Brief regering : Zelfevaluaties voor de Basisregistratie Personen (BRP) en Reisdocumenten 2021

25 764
Reisdocumenten

Nr. 166
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 8 november 2022

Met deze brief en bijgaande rapporten informeer ik u over de uitkomsten van de zelfevaluaties
voor de Basisregistratie Personen (BRP) bij gemeenten uit 2021 en de zelfevaluatie
Reisdocumenten uit 2021 bij gemeenten en Openbare Lichamen.

Deze onderzoeken hebben in de periode van 1 juli 2021 t/m 31 december 2021 plaatsgevonden.

Ik informeer u hierbij ook over de stand van zaken van de door mijn ambtsvoorganger
aangekondigde vervolgstappen ter verbetering van de zelfevaluaties, het toezicht en
kwaliteitsverbetering1.

De zelfevaluaties dienen als kwaliteitsinstrument voor de gemeenten zelf. Het doel
van de zelfevaluatie is om gemeenten inzicht te geven in of de werkprocessen conform
wet- en regelgeving zijn ingericht en om inzicht te geven in de kwaliteit van gegevens
in de gemeentelijke bestanden van de BRP.

Deze zelfevaluaties zijn wettelijk verplicht en worden sinds 2014 jaarlijks uitgevoerd.
Dit gebeurt door het invullen van een vragenlijst over de inrichting, werking en beveiliging
van processen. De vragen zijn verdeeld in zes thema’s. Vijf thema’s bevatten vragen
volgend uit wet- en regelgeving en zijn gericht op verplichtingen. In het zesde thema
zijn de vragen ondergebracht naar aanvullende, aanbevolen kwaliteitsmaatregelen, niet
direct volgend uit wet- en regelgeving. Voor de BRP wordt daarnaast gecontroleerd
op de kwaliteit van de gegevens.

Resultaat Zelfevaluatie BRP 2021

In het rapport BRP staan de uitkomsten van het onderzoek van 2021. De uitkomsten kunnen
niet goed vergeleken worden met voorgaande jaren, omdat de onderzoeksvragen elk jaar
worden geactualiseerd. Duidelijk is wel dat in algemene zin een licht stijgende lijn
waarneembaar is in de gemiddelde resultaten van de zelfevaluatie BRP in de jaren 2018–2021.

Kwaliteit van processen en gegevens BRP

De ingevulde vragenlijsten van de gemeenten geven het beeld dat de processen bij de
gemeenten grotendeels voldoen aan de eisen die volgen uit wet- en regelgeving. Ten
opzichte van voorgaande jaren is een licht stijgende lijn te zien.

De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) controleert, door middel van een bestandscontrole,
de administratieve kwaliteit van de in de BRP geregistreerde persoonsgegevens. De
uitkomst van de bestandscontrole maakt deel uit van de gemeentelijke verantwoording
over de BRP. Elf gemeenten scoren op een of meer foutklassen in de algemene en administratieve
gegevens onder de vastgestelde normen. Daarnaast voerden de gemeenten een kwaliteitscontrole
uit op basis van een gerichte steekproef waarbij naar rato van de gemeentegrootte
een aantal ingewikkelde mutaties in de BRP is geselecteerd. De gemeenten controleerden
van deze mutaties de BRP-gegevens aan de hand van brondocumenten en controleerden
het volgen van de procedures in de registratie. In 88% van de gecontroleerde dossiers
zijn geen afwijkingen geconstateerd. Dit betekent niet dat bij de overige 12% van
de dossiers de geregistreerde persoonsgegevens onjuist zijn, omdat voor een groot
deel administratieve afwijkingen en procedurefouten worden gemeld. Het resultaat van
de inhoudelijke controle aan de hand van brondocumenten (88% zonder afwijking) onderschrijft
de noodzaak om enerzijds de controles op de inhoud te versterken en anderzijds de
normering vast te stellen voor de kwaliteit van de informatievoorziening (beide genoemd
in de verbeterpunten).

