Brief regering : 2e Voortgangsbrief IT-traject Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostiging bij DUO

Nr. 1040
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 juni 2023

Inleiding

Op 6 december 2022 stuurde ik u de eerste halfjaarlijkse voortgangsbrief over het
ICT-traject «Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostigen» (DAB)1 over de periode mei tot en met oktober 2022. Hierbij ontvangt u de tweede halfjaarlijkse
voortgangsbrief van het vernieuwingsprogramma DAB. Het ICT-traject DAB vervangt de
verouderde ICT-systemen waarmee DUO de bekostiging van alle onderwijsinstellingen
uitvoert.

Aanleiding voor deze halfjaarlijkse voortgangsbrieven is het commissiedebat DUO2 van 7 april 2022 waarin u onder andere het definitieve BIT-advies3 van het ICT-traject DAB met mij hebt besproken. In het debat heb ik de toezegging
gedaan halfjaarlijks te rapporteren over de voortgang van dit ICT-traject. Tevens
heb ik het Adviescollege ICT-toetsing verzocht een vervolgtoets uit te voeren.

Uw Kamer heeft laten weten de behandeling van de eerste voortgangsbrief DAB uit te
stellen tot na de vervolgtoets van het Adviescollege. Die vervolgtoets is medio maart
2023 gestart en loopt tot en met juni 2023, het advies wordt in juli 2023 verwacht.
Ik zal vervolgens het advies met mijn reactie aan de Kamer sturen. Om mijn toezegging
aan uw Kamer gestand te doen, informeer ik u in deze tweede voortgangsbrief over de
voortgang van het programma DAB over de periode november 2022 tot mei 2023.

Opbouw

Deze voortgangsbrief bevat allereerst een korte uitleg over de vernieuwing van de
bekostigingsprocessen. Vervolgens een overzicht van de voortgang en huidige stand
van zaken van het ICT-traject. In bijlage 14 is de meer gedetailleerde voortgangsinformatie over het traject DAB opgenomen. In
het commissiedebat hebben we ook gesproken over de professionalisering van tactische
en strategische sturing op ICT. Daarvoor heeft DUO een verbeterplan opgesteld, het
Transitieplan. In bijlage 25 wordt meer informatie gegeven over de voortgang van deze transitie bij DUO. De risico-inventarisatie
van het programma DAB is opgenomen in bijlage 36. In bijlage 47 wordt ingegaan op de verschillende regelingen voor bekostiging. Deze was ook opgenomen
in de eerste voortgangsbrief. En in bijlage 58 is – waar nog van toepassing – de actuele monitoringsinformatie opgenomen waar u
in uw brief van 15 april 2022 om heeft gevraagd.

Om deze tweede voortgangsbrief zelfstandig leesbaar te houden, komen relevante delen
uit de eerste voortgangsbrief in samengevatte vorm terug.

De vernieuwing van de bekostigingsprocessen

De directie Onderwijsinstellingen van de Dienst Uitvoering Onderwijs bekostigt de
onderwijsinstellingen in (Caribisch) Nederland. In 2022 ging het in totaal om een
bedrag van ruim € 41 miljard. Na de berekening van de hoogte van het bedrag worden
beschikkingen verstuurd, verplichtingen vastgelegd en het bedrag uitbetaald. Verdere
taken zijn het informeren van de instellingen over de bekostigingsstatus van hun leerlingen,
de afhandeling van de verantwoording over de bekostiging van de onderwijsinstellingen,
de voorzieningenplanning bij onder andere het stichten van scholen en de afhandeling
van bezwaar en beroep voor het gehele concern OCW. Voorgaande wordt gerealiseerd langs
vijf hoofdprocessen, waarvan de blauwe hoofdprocessen tot de scope van het vernieuwingsprogramma
DAB behoren:

Het vernieuwingsprogramma DAB vindt plaats «met de winkel open». Onderwijsinstellingen
ondervinden hiervan geen hinder. De bekostiging gaat gewoon door. In de planning is
rekening gehouden met de beleidstrajecten voor de vereenvoudiging van de bekostiging
po en vo. De bestaande, verouderde, ICT-systemen worden bewust wat langer in de lucht
gehouden om als terugvalscenario te dienen in het geval er majeure problemen optreden
bij de implementatie van de nieuwe ICT-systemen.

Stand van zaken programma DAB

DUO voert het programma stap voor stap uit. In mei 2021 is de vernieuwde applicatie
voor verantwoorden opgeleverd en eind 2021 de nieuwe basisapplicatie voor bekostiging.
Met deze basisapplicatie kunnen de belangrijkste stappen van het bekostigingsproces
worden uitgevoerd: het (verwerken van) aanvragen, plannen, berekenen, beslissen, beschikken
en uitbetalen. De specifieke bekostigingsregelingen9 per sector worden vervolgens stapsgewijs toegevoegd aan deze basisapplicatie. Dat
gaat via een zorgvuldig proces: regeling voor regeling wordt gemodelleerd, geïmplementeerd,
getest en geëvalueerd en vervolgens in productie genomen. Voor het middelbaar beroepsonderwijs
(mbo) zijn alle bestaande regelingen toegevoegd aan de basisapplicatie en vindt de
bekostiging inmiddels succesvol plaats via de vernieuwde applicatie. Sinds eind 2022
worden ook diverse regelingen voor de sector vo met de vernieuwde applicatie uitbetaald
(betreft circa 95% van de totale bekostiging van de vo-scholen). Alle betalingen,
verricht door het nieuwe systeem, worden tijdig en correct uitgevoerd. De implementatie
heeft niet geleid tot verstoringen voor de klant (de instellingen) en de medewerkers
zijn tevreden over de werking van het nieuwe systeem (o.a. door minder handmatige
stappen).

