Brief regering : BIT-advies Beheer en Onderhoud Justid

Nr. 1141 BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 6 maart 2024

Hierbij stuur ik uw Kamer het BIT-advies beheer en onderhoud Justid van het Adviescollege
ICT-Toetsing (verder Adviescollege) dat ik op 22 januari 2024 heb ontvangen. Bijgaand
ontvangt u tevens de bestuurlijke reactie op dit advies alsmede de beslisnota.

Het Adviescollege heeft een scherp en herkenbaar beeld geschetst van de problematiek
op het gebied van de processen ten aanzien van het beheer en onderhoud zoals dat bij
de Justitiële Informatiedienst (verder Justid) wordt uitgevoerd, de aspecten rondom
de dienstverlening en de samenwerking daartoe met de actoren. Het Adviescollege concludeert
dat de opdrachten van de diensten over het algemeen tevreden zijn over de dienstverlening
en dat er geen grote verstoringen zijn. Ik ervaar het onderzoeksrapport van het Adviescollege
als een terechte waardering voor en erkenning van de inzet en deskundigheid van Justid
en haar medewerkers.

Aanleiding voor het advies

Justid is verantwoordelijk dat cruciale informatie op het juiste moment voor de juiste
persoon beschikbaar is in het informatie ecosysteem van Justitie en Veiligheid en
ook daarbuiten. Sinds de oprichting in 2006 is Justid verantwoordelijk geworden voor
het beheer en onderhoud van informatiediensten voor 27 opdrachtgevers. Deze toenemende
informatiebehoefte heeft in de loop der jaren geleid tot een gevarieerd ICT landschap
bij Justid.

Justid ziet zich gesteld voor de opgave om de stabiliteit, continuïteit en veiligheid
van de dienstverlening te blijven borgen. Tegelijkertijd is de noodzaak aanwezig de
dienstverlening en de onderliggende ICT-systemen fundamenteel te vernieuwen en moderniseren,
ook om blijvend te voldoen aan de eisen van wet- en regelgeving. Het programma Toekomstvaste
IV is ingericht om hiervoor een goede basis te realiseren.

Parallel aan de technische verbetering dient ook het onderhoud en het beheer te worden
doorontwikkeld om de dienstverlening duurzaam in te richten. Het Adviescollege is
gevraagd om advies uit te brengen over de verbeteraspecten ten aanzien van de beheer-
en onderhoudsprocessen en het functioneren van de governancedriehoek daaromheen. Vanwege
de diversiteit in de dienstverlening, zijn slechts enkele informatiediensten onderzocht
die wel een representatief beeld geven van de verbeteropgaaf.

Conclusies en aanbevelingen van het Adviescollege

Het Adviescollege ziet enkele substantiële en deels urgente issues in het beheer en
onderhoud die in de toekomst tot verstoringen zouden kunnen leiden. De belangrijkste
conclusie uit het onderzoek van het Adviescollege is dat het huidige volwassenheidsniveau
van beheer en onderhoud de dienstverlening van Justid kwetsbaar maakt om de volgende
redenen:

A. Noodzakelijke verbeteringen komen niet goed van de grond,

B. Financiering is niet toekomstvast,

C. Besluitvorming over beheer en onderhoud is niet slagvaardig.

Om meer zekerheid te krijgen over de stabiliteit en continuïteit van de dienstverlening,
adviseert het Adviescollege verbeteringen in het beheer en onderhoud door te voeren
en het volwassenheidsniveau op de volgende punten te verhogen:

1. Voer doelgericht verbeteringen door,

2. Realiseer structureel voldoende financiering voor beheer en onderhoud,

3. Verbeter de besluitvorming en sturing.

In deze brief zal ik uw Kamer aangeven hoe er opvolging wordt gegeven aan deze aanbevelingen.

Advies 1: Voer doelgericht verbeteringen door

Het Adviescollege adviseert om beoogde baten van lopende verbeterinitiatieven in beeld
te brengen en om initiatieven te prioriteren en rekening te houden met onderlinge
afhankelijkheden. Dit advies wordt door mij herkend en onderschreven.

In dit verband zullen initiatieven op het gebied van onder andere de architectuur,
portfoliomanagement, service management en informatiebeveiliging worden gebundeld,
waarmee overzicht en inzicht ontstaat. Hiermee wordt tevens duidelijkheid verkregen
over welk doel met een initiatief wordt beoogd en wat de status is, zodat daarop binnen
de teams, maar vooral ook Justid-breed, scherper gestuurd kan worden.

Niet alles kan tegelijk worden opgepakt. Er zullen prioriteiten worden gesteld en
er zal een plateauplanning worden uitgewerkt, waarmee zaken zoveel mogelijk in samenhang
worden opgepakt en rekening wordt gehouden met het absorptievermogen van de organisatie.

Het advies om de uitvoering te plannen en te monitoren neem ik graag ter harte. Er
worden binnen de teams op zich goede plannen opgesteld, maar de status en opvolging
hiervan is vaak niet duidelijk. Met het bovengenoemde professionaliseringstraject
wordt een belangrijke stap gezet om daar verandering in te brengen. Er zal centraal
inzicht in de voortgang ontstaan en plannen zullen worden gemonitord op daadwerkelijke
invoering en effecten.

