Brief regering : Reactie op het verzoek van het lid Omtzigt, gedaan tijdens de Regeling van werkzaamheden van 20 oktober 2022, over het niet informeren van de Kamer over de beschikbaarheid van opnames van OMT-vergaderingen

Nr. 1965 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 8 november 2022

Op verzoek van het lid Omtzigt tijdens de extra Regeling van werkzaamheden op 20 oktober
jongstleden (Handelingen II 2022/23, nr. 15, Regeling van Werkzaamheden) vindt u hieronder
een tijdlijn over de periode april tot en met oktober 2022 over de audiobestanden
van OMT-vergaderingen. Hierin is terug te vinden op welke momenten er tussen en binnen
het RIVM en het kerndepartement van VWS informatie over dit onderwerp is gedeeld.
De tijdlijn en genoemde toelichting zijn tot stand gekomen op basis van de huidig
beschikbare kennis.

Alvorens deze tijdlijn weer te geven, volgt volledigheidshalve eerst enige achtergrondinformatie.

Achtergrondinformatie audiobestanden

In mijn brief van 19 oktober jongstleden heb ik u geïnformeerd over het feit dat het
RIVM voor de afhandeling van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) relevante
COVID-19-informatie en -documentatie overdraagt aan VWS)1. Ten behoeve van deze data-overdracht hebben VWS en het RIVM de volgende werkafspraken2 gemaakt:

1. RIVM zoekt periodiek alle relevante mails en documenten (hierna: dataset) vanuit interne
netwerkschijven bij elkaar en verzamelt deze centraal binnen het informatiesysteem
RIVM (het elektronisch documentatiearchief van RIVM).

2. RIVM plaatst de dataset in de Rijkscloud.

3. VWS downloadt de dataset uit de Rijkscloud.

4. VWS uploadt deze dataset naar informatiesysteem VWS3.

5. VWS onderzoekt het aangeleverde materiaal en voert daarbij volgende handelingen uit:

a. Medische dossiers/gegevens die terug te voeren zijn naar personen worden verwijderd;

b. OMT-gerelateerd materiaal wordt geclassificeerd als «OMT Vertrouwelijk»;

c. Conceptversies van lopende onderzoeken, waar mogelijk een publicatie volgt, worden
geclassificeerd als «Concept onderzoeken»;

d. Bedrijfsvertrouwelijke informatie wordt geclassificeerd als «Bedrijfsvertrouwelijk».

6. VWS verwerkt het resterende en niet-geclassificeerde materiaal volgens het standaard
proces voor Woo-relevante informatie.

In de hiervoor genoemde brief heb ik u tevens geïnformeerd over het protocol van het
Centrum Infectieziektenbestrijding (hierna: CIB) dat dit hanteert bij het praktisch
ondersteunen van het OMT. Dit protocol is in 2012 opgesteld en wordt actueel gehouden
en aangepast als bijvoorbeeld de naam van een actiehouder verandert. Er is – sinds
2017 – in opgenomen dat de geluidsopnamen van OMT-vergaderingen worden verwijderd
nadat alle reacties van deelnemers verwerkt zijn tot een definitief en vastgesteld
verslag. De geluidsopname wordt ter ondersteuning door functionaris 1 RIVM gebruikt
indien blijkt dat de aantekeningen niet toereikend zijn. Het CIB is verantwoordelijk
voor het verwijderen van deze audiobestanden.

