Brief regering : Probleemanalyse inrichting financiële functie

Nr. 140
BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 2 april 2024

Tijdens de begrotingsbehandeling VWS 2024 d.d. 24 januari 2024 is met uw Kamer gesproken
over het financieel beheer en kwam ook de inrichting van de financiële functie aan
bod. Met deze brief geef ik invulling aan de toezegging die ik aan uw Kamer heb gedaan
om de probleemanalyse te delen. De probleemanalyse vindt u in de bijlage. In deze
brief zal ik uw Kamer toelichten hoe de vastgestelde maatregelen bijdragen aan het
oplossen van de geconstateerde problemen.

Probleemanalyse

In het voorjaar van 2023 is op basis van een opdracht van de toenmalige secretaris-generaal
een verkenning uitgevoerd naar de inrichting van de financiële functie en een probleemanalyse
uitgevoerd. De voornaamste bevindingen uit deze fase zijn:

− financiële kennis en vaardigheden bij financieel- en beleidsmedewerkers met name op
het gebied van financieel beheer zijn beperkt;

− onafhankelijkheid van financiële medewerkers ten opzichte van beleidsmedewerkers en
het management die zij adviseren onvoldoende geborgd;

− er is sprake van beperkte bezetting in kleinere directies en beperkte inzetbaarheid
van financiële medewerkers bij andere dan de eigen directies;

− weinig (centrale) regie op en harmonisatie van financiële producten, werkwijzen en
processen bij de verschillende directies en daarmee beperkter financieel inzicht en
overzicht voor het Ministerie van VWS en;

− ondersteuning van de directeuren-generaal, secretaris-generaal en plaatsvervangend
secretaris-generaal (DG’s en (p)SG) moet worden versterkt.

Een uitgebreidere toelichting op de geconstateerde problemen kunt u vinden in de bijlage.
De uitkomsten van de probleemanalyse zijn de basis geweest om in de verkenning te
komen met voorstellen voor de versterking van de financiële functie en daarmee ook
voor de inrichting van de financiële functie. Ik heb uw Kamer hier in december 2023
reeds over geïnformeerd (Kamerstukken II, 2023/24, 36 410 XVI, nr. 30).

Inrichting financiële functie

De financiële functie wordt zodanig ingericht dat de centrale regie en het ambtelijk
financiële vakmanschap wordt versterkt binnen het gehele departement. Door helder
te zijn in waarom de financiële kennis en kunde ook bijdraagt aan beleid. Door verantwoordelijkheden
helder te maken en de financiële functie meer samen te laten werken met elkaar en
voor de organisatie. Door transparant te zijn en daardoor meer in control te komen.
Een van die veranderingen begint aan de ambtelijke top. Door de bestuursraadleden
in staat te stellen om het financieel beheer op DG/p(SG)-niveau in control te houden
en om de directie FEZ extra verantwoordelijkheden en middelen te geven om kaders te
stellen, opleidingen en trainingen te intensiveren en de interne controles te versterken
zodat adequaat toezicht wordt uitgevoerd, inclusief mogelijkheden om in te grijpen
als het niet goed dreigt te gaan. De financiële functie wordt ook versterkt door te
kijken naar een goede rol-invulling: wat doet de directie FEZ en wat gebeurt er bij
de (beleids)directies. Hoe sluit de financiële functie goed op elkaar aan. Bij de
directies worden de interne advisering, de administratie, werkwijzen en controles
geharmoniseerd en versterkt en de onafhankelijke positie van de financiële medewerkers
beter geborgd door het opnemen van een verplichte financiële paraaf en escalatiemogelijkheden
naar FEZ. Alle beleidsdirecties hebben tot taak om de financiële kennis en vaardigheden
van beleidsmedewerkers op niveau te brengen. Financiering is één van de beleidsinstrumenten
die in het algemeen ingezet kan worden en daarmee hoort adequate kennis van overheidsfinanciën
tot de functionele vereisten van iedere beleidsmedewerker. Op die manier kan de financieel
adviseur ook in positie zijn en iedereen helpen. Daarnaast wordt de advisering en
control ten behoeve van de bestuursraadleden ondergebracht bij de directie FEZ.

De hernieuwde inrichting biedt randvoorwaarden om de risico’s rondom beperkte bezetting
te mitigeren. Nadere coördinerende afspraken, zoals clusteren van control rollen,
back-up regelingen etc. tussen de directies zijn nodig om het probleem op te lossen.

Hieronder worden de generieke maatregelen die ondersteunend zijn aan de nieuwe inrichting
kort toegelicht.

1. Aanpassen mandaatstructuur VWS

De bestuursraadleden (DG’s en (p)SG worden formeel (hoofd)budgethouder en de bijbehorende
bevoegdheden worden in een aangepaste VWS-mandaatregeling vastgelegd en daarmee geborgd.
Zij worden daarmee nadrukkelijker verantwoordelijk voor de allocatie van begrotingsmiddelen
en het financieel beheer in hun kolom. Hiermee wordt een oplossing geboden voor de
(centrale) regie.

2. Versterken rol FEZ (concerncontroller)

- Harmoniseren van kaders

De rijksbrede financiële kaders worden voor het Ministerie van VWS verder ingevuld
door VWS-specifieke kaders. Doel is het simplificeren en waar zinvol harmoniseren
van rapportage formats, administratieve en interne controle vereisten, het instellen
van een verplichte toets op financiële gevolgen met parafenroute (ook in het management-,
en documentinformatiesysteem, wat noodzakelijk is voor het kunnen functioneren van
FEZ als concerncontroller), financiële werkprocessen en bijbehorende (IV)tools. Hiermee
wordt de huidige praktijk voorkomen dat bij het gebrek aan kaders en uniforme werkwijzen
de directies noodgedwongen afzonderlijk aan de slag moeten gaan met eigen werkwijzen
en kaders. Het kenbaar maken van de uniforme kaders draagt bij aan het vergroten van
de financiële kennis.

