Brief regering : Reactie op verzoek commissie over de basis- en voortgangsrapportage van het programma Grensverleggende IT (GrIT)

Nr. 8
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 31 oktober 2022

Hierbij bied ik u de antwoorden aan op de schriftelijke vragen die zijn gesteld door
de vaste commissie voor Defensie over de basis- en voortgangsrapportage van het programma
Grensverleggende IT (GrIT) (Kamerstuk 35 728, nr. 7). Deze vragen werden ingezonden op 13 oktober 2022.

Daarnaast bedank ik u voor de complimenten over de inzichtelijkheid en leesbaarheid
van de basis- en voortgangsrapportage over het programma Grensverleggende IT.

Naar aanleiding van uw verzoek om informatie van de uitkomsten van de interne toets
van de CIO op GrIT in combinatie met de BIT-toets zeg ik toe u te informeren over
de uitkomsten in een volgende voortgangsrapportage zodra beide toetsen beschikbaar
zijn.

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat

1. Wat betekent het dat de blokken BR-012, BR-013, BR-031, BR-032 en BR-033 nog niet
afgenomen zijn, waarom zijn ze nog niet afgenomen en wat zijn de consequenties hiervan,
bijvoorbeeld voor de planning en het budget?

De Generieke Services (GES) blokken BR-031, BR-032 en BR-033 zijn om budgettaire redenen
in de business case (plan A’ uit 2020) gemarkeerd als optioneel. Inmiddels is voor
deze blokken budget beschikbaar gesteld op basis van de Defensienota 2022 (Kamerstuk
36 124, nr. 1). In het tweede kwartaal van 2022 is gestart met de inventarisatie wanneer deze blokken
in realisatie genomen kunnen worden en hoe dit in de planning past. In de volgende
voortgangsrapportage zal ik u hierover nader informeren.

De blokken BR-012 (Internet op de legering) en BR-013 (E-welfare) worden door Defensie
buiten het programma GrIT zelf gerealiseerd op basis van bestaande contracten. Deze
blokken hebben daarom geen invloed op de planning en het budget van GrIT.

2. Wat wordt bedoeld met de opmerking in de voortgangsrapportage (p. 4) dat de doorlooptijd
van het opstellen van en de besluitvorming over documentatie een continue uitdaging
vormen voor de voortgang van de uitvoering? Welke mogelijke gevolgen heeft dit?

Voorafgaand aan de realisatie van een blok vindt een proces plaats van schrijven,
reviewen en goedkeuren van diverse documenten. In dit proces vindt tevens afstemming
plaats tussen Defensie en het consortium over af te roepen opties, draaiknoppen en
overige wijzigingen ten opzichte van hetgeen is vastgelegd in de business case. De
doorlooptijd van dit proces blijkt langer dan vooraf gepland. Hierdoor is de start
van de realisatiefase van verschillende individuele blokken vertraagd. Voor de totale
planning heeft dit vooralsnog geen consequenties. Defensie heeft in samenwerking met
het consortium inmiddels verbeteringen doorgevoerd om dit proces te versnellen.

3. Kunt u de waarschuwing in de voortgangsrapportage voor mogelijke kostenstijgingen
en uitloop van de planning door hardware keuzes en nieuwe onderaannemers nader toelichten?
Aan welke kosten en uitloop moet gedacht worden?

De waarschuwing over kostenstijgingen en uitloop komt voort uit twee elementen. Ten
eerste stamt het Technisch Ontwerp uit 2018. De doelstelling van GrIT is om robuuste,
hoogwaardige en veilige IT te leveren aan de Defensieorganisatie. Voorafgaand aan
de realisatie van ieder blok wordt bezien of het Technisch Ontwerp uit 2018 nog actueel
is. Keuze voor moderne hardware (bij eventueel een andere leverancier) leidt veelal
tot koststijgingen. Moderne hardware is over het algemeen duurder dan de oudere hardware.
Daarnaast leidt wereldwijde schaarste van hoogwaardige hardware tot algemene kostenstijging
van deze producten.