Zoals ik mijn brief van 19 oktober jongstleden heb toegelicht, zijn er onbedoeld en
ongewild audiobestanden overgedragen als onderdeel van grote hoeveelheden relevante
COVID-19-data en documenten ten behoeve van openbaarmaking via de Wet open overheid
(Woo). Dit gebeurt middels een grotendeels4 geautomatiseerd proces van documenten- en dataoverdracht van het RIVM aan VWS. Het
vervolgproces binnen VWS richt zich op het ordenen van de door het RIVM aangeleverde
bestanden. In dit proces zet de directie Nafase COVID-19 (hierna: NC-19) van VWS de
classificatie «OMT Vertrouwelijk» in bulk en niet afzonderlijk per document. NC-19
vindt op basis van inhoudelijke zoekvragen – bijvoorbeeld met trefwoorden als «OMT»,
«Advies» of «Deelnemerslijst» – en metadata – bijvoorbeeld de locatie op de netwerkschijf
– de bestanden die in aanmerking komen voor deze classificatie. Vervolgens wordt door
middel van een steekproef bepaald of de gevonden bestanden tot deze classificatie
behoren en indien nodig wordt de zoekactie verder verfijnd. Het uiteindelijke zoekresultaat
wordt geclassificeerd als «OMT Vertrouwelijk».

Bij de dataoverdrachten van het RIVM naar VWS blijkt dat er met de kennis van nu 70
audiobestanden in het informatiesysteem van VWS terecht zijn gekomen:

– 29 audiobestanden hebben betrekking op 23 unieke OMT-vergaderingen. Op dit moment heeft VWS over deze
29 OMT-gerelateerde audiobestanden het volgende kunnen achterhalen:

○ Van de 29 audiobestanden hebben 26 bestanden betrekking op de
periode tussen juni 2020 en maart 2021, één bestand op 2013,
één bestand op 2009 en één bestand op 2007.

• Op 16 december 2020 bevatte de dataoverdracht van het
RIVM aan VWS 17 audiobestanden.

• Op 19 mei 2021 bevatte de dataoverdracht van het RIVM
aan VWS 12 audiobestanden. Voor zover er na is kunnen
gaan, is er na deze datum geen

○ Conform de hiervoor gememoreerde werkafspraken heeft
functionaris 1 VWS van NC-19 de 29 audiobestanden op 16
februari 2021 en 22 juni 2021 als «OMT Vertrouwelijk»
geclassificeerd.

– 41 audiobestanden betreffen niet-OMT zaken:

○ Het gaat bijvoorbeeld om radio-interviews, podcasts en campagnes
(voor mondkapjes, testen en vaccineren).

○ Conform de hiervoor beschreven werkafspraken met het RIVM
heeft functionaris 1 VWS op 7 oktober 2022 6 van deze (41) niet-
OMT-gerelateerde audiobestanden van het RIVM verwijderd. Bij de
analyse van de aangetroffen audiobestanden bleek namelijk dat
deze bestanden vertrouwelijke persoonsgegevens van een individu
bevatten. Het ging hier om bestanden die bedoeld waren voor een
mogelijke podcast.

Aanvullende toelichting contacten RIVM – VWS

Deze paragraaf bevat een beschrijving van de contacten over procedures rondom de totstandkoming
van OMT-verslagen en audiobestanden tussen het RIVM en VWS in de periode april tot
en met oktober 2022.

Contact RIVM – VWS beantwoording Kamervragen 11 april 2022

Op 16 maart jongstleden is er contact geweest tussen de programmadirectie COVID-19
Informatie & Coördinatie (hierna: CIC) van VWS en het CIB van het RIVM over de beantwoording
van schriftelijke Kamervragen die ik op 11 april jongstleden naar uw Kamer heb gestuurd5. De vragen 5, 6, en 7 zagen op de procedures rondom de totstandkoming van een OMT-verslag.
Voor zover ik heb kunnen nagaan, is bij de beantwoording van deze Kamervragen op grond
van het protocol door het RIVM verondersteld dat de audiobestanden daadwerkelijk vernietigd
waren.

Rondom beantwoording Kamervragen 20 mei 20226

Deze set Kamervragen ging in op de audiobestanden en de werking van verslaglegging
van het OMT, in het bijzonder of het audiobestand, conceptverslag(en) en verslag behorend
bij het 64e OMT van 14 april 2020 aan de Kamer ter beschikking kon worden gesteld. In de antwoorden
op deze vragen heb ik geantwoord dat (concept-) verslagen niet buiten het OMT worden
verspreid en dat audiobestanden na vaststelling van het OMT-verslag worden vernietigd.
Binnen het RIVM is naar aanleiding van deze schriftelijke vragen vastgesteld dat het
desbetreffende audiobestand is verwijderd.

