Brief regering : Uitkomst Schengenevaluatie van Nederland

Nr. 822
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 13 februari 2023

Met deze brief informeer ik uw Kamer over de op 19 december 2022 aangenomen Raadsaanbevelingen
voor Nederland op het gebied van het Schengenvisumbeleid. De Raadsaanbevelingen zijn
opgesteld op basis van de Schengenevaluatie die de Europese Commissie in juni 2022
heeft uitgevoerd. Hieronder treft u een appreciatie aan van de meest relevante aanbevelingen
en hoe hieraan opvolging wordt gegeven. Voor een overzicht van alle aanbevelingen
en de voorgenomen en de reeds genomen maatregelen ter opvolging van de aanbevelingen
verwijs ik u graag naar de bijlage bij deze brief.

Schengenevaluatie

Nederland heeft in het kader van de reguliere Schengenevaluaties tussen 23 en 28 juni
2022 een evaluatie van het gemeenschappelijke Schengenvisumbeleid ondergaan. Deze
evaluatie stond aanvankelijk gepland voor september 2020; als gevolg van de COVID-pandemie
kon deze pas in juni 2022 worden uitgevoerd. De evaluatie vond plaats bij de Consulaire
Service Organisatie (CSO) in Den Haag en bij de Nederlandse ambassade en de externe
dienstverlener (VFS Global) in Riyad door een team bestaande uit experts van de Commissie
en lidstaten. Dit evaluatieteam beoordeelde in hoeverre Nederland bij de uitvoering
van het Schengenvisumbeleid voldoet aan de Europese regelgeving.

Schengenevaluaties worden uitgevoerd op basis van een verordening1waarin de regels en procedures voor de evaluaties zijn vastgelegd. Conform de verordening
heeft de Raad voor Nederland aanbevelingen opgesteld om, waar nodig, de uitvoering
van het Schengenvisumbeleid te verbeteren. In het vervolgproces zal Nederland op basis
van de nieuwe verordening2 een actieplan indienen om de aanbevelingen te realiseren. De Commissie heeft vervolgens
de taak om de Raad en het Europees Parlement (EP) regelmatig over de voortgang hiervan
te informeren. De Raad heeft de aanbevelingen voor het Schengenvisumbeleid voor Nederland
op 19 december 2022 formeel vastgesteld. De aanbevelingen van de Raad zijn als tweede
bijlage bij deze brief gevoegd.

Aanbevelingen voor het Nederlandse visumbeleid

Tijdens de evaluatie heeft het evaluatieteam het Nederlandse visumproces in de praktijk
van dichtbij bestudeerd. Daarbij is ook gekeken – evenals tijdens de onaangekondigde
evaluatie van het Nederlandse visumbeleid in Rabat in 2019 – naar de wijze waarop
over visumaanvragen wordt besloten in de visum-backoffice van de CSO.

De algemene conclusie in het rapport van de Schengenevaluatie is dat de uitvoering
van het Nederlandse visumbeleid voldoet aan de Visumcode en andere relevante Europese
regelgeving.

Het team constateert dat de CSO in Den Haag sinds 2018 is uitgegroeid tot een goed
gestructureerde organisatie. Het team benoemt ook de goede inspanningen van de CSO
voor het werven en opleiden van personeel en constateert tevens dat er vooruitgang
is geboekt bij het vergroten van lokale kennis bij de beslismedewerkers. Vooral dit
laatste vormde bij eerdere evaluaties een punt van kritiek toen Nederland geleidelijk
van de besluitvorming over visumaanvragen op de ambassades naar de huidige centrale
besluitvorming bij de CSO in Den Haag overging. Het evaluatieteam waardeert de werkwijze
van het Work Force Management bij de CSO, waarbij de besliscapaciteit van het beschikbare personeel wordt afgestemd
op de instroom van visumaanvragen. Het Work Force Management wordt beschreven als een innovatief, data-gedreven systeem dat uniek is en als best practice mag gelden binnen Schengen.

