Brief regering : Beantwoording openstaande vragen uit inbreng schriftelijk overleg over beschikbaarheid opnames OMT-vergaderingen en dertigledendebat over de staat van het hotspotarchief Covid-19

Nr. 2043 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 4 april 2023

Bijgaand ontvangt u de beantwoording van de door de Minister van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport (VWS) aan mij doorgeleidde vragen van het Lid Tielen van de VVD-fractie
gesteld tijdens het dertigledendebat van 4 oktober 2022 (Handelingen II 2022/23, nr. 7, item 30) over de staat van het hotspotarchief Covid-19 alsmede de door de Minister van VWS
aan mij doorgeleidde vraag van de leden van de Groep Van Haga-fractie over geluidsopnamen
van vergaderingen gesteld in de inbreng van het schriftelijk overleg over de reactie
op het verzoek van het lid Omtzigt, gedaan tijdens de Regeling van Werkzaamheden van
20 oktober 2022 (Handelingen II 2022/23, nr. 15, item 10), over het niet informeren van de Kamer over de beschikbaarheid van opnames van Outbreak
Management Team (OMT)-vergaderingen1.

Deze antwoorden zijn een aanvulling op de antwoorden van de Minister van VWS uit het
Verslag van een schriftelijk overleg over de reactie op het verzoek van het lid Omtzigt,
gedaan tijdens de Regeling van werkzaamheden van 20 oktober 2022, over het niet informeren
van de Kamer over de beschikbaarheid van opnames van OMT-vergaderingen2.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, G. Uslu

Vragen lid Tielen VVD-fractie:

Vragen van het lid Tielen over de uitvoering van de hotspot Covid-19 en de conclusie
van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed met betrekking tot de definitie van
archiefbescheiden in relatie tot de nieuwe Archiefwet. Gesteld tijdens het debat op
4 oktober 2022.

Voorzitter. Mijn vraag: hoe gaat de Minister zorgen dat alle departementen, en ook
gemeentehuizen en instituties, bekend zijn met de covidhotspot en de instructie- en
selectielijsten? Hoe gaat hij ervoor zorgen dat men weet hoe die in de praktijk moeten
worden gebracht? Is er eigenlijk op het ministerie wel voldoende kennis over de uitvoering?
Is er voldoende ondersteuning vanuit het Nationaal Archief? De Inspectie Overheidsinformatie
en Erfgoed concludeert dat de Archiefwet onduidelijk is over wat onder «archiefbescheiden»
– nieuw jargon – wordt verstaan en dat de nieuwe Archiefwet voor dit probleem ook
niet de oplossing biedt. Staat dit goed op de bril bij het kabinet in aanloop naar
de behandeling van de nieuwe Archiefwet?

Antwoord:

Departementen, gemeenten en andere overheidsorganen zijn zelf verantwoordelijk voor
hun informatie- en archiefbeheer en daarmee ook voor de uitvoering van de hotspot
Covid-19. Dat is geen rol voor het Ministerie van VWS. In maart 2020 heeft de CIO
Rijk aangegeven dat de coronacrisis voor het Rijk behandeld dient te worden als een
«hotspot». Voor gemeenten geldt dat de Vereniging Nederlandse Gemeenten in mei 2020
heeft geadviseerd hetzelfde te doen.3 Overheidsorganisaties hebben daarna op korte termijn voor zichzelf de afweging moeten
maken of en welke informatie rond Covid-19 binnen het eigen verzorgingsgebied in aanmerking
komt voor uitzondering van vernietiging. Indien nodig wezen zij Covid-19 aan als een
hotspot en gingen zij van start met de uitvoering ervan. Het Programma-DG Samenleving
en Covid-19 van het Ministerie van Justitie en Veiligheid coördineert de aanpak om
alle relevante informatie rond Covid-19 binnen de centrale overheid blijvend te bewaren.
BZK/CIO-Rijk ondersteunt de centrale overheden bij de uitvoering van hun aanpak. Het
Nationaal Archief adviseert de betreffende overheidsorganisaties en het Programma-DG
Samenlevingen Covid-19 en waakt over de toepassing van criteria en de uitvoering van
het proces. Uiteindelijk blijven departementen, net als gemeenten en andere overheidsorganen,
daarbij zelf verantwoordelijkheid voor hun informatie- en archiefbeheer en voor de
uitvoering van de hotspot Covid-19.

Wat betreft de conclusie van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over de onduidelijkheid
wat onder archiefbescheiden moet worden verstaan, of onder document onder het nieuwe
wetsvoorstel voor de Aw21, kan ik meedelen dat ik hier op in zal gaan tijdens de verdere
behandeling van het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet. Uw Kamer zal hierover
binnenkort worden geïnformeerd door middel van de nota naar aanleiding van het verslag
en een nota van wijziging. Aangezien het begrip inhoudelijk niet gewijzigd wordt zal
deze uitleg direct toepasbaar zijn in de praktijk en eventuele onduidelijkheden wegnemen.

Vragen leden Groep Van Haga-fractie

Vraag van de leden van de Groep Van Haga-fractie over geluidsopnamen van vergaderingen
gesteld in de inbreng van het schriftelijk overleg over de reactie op het verzoek
van het lid Omtzigt, gedaan tijdens de Regeling van Werkzaamheden van 20 oktober 2022,
over het niet informeren van de Kamer over de beschikbaarheid van opnames van Outbreak
Management Team (OMT)- vergaderingen.

Tot slot willen de leden van de Groep Van Haga-fractie graag weten of de Minister
het niet verstandig acht voortaan geluidsopnamen van vergaderingen van welk overheidsorgaan
dan ook permanent te bewaren, complementair aan de schriftelijke verslagen die naar
aanleiding van deze opnamen worden opgetekend, teneinde een zo volledig mogelijk archief
op te bouwen. Zo kan ten alle tijden worden nagegaan welke beleidskeuzes op basis
van welke overwegingen en criteria zijn gemaakt en burger, kunnen Kamerleden en journalisten
hierin ten alle tijden inzicht krijgen, en kan hierover verantwoording kan worden
afgelegd.

Antwoord:

Welke informatie permanent wordt bewaard en op termijn wordt overgebracht wordt per
overheidsorgaan vastgelegd in selectielijsten. Of het verstandig is om voortaan geluidsopnamen
van vergaderingen van welk overheidsorgaan dan ook permanent te bewaren, complementair
aan de schriftelijke verslagen die naar aanleiding van deze opnamen worden opgetekend,
kan ik niet beoordelen. Dat is aan de verschillende overheidsorganen om in overleg
met de algemene rijksarchivaris en een externe deskundige te beoordelen en sterk afhankelijk
van de context. Audiovisuele verslagen van raads- en bestuurscommissievergaderingen
van gemeenten zijn bijvoorbeeld gewaardeerd als permanent te bewaren. Zie de selectielijst
«Archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020» onder categorie 19.1.6.4 De audiovisuele opnamen van de plenaire vergaderingen van uw Kamer zijn ook als permanent
te bewaren gewaardeerd. De hierin gemaakte keuzes zijn voor eenieder na te gaan, alle
selectielijsten van overheidsorganen zijn openbaar. Selectielijsten die na oktober
2008 zijn vastgesteld zijn direct te raadplegen op de website van het Nationaal Archief.
Daar is tevens een overzicht te vinden van alle selectielijsten die zijn vastgesteld
sinds 1994, met daarbij een verwijzing naar de Staatscourant waarin ze zijn gepubliceerd.5