Contact RIVM – VWS beantwoording Kamervragen (ingezonden op 23 mei 2022)

Op 23 mei 2022 heeft de programmadirectie CIC van VWS overleg gevoerd met het CIB
van het RIVM over de beantwoording van de Kamervragen7. Het betroffen hier vragen over de hotspot waarbij specifieke vragen zijn doorgeleid
naar het RIVM. Daarnaast heeft op 24 mei 2022 de directie Organisatie, Bedrijfsvoering
en Personeel (hierna: OBP) van VWS contact met functionaris 2 RIVM en functionaris 3
RIVM opgenomen voor de beantwoording van voorgenoemde Kamervragen. De directie OBP
is binnen VWS verantwoordelijk voor de uitvoering van de Archiefwet en het onderwerp
archiefwaardigheid was onderdeel van het debat van 24 mei 2022 (Handelingen II 2021/22,
nr. 83, item 25).

Ten behoeve van deze Kamervragen en de voorbereiding op het debat van 24 mei jongstleden
over de hotspot heeft functionaris 2 RIVM gecontroleerd of de audiobestanden (bedoeld
ter ondersteuning van de verslaglegging van OMT-vergaderingen) archiefwaardig zijn,
conform protocol verwijderd waren en of dergelijke bestanden nog onbedoeld en ongewild
aanwezig waren bij RIVM en VWS. Naar aanleiding van bovenstaand contact tussen RIVM
en VWS maakte functionaris 2 RIVM een scan van de COVID-19 gerelateerde dataset. Uit
deze scan bleek dat mogelijk 12 audiobestanden naar VWS waren geëxporteerd. Daarop
is besloten functionaris 1 VWS te verzoeken deze audiobestanden conform het OMT-protocol
alsnog te verwijderen.

Tijdlijn 24 mei – 14 oktober 2022

Op 24 mei 2022 12.40 uur vraagt functionaris 2 RIVM aan functionaris 1 VWS om een
deel van de audiobestanden te verwijderen uit het informatiesysteem VWS:

Onderwerp: Verwijderen bestanden dataset

«Hallo [functionaris 1 VWS], Kan jij de volgende MP3 bestanden volledig verwijderen
uit de [informatiesysteem VWS] RIVM dataset?

[12 bestandsnamen bestaande uit «6 cijfers – 4 cijfers»]

Deze bestanden hadden al oorspronkelijk niet in de dataset mogen zitten.

Met vriendelijke groet,

[functionaris 2 RIVM]»

De aanleiding hiervoor waren de bovenstaande Kamervragen van 23 mei. Functionaris 2
RIVM verkeerde toen in de veronderstelling dat het om 12 audiobestanden ging. Bovenstaande
e-mail betrof een vakinhoudelijk overleg met functionaris 1 VWS. Er is geen escalatie
in de hiërarchische lijn binnen het RIVM en VWS geweest.

Op 24 mei 2022 13.08 uur wordt dit verzoek door functionaris 2 RIVM aangehouden met
de volgende tekst in de e-mail:

Onderwerp: RE: Verwijderen bestanden dataset

«Hallo [functionaris 1 VWS], kan je nog even wachten met het uitvoeren van deze opdracht?
Groeten, [functionaris 2 RIVM]»

De reden voor het aanhouden van dit verzoek was dat het RIVM intern vakinhoudelijk
overleg wilde voeren over de vraag hoe dit verzoek aan functionaris 1 VWS vorm te
geven.

Functionaris 1 VWS heeft diezelfde dag, op 24 mei 2022, om 13.10 uur de vervolgvraag
gesteld hoe deze bestanden gevonden konden worden:

Onderwerp: RE: Verwijderen bestanden dataset

«Hoi [functionaris 2 RIVM),

Ik was de mp3’s net aan het zoeken. Ik wacht je volgende teken af.