- Het uitvoeren van en ondersteunen bij de uitvoering van interne controles

Bij FEZ wordt ten behoeve van de directies expertise en ondersteuning en een VWS-brede
interne controle ingericht. De directies blijven verantwoordelijk voor het vastleggen,
controleren (4-ogenprincipe) en het accorderen van hun eigen financiële gegevens,
zoals het periodiek nalopen van de openstaande verplichtingen. De VWS-brede interne
controle door FEZ ziet toe op de uitvoering van de decentrale controles en doet hierover
eigen reviews. Hiermee heeft FEZ en het Ministerie van VWS een beter overzicht van
rechtmatigheids- en getrouwheidsfouten. De bevindingen worden (ter correctie of opvolging)
teruggekoppeld aan de betreffende directies. Het voordeel om centraal toe te zien
op het interne controleproces en waar nodig zelf (aanvullende) controles bij FEZ te
organiseren is het vergrote inzicht en overzicht in het financieel beheer, het voorkomen
dat de controle taken tussen wal en schip vallen bij de directies en het bundelen
van specifieke kennis en auditexpertise, welke lastig is te verkrijgen voor iedere
directie afzonderlijk. Hiermee wordt een oplossing geboden voor de financiële kennis
en beperkte bezetting.

- Bundelen van financiële expertise

Iedere beleidsdirectie is zelf verantwoordelijk voor tijdig en juist financieel economisch
advies, waaronder instrumentkeuze en uitvoering. Bij FEZ worden financieel expertise
rollen ondergebracht die aan de voorkant zorgen voor het leveren van expertise en
aanvullend advies (aan de financieel adviesrol als front-office of aan de beleidsmedewerker)
bij de keuze en toepassing van een financieel instrument door een directie. Deze maatregel
draagt bij aan het verbeteren van de financiële expertise. Ook wordt een deel van
de adviestaken hiermee gecentraliseerd waardoor de werkdruk van de decentrale financiële
functie wordt verminderd en het probleem met de beperkte bezetting wordt gemitigeerd.
Tegelijkertijd levert een juiste instrumentkeuze aan de voorkant lagere werkdruk aan
de achterkant op. Tevens wordt de centrale regie vergroot vanuit het oogpunt dat er
aan de voorkant meer advies en sturing kan plaatsvinden met betrekking tot financiële
keuzes.

- Verscherpt toezicht door FEZ

Bij het niet op orde hebben van het financieel beheer heeft de directie FEZ reeds
de mogelijkheid om een directie onder verscherpt toezicht te stellen. Deze maatregel
kan een oplossing bieden voor de beperkte financiële kennis, beperkte onafhankelijkheid
en beperkte bezetting. Tevens wordt de centrale regie hiermee vergroot.

Functionele sturing door FEZ

De directie FEZ gaat in overleg met de betreffende directie de gewenste bezetting
van de financiële functie in een directie bespreken. Dit gebeurt op basis van de omvang
van de begroting, de complexiteit van het werkveld en het (verwachte) aantal financiële
instrumenten. Dit biedt een oplossing voor de beperkte bezetting en de (centrale)
regie.

3. Uniforme rollen, taken en verantwoordelijkheden

Voor de gehele financiële functie en voor iedere directie worden de financiële rollen
en taken op dezelfde wijze gedefinieerd. Een rol betreft een verzameling concrete
en terugkerende taken met een logische samenhang. De bijbehorende verantwoordelijkheden
geven aan wat anderen kunnen verwachten van deze rol. Het voordeel van het definiëren
van uniforme rollen voor zowel het directie-, de kolom- als het VWS-brede niveau is
dat er meer zekerheid is dat de juiste financiële taken op de juiste plek worden uitgevoerd.
Dit stelt het Ministerie van VWS beter in staat om gezamenlijk goede financiële sturing
en adequaat financieel beheer mogelijk te maken. Uniforme rollen bieden meer duidelijkheid
in de afbakening van werkzaamheden en verantwoordelijkheden en bevorderen het verdiepen
van werkzaamheden en kennis en de uitwisselbaarheid van medewerkers tussen directies,
zeker als er daadwerkelijk op een meer uniforme manier wordt gewerkt. Door verantwoordelijkheden
helder te beleggen op alle niveaus en deze op elkaar te laten aansluiten moet financiële
functie geborgd worden.

4. Verplichte parafenroute

Deze maatregel betreft de inrichting van de parafenroute in het management- en documentinformatiesysteem
op beleidsvoorstellen met financiële of budgettaire consequenties. Om te waarborgen
dat in stukken, voorstellen en toezeggingen de financiële gevolgen voldoende zijn
onderbouwd en dat er voldoende is getoetst op de rechtmatigheid wordt het IT-systeem
omgebouwd zodat wordt afgedwongen dat er altijd een financiële medewerker meekijkt
op de stukken. Dit vergroot de (centrale) regie.

Tot slot

Er wordt nu ingezet op het verder vormgeven van de generieke maatregelen en de herinrichting.
Alles overziend vertrouw ik er op dat de bovengenoemde maatregelen en de herinrichting
van de financiële functie bijdragen aan het verder verbeteren van het financieel beheer
en het structureel borgen van het financieel beheer binnen het Ministerie van VWS.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
C. Helder