Brief regering : Beleidsreactie op Inspectierapport vernietiging dossiers

Nr. 119
BRIEF MINISTER VOOR RECHTSBESCHERMING

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 2 oktober 2023

Op 28 juli 2023 (Kamerstuk 31 265, nr. 117) heb ik uw Kamer het «Inspectierapport vernietiging van adoptiedossiers» aangeboden.
Naar aanleiding van vragen van interlandelijk geadopteerden heeft de Inspectie Overheidsinformatie
en Erfgoed een onderzoek uitgevoerd naar de vernietiging van adoptiedossiers bij het
Ministerie van Justitie en Veiligheid, waarin centraal staat in hoeverre de Archiefwet
is nageleefd. Het onderzoek richt zich op de vernietiging van dossiers van de toenmalige
Directie Kinderbescherming van het Ministerie van Justitie. Deze directie voerde in
het verleden een deel van de taken rond interlandelijke adoptie uit, die de Centrale
Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden (hierna: Ca) tegenwoordig uitvoert.

Ik ben de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed erkentelijk voor het uitvoerige
onderzoek naar de vernietiging van dossiers in het kader van interlandelijke adoptie
door het ministerie in 1983 en 1999. In deze brief geef ik mijn reactie op de bevindingen
en aanbevelingen. Er zijn vanuit geadopteerden reacties gekomen op de bevindingen
waarin ik zie dat de vernietiging veel bij hen heeft losgemaakt. Vooraf wil ik benadrukken
dat het uiterst pijnlijk is dat geadopteerden niet met eigen ogen kunnen zien wat
er in het dossier was opgenomen. Geadopteerden kunnen soms behoefte hebben aan inzicht
in het gehele proces voorafgaand aan de adoptie. Het vernietigen van informatie kan
het verwerkingsproces van geadopteerden bemoeilijken en dat is wrang.

Bevindingen en reactie

De Inspectie bevestigt, zoals ik met uw Kamer heb gedeeld, dat in 1983 en 1999 dossiers
interlandelijke adoptie uit de jaren ’60 en ’70 zijn vernietigd. In deze dossiers
zat informatie over het afgeven van een beginseltoestemming, ze bevatten geen achtergrondgegevens
van het kind. Het betreft informatie over adoptieouders waaronder ook het gezinsonderzoek
van de Raad voor de Kinderbescherming. Dit rapport werd en wordt bij de Raad voor
de Kinderbescherming ook bewaard.

Het dossier bij het ministerie diende ter afgifte van de beginseltoestemming waarin
adoptiefouders in beginsel geschikt werden geacht te adopteren. Op dat moment was
er nog geen kind in beeld. Deze beginseltoestemming verloor zijn geldigheid na verloop
van tijd of als er een kind werd geadopteerd. Voorstelbaar is dat er in die tijd geen
noodzaak werd gezien deze procedurele informatie voor de toekomst te bewaren. Met
de kennis van nu is dat te betreuren.

In een enkel geval bevatte het dossier ook inreisgegevens van de geadopteerde, zoals
bijvoorbeeld een Machtiging Voorlopig Verblijf. Op die inreisgegevens stond geen afstammingsinformatie
van het kind. Daarop stond vaak alleen de voornaam van het kind, soms in combinatie
met achternaam van adoptiefouders.

Sinds 1998 zijn vergunninghouders in de Wet opneming buitenlandse kinderen ter adoptie
aangewezen om de achtergrondgegevens van adoptiekinderen te bewaren.

De inspectie concludeert tevens dat er door het toenmalige Ministerie van Justitie
wel geprobeerd is de Archiefwet na te leven maar dat uiteindelijk niet conform de
Archiefwet is gehandeld. Bij de vernietiging is wel een vernietigingslijst gebruikt
waarin een bewaartermijn is opgenomen. De inspectie heeft echter geen bewijs kunnen
vinden dat deze vernietigingslijst op juiste wijze is vastgesteld. Daarom concludeert
de inspectie dat de gehanteerde bewaartermijn niet is vastgesteld. De inspectie heeft
al in 1983 geconstateerd dat het ministerie gebruik maakte van niet-vastgestelde vernietigingslijsten. Echter, de inspectie stond dit gebruik tijdelijk toe,
in aanloop naar vaststelling van de bewaartermijnen in een nieuwe lijst.

De inspectie concludeert verder dat de feitelijke gevolgen onzeker zijn. Wanneer de
vernietigingslijst wel volgens de Archiefwet was vastgesteld, had dit kunnen leiden
tot een langere bewaartermijn voor de dossiers. Maar dit is niet zeker, aldus de inspectie.

Aanbevelingen en reactie

De inspectie doet acht aanbevelingen die ik omarm en die grotendeels al overeenkomen
met de huidige werkprocessen. De aanbevelingen waarvoor dat nog niet geldt, worden
zo snel mogelijk opgepakt. Hieronder som ik de aanbevelingen van de inspectie op waarna
ik een reactie geef.