Als ze verwijderd moeten worden, hoe vind ik ze dan? Ik kom nu in [Informatiesysteem
VWS] geen MP3’s tegen met deze naam. Of staan ze in jullie laatste delta? Die staat
nog niet in [Informatiesysteem VWS].

Groet, [functionaris 1 VWS]»

Functionaris 1 VWS heeft deze vervolgvraag aan functionaris 2 RIVM gesteld voor het
geval deze bestanden toch verwijderd zouden moeten worden en tevens laten weten dat
er tot nader order geen actie ondernomen zou worden. Zowel functionaris 1 VWS als
functionaris 2 RIVM hebben op dat moment niet verder geëscaleerd in de eigen organisatie.

Op 24 mei 2022 vanaf 19.10 uur ‘s avonds is het debat over de vermeende bemoeienis
van het Ministerie van VWS met OMT-adviezen.

Op 8 juni 2022 om 14.06 uur vraagt functionaris 2 RIVM alsnog aan functionaris 1 VWS
om de 12 audiobestanden te verwijderen:

Onderwerp: RE: Verwijderen bestanden dataset

«Hallo [functionaris 1 VWS],

De eerder aangegeven MP3 bestanden moeten definitief worden verwijderd. Ik had ze
gevonden in Informatiesysteem VWS door op bestandsformaat te zoeken, het gaat om video-opnames.

@[functionaris 3 RIVM] kan jij dezelfde bestanden ook verwijderen uit [informatiesysteem
RIVM]

Groeten,

[functionaris 2 RIVM]»

Volledigheidshalve zij opgemerkt dat daar waar functionaris 2 RIVM in de bovenstaande
e-mail spreekt over «video-opnames», «audiobestanden» worden bedoeld. In diezelfde
mail van 8 juni wordt binnen RIVM gevraagd om de 12 audiobestanden te verwijderen
uit het informatiesysteem RIVM.

Functionaris 1 VWS heeft vanwege andere prioriteiten geen gevolg gegeven aan de gevraagde
actie om de bestanden te verwijderen en dit verzoek evenmin geëscaleerd binnen de
directie NC-19. Functionaris 1 VWS is verantwoordelijk voor het beheren van een COVID-19
dataset (bestaande uit ruim 8 miljoen COVID-gerelateerde data) voor het afhandelen
van de Woo-verzoeken over de COVID-19 crisis. De prioriteit van functionaris 1 VWS
ligt bij het verzamelen, ordenen en overdragen van documenten aan de directie Openbaarheid
van VWS ter verdere beoordeling.

Op 4 oktober 2022 10.49 uur vraagt functionaris 2 RIVM aan functionaris 1 VWS om te
controleren of er nog audiobestanden in Informatiesysteem VWS staan. In het door VWS
beheerde informatiesysteem heeft het RIVM toegang tot de RIVM-informatie die zij hebben
aangeleverd. Het RIVM kan ze hierin niet vinden:

Onderwerp: Geluidsopnames [Informatiesysteem VWS]

«Hallo [functionaris 1 VWS],

Kan jij controleren of er nog geluidsopnames in [informatiesysteem VWS] RIVM dataset
staan? Het lukt mij niet om ze te vinden.

Met vriendelijke groet,

[functionaris 2 RIVM]»

Op 4 oktober vanaf 19.15 uur ’s avonds is het debat over de staat van het hotspotarchief
COVID-19 (Handelingen II 2022/23, nr. 7, item 30).

Op 6 oktober 2022 16:44u laat functionaris 1 VWS aan functionaris 2 RIVM weten hoe
deze audiobestanden kunnen worden gevonden:

Onderwerp: RE: Geluidsopnames [informatiesysteem VWS]

«Hoi [functionaris 2 RIVM],

Als je in [informatiesysteem VWS] zoekt op:

[bestandstype = audio]

[bron = RIVM]

Dan vindt je nog 70 bestanden.

