Brief regering : Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2023

Nr. 338
BRIEF VAN DE MINISTER EN STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 mei 2024

Jaarlijks informeren we de Tweede Kamer in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk
(JBR) over de ontwikkelingen en behaalde resultaten binnen de context van de rijksbrede
bedrijfsvoering.

Hierbij bieden wij u de JBR van 2023 aan. In vier hoofdstukken gaan we in op hoe het
afgelopen jaar is gewerkt aan de ambities op het gebied van personeel, organisatie,
duurzaamheid, informatievoorziening, inkoop en huisvesting. Wij bieden u deze rapportage
aan vanuit onze coördinerende verantwoordelijkheid voor de organisatie en de bedrijfsvoering
over de ministeries. Dit is in overeenstemming met het Coördinatiebesluit organisatie,
bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst, artikel 51. Voor dit rapport stellen we elk jaar ook een publieksvriendelijke versie op. Zoals
gebruikelijk is deze gelijk met deze brief gezonden aan uw Kamer.

Bijdragen met oog voor publieke waarden

Het Rijk wil bijdragen aan de maatschappelijke opgaven waar we voor staan met oog
voor publieke waarde. Daarvoor moet ons bedrijfsvoeringsbeleid goede ondersteuning
kunnen bieden aan de maatschappelijke opgaven. Vanuit deze ambitie is het afgelopen
jaar op meerdere gebieden van de bedrijfsvoering extra inspanning verricht. We lichten
zes belangrijke ontwikkelingen in deze brief toe.

1. Aantrekkelijk werkgeverschap

Vanuit het strategisch personeelsbeleid werken we aan verschillende opgaven om als
werkgever aantrekkelijk te worden en te blijven. Dat betekent onder andere een sociaal
veilige, integere, diverse en inclusieve organisatie. Daarin heeft ook het uitoefenen
van grondrechten door ambtenaren – de vrijheid van meningsuiting of het demonstratierecht
– veel aandacht. Een handreiking biedt uitleg en hulp. En er wordt, in verschillende
vormen, volop over het onderwerp gesproken bij departementen en met vertegenwoordigers
van werknemers. Dit alles zorgt uiteindelijk voor een weerbare overheid waar ruimte
is voor opvattingen, binnen het kader van het werken bij de Rijksoverheid: voor Nederland.
Daarnaast werken we aan een Rijksoverheid waar discriminatie en racisme geen plek
hebben. In 2023 is rijksbreed onderzoek gedaan naar racisme en discriminatie op de
werkvloer binnen de Rijksoverheid. De resultaten zijn verontrustend en onacceptabel
en laten zien dat blijvende inzet nodig is om racisme aan te pakken. Dit doen we onder
andere door verschillende activiteiten die bijdragen aan de bewustwording van vooroordelen,
door het vergroten van weerbaarheid en alertheid op discriminatie en racisme, door
meer bekendheid te geven aan de mogelijkheden om hulp te krijgen of een melding te
doen en door die signalen en meldingen over discriminatie en racisme adequaat op te
pakken. Verder wordt met focusgroepen verdiepend gekeken welke aanvullende acties
wellicht nodig zijn. Daarbij is ook aandacht voor de training en opleiding en de rol
van de leidinggevende. Voor de zomer stuur ik u een plan van aanpak over de bestrijding
van discriminatie en racisme bij de Rijksoverheid dit onderwerp. Onder aantrekkelijk
werkgeverschap valt ook het hybride werken. Vanaf 2021 is het Rijk gestart met het
Rijksprogramma Hybride Werken. Hierin wordt gewerkt aan voorzieningen en faciliteiten
die medewerkers in staat stellen afspraken te maken over hoe teams samen willen werken
en daarin ondersteund willen worden. Hierdoor kunnen medewerkers gemakkelijker op
kantoor, op locatie, thuis of op een andere plek werken en wordt grenzeloos samenwerken
beter mogelijk. De voortschrijdende digitalisering en technologisering maken deze
(nieuwe) vorm van (samen)werken steeds eenvoudiger. Het hybride werken heeft impact
op het gebruik en de inrichting van onze kantoren. We zien dat de bezettingsgraad
van de rijkskantoren laag is. Vanuit de ambitie voor een aantrekkelijke kantooromgeving
onderzoeken we welke aanpassingen nodig zijn voor de werkplek van de toekomst. Het
terugdringen van de leegstand in panden maakt hier een belangrijk onderdeel van uit.

2. Grenzeloos Samenwerken aan maatschappelijke opgaven

Het herstel en vergroten van vertrouwen van burgers in de overheid is voor de politiek
en de Rijksoverheid een prioriteit.