1.

Voorkom dat dossiers van afgeronde adoptie alsnog vernietigd worden. Voorzie de dossiers
van genoeg metadata en de juiste bewaartermijn; verifieer dat dossiers die vernietigd
gaan worden geen afgeronde adoptie betreffen.

Dossiers van interlandelijke adoptie bij een voltooide adoptie worden sinds 2000 niet
meer vernietigd.

Mijn ministerie is bezig met het verbeteren van de metadata1 om fouten te voorkomen. Dossiers die wel vernietigd kunnen worden, bijvoorbeeld van
adoptieprocedures die niet tot een adoptie hebben geleid, worden nog extra gecheckt
binnen mijn ministerie om fouten te voorkomen.

2.

Stuur aan op overbrenging van de bewaarde dossiers binnen een jaar naar het Nationaal
Archief onder het inzageregime van de Archiefwet.

Mijn ministerie heeft de afgelopen twee jaar flinke vorderingen gemaakt met het wegwerken
van archiefachterstanden en het overbrengen van JenV-archief naar het Nationaal Archief.
Vanuit zowel het ministerie als het Nationaal archief heeft dit prioriteit en er wordt
voortvarend gewerkt aan overbrenging van de dossiers. Het streven is om de overbrenging
uiterlijk september 2024 gereed te hebben.

3.

Zorg ervoor dat informatiebeheerders en de Centrale Autoriteit nauw samenwerken aan
goed beheer van de dossiers.

Het Dienstencentrum (de plek binnen het ministerie waar de informatiebeheerders werkzaam
zijn) en de Centrale Autoriteit staan in nauw contact met elkaar. Er zijn afspraken
gemaakt om de samenwerking bij het beheer van dossiers te verbeteren waardoor geadopteerden
die om inzage vragen goed geïnformeerd kunnen worden.

4.

Maak, in afstemming met het Nationaal Archief, een overzicht waaruit blijkt in welke
archieven zich welke informatie over individuele adopties bevindt, en welke organisatie
een archief beheert. Publiceer dit overzicht binnen een jaar.

Delen van (adoptie)dossiers zijn op verschillende plekken te vinden. INEA, het expertisecentrum
voor interlandelijk geadopteerden, beschikt over een overzichtspagina waar alle informatie
staat over waar adoptiedossiers liggen en hoe deze ingezien kunnen worden. Geadopteerden
kunnen hier terecht. Het centrum is nog in opbouw maar veel diensten, zoals het begeleiden
bij het krijgen van toegang tot dossiers, worden al aangeboden.

5.

Verbeter de communicatie over de vernietiging van de dossiers aan geadopteerden.

Op de site van de Rijksoverheid is informatie gepubliceerd na het verschijnen van
het rapport. Deze informatie zal worden aangevuld naar aanleiding van onderhavige
brief. De Centrale Autoriteit doet er alles aan om zorgvuldig te communiceren met
geadopteerden en hen van juiste informatie te voorzien. Bijvoorbeeld wanneer geadopteerden
na een inzageverzoek te maken krijgen met het bericht dat een dossier vernietigd is.

6.

Bepaal welke informatie minimaal aanwezig moet zijn in de huidige dossiers van de
Centrale Autoriteit.

Bij de Centrale Autoriteit is reeds vastgelegd welke informatie minimaal in het dossier
aanwezig moet zijn. De aanbeveling van de inspectie geeft aanleiding om met het Dienstencentrum
nadere afspraken te maken over wanneer een dossier klaar is voor archivering.

Aanbevelingen bij inzageverzoeken voorafgaand aan overbrenging:

7.

Maak ook gebruik van de concept-inventaris, die wordt opgesteld voor inzage bij het
Nationaal Archief, om bij verzoeken tot inzage bij het Ministerie van JenV de aanwezigheid
van een dossier te verifiëren.

Deze werkwijze is inmiddels doorgevoerd.

8.

Bij een inzageverzoek naar een dossier uit de periode waarvan dossiers vernietigd
zijn: bestendig de recente procedurewijziging waarbij het Ministerie van JenV eerst
nagaat of een dossier vernietigd is, voordat een betrokkene een zienswijze over inzage
moet opvragen.

Deze werkwijze is inmiddels doorgevoerd.

Tot slot

Mijn ministerie heeft goed op het netvlies hoe belangrijk het is om zorgvuldig om
te gaan met adoptiedossiers. Desalniettemin is het zaak om te leren van het verleden.
Dat besef is er en komt terug in de verbeteringen die de afgelopen decennia al zijn
ingevoerd ook naar aanleiding van het rapport van de commissie Joustra.

De Minister voor Rechtsbescherming,
F.M. Weerwind