Brief regering : Toezegging afbakeningsdocument Hotspot COVID-19 AZ

Nr. 2107
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 3 juli 2023

Tijdens het debat van 24 mei over de archivering van stukken door bewindspersonen
onder de Archiefwet en de Woo/Wob (Kamerstuk 32 802, nr. 71) heb ik uw Kamer een brief toegezegd met een nadere reactie op het verzoek van de
commissie voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 17 mei 2023 (Kamerstuk
25 295, nr. 2099) om het in de periode maart 2020 tot aan 30 september 2021 bij AZ gehanteerde afbakeningsdocument
aan de Kamer te doen toekomen, niet zijnde de in de ontvangen reactie benoemde ambtelijke
tussenversies maar hetgeen waar in de tussentijd naar werd gehandeld.

Zoals ik heb uitgelegd in mijn brief van 21 juni (Kamerstuk 25 295, nr. 2099) kostte het opstellen van de reactie meer tijd dan voorzien.

In deze brief zet ik, mede namens de Minister-President, kort uiteen wat een selectielijst
is, wat een hotspot is, welke rol het afbakeningsdocument hierin speelt en tot slot
op basis waarvan gehandeld is bij AZ.

Selectielijst

Overheidsorganisaties produceren veel informatie, onder de huidige Archiefwet archiefbescheiden
genoemd. Hoe waardevol deze informatie is voor de overheidsorganisatie of de samenleving
verschilt sterk. Daarom bepalen overheidsorganisaties, in samenspraak met de archivaris
van de archiefbewaarplaats en een externe deskundige, hoe lang informatie bewaard
moet worden. Dit heet waarderen en deze waarderingen worden vastgelegd in een openbare
selectielijst.1 Archiefbescheiden mogen alleen vernietigd worden op basis van een waardering in een
vastgestelde selectielijst. Informatie die als blijvend te bewaren is gewaardeerd
wordt na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats, zoals het Nationaal
Archief, en voor altijd bewaard.

Hotspots

Artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit voorziet in de mogelijkheid tot «uitzonderen
van vernietiging». Met andere woorden: informatie die in de selectielijst gewaardeerd
is als na een bepaalde termijn te vernietigen alsnog permanent bewaren en op termijn
overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Op voorwaarde dat de criteria hiervoor zijn
vastgelegd in de selectielijst.

Hotspots zijn een manier om dit uitzonderen van vernietigen in te vullen. Een hotspot
is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid
en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke
onrust veroorzaken en ten tijde van het opstellen van de selectielijst niet waren
voorzien.

Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

– Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor
veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat
in de media.

– Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen
tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties
los.

– Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek
debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.

– Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het
kabinet ernstig is bedreigd.

Zodra een hotspot is vastgesteld, wordt bepaald welke archiefbescheiden uitgezonderd
worden van vernietiging. Dit doen bijvoorbeeld de informatieadviseurs van de verschillende
bedrijfsonderdelen. Daarbij baseren zij zich op de selectielijst. Zij identificeren
welke archiefbescheiden, binnen welke werkprocessen en bij welke organisatieonderdelen
binnen de hotspot vallen en daarmee in aanmerking komen voor blijvende bewaring en
welke (technische) maatregelen daarvoor nodig zijn. Het is goed mogelijk dat een deel
van de archiefbescheiden al als blijvend te bewaren zijn gewaardeerd in de geldende
selectielijst.2

Hotspot COVID-19

In maart 2020 werd de omvang en impact van de COVID-19 crisis duidelijk en wees CIO-Rijk
in overleg met het Nationaal Archief op de mogelijkheid om COVID-19 aan te wijzen
als hotspot. Op voorstel van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid
(NCTV) heeft de Interdepartementale Commissie Crisisbeheersing (ICCb) en de Ministeriële
Commissie Crisisbeheersing (MCCb) in mei 2020 ingestemd met het aanwijzen van COVID-19
als rijksbrede hotspot. Overheidsorganisaties kregen het advies om te checken of alle
informatie over het onderwerp bewaard werd en hoe deze informatie in de selectielijst
gewaardeerd werd en zo nodig COVID-19 aan te wijzen als hotspot.

Afbakeningsdocument COVID-19

Welke informatie binnen de reikwijdte van de hotspot COVID-19 valt, is beschreven
in een afbakeningsdocument. Het afbakeningsdocument bevat onder andere een overzicht
van welke onderdelen en processen van een organisatie bemoeienis hebben gehad bij
de hotspot en welke informatie er over de hotspot is. In sommige gevallen staat er
ook in beschreven waar (in welke systemen) de informatie zich bevindt. Het afbakeningsdocument
is daarmee een hulpmiddel voor archiefmedewerkers om beter grip te krijgen en te houden
op de informatie die valt binnen een hotspot. Een model van dit afbakeningsdocument
voor rijksoverheidsorganisaties kan geraadpleegd worden op de website van het Nationaal
Archief.

Hotspot COVID-19 bij het Ministerie van Algemene Zaken

De selectielijst van het Ministerie van Algemene Zaken vermeldt de mogelijkheid tot
uitzonderen van vernietigen op basis van hotspots.3 Bij het Ministerie van Algemene Zaken is conform het daarin geschetste proces op
28 september 2021 COVID-19 formeel als hotspot vastgesteld.4

De Minister-President heeft u op 15 december 2022 het afbakeningsdocument van de hotspot
COVID-19 van het Ministerie van Algemene Zaken toegestuurd.5 Zoals gemeld in de brief van de Minister-President van 17 mei 2023 betreffen eerdere
versies van het document in alle gevallen ambtelijke tussenversies.6 Gedurende de eerste maanden van de coronapandemie is binnen het Ministerie van AZ
gecommuniceerd dat alle informatie die aan deze crisis raakte bewaard moest blijven.7 Vervolgens is er gehandeld naar die instructie om niet te vernietigen.

Het afbakeningsdocument is relevant voor het uitzonderen van archiefbescheiden voor
vernietiging in de toekomst. Documenten die binnen de hotspot COVID-19 vallen, zijn
van vernietiging uitgezonderd. Daarbij zij opgemerkt dat de meeste documenten bij
AZ volgens de selectielijst vallen onder categorieën die al gewaardeerd zijn als «blijvend
te bewaren».

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
G. Uslu