Ten tweede heeft Defensie een contractueel recht om technologie van bepaalde leveranciers
toe te voegen aan de IT-infrastructuur oplossing die wordt geleverd door het consortium.
Indien Defensie hiertoe besluit zal het consortium een aangepast technisch ontwerp
en planning voor de realisatiefase en ter beschikkingsstellingsfase van het relevante
blok maken. Dit vergt extra tijd. In het geval dat de door Defensie opgelegde keuzes
meerkosten voor het consortium met zich meebrengen (bijvoorbeeld meer en/of duurdere
hardware) zullen deze ten laste komen van Defensie.

Het is volledig afhankelijk van de casus wat de kosten en uitloop bij specifieke wijzigingen
zullen zijn. Hierover rapporteert Defensie in de voortgangsrapportages.

4. Klopt het dat, in tegenstelling tot de realisatiefase, er geen risicoreservering
is voor de exploitatiefase? Zo ja, waarom is er geen risicoreservering voor de exploitatiefase
en is dat geen onderdeel van het totale budget? Hoe hoog worden de risico’s in de
exploitatiefase geschat en hoe worden onverhoopte exploitatiekosten gedekt?

De exploitatiefase bij Defensie kent geen risicoreservering, dit is vastgelegd in
de interne richtlijnen (I-DGB-DOBP-610 Instructie risicomanagement voor investeringsprojecten
d.d. 4 juni 2021). Deze risico’s worden in voorkomend geval gefinancierd vanuit het
exploitatiebudget van Defensie.

Er zijn op dit moment geen risico’s voor de exploitatie gekwantificeerd conform de
instructie. Tot nu toe kunnen afwijkingen binnen het programma gedekt worden vanuit
de vrije ruimte. De vrije ruimte is in de voortgangsrapportage gedefinieerd als het
verschil tussen beschikbaar budget en verwachte kosten. In de volgende voortgangsrapportage
zal ik u verder informeren over hoe Defensie omgaat met budgettaire gevolgen van afwijkingen
en risico’s in de exploitatie.

5. Wat betekent het voor het programma dat een deel van GrIT (€ 94,1 miljoen) onderdeel
uitmaakt van het geaccordeerde Nederlandse Herstel- en Veerkrachtplan?

De opname van het programma GrIT in het geaccordeerde Nederlandse Herstel- en Veerkrachtplan
heeft geen effect voor de realisatie van de blokken of de financiering van het programma.
Het programma GrIT is reeds volledig gefinancierd. De programma organisatie wordt
wel belast met rapportage- en administratieverplichtingen vanuit de Europese Commissie.

6. Kunt u toelichten waarom de benodigde capaciteit zo gestegen is ten opzichte van
de berekening in de business case?

Door de vertraging in de oplevering van enkele blokken is er meer inzet van Defensiepersoneel
nodig voor de instandhouding van de huidige IT. Tegelijkertijd geldt dat door de vertraging
minder capaciteit van Defensie nodig is voor de ondersteuning van de nieuwe IT in
de terbeschikkingstelling fase. Een deel van de benodigde capaciteit voor ondersteuning
van de nieuwe IT wordt geleverd door het consortium.

7. Kunt u de gevolgen voor zowel GrIT als mogelijk andere IT-projecten van Defensie
inzichtelijk maken van het temporiseren van andere IT-projecten om daarmee Defensiecapaciteit
beschikbaar te maken?

Het programma GrIT zorgt voor borging van de continuïteit van de IT-dienstverlening
via vernieuwing van de basis infrastructuur. Deze basis is essentieel voor het realiseren
van de ambities in de Defensienota 2022.

Het toewijzen van de benodigde capaciteit aan het programma GrIT leidt mogelijk, als
gevolg van schaarste aan intern personeel, arbeidsmarktkrapte en beperkingen van externe
expertise, tot het verschuiven van capaciteit van andere IT-projecten naar GrIT. Er
wordt op dit moment nog geen capaciteit van andere IT-projecten gebruikt voor GrIT.

Indien een herschikking van capaciteit plaatsvindt, zal ik u hierover in de volgende
voortgangsrapportages informeren en de gevolgen voor GrIT en de betreffende IT-projecten
kenbaar maken.