Brief regering : Melding fraudezaken en beleid fraude en corruptie BZ

Nr. 10
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 december 2023

Middels deze brief wil ik u informeren over twee gegrond verklaarde fraudemeldingen.
Conform de afspraak die tijdens de Begrotingsbehandeling 2021 is gemaakt, informeer
ik uw Kamer middels een Kamerbrief op geanonimiseerde basis over gegrond verklaarde
fraudezaken met een (Nederlandse) financiële impact van minimaal € 100.000.

Graag maak ik ook van de gelegenheid gebruik u, ter achtergrond, te informeren over
het interne proces rondom fraudemeldingen en het beleid ten aanzien van fraude en
corruptie bij door BHOS en BZ gefinancierde activiteiten.

Gegrond verklaarde fraudemeldingen

22–111 – Jemen

Een internationale organisatie heeft een onderzoek uitgevoerd naar vermoedens van
fraude bij twee leveranciers. Dit onderzoek heeft bevestigd dat er sprake was van
frauduleuze overboekingen bij twee sub-leveranciers. Met de fraude is een bedrag van
€ 1.931.284 gemoeid. Het aandeel van mijn ministerie hierin bedraagt € 254.929.

De internationale organisatie heeft het bedrag teruggevorderd. Inmiddels is het volledige
bedrag ontvangen van de leveranciers en heeft het niet geleid tot financiële schade
voor mijn begroting. De zaak is daarnaast ook gemeld aan de lokale autoriteiten.

23–038 – Jordanië

Een contractpartner heeft bij een landenkantoor in Jordanië een extern accountantsonderzoek
laten uitvoeren. Hieruit kwam naar voren dat een bedrag ter waarde van € 477.932 is
aangemerkt als frauduleus, waarvan € 217.260 ten laste van BZ-middelen valt. Verder
is ook aangetoond dat bij een deel van de uitgaven niet is voldaan aan de interne
financiële procedures. Uit het onderzoeksrapport bleek dat fraude is gepleegd door
een aantal, inmiddels ex-, werknemers van het kantoor. De resultaten lieten zien dat
onder meer sprake was van ontbrekende documentatie bij betalingen en belangenverstrengeling
met uitvoerende partners.

De organisatie heeft, nadat het vermoeden naar voren kwam, het interne controlesysteem
aangescherpt, onder andere door de controles op de uitgaven te versterken en het gebruik
van cheques af te schaffen. Tevens verkent de organisatie de mogelijkheden tot juridische
stappen tegen betrokkenen. De organisatie heeft toegezegd het onrechtmatige bedrag
te zullen terugbetalen. Het ministerie is op dit moment bezig een verzoek tot terugbetaling
op te stellen.

Proces fraudemeldingen

Graag geef ik uw Kamer hierbij ook meer inzicht in de omgang met fraudemeldingen binnen
door BZ en BHOS gefinancierde activiteiten.

Vermoedens van fraude en corruptie rond BZ-gefinancierde activiteiten worden bij het
BZ Expertise Centrum Malversaties (ECM) gemeld. In de praktijk wordt dit gedaan door
de budgethouder op het ministerie of de post, door contractpartners, of door externe
melders.1 Het ministerie voert een zero-tolerance for inaction beleid aangaande fraude en corruptie. Dit houdt in dat het ministerie verwacht dat
ieder gefundeerd vermoeden van fraude en corruptie wordt onderzocht, dat het ministerie
hierover direct geïnformeerd wordt en eventueel passende maatregelen worden genomen.

Fraudevermoedens worden door het Expertisecentrum Malversaties (ECM) geregistreerd.
Afhankelijk van de ernst en inhoud van de melding worden vervolgstappen bepaald. Vervolgstappen
zijn – bijvoorbeeld – het instellen van een (accountants)onderzoek, een gesprek met
de betrokken organisatie en/of melder, en het opschorten van lopende betalingen. Daarnaast
wordt de betrokken Directeur-Generaal van een melding op de hoogte gesteld, waarbij
uiteraard de anonimiteit van eventuele melders gewaarborgd wordt.

Wanneer het ECM, op basis van een (forensisch of accountants-) onderzoek, een fraudemelding
als gegrond aanmerkt, worden stappen genomen om de financiële schade niet ten laste
te laten komen van de BZ-begroting. Dit kan bijvoorbeeld door het in gang zetten van
een terugvorderingsprocedure, of door het lager vaststellen van een subsidie.

Preventie

Een deel van de door BZ gefinancierde activiteiten vindt plaats in fragiele en volatiele
regio’s en omstandigheden, waarbinnen het risico op fraude en corruptie per definitie
groter is. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken zet voor de BZ- en BHOS-programma’s
permanent in op de toepassing en doorontwikkeling van risicomanagement om de kans
op succesvolle projectimplementatie te vergroten en de kans op onregelmatigheden en
afwijkingen, bijvoorbeeld als gevolg van fraude of corruptie, te verkleinen. Het ministerie
speelt hier primair op in door inzet van risicomanagers en het opstellen van een zogeheten
risicoparagraaf voor alle – potentiële – nieuwe activiteiten. Bij de risicoparagraaf
worden risico’s op fraude en corruptie op context-, programma- en organisatieniveau
ingeschat, alsmede mitigerende maatregelen geformuleerd om zowel de kans als de impact
van deze risico’s te minimaliseren. Om de kwaliteit van adequate risico-inschattingen
te waarborgen, is er, los van de inzet van risicomanagers, een opleidingsmodule voor
betrokken medewerkers. Daarnaast dient iedere organisatie waar het ministerie een
contract boven € 1 miljoen mee aangaat, een integriteitsanalyse (i.e. Organisational Risk and Integrity Assessment) te doorlopen.

In het geval van bewezen fraude of corruptie sluit het Ministerie de betreffende organisatie
dan wel uit van vervolgfinanciering, dan wel wordt er toegezien op implementatie van
geleerde lessen en verbeterde controle- en monitoringsmechanismen om de kans op herhaling
te verkleinen. Evengoed scherpt het ministerie haar eigen procedures en monitoring
aan op basis van geleerde lessen.

Informatievoorziening

Het ministerie informeert uw Kamer over fraudezaken op drie verschillende manieren.
Allereerst verschijnen alle gegrond verklaarde zaken in het departementaal jaarverslag,
zoals vastgelegd in de Nota Beheer en Toezicht uit 1998.2 Daarnaast is tijdens de Begrotingsbehandeling BHOS 2021 afgesproken dat ik uw Kamer
middels een Kamerbrief tussentijds op geanonimiseerde basis zal informeren over gegrond
verklaarde fraudezaken met een (Nederlandse) financiële impact van minimaal € 100.000.
Tot slot worden alle gegrond verklaarde malversaties ook digitaal vermeld op het openbaar
toegankelijke OS-portaal.

De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking,
G.E.W. van Leeuwen