In januari 2023 is ook gestart met de realisatie van de applicatie voor Voorzieningenplanning,
het laatste hoofdproces binnen de scope van het programma.

De komende periode wordt doorgewerkt aan de verdere implementatie van de nog resterende
regelingen voor de sector vo. De voorbereiding van de implementatie binnen de sector
ho is gestart. Inmiddels wordt ook de implementatiestrategie en -planning voor de
sector po verder uitgewerkt. Meer hierover is te lezen in bijlage 1, onderdeel «voortgang
per sector».

Er wordt gewerkt aan een plan voor het uitfaseren (uitzetten) van het oude ICT-landschap
in 2025. Voor o.a. het ophalen van gegevens maakt de vernieuwde applicatie nu nog
gebruik van onderdelen van het oude systeem. Dat zijn vaak onderdelen die sectoroverstijgend
werken en onderling «verknoopt» zijn. Deze onderdelen worden daadwerkelijk uitgezet
als ze zijn vervangen in de vernieuwde applicatie. Tevens is een start gemaakt met
een plan voor batenmanagement om te monitoren of de in de businesscase voorziene kwantitatieve
en kwalitatieve baten van het vernieuwingsprogramma worden gerealiseerd.

Met de externe leveranciers waaronder Blueriq zijn heldere en zakelijke afspraken
vastgelegd over de governance en samenwerking. Tevens is in samenwerking met andere
uitvoeringsorganisaties en opleidingspartners binnen het Rijk een Academy gestart
voor het opleiden van Blueriq deskundigen en het onderling uitwisselen van kennis.

Verwerkingssnelheid

Punt van zorg bij het Adviescollege ICT was de verwerkingssnelheid (de performance)
van het systeem en dan met name voor de grote aantallen scholen in de sector po. Metingen
van de verwerkingssnelheid bij de bekostiging van het mbo en vo laten zien dat de
nieuwe applicatie (m.b.v. de nieuwe ICT-systemen) in de productie-omgeving sneller
is dan de door DUO gestelde norm. Voor de sector primair onderwijs (po) is eind 2022,
vooruitlopend op de start van de migratie van die onderwijssector, een aparte performancetest
uitgevoerd. Deze test toont aan dat ook bij grote verwachte volumes de performance
binnen de norm blijft. Meer over de gehanteerde norm is te lezen in bijlage 1.

Planning

Zoals eerder al is aangegeven, vindt de vernieuwing plaats met «de winkel open». In
het handelen van DUO staat de continuïteit van de dienstverlening qua prioritering
altijd bovenaan. De directie Onderwijsinstellingen kreeg de afgelopen periode tijdens
«de verbouwing» te maken met een grotere vraag (meer werk aan vereenvoudiging bekostiging
po en vo en Covid-beleid zoals het Nationaal Programma Onderwijs). Tegelijkertijd
was er sprake van een lagere bezetting (a.g.v. krapte op de arbeidsmarkt en ziekteverzuim).
Die combinatie van factoren maakt dat niet alles conform planning gerealiseerd is
en het noodzakelijk is om de oorspronkelijke planning qua volgordelijkheid nog eens
kritisch te beschouwen. Daarbij hanteert DUO de volgende randvoorwaarden:

1. Continuïteit dienstverlening blijft te allen tijde voorop staan;

2. Het programma DAB moet in 2024 klaar zijn en in 2025 de oude systemen uitfaseren;

3. Haak bij live-gang zoveel mogelijk aan bij de vastgestelde bekostigingsmomenten in
het jaar;

4. Voer, waar mogelijk, werkzaamheden naast elkaar uit, blijf voortgang boeken en verbeteren.

Rekening houdend met deze randvoorwaarden wordt de planning op dit moment herzien.
Deze herziene planning wordt opgenomen in de 3e voortgangsbrief.

Stand van zaken Transitie DUO

Het Adviescollege ICT-toetsing heeft in het eindrapport voor DAB ook een aantal DUO-brede
aanbevelingen gedaan rondom strategische en tactische sturing, professionaliseren
ontwikkel-, onderhoud- en beheerprocessen, professionaliseren van IT financieel control
en het beter aantoonbaar onderbouwen van gemaakte technologie-keuzes. Voor de opvolging
van deze DUO-brede aanbevelingen is in het eerste kwartaal van 2022 een transitieplan
(eerder nog genoemd verbeterplan) opgesteld, dat moet resulteren in een betere besturing
en beheersing van het gehele veranderportfolio inclusief de ICT-trajecten zoals DAB.

Na de planfase is er gewerkt aan de verschillende transitie-initiatieven. Sommigen
daarvan zijn afgerond. Voor de nog doorlopende initiatieven breekt nu de implementatie-fase
aan: het daadwerkelijke gebruik van de ontwikkelde hulpmiddelen en processen. In bijlage
2 is een opsomming opgenomen van verbeterinitiatieven en bereikte resultaten.

Adviescollege ICT-toetsing

Zoals eerder in deze brief gemeld, verwacht ik in juli het advies van het Adviescollege
ICT-toetsing. Ik zie de adviezen van deze vervolgtoets met belangstelling tegemoet.

Mede namens de Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
R.H. Dijkgraaf