Brief regering : Toezegging inzake het voorzien van een planning voor het verstrekken van de ouderdossiers

Nr. 1378 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 23 april 2024

In het commissiedebat van 19 maart 2024 heb ik toegezegd uw Kamer te voorzien van
een planning voor het verstrekken van de ouderdossiers.1 In deze brief wordt aangegeven wat voor informatie we aan ouders verstrekken, welke
maatregelen zijn en worden genomen om ouders beter te informeren, hoeveel dossiers
we dit jaar verwachten te verstrekken, en welke uitgangspunten daarbij worden gehanteerd.

Ouders en hun gemachtigden hebben de juiste informatie nodig om de uitkomsten van
het herstelproces te begrijpen en keuzes te maken. Ouders ontvangen tijdens de integrale
beoordeling (IB) standaard een feitenoverzicht en het informatie- en beoordelingsformulier.
Het feitenoverzicht wordt opgesteld door de persoonlijk zaakbehandelaar (PZB-er).
De PZB-er kan ouders tijdens het oudergesprek aan de hand van het feitenoverzicht
goed meenemen in alle relevante feiten en gebeurtenissen uit het verleden. Het informatie-
en beoordelingsformulier geeft daarnaast inzicht in wat er is gebeurd en beschrijft
ook het persoonlijke verhaal van de ouder. Ouders kunnen daarnaast op verzoek het
ouderdossier ontvangen. Dit was voorheen het hersteldossier, waarvan de achterstanden
eind 2023 zijn ingelopen.

Het ouderdossier is samen met ouders en advocaten ontwikkeld. In sommige situaties
is er namelijk uitgebreidere informatie nodig, bijvoorbeeld als een ouder dat nodig
heeft voor het afronden van de IB of voor een vervolgproces zoals bezwaar of aanvullende
schade. Het ouderdossier bevat alle mogelijk relevante documenten voor iedere fase
van het herstelproces en voldoet volgens betrokken advocaten en de Oudercommissie
beter aan de informatiebehoefte.

Eind 2023 is UHT begonnen met het verstrekken van de ouderdossiers en heeft zij maatregelen
genomen om meer dossiers te kunnen verstrekken. Er heeft een opschaling van de organisatie
plaatsgevonden, in combinatie met vereenvoudiging van de anonimiseerinstructie, schrappen
van controles en de invoering van nieuwe laksoftware. In 2023 zijn er 5.366 dossiers
verstrekt.

UHT zet zich maximaal in om in 2024 meer dossiers aan ouders te kunnen verstrekken.
Om dit te kunnen realiseren neemt UHT de komende maanden meerdere maatregelen, zoals
het verder opschalen van de personele capaciteit, het centraliseren van het proces
van samenstellen-lakken-verstrekken van dossiers en het verder automatiseren van het
proces van samenstellen. In het eerste kwartaal van 2024 heeft UHT 2.2012 dossiers verstrekt.

De planning is om vanaf april 2024 gemiddeld 600 ouderdossiers per maand te verstrekken.
Het streven is om tegen het einde van dit jaar minimaal 7.000 dossiers te verstrekken
en zo mogelijk op te schalen naar 9.000 te verstrekken dossiers (inclusief de 2.201
dossiers uit het eerste kwartaal). Het uitgangspunt blijft daarbij om eerst de ouderdossiers
te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de behandeling van bezwaar, een verzoek
om aanvullende schade of (als nodig) in de urgente behandeling. Met de verder beschikbare
capaciteit kunnen ouderdossiers worden verstrekt bij de IB en, als de capaciteit dit
toelaat, ouderdossiers worden aangeboden aan ouders die een verzoek hebben gedaan
voor een persoonlijk dossier.

De inzet is om het ouderdossier zo vroeg mogelijk in het proces aan de ouder te verstrekken,
en in ieder geval voor de inhoudelijke behandeling in bezwaar of bij CWS. Het is helaas
niet mogelijk om vooraf aan te geven op exact welk moment in het proces het dossier
zal worden verstrekt. De vraag en volgorde van dossiers wordt namelijk bepaald door
factoren die niet vooraf vast te leggen zijn. Zoals de versnelling van de afhandeling
van bezwaar en CWS-verzoeken, de vraag naar ouderdossiers in de integrale beoordeling,
de reeds verstrekte hersteldossiers, de implementatiesnelheid van de verbetermaatregelen
bij dossiers, en de beroepen niet tijdig beslissen die met voorrang behandeld worden.
Deze factoren bepalen de volgorde en prioriteit waarmee medewerkers dossiers samenstellen,
anonimiseren, en aan ouders kunnen verstrekken.

In de voortgangsrapportages zal ik uw Kamer blijven informeren over de voortgang van
de verstrekking van dossiers.

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

De Staatssecretaris van Financiën, A. de Vries