Brief regering : Rapport Doorlichting Nationaal Archief 2022

Nr. 185
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 januari 2022

Tenminste eens in de vijf jaar worden alle agentschappen doorgelicht. De vorige doorlichting
van het Nationaal Archief was in 2016. In 2022 is de vijfjaarlijkse doorlichting van
het agentschap Nationaal Archief afgerond. Hierbij bied ik u de eindrapportage aan.

De doelstelling van de doorlichting is het vormen van een oordeel over het functioneren
van het Nationaal archief (NA) in het licht van de Regeling agentschappen op de gebieden
governance, bekostiging, doelmatigheid en financieel beheer.

Bijzonder is dat deze doorlichting niet alleen terugkijkt, maar ook vooruitkijkt.

Onderzocht is hoe het NA de komende jaren invulling kan geven aan de inzichten uit
het interdepartementale beleidsonderzoek agentschappen (IBO agentschappen) en de rapporten
Werk aan Uitvoering1 (WAU). Daarbij gaat het vooral om het creëren van publieke waarde en de invulling
van het Stewardshipmodel2.

De doorlichting is uitgevoerd door FEZ/OCW. Een begeleidingscommissie heeft het plan
van aanpak vastgesteld en de voortgang gemonitord. De deelnemers aan de begeleidingscommissie
zijn, naast een onafhankelijke voorzitter, vertegenwoordigers van de eigenaar, de
opdrachtgever en de opdrachtnemer NA en een deelnemer vanuit het Ministerie van Financiën.

Het doorlichtingsrapport omvat vier delen:

• Deel I beschrijft de opvolging van de aanbevelingen uit de doorlichting 2016.

• Deel II kijkt zowel terug als vooruit. Terugkijkend is beschreven hoe bij het NA het
stelsel voor het sturen, beheersen en afleggen van verantwoording is georganiseerd
en in welke mate dit in overeenstemming is met de vereisten uit de Regeling agentschappen.
Vooruitkijkend wordt de aansluiting tussen missie/visie NA op de nieuwe Archiefwet
en Open op Orde geduid.

• Deel III van dit rapport heeft ook een vooruitkijkend karakter en schetst randvoorwaarden
hoe het NA de komende jaren invulling kan geven aan het creëren van publieke waarde
en de invulling van het Stewardshipmodel.

• Tot slot staan in deel IV de aanbevelingen beschreven.

In het doorlichtingsrapport worden de onderzoeksvragen beantwoord, conclusies getrokken
en aanbevelingen gedaan. De aanbevelingen zijn:

• Aanbevelingen voorwaarden Regeling agentschappen

– Agendeer governance periodiek op eigenaarsniveau en evalueer over twee jaar hoe het
driehoeksoverleg verloopt.

– Het NA is een ICT gedreven organisatie (fysiek depot, digitaal archief, digitaliseren
van fysiek archief) en heeft grote meerjarige investeringen. Binnen het financieel
beheer blijft het voldoen aan de Regeling agentschappen een aandachtspunt.

– Maak met de opdrachtgever(s) afspraken over een meer structurele bekostiging voor
de digitale taken en maak afspraken over het uitkeren van projectgelden.

• Aanbevelingen implementatie publieke waarde creatie en Stewardship

– Stel een publieke waarde strategie op met een referentiekader waarin de onderlinge
samenhang tussen publieke waarde, doelstellingen en activiteiten is beschreven en
op basis waarvan werk van eersten, tweeden en derden geprioriteerd kan worden.

– Verduidelijk in de managementafspraak welke publieke waarden worden nagestreefd met
welke activiteiten en hoe de voortgang hiervan gemonitord kan worden.

– Stel in samenwerking met de eigenaar werkafspraken op voor de activiteiten die worden
uitgevoerd voor tweeden. Stel hierbij een afwegingskader «werken voor tweeden» op
om werk voor tweeden te kunnen prioriteren.

De aanbevelingen zijn samengevat in een factsheet (zie bijlage 2 rapport), het factsheet
en het doorlichtingsrapport zijn behandeld in een eerste workshop. De opbrengsten
van deze workshop zijn verwerkt in het Implementatieplan NA.

De kern van het Implementatieplan NA is dat alle aanbevelingen zichtbaar worden overgenomen
en zoveel mogelijk in de planvorming 2023 wordt verwerkt. De opvolging past binnen
de bestaande relatie tussen het Nationaal Archief en OCW.

Een jaar na vaststelling van het Implementatieplan NA wordt een tweede workshop georganiseerd,
met dezelfde deelnemers, waarin de voortgang van het Implementatieplan NA centraal
staat.

De uitkomsten van de doorlichting zijn herkenbaar. Ze bevestigen de lijn die is ingezet
naar aanleiding van de doorlichting 2016. Daarnaast onderschrijf ik dat er bij agentschappen
oog hoort te zijn voor het creëren van publieke waarde. De doorlichting NA biedt kansen
om die aspecten in te vullen die het verder vorm geven van publieke waarde ondersteunen.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
G. Uslu