Het voorgaande is in het bijzonder van belang voor de informatiebeveiliging. Er zal
nadrukkelijker worden toegezien op het gebruik en de vulling van ondersteunende administraties,
zoals de Governance Risk en Compliance (GRC tool) om de basis op orde te brengen en
te houden.

Het advies om van elkaar te leren, wordt door mij onderstreept. Op operationeel niveau
zijn al tal van dergelijke leertrajecten gestart, maar er is meer nodig. De directie
van Justid zal daarom steviger gaan inzetten en sturen op het houden van evaluaties,
het in kaart brengen van geleerde lessen en het inbrengen van opgedane ervaringen
in nieuwe trajecten. Daarbij wordt niet alleen Justid breed gekeken, maar ook in samenwerking
met de opdrachtgevers en de eigenaar.

Advies 2: Realiseer structureel voldoende financiering voor beheer en onderhoud

De adviezen om te bepalen welke structurele middelen nodig zijn om de dienstverlening
effectief te kunnen uitvoeren én om het kostprijsmodel hiervoor door te ontwikkelen
zijn zeer bruikbaar en herkenbaar.

Het huidige kostprijsmodel voorziet in het bepalen van de verwachte exploitatiekosten
voor een bepaald jaar, maar voor de doorontwikkeling naar meerjarige integrale kostprijzen
is het nodig ook de ontwikkelingen mee te nemen op het gebied van technologie en informatiebeveiliging,
evenals de effecten van het wegwerken van achterstanden en de effecten van autonome
groei (in het gebruik) van data en/ of systemen. Om dat te kunnen doen dient opnieuw
te worden bezien hoe de diensten zijn opgebouwd en worden bekostigd om daarmee het
kostprijsmodel en kosten ontwikkeling te herzien in een meerjaren perspectief.

Met de opdrachtgevers dienen, zoals het Adviescollege aangeeft, afspraken te worden
gemaakt over wat wel en niet in de standaard kostprijs kan worden opgenomen binnen
de mogelijkheden die het administratief stelsel biedt. Daar waar het stelsel niet
voorziet in de reserveringen voor het lifecyclemanagement dient in overleg met de
opdrachtgevers te worden nagedacht over alternatieven die een duurzame financiering
mogelijk maken. Belangrijk daarbij is dat voortdurende afstemming blijft plaatsvinden
met de opdrachtgevers en de eigenaar over de kostenontwikkeling, met periodieke herziening
van de kostprijzen en de financiering zoals in het BIT-advies is aangegeven.

Advies 3: Verbeter de besluitvorming en sturing

Het onderzoeksrapport van het Adviescollege stelt dat scherper afgesproken kan worden
hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld in de governancedriehoek ten aanzien van
het «hoe». Dat wil zeggen, de wijze waarop Justid uitvoering geeft aan de ontvangen
opdrachten. Deze aanbeveling heb ik eveneens overgenomen.

De governancedriehoek kent drie aparte rollen. Die van de opdrachtnemer, zijnde Justid,
die van de coördinerend opdrachtgever, zijnde DGRR – een van de beleidsverantwoordelijke
directoraten-generaal van het Ministerie van Justitie en Veiligheid – en de eigenaar,
zijnde de plaatsvervangend Secretaris-Generaal van het Ministerie van Justitie en
Veiligheid. De wijze waarop de drie rollen binnen de governancedriehoek zijn gedefinieerd
en met elkaar samenwerken is vastgesteld in een zogenaamd relatiestatuut. Deze afspraken
zijn mede naar aanleiding van dit rapport verder aangescherpt.

Justid zal tijdiger aangeven wat nodig is om de continuïteit van de dienstverlening
te waarborgen. Als eigenaar zal de plaatsvervangend Secretaris-Generaal toezien op
de toepassing van deze aangescherpte afspraken door zeker te stellen dat besluitvorming
plaatsvindt door heldere afspraken te maken en erop toe te zien dat deze ook worden
uitgevoerd.

Voor wat betreft het werken in ketenverband is het bij zowel de opdrachtnemer als
de opdrachtgevers van belang om gezamenlijk te werken aan verbetering en doorontwikkeling
van de informatievoorziening in een continu veranderende omgeving. Naast gezamenlijkheid
vraagt dit ook om toewijding en eigenaarschap.

Tot slot

Het Adviescollege heeft aangeboden de gegeven adviezen op ambtelijk niveau te willen
toelichten, om daarmee de uitwerking richting te geven. Ik neem dit aanbod graag aan,
omdat in de dagelijkse praktijk veel afhankelijkheden zitten, die op de juiste wijze
en in samenhang gemanaged moeten worden. Met het reeds lopende programma Toekomstvaste
IV is het gericht sturen op verbetering in gang gezet. Dit geheel vraagt een zorgvuldige
afstemming, goede werkafspraken en informatievoorziening in de driehoek. Ik laat me
hierbij ook ondersteunen door het CIO-office van JenV, Bureau Gateway en externe partijen
die op specifieke onderzoeksdomeinen ingezet worden.

Tot slot wil ik het Adviescollege danken voor het advies, de openheid en de zorgvuldige
aanpak.

De Minister van Justitie en Veiligheid, D. Yeşilgöz-Zegerius