Een van de belangrijkste bevindingen van het team is de ten tijde van het evaluatiebezoek
bestaande lange wachttijd voor aanvragers die een afspraak willen maken voor het indienen
van een visumaanvraag op meerdere locaties, waaronder Paramaribo, Rabat, Londen, New
Delhi, Istanbul en Koeweit. Hoewel het team oog heeft voor de prioriteit die Nederland
geeft aan het oplossen van dit knelpunt en beseft dat – post-COVID – ook andere lidstaten
met dezelfde problemen kampen, is de situatie niet conform de Visumcode, en is derhalve
sprake van een ernstige tekortkoming. Nederland wordt dan ook opgeroepen dit knelpunt zo snel mogelijk op te pakken.

Nederland erkent dat er ten tijde van de Schengenevaluatie lange wachttijden waren
voor het maken van een afspraak bij de externe dienstverleners (die visumaanvragen
voor Nederland innemen) op meerdere locaties wereldwijd. De versoepeling van de COVID
reisbeperkingen medio 2021 resulteerde in een snel stijgende vraag naar visa voor
kort verblijf voor het Schengengebied. De aanvraagbehoefte was groter dan de besliscapaciteit,
die in COVID periode was afgeschaald. Aanvragers kregen hierdoor op verschillende
locaties te maken met langere wachttijden om een afspraak te maken voor het aanvragen
van een visum.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken geeft hoge prioriteit aan het oplossen van dit
knelpunt. Er is hard gewerkt om het toegenomen aantal aanvragen te verwerken, ondanks
een aantal personele en technische uitdagingen. Het streven is dat de Schengenvisumverlening
in Q2 van 2023 weer 100% bedraagt van de pre-Covid productie in 2019. Daarmee wordt
ook aan de aanbeveling voor het nemen van maatregelen voor het oplossen van de langere
wachttijden opvolging gegeven (aanbeveling 4).

Een aantal overige aanbevelingen is inmiddels door Nederland opgevolgd. Voor (nieuwe)
medewerkers heeft de CSO een «stage in het buitenland» programma ontwikkeld (aanbeveling
15). Het programma heeft tot doel de kennis en ervaring van de beslismedewerkers te
vergroten door gedurende 1–2 weken stage te lopen bij een Nederlandse vertegenwoordiging
in het buitenland. Bij de opleiding en regelmatige training van visummedewerkers wordt
opnieuw aandacht gegeven aan de correcte toepassing van de bestaande werkinstructies,
zoals bijvoorbeeld voor het proces van nietigverklaring en intrekking van visumstickers
(aanbeveling 8).

De geprinte versie van het online aanvraagformulier is inmiddels aangepast en in overeenstemming
gebracht met de desbetreffende bijlage van de Visumcode (aanbeveling 2).

De externe dienstverlener (VFS Global) in Riyad zoekt inmiddels naar een ander, ruimer
pand om daarmee de visumaanvrager meer privacy te bieden en om meer werkruimte te
creëren voor de back office-taken (aanbevelingen 20 en 21).

De aanbevelingen die een aanpassing of verandering van de IT-systemen vergen (aanbevelingen
9, 12, 13 en 17), zoals het gebruik van het meest recente model van het weigeringsformulier
(aanbeveling 7) zullen enige tijd behoeven. Momenteel wordt hard gewerkt aan de vervanging
van het huidige visumverwerkingssysteem, dat in 2023 wordt uitgefaseerd. Aanpassingen
in het huidige systeem zijn, mede vanuit kostenoverwegingen, niet meer opportuun.
Bij deze aanbevelingen wordt gekeken of het nemen van tijdelijke maatregelen mogelijk
is.

In de jaarlijkse «Staat van het Consulaire» zal uw Kamer medio dit jaar over de verdere
opvolging van de Schengenevaluatie worden geïnformeerd.

De Minister van Buitenlandse Zaken,
W.B. Hoekstra