Op dit moment vraagt goed bestuur om het toevoegen van publieke waarde en het werken
vanuit de bedoeling. Een overheid die de ruimte heeft om oplossingen te bieden in
de gevallen waarin beleid en wetgeving niet heeft voorzien of onbedoelde onevenredige
uitkomsten heeft. Zodat de overheid doeltreffend kan zijn voor iedereen, meer transparantie
biedt in de keuzes die ze maakt en die keuzes actief openbaar maakt.

De transitie naar een nieuwe standaard binnen de overheid is een traject van meerdere
jaren. Vanuit het programma Grenzeloos Samenwerken wordt hieraan sinds 2021 hard gewerkt.
Departementen moeten samen experimenteel op zoek gaan naar oplossingen die bestuurlijk
passen. Dat is de enige manier om de complexe maatschappelijke opgaven van nu aan
te pakken.

Het kabinet werkt onder andere met het overheidsbrede programma Werk aan Uitvoering
(WaU) aan het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Zoals aangekondigd
in de Kamerbrief van 18 januari 20232 blijven we via de lijn van het Ministerie van SZW aan u rapporteren over de voortgang
van het programma. De laatste rapportage van SZW over 2023 is op 9 februari 20243 aan u aangeboden.

3. Informatievoorziening en Open Overheid

Nieuwe digitale technologieën ontwikkelen zich in rap tempo. We willen dat deze technologieën
vóór onze samenleving werken, door de kansen te benutten en de risico’s in te perken.
Daarom zet het kabinet in op waardengedreven en mensgerichte digitalisering.

Het jaar 2023 stond in het teken van de opkomst van (generatieve) AI4. Sinds de lancering van onder andere chatbot ChatGPT is het gebruik van AI onderdeel
gaan uitmaken van het dagelijks leven van veel mensen in Nederland. Hier hebben wij
ons als Rijksoverheid ook toe te verhouden. Daarom is een snelle doorlichting uitgevoerd
om de impact van generatieve AI op het werk van (IT-) overheidspersoneel in kaart
te brengen. Ook zijn adviezen ingewonnen bij de Landsadvocaat en de Autoriteit Persoonsgegevens
over de inzet van generatieve AI. Op basis van deze adviezen heeft de Staatssecretaris
eind 2023 een voorlopig standpunt voor Rijksorganisaties bij het gebruik van generatieve
AI gepubliceerd. Hierin staat dat het gebruik van generatieve AI is toegestaan, als
deze voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Om dit te controleren moet per geval
een risicoanalyse worden uitgevoerd. Zo blijft het mogelijk om kennis en kunde over
de technologie te blijven ontwikkelen, maar wel op een verantwoorde manier met respect
voor publieke waarden als privacy, gegevensbescherming en auteursrecht. Dit is verwerkt
in de «Overheidsbrede visie generatieve AI»5. Deze visie beschrijft kansen en risico’s van generatieve AI.

Op dezelfde manier hebben we vorig jaar gekeken naar het gebruik van apps door Rijksambtenaren.
In 2023 is het besluit genomen om risicovolle apps op zakelijke mobiele telefoons
en tablets van de Rijksoverheid te weren. Hierbij ontraden we apps te gebruiken die
afkomstig zijn uit landen met een actief cyberprogramma tegen Nederland en Nederlandse
belangen. Daarnaast werken we toe naar een situatie waarin rijksmedewerkers alleen
vooraf goedgekeurde apps kunnen gebruiken. Het beleid wordt nu afgestemd. Daarna volgt
een omvangrijke implementatie voor alle mobiele devices van de Rijksoverheid. De doorlooptijd
daarvan moet nog bepaald worden en zal per departement verschillen.

Als Open Overheid willen we transparant zijn over wat de overheid doet en de mogelijkheid
bieden aan burgers en bedrijven om mee te doen. We rapporteren dit jaar voor de tweede
keer over de afhandeling van Woo-verzoeken en voor het eerst over actieve openbaarmaking.
Voor wat betreft dat laatste blijkt dat het aantal (actief) gepubliceerde documenten
op overheid.nl de afgelopen jaren flink is gestegen. Tussen 2018 en 2023 is er sprake
van een verviervoudiging. Verder troffen ministeries maatregelen om de afhandeling
van Woo-verzoeken te versnellen, waaronder de uitbreiding van de capaciteit en optimalisaties
van afhandelingsprocessen. Ondanks deze inspanningen, moeten we constateren dat de
afhandeltermijnen van Woo-verzoeken niet significant zijn verbeterd. Zo kon in 2023
een groot deel van de informatieverzoeken bij het Rijk niet binnen de wettelijke termijn
worden afgehandeld. In 2023 is er een Invoeringstoets opgeleverd om de problematiek
rond de Woo beter te kunnen duiden. In de eerste helft van dit jaar zal een kabinetsreactie
op deze Woo-Invoeringstoets volgen om de uitvoering en uitvoerbaarheid van de Woo
te verbeteren.

