor Rechtsbijstand werkt hiervoor ontwikkelrichtlijnen en kaders
uit. De Raad voor Rechtsbijstand zorgt dat de richtlijnen en kaders worden aangepast
zodat er gewerkt wordt binnen algemeen in de markt gebruikte standaarden. Hierdoor
wordt een leveranciers lock-in voorkomen en het eventueel wisselen van leverancier
bij aanbesteding en beheer eenvoudiger. De Raad voor Rechtsbijstand zorgt er tevens
voor dat door het beschrijven en documenteren van richtlijnen en kaders het onderhoud
van het landschap in de toekomst mogelijk blijft. De Raad voor Rechtsbijstand richt
monitoring in voor een continue controle van de ontwikkeling volgens de architectuur
en software-ontwikkel standaarden.

• De Raad voor Rechtsbijstand zal expliciet uitwerken wat de eis voor wendbaarheid betekent
en wat daarvoor nodig is in het applicatielandschap. De Raad voor Rechtsbijstand zal
per applicatie onderdeel documenteren welke (beheer)functionaliteit configureerbaar
of aanpasbaar moet zijn door functioneel beheer bij frequent voorkomende aanpassingen
en wanneer codeaanpassingen verwacht mogen worden bij minder vaak voorkomende wijzigingen.

• De Raad voor Rechtsbijstand zal in de komende aanbesteding in 2025 voor IT-ontwikkeling
en -beheer ervoor zorgdragen dat de potentiële impact op het programma minimaal is
door te zorgen voor een goede overdraagbaarheid tussen leveranciers. De Raad voor
Rechtsbijstand zal daarvoor een sourcing strategie uitwerken met daarin opgenomen
eisen aan de (Cloud) applicaties, eisen aan de leveranciers, eisen aan overdraagbaarheid
in de toekomst en een exit strategie.

• De opbouw van voldoende eigen kennis en capaciteit krijgt op korte en lange termijn
aandacht. De Raad voor Rechtsbijstand neemt de opbouw van kennis en capaciteit op
in de SPP (strategisch personeelsplanning). De Raad voor Rechtsbijstand zet in op
het in eigen bezetting hebben van strategische functies zoals architectuur, privacy
en security en regie voering.

Tot slot

Ik wil het Adviescollege danken voor het advies, de openheid en de zorgvuldige aanpak
van het onderzoek. Ik zal mij met de Raad voor Rechtsbijstand inzetten voor een toekomstbestendig
en duurzaam ICT-landschap ten behoeve van het organiseren van rechtsbijstand voor
mensen die dit niet zelf kunnen betalen.

De Minister voor Rechtsbescherming,
F.M. Weerwind