Resultaat Zelfevaluatie Reisdocumenten 2021

In het rapport Reisdocumenten staan de uitkomsten van het onderzoek in 2021.

De uitkomsten kunnen niet goed vergeleken worden met voorgaande jaren omdat de onderzoeksvragen
elk jaar worden geactualiseerd. De gemiddelde resultaten van de zelfevaluatie Reisdocumenten
is al enkele jaren constant bij gemeenten. Dit jaar scoorden 63 gemeenten 100%. Dit
is een forse stijging ten opzichte van vorig jaar.

De Openbare Lichamen hebben dit jaar aanzienlijk lager gescoord dan vorig jaar. Met
de openbare lichamen worden gesprekken gevoerd met een kwaliteitsadviseur van RvIG
over verbetering van het resultaat.

Nader onderzoek

RvIG voert jaarlijks namens de Minister een onderzoek uit naar de betrouwbaarheid
en zorgvuldigheid van de uitvoering van de zelfevaluaties. In 2022 zijn voor dit onderzoek
90 gemeenten bezocht. Voor de Zelfevaluatie Reisdocumenten zijn 30 gemeenten bezocht
voor een onderzoek naar de betrouwbaarheid van de beantwoording van de vragenlijst.
Voor de zelfevaluatie BRP zijn 30 gemeenten bezocht voor een onderzoek naar de betrouwbaarheid
van de beantwoording van de vragenlijst en nog eens 30 gemeenten voor een onderzoek
naar de zorgvuldigheid waarmee de gemeenten het onderdeel inhoudelijke controle van
gegevens hebben uitgevoerd. Dit jaar is de selectie risicogericht gedaan. Voor de
onderzoeken naar de betrouwbaarheid van de beantwoording van de vragenlijst zijn gemeenten
geselecteerd die op een specifiek thema uit de vragenlijst geen 100% score behaalden
terwijl de meeste gemeenten wel een 100% score behaalden. Voor het onderzoek naar
de zorgvuldigheid van inhoudelijke controle van gegevens zijn 15 gemeenten geselecteerd
die bij deze controle geen enkele fout hebben geconstateerd en 15 gemeenten die juist
veel fouten hebben gerapporteerd. Op basis van het Nader onderzoek is de conclusie
dat de gemeenten de vragenlijsten betrouwbaar beantwoorden en dat het achterblijven
van de resultaten vooral ligt in dat die gemeenten zichzelf te streng beoordeeld hebben.

De zorgvuldigheid waarmee de gemeenten het onderdeel inhoudelijke controle van gegevens
uitvoeren is onvoldoende gebleken. De oorzaak hiervan ligt vooral in gebrek aan kennis
en tijd bij de medewerkers die dit onderdeel uitvoeren.

Opvolging naar aanleiding van het resultaat van de zelfevaluaties BRP en reisdocumenten,
monitoring

Naar aanleiding van de resultaten van 2021 is RvIG in het kader van monitoring in
contact getreden met gemeenten die gemiddeld op de thema’s onder de 87% scoorden.
Hierbij wordt, in het kader van een achterblijvend resultaat door accountmanagers
van RvIG met gemeenten besproken of en hoe de resultaten kunnen worden verbeterd.
Soms ligt het aan kleine punten en is alles verder in orde en is geen verdere monitoring
of opvolging nodig, soms wel en dan worden er meerdere gesprekken gevoerd en vindt
opvolging plaats en wordt een monitoringsplan opgesteld. RvIG heeft geconstateerd
dat de gemeenten de adviezen in het traject goed oppakken en de besproken verbeteringen
aanbrengen. Uit de monitoringsgesprekken bleek ook dat veel van de bezochte gemeenten
moeite hebben om medewerkers met voldoende kennis te werven en te behouden. Dit monitoren
staat los van het traject van Nader Onderzoek.