4. Duurzaamheid

De maatschappelijke opgave om toe te werken naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering
blijft essentieel. Ook de oorlog in Oekraïne en de sterk gestegen energieprijzen geven
aan hoe belangrijk het is om zo snel mogelijk onafhankelijk van gas te worden. Als
werkgever voor ruim 155.000 ambtenaren, voelt het Rijk de noodzaak hieraan bij te
dragen en de ambities uit het klimaatakkoord te behalen. Zo kiezen we in de inkoop
voor duurzame oplossingen en zijn ook in 2023 weer de nodige inspanningen gedaan die
moeten leiden tot een klimaatneutrale bedrijfsvoering in 2030.

In het Klimaatakkoord is afgesproken om in vergelijking met 2019 het gasverbruik in
2030 met 30 procent te verminderen op de vastgoedportefeuille van het Rijk. Daarnaast
heeft de Europese Commissie op 20 juli 2022 het winterpakket «Save gas for a safe
winter» gepresenteerd. Het Rijk had de opdracht een reductie van 15 procent op het
gasverbruik te realiseren in de periode van 1 augustus 2022 tot en met 31 maart 2023.
De reductie werd afgezet tegen het gemiddelde verbruik van de afgelopen vijf jaar.
De doelstelling is ruim behaald met een reductie van 22 procent. Dit heeft er onder
andere toe geleid dat de doelstelling van 30 procent gasreductie in 2030 in 2023 al
is behaald!

De Europese verordening is verlengd met een extra jaar. Opnieuw moet het Rijk in de
periode van 1 april 2023 tot en met 31 maart 2024 15 procent gas besparen.

5. Arbeidsmarkt

Het Rijk is in 2023 in aantallen fte toegenomen. Deze groei heeft zicht met name voorgedaan
bij de organisaties die te maken hebben met onderwerpen die centraal staan in het
politieke debat.

Het Rijk heeft net als andere werkgevers in Nederland in 2023 last van de aanhoudende
krapte op de arbeidsmarkt. We zien dat onder andere bij het toenemend aantal vacatures.
In combinatie met de krappe arbeidsmarkt betekent dit dat het steeds moeilijker wordt
om de juiste mensen voor openstaande vacatures te werven. Zo zijn er onder andere
te weinig ICT’ers te vinden voor de digitaliseringsvraagstukken van het Rijk. Daarom
is een Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) ontwikkeld. Dit raamwerk geeft
inzicht in de ICT-formatieplaatsen, de bezetting en de in-, door- en uitstroom van
ICT’ers. Met het KWIV zijn we beter in staat om meer gerichte wervingscampagnes op
te stellen en de personele ICT-kosten te berekenen.

6. Spreiding rijksdiensten en rijkswerkgelegenheid

De Rijksoverheid en de daarmee samenhangende werkgelegenheid is niet gelijkmatig of
proportioneel over het land verspreid. De Minister van BZK heeft over dit onderwerp
op 16 oktober 2023 een brief aan de Kamer gestuurd. Hierin staat naast de stand van
zaken rond de spreiding van de rijkswerkgelegenheid per 1 januari 2023, ook een prognose
voor de komende jaren6. Daarnaast staan in de brief de vervolgstappen die worden genomen om uitvoering te
geven aan de motie-Bisschop/Inge van Dijk (Kamerstuk 36 200 VII, nr. 34).

Het kabinet kondigde in zijn reactie op het rapport «Elke regio telt!» aan werk te
maken van de adviezen op dit rapport en een voorstel voor een aanpak neer te leggen
voor een volgend kabinet.

Om de Rijksoverheid meer zichtbaar en toegankelijk voor mensen in de regio te maken,
wil het kabinet stappen zetten naar een betere spreiding van rijksdiensten over het
land. Een overheid die dichtbij is, kan de binding met de mensen in de regio versterken.
En door de aanwezigheid van rijksdiensten die aansluiten bij de kernkwaliteiten van
een regio, kunnen de Rijksoverheid en regio’s elkaar versterken.

Een kwalitatief hoogwaardige en opgave gerichte Rijk met oog voor publieke waarden
vergt een blijvende inzet. Met de zes hierboven beschreven ontwikkelingen en andere
onderwerpen hebben we in 2023 de eerste stappen gezet. In 2024 borduren we hierop
voort, zodat we het vertrouwen in de overheid vergroten.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
H.M. de Jonge

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
A.C. van Huffelen