Brief regering : Audiobestanden OMT-vergaderingen

Nr. 1958 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 oktober 2022

De afgelopen maanden heb ik op verschillende momenten1 antwoorden gegeven op Kamervragen over geluidsopnamen van vergaderingen van het Outbreak
Management Team (hierna: OMT), laatstelijk nog tijdens het dertigledendebat op 24 mei
(Handelingen II 2021/22, nr. 83, item 25) en 4 oktober jongstleden (Handelingen 2022/23, nr. 7, Dertigledendebat over de staat
van het hotspotarchief COVID-19). In mijn reactie op de betreffende vragen heb ik
mede aangegeven dat dergelijke opnamen – na het definitief vaststellen van het verslag –
worden verwijderd.

Audiobestanden OMT-vergaderingen

Via deze brief informeer ik u dat recent helaas duidelijk is geworden dat er toch
nog geluidsfragmenten van OMT-vergaderingen aanwezig blijken te zijn, namelijk bij
het kerndepartement van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (hierna: VWS). De oorzaken
liggen in het niet tijdig opvolgen van het hiervoor geldende protocol door het RIVM.
In dit protocol is opgenomen dat geluidsopnamen na het definitief vaststellen van
het verslag worden verwijderd. Vervolgens zijn er ook geluidsbestanden onverhoopt
verzameld als onderdeel van grote hoeveelheden relevante COVID-19-data en documenten
ten behoeve van openbaarmaking via de Wet open overheid (Woo). Dit gebeurt middels
een geautomatiseerd proces van documenten- en dataoverdracht van het RIVM aan VWS.

Ik betreur het dat ik op bovengenoemde momenten niet over deze informatie beschikte
waardoor ik dit op dat moment niet met u kon delen. Hieronder vindt u een toelichting
op de achterliggende oorzaken van deze gang van zaken.

Protocol RIVM

Allereerst ga ik in op de procedure die door het RIVM gevolgd wordt als het gaat om
het praktisch ondersteunen van het OMT. Het betreft hier een protocol van het Centrum
Infectieziektenbestrijding (hierna: CIB). In dit protocol is opgenomen dat de geluidsopnamen
van OMT-vergaderingen worden verwijderd nadat alle reacties van deelnemers verwerkt
zijn tot een definitief en vastgesteld verslag. De geluidsopname wordt ter ondersteuning
door een notulist gebruikt indien blijkt dat de aantekeningen niet toereikend zijn.
Het CIB is verantwoordelijk voor het verwijderen van deze audiobestanden. Er is gebleken
dat een aantal audiobestanden niet tijdig conform protocol zijn verwijderd.

Geautomatiseerde dataoverdracht tussen het RIVM en VWS

Ten tweede informeer ik u over de tussen het RIVM en VWS gemaakte afspraken over dataoverdracht.
Voor de afhandeling van verzoeken op grond van de Woo draagt het RIVM relevante COVID-19-informatie
en -documentatie over aan VWS. De overdracht vindt periodiek plaats via een geautomatiseerd
proces van het verzamelen van relevante COVID-19 informatie. Het gaat hierbij om grote
volumes. Per overdracht gaat het gemiddeld om 500.000 documenten. Het is niet mogelijk
om daar een handmatige beoordeling op toe te passen binnen de gegeven hoeveelheid
middelen en capaciteit.

Tijdens het periodiek verzamelen van de bovengenoemde COVID-19-documentatie binnen
het RIVM is een aantal (nog) niet door het RIVM vernietigde audiobestanden van officiële
OMT-vergaderingen onbedoeld en onterecht in de data-export terecht gekomen.

Op dit moment is vastgesteld dat het om ongeveer 30 audiofragmenten gaat die betrekking
hebben op OMT-vergaderingen. Het betreft één bestand uit 2007, één uit 2009 en één
uit 2013. De overige fragmenten hebben betrekking op de periode juni 2020 t/m maart
2021. Daarnaast blijkt het volgende:

1. Er zitten fragmenten bij waarvan het verslag ten tijde van de dataoverdracht nog niet was vastgesteld. In lijn met het protocol waren deze fragmenten toen nog aanwezig
bij het RIVM en niet verwijderd.

2. Ook gaat het om fragmenten waarvan het verslag ten tijde van de dataoverdracht wel was vastgesteld en het protocol dus nog niet was opgevolgd.

Contact RIVM – VWS

Op 24 mei jongstleden heeft het RIVM gecontroleerd of audiobestanden – bedoeld ter
ondersteuning van verslaglegging van OMT-vergaderingen – conform protocol verwijderd
waren. Hierbij is intern geconstateerd dat dit niet in alle gevallen plaats had gevonden.
Aanvullend is contact met VWS opgenomen over de mogelijkheid dat audiobestanden onbedoeld
waren geëxporteerd naar VWS. Toen dit inderdaad het geval bleek te zijn heeft het
RIVM op 8 juni jongstleden het verzoek bij VWS gedaan om gevonden audiobestanden te
verwijderen. Dit signaal is niet verder opgepakt en niet geëscaleerd. Recent kwam
deze vraag bij het RIVM opnieuw naar boven en is hernieuwd contact gezocht met VWS.
Op 14 oktober jongstleden ben ik op basis van de op dat moment beschikbare analyse
geïnformeerd over het bij VWS aanwezig zijn van een nog onbekend aantal audiobestanden
van het RIVM.

Vervolgens heb ik opdracht gegeven om deze situatie in samenwerking met het RIVM per
direct verder uit te zoeken. Ik vind het belangrijk om uw Kamer hier via deze brief
zo snel mogelijk over te informeren.

Waarborgen protocol RIVM en beperken dataoverdracht

Naar aanleiding van deze gebeurtenissen vraag ik het RIVM per direct stappen te ondernemen
en het CIB opdracht te geven onmiddellijk het genoemde protocol en de naleving daarvan
aan te scherpen. Dit moet ertoe leiden dat audiobestanden tot het moment van vaststelling
van een OMT-verslag op een aparte locatie worden opgeslagen en tijdig worden verwijderd.
Opslag op een aparte locatie voorkomt dat deze bestanden meegaan in de genoemde geautomatiseerde
dataoverdracht naar VWS.

Tot slot

Nogmaals wil ik benadrukken dat ik de ontstane situatie betreur. Ik heb besloten dat
de nu nog beschikbare fragmenten zullen worden bewaard. Zoals ik in een eerdere brief2 aangaf, staat het «belang van de staat» aan het openbaar maken van deze fragmenten
in de weg. Het is in het belang van de staat om de gemaakte afspraken met de OMT-leden
te waarborgen en de informatie niet te verstrekken aan de Kamer. Als de verslagen
– of in dit geval geluidsopnamen openbaar gemaakt worden – wordt vrije gedachtenvorming
binnen het OMT namelijk onmogelijk gemaakt. Deelnemende experts zullen zich niet meer
vrij voelen zich te uiten, wetende dat de informatie achteraf openbaar wordt gemaakt.
Daarmee

zullen de leden niet meer bereid zijn hun expertise en mening met elkaar te delen,
waardoor het OMT als geheel niet meer kan functioneren. Dit raakt het belang van de
staat en het belang van de maatschappij. Eventuele (toekomstige) opnamen zullen in
overeenstemming met het protocol door het RIVM direct worden vernietigd na het vaststellen
van het verslag. Tot dat moment worden deze bestanden separaat en veilig bewaard.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, E.J. Kuipers