Stand van zaken verbetermaatregelen

In de brief aan de Tweede Kamer van 16 december 20212 gaf mijn ambtsvoorganger een overzicht van de stand van zaken met betrekking tot
de vijf maatregelen die op 2 december 20193 aan de Tweede Kamer zijn aangekondigd op basis van de aanbevelingen in het rapport
en het onderzoek van VKA naar de effectiviteit van de zelfevaluaties BRP en Reisdocumenten,
het «Rapport Inrichten toezicht en kwaliteitsverbetering BRP en Reisdocumenten». Hierbij
informeer ik u over de voortgang hiervan en de huidige stand van zaken, alsmede over
de stand van zaken met betrekking tot een nieuwe verbetermaatregel met betrekking
tot toezicht zoals door mij aangekondigd in de kamerbrief van 8 juli 20224.

1. Normering. Het project dat zich richt op het formuleren van toetsbare normen (beheersdoelstellingen)
voor de kwaliteit van de informatievoorziening, data en processen is in volle gang:

1. In 2021 is gestart met het Project Verbetering Zelfevaluatie BRP; binnen dit project
worden concrete, meetbare normen aan de kwaliteitscriteria en beheersdoelstellingen
van de BRP ontwikkeld en getest. Het gaat hierbij om volledigheid, juistheid, tijdigheid
en rechtmatigheid.

2. De meetbare normen zullen worden vertaald in beheersmaatregelen en verbeterde vragenlijsten
van de Zelfevaluatie BRP, zodat daarmee de kwaliteit van de informatievoorziening,
data en processen beoordeeld en verbeterd kan worden.

3. De uitkomsten van de genormeerde vragenlijsten en beheersmaatregelen zullen zich lenen
voor een goede horizontale verantwoording5 aan college en raad.

4. Na de test en de evaluatie wordt het normenkader vastgesteld en gehanteerd voor de
Zelfevaluatie over 2023.

2. Verantwoordingsproces. Zoals in de vorige brief aan u reeds gemeld is deze verbetermaatregel afgerond.
De termijn voor het verantwoordingsproces is gelijkgetrokken met de ENSIA.

3. Verantwoordingsrapportage. In de brief van 21 december 2020 (Kamerstukken 27 859 en 25 764, nr. 151) berichtte mijn ambtsvoorganger u dat de RvIG bij wijze van test een verantwoordingsformulier
heeft ontwikkeld met een nieuwe systematiek die uiteindelijk meer in lijn zal zijn
met de ENSIA-collegeverklaring. In het nieuwe formulier kan het college van B&W verklaren
of de gemeente in control is wanneer het resultaat niet 100% is (het «comply or explain»
principe). De proeffase wordt afgerond in 2022 en in 2023 wordt een nieuw verantwoordingsformulier
in gebruik genomen voor de verantwoording over het jaar 2022.

4. Betrouwbaarheidscontrole. Zoals in de vorige brief aan u reeds gemeld is deze verbetermaatregel afgerond.
Inmiddels wordt afwisselend gebruik gemaakt van een aselecte steekproef en risicogerichte
selectie van gemeenten voor dit onderzoek.

5. Gegevenskwaliteit. Gepland was om in 2020 en 2021 onderzoek ter plekke te doen naar de mogelijke versterking
van de gegevensgerichte controles van BRP en Reisdocumenten; dit is toen echter uitgesteld
in verband met de coronamaatregelen, zoals is toegelicht in de brief van 16 december
2021. In 2022 is weer gestart met nader onderzoek naar de uitvoering van de controle
op de gegevenskwaliteit. De selectie van gemeenten is hierbij risico gedreven gedaan
zoals bij de betrouwbaarheidscontrole naar de vragenlijsten.

Over de voortgang van de verbetermaatregelen informeer ik u opnieuw in het najaar
van 2023, tegelijk met de rapportages over de uitkomsten van de zelfevaluaties BRP
en Reisdocumenten 2022.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
A.C. van Huffelen