Brief regering : Advies van het Adviescollege ICT-toetsing over het Beslag Informatie Systeem

26 643
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 106
BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIE EN VEILIGHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 24 november 2022

Hierbij stuur ik uw Kamer het advies van het Adviescollege ICT-Toetsing (verder Adviescollege)
over het Beslag Informatie Systeem (verder BIS) dat ik op 24 oktober 2022 van de voorzitter
van het Adviescollege heb ontvangen. Bijgaand ontvangt u tevens de bestuurlijke reactie
op dit advies alsmede de beslisnota.

De bevindingen zijn kritisch en de aanbevelingen waardevol. Ik neem deze dan ook ter
harte. De afgelopen periode is al gestart met de door het Adviescollege aanbevolen
herbezinning en met de opvolging van een aantal aanbevelingen. Hieronder beschrijf
ik kort wat het project BIS behelst. Vervolgens geef ik een reactie op de conclusies
van het onderzoek en de kern van het advies. Als laatste ga ik in op de aanbevelingen.

Project BIS

Het doel van het project BIS is de verbetering van het beslagproces met behulp van
een nieuwe Centrale Voorziening Beslag waarmee het beslagproces in de gehele keten
(onder meer Politie, Bijzondere Opsporingsdiensten, Openbaar Ministerie, Domeinen
Roerende Zaken, Centraal Justitieel Incassobureau) functioneel wordt ondersteund.
Het BIS vervangt het tijdelijke Beslagportaal, wat eigendom is van de Domeinen, en
dat vooralsnog in de lucht wordt gehouden op basis van «best effort».

Het project BIS is één van de onderdelen van het plan van aanpak beslag van het Openbaar
Ministerie dat onder directe verantwoordelijkheid van het College van procureurs-generaal
wordt uitgevoerd. De realisatie van de overige onderdelen van het plan van aanpak
verloopt voorspoedig. De Algemene Rekenkamer concludeerde in haar laatste Verantwoordingsrapport
over 2021 dat het beheer van in beslag genomen goederen gestaag verbetert en de effecten
van de verbetermaatregelen die binnen de afpakketen zijn doorgevoerd, de komende jaren
merkbaar zullen worden.

Conclusies en advies

Het Adviescollege begrijpt de noodzaak tot verbetering van het beslagproces en de
informatievoorziening, maar concludeert daarbij echter dat de voorgestelde oplossingsrichting
niet de juiste is.

Het Adviescollege stelt dat de baten te optimistisch zijn ingeschat, het ontwerp van
het nieuwe systeem onnodig complex is en het project geen realistisch en gezamenlijk
plan heeft. Het Adviescollege geeft op deze onderdelen adviezen om de legitimatie
en sturing te versterken als ook om de gekozen oplossing te herzien door meer aan
te sluiten bij bestaande voorzieningen en informatiebehoeftes.

Het advies tot herbezinning op het project BIS om de oplossing én het project kleiner
te maken neem ik over. Deze herbezinning is reeds gestart. Ik deel de conclusie van
het Adviescollege maar hecht er waarde aan om te vermelden dat het project BIS gezamenlijk
met alle betrokken partners wordt vormgegeven en besluitvorming tot stand komt na
afstemming met die betrokken partners in de Stuurgroep BIS.

Reactie op de aanbevelingen

Het Adviescollege presenteert de aanbevelingen aan de hand van drie actielijnen. Die
volgorde hanteer ik voor mijn reactie erop.

1. Gemeenschappelijke vraagstuk

Definieer het gemeenschappelijke vraagstuk het aan de hand van businesscases, inzicht
in de baten en alternatieve oplossingen, voor zowel de gehele keten als de ketenpartijen.

Ik kan mij vinden in deze adviesrichting en het overkoepelende advies om het gemeenschappelijk
probleem te definiëren. Dit advies wordt overgenomen en nader uitgewerkt in het project
BIS. Gelet op het kritische advies van het Adviescollege wordt de businesscase van
het project BIS herzien. Hierbij worden de bevindingen en aanbevelingen betrokken.

2. Minimaliseer de ketenvoorziening Centrale Voorziening Beslag

Verminder de complexiteit van de ketenvoorziening door de functionaliteit en dataopslag
te minimaliseren door middel van verbetering van de werkprocessen, de invoering van
uniek voorwerpnummer en aanpassing van de systemen van ketenpartners.

Het overkoepelende advies om de nieuwe ketenvoorziening te minimaliseren neem ik over,
waarbij ik een voorbehoud moet maken ten aanzien van de haalbaarheid van de aanpassingen
en de (on)mogelijkheden in bestaande systemen bij de betrokken ketenpartijen. Uit
de herbezinning komt naar voren dat het door het Adviescollege voorgestelde uniek
voorwerp nummer een oplossing kan zijn voor verschillende knelpunten. Daarmee lijkt
het een logische oplossing die prioriteit krijgt in het vervolgtraject.

3. Organiseer in de keten heel kleine ICT-projecten

Realiseer de benodigde ICT-veranderingen in heel kleine projecten die aansluiten bij
de releases van de betrokken systemen zodat de benodigde ICT- aanpassingen binnen
de bestaande procedures van ketenpartners kunnen worden gerealiseerd. Gebruik de bestaande
ketenstuurgroep voor het definiëren, aansturen en bewaken van de samenhang en draag
zorg voor ondersteuning van een ketencoördinator/portfoliomanager, die de kritieke
afhankelijkheden tussen procesverbetering en ICT-projecten bewaakt en de Coördinatiegroep
tijdig informeert.

Er is reeds gehoor gegeven aan het advies van het Adviescollege. In de heroverweging
wordt per partner een analyse uitgevoerd.

Elke partner analyseert de knelpunten ten aanzien van het beslagproces binnen zijn
organisatie en beoordeelt of dit knelpunt door de eigen organisatie wordt veroorzaakt,
óf dat dit een knelpunt volgt uit de samenwerking met één of meer partners, óf dat
een knelpunt is dat primair op ketenniveau speelt. Daarnaast wordt bekeken het probleem
zich voordoet in het proces, in het systeem, in de samenwerking of in kennis, kunde,
houding en gedrag, of een combinatie daarvan. Na deze analyse wordt bepaald welke
knelpunten waar moeten worden opgelost, oftewel bij een partner of meerdere partners,
tussen partners onderling of op ketenniveau. De uitkomst bevat de verschillende oplossingen
die waar mogelijk in kleine brokken werk worden gepland en uitgevoerd. Prioritering
hiervan zal plaats vinden op basis van de mate van impact op het beslagproces. De
uitkomst van de analyse zal tevens leiden tot besluitvorming over de regie op de bouw
van het nieuwe systeem.

Stand van zaken

Er is een vervolgaanpak, een herziening van het oorspronkelijke plan, opgesteld en
besproken binnen de Regieraad en de Stuurgroep BIS. Streven is dat de analysefase
eind januari 2023 wordt afgerond, waarna de besluitvorming over de aanpak en planning
plaatsvindt voor de realisatie van de nieuwe ketenvoorziening ter vervanging van het
Beslagportaal. Als gevolg van de herbezinning zal met de Domeinen Roerende Zaken worden
bezien welke maatregelen noodzakelijk zijn om het beheer van tijdelijke Beslagportaal
te verstevigen en te verlengen.

Tot slot

Ik dank het Adviescollege voor het advies en de zorgvuldige aanpak om te komen tot
dit advies. De adviezen zullen de aanpak van het project als ook het beslagproces
ten goede komen.

De Minister van Justitie en Veiligheid,
D. Yeşilgöz-Zegerius