Is dit wat je bedoelt?

Groet, [functionaris 1 VWS]»

Op 6 oktober 2022 17.10 uur vraagt functionaris 2 RIVM aan functionaris 1 VWS om 27
audiobestanden8 te verwijderen die onbedoeld en ongewild in het bezit zijn van VWS:

Onderwerp: RE: Geluidsopnames [informatiesysteem VWS]

«Hallo [functionaris 1 VWS],

Kan jij de volgende bestanden volledig uit de dataset verwijderen:

[27 bestanden, waarvan 23 met cijfers, 3 met een titel en 1 met titel/cijfers]

Deze bestanden hadden niet geëxporteerd en naar VWS verzonden mogen worden.

Groeten,

[functionaris 2 RIVM]»

Na het volgen van het debat van 4 oktober 2022 kreeg functionaris 1 VWS het vermoeden
dat wat ik met uw Kamer gewisseld heb ten aanzien van audiobestanden van het OMT niet
klopte. Na het lezen van de e-mail van functionaris 2 RIVM op 6 oktober 2022 heeft
functionaris 1 VWS functionaris 2 VWS geïnformeerd. Op 10 oktober 2022 heeft functionaris 2
VWS functionaris 3 VWS geïnformeerd over het feit dat audiobestanden van OMT-vergaderingen
in het informatiesysteem VWS waren aangetroffen. Op dit laatstgenoemde moment van
informeren was het bij functionaris 3 VWS nog niet duidelijk hoeveel audiobestanden
en welke periode het betrof.

Op dezelfde dag heeft functionaris 3 VWS functionaris 4 VWS hierover geïnformeerd.
Vervolgens heeft functionaris 4 VWS op deze dag functionaris 4 RIVM geïnformeerd en
daarnaast ’s avonds functionaris 5 VWS telefonisch geïnformeerd dat er waarschijnlijk
toch audiobestanden in bezit van VWS zijn. Ook op dat moment van informeren was het
precieze beeld van de audiobestanden dus nog niet helder, bijvoorbeeld of het audiobestanden
betroffen van al dan niet vastgestelde verslagen van OMT-vergaderingen ten tijde van
de COVID-crisis.

Op dinsdag 11 oktober 2022 heeft functionaris 5 VWS opdracht gegeven dit direct verder
uit te zoeken om mij hier nog voor het weekend over te kunnen informeren.

Op basis van de eerste analyse ben ik op 14 oktober 2022 inhoudelijk geïnformeerd
door functionaris 4 VWS en functionaris 3 VWS. Ik heb daarop verdere acties in gang
gezet zoals verwoord in mijn brief van 19 oktober jongstleden. Op maandag 17 oktober
jongstleden ben ik nader geïnformeerd door functionaris 4 VWS en functionaris 3 VWS.
Naar aanleiding daarvan heb ik de opdracht gegeven een aantal vraagstukken verder
uit te zoeken en te werken aan een brief aan uw Kamer. Deze brief heb ik in de loop
van de avond op 19 oktober jongstleden naar uw Kamer toegezonden (Kamerstuk 25 295, nr. 1958).

Tot slot

Zoals ik ook al in mijn brief van 19 oktober jongstleden heb opgemerkt, betreur ik
de ontstane situatie. Naar aanleiding van deze gebeurtenissen heb ik het RIVM gevraagd
per direct stappen te ondernemen en is het CIB inmiddels verzocht om het genoemde
protocol en de naleving daarvan aan te scherpen. De directie NC-19 van VWS heeft gehandeld
conform de werkafspraken tussen VWS en het RIVM (i.e. het classificeren van OMT-bestanden
als «OMT Vertrouwelijk»). Dit laat onverlet dat binnen de directie NC-19 afspraken
zijn gemaakt om sneller te escaleren als er verzoeken binnenkomen die niet passen
binnen de bestaande werkafspraken.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, E.J. Kuipers