Brief regering : Reactie op de motie van het lid Palmen over binnen vier weken een volwaardig archief van de chatberichten van de minister-president opleveren (Kamerstuk 36410-III-9)

Nr. 13
BRIEF VAN DE MINISTER-PRESIDENT, MINISTER VAN ALGEMENE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 25 maart 2024

Op 27 februari jl. heeft uw Kamer de motie-Palmen1 aangenomen. De motie verzoekt de regering binnen vier weken een volwaardig archief
van de chatberichten van de Minister-President op te leveren met accordering door
de Inspectie Overheidsinformatie van Erfgoed (hierna: Inspectie). Hierbij reageer
ik, mede namens de staatssecretarissen van BZK en OCW, op deze motie.

In het debat van 15 februari 2024 is deze motie ontraden, omdat aan de motie geen
uitvoering kan worden gegeven voor zover deze verzoekt binnen vier weken een archief
van de chatberichten van de Minister-President op te leveren met accordering door
de Inspectie. Voor zover de motie verzoekt om het archiveren van de zakelijke chatberichten
van de Minister-President, kan ik melden dat deze chatberichten worden bewaard ten
behoeve van veiligstelling en archivering, zoals in het debat toegelicht. Ten aanzien
van het metadateren van de chatberichten met als doel ervoor zorg te dragen dat deze
beter vindbaar en interpreteerbaar zijn (in lijn met de aanbevelingen van de Inspectie2), bestaan diverse uitdagingen die raken aan de Rijksbrede beleidsvorming op dit terrein.
Dit wordt verderop in de brief nader toegelicht. Zodra de beleidsvorming is afgerond
zal het Ministerie van Algemene Zaken, net zoals alle andere ministeries, de archivering
van chatberichten hiermee in lijn brengen.

Na het verschijnen van het rapport «De archivering van chatberichten bij het Ministerie
van Algemene Zaken» van de Inspectie in september 2022 heeft de Staatssecretaris van
BZK direct besloten dat Rijksbreed geen zakelijke chatberichten meer worden verwijderd
van de telefoons van bewindspersonen. Alle zakelijke chatberichten worden sindsdien
uitgelezen van de telefoon, binnen het documentmanagementsysteem van het ministerie
gebracht en daar beheerd, totdat ze worden overgebracht naar het Nationaal Archief
(hierna: NA). Daarbij wordt de tijdelijke instructie «Chatberichten archivering –
tijdelijke instructie voor bewindspersonen»3 van het Ministerie van BZK aangehouden. De ADR voert in het eerste kwartaal van 2024
een audit uit om inzicht te verwerven in de stand van zaken bij het naleven van de
tijdelijke instructie archivering chatberichten bij alle ministeries, waarbij wordt
gekeken naar de in gebruik genomen maatregelen voor het veiligstellen van zakelijke
chatconversaties van bewindspersonen. Het ADR-rapport wordt in het tweede kwartaal
verwacht.

Tot het moment van overbrenging naar het NA zijn ministeries zelf verantwoordelijk
voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dat betekent concreet het
zorgdragen dat deze informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar,
betrouwbaar en toekomstbestendig is. Hiertoe zijn ministeries ook afhankelijk van
de kwaliteitseisen, bijvoorbeeld omtrent metadatering en preservering, die aan het
archief worden gesteld. Rijksbreed lopen er diverse trajecten om deze kwaliteitseisen
vast te leggen. In de eerste twee kwartalen van 2024 wordt door het NA gewerkt aan
het vaststellen van kwaliteitseisen voor de archivering van chatberichten. Tevens
is aan uw Kamer tijdens het debat «Wet open overheid» van 15 februari 2024 een stappenplan
toegezegd ter uitvoering van het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding
Rijksoverheid 2024–2025, waar de Modelselectielijst Selectielijst Chat van het NA4 en het uitgeschreven Rijksbrede beleid rond chatberichtenarchivering5 in terugkomen. Het Ministerie van AZ volgt deze rijksbrede ontwikkelingen nauwlettend.

Voorts verzoekt de motie om accordering door de Inspectie. In het debat op 15 februari
jl. heeft het lid Palmen verduidelijkt hier te doelen op het meekijken door de Inspectie
dat de vorming van een archief overeenkomstig de Archiefwet geschiedt. De Inspectie
heeft hierop laten weten dat, zoals gemeld in de brief van november 20236, het Ministerie van AZ voor 1 mei schriftelijk aan de Inspectie moet rapporteren
over de voortgang over het systematisch en toetsbaar archiveren van chatberichten
in lijn met de Archiefwet en over de voortgang van de andere aanbevelingen. Dit naar
aanleiding van de constatering van de Inspectie dat er wel belangrijke stappen gezet
zijn, maar dat er ook nog zorgen zijn. En tenslotte heeft de Inspectie laten weten
dat daarna wederom een oordeel wordt gegeven over de voortgang op de aanbevelingen.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,
M. Rutte