Brief regering : Veiligheid versterken bij Defensie

Nr. 8
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 7 oktober 2022

Veiligheid is randvoorwaardelijk bij de taakuitvoering van Defensie: veiligheid moet
een vanzelfsprekend onderdeel zijn van beleid, aansturing en bedrijfsvoering bij Defensie.
In de Defensienota (Kamerstuk 36 124, nr. 1) beschreven de Minister en ik dat Defensie streeft naar het zijn van een inclusieve
organisatie – waarin elke medewerker zich veilig, gewaardeerd en gerespecteerd voelt
– en de sociale en fysieke veiligheid verder verbetert. Dit streven vereist blijvende
aandacht en inzet, juist nu de defensieorganisatie groeit. Met deze groei bouwt Defensie
aan de krijgsmacht van de toekomst. Dit is alleen mogelijk als er op alle niveaus
voldoende aandacht voor veiligheid is en de veiligheidsdoelen uit de Defensienota
worden nagestreefd. Van de medewerker die werkt met gevaarlijke stoffen, de commandant
die bijdraagt aan een organisatiecultuur met hoog veiligheidsbewustzijn, het beleid
voor risicomanagement, tot de veiligheid van ons materieel en onze gebouwen. Hoewel
dit een lange adem vergt, komen we met de ingezette maatregelen dichter bij deze doelen.
Hier zet Defensie de komende tijd extra op in door maatregelen te continueren en,
waar mogelijk, te intensiveren.

Op 14 september bood ik u de evaluatie van het plan van aanpak «Een veilige defensieorganisatie»
van de Auditdienst Rijk (ADR) aan (Kamerstuk 36 124, nr. 3). Daarin kondigde ik aan in een aparte brief nader in te gaan op hoe Defensie de
komende jaren veiligheid verder verbetert. Daarvoor is in de Defensienota een eerdere
tijdelijke investering van € 16,9 miljoen structureel gemaakt. In deze brief zet ik,
mede namens de Minister van Defensie, de maatregelen op een rij aan de hand van onderwerpen
die cruciaal zijn voor de werking van het veiligheidsmanagementsysteem (VMS) van Defensie:
risicomanagement, sociale veiligheid en integriteit, opleiden, randvoorwaarden en
ondersteuning commandanten, en leren als organisatie. De in deze brief genoemde maatregelen
zijn niet uitputtend, maar geven wel inzicht in de prioriteiten om de komende jaren
veiligheid bij Defensie verder te versterken.

Het veiligheidsmanagementsysteem van Defensie

Het VMS van Defensie is het geheel van beleid, regelgeving en (bedrijfsvoerings)procedures
ten behoeve van het managen van risico’s, het waarborgen van veiligheid en het verbeteren
van het veiligheidsbewustzijn.

Het huidige VMS is vastgesteld in 2019. Sindsdien heeft Defensie stappen gezet op
het gebied van veiligheid. Wij evalueren en herzien op dit moment het VMS. Hiermee
laten wij het VMS nog beter aansluiten op de processen van Defensie. Daarbij is het
van belang dat het VMS voor elk defensieonderdeel kaderstellend, richtinggevend en
toepasbaar is. Wij betrekken dan ook de defensieonderdelen en de Centrale Medenzeggenschapscommissie
(CMC) bij de evaluatie en herziening.

Risicomanagement

Militairen voeren onder hoge druk en extreme omstandigheden vaak complexe taken uit.
Het is cruciaal dat we de risico’s die hiermee zijn gepaard tijdig identificeren en
hier passend mee omgaan. Dit is van belang voor de veiligheid van het personeel en
voor een succesvolle militaire taakuitvoering.

Het identificeren van risico’s is een taak van elke medewerker. Commandanten besluiten
over de mitigerende maatregelen en het al dan niet accepteren van restrisico’s. Hiervoor
zijn instrumenten beschikbaar die commandanten gebruiken om inzicht te krijgen in
de risico’s. Voorbeelden van deze instrumenten zijn de Risico Inventarisatie en Evaluatie
(RI&E) (in niet-operationele omstandigheden), de verbeterde Risicoanalyse Operationeel
(vRAO) (in operationele omstandigheden), eventueel de last minute risk assessment (LMRA) (in alle omstandigheden), Nadere Inventarisaties (bij specifieke risico’s,
bijvoorbeeld op het gebied van gevaarlijke stoffen of blootstelling aan geluid) en
specifieke risicoanalyses, zoals de Arbo en Milieu Risicoanalyse (AMRA) die wordt
uitgevoerd voor de verwerving van materieel of IT-systemen.

Sinds 2022 hebben de defensieonderdelen en de Directie Operaties (DOPS) van de Commandant
der Strijdkrachten (CDS), vanuit de structurele investering van € 16,9 miljoen, extra
capaciteit om meer van dit soort risicoanalyses te kunnen opstellen. Dit betreft zowel
ondersteunende capaciteit voor commandanten als specialistische kennis voor het maken
van een AMRA. Zeker in de huidige periode van groei voor de defensieorganisatie is
dit cruciaal.

Daarnaast geeft Defensie verder invulling aan het programma Integraal Risicomanagement
(IRM). Binnen dit programma worden de bestaande instrumenten en processen met elkaar
in samenhang gebracht en verbeterd. Daarbij kijken we naar het gehele proces: vanaf
het identificeren van een risico, bijvoorbeeld doordat er een melding wordt gemaakt,
tot het integraal afwegen van de risico’s op het juiste niveau. Ook zorgt het programma
voor het verwerken van de principes en werking van IRM in de daarvoor bestemde opleidingen
en ondersteuning van het noodzakelijke IT-systeem. Door een gebrek aan capaciteit
heeft de ontwikkeling van dit IT-systeem vertraging opgelopen. Op dit moment onderzoeken
we hoe deze vertraging ingelopen kan worden.

Sociale veiligheid en integriteit

In juli van dit jaar is het herziene integriteitsbeleid van Defensie vastgelegd, «Integriteit
bij Defensie: bevorderen, bewaken en beschouwen». Met de herziening van het integriteitsbeleid
doe ik twee moties gestand met betrekking tot nazorg voor melders (Ploumen en Karabulut:
Kamerstuk 34 775 X, nr. 49) en vrijheid van communicatie met externen (lid Diks: Kamerstuk 34 775 X, nr. 119), van respectievelijk 13 november 2017 en 22 mei 2018.

Het integriteitsbeleid is de afgelopen jaren tot stand gekomen in nauwe samenwerking
met experts en medewerkers van alle defensieonderdelen. Zo zijn opleidingen versterkt,
zijn er meer mogelijkheden voor leiderschapsontwikkeling, is de meldprocedure vereenvoudigd
en is er meer nazorg bij meldingen.

Eerder ingezette maatregelen worden voortgezet, zoals het Just-culture actie-onderzoek dat loopt sinds 2020. Zowel interne als externe onderzoekers voeren
dit onderzoek uit, waarbij er aan de hand van focusgroepen onderzoek wordt gedaan
naar de sociale veiligheid binnen teams. Binnen deze focusgroepen bedenken medewerkers
zelf mogelijke maatregelen en interventies.

Ik hoor en zie goede resultaten van dit onderzoek en verwacht dat dit de komende jaren
een blijvende bijdrage levert aan het verder ontwikkelen van een integere organisatiecultuur.
Dit actie-onderzoek wordt dan ook geïntensiveerd: Defensie onderzoekt of, en hoe we
effectieve praktijkvoorbeelden van de werkvloer breder in de organisatie kunnen toepassen.

Opleiden

Om te komen tot een organisatiecultuur waar sprake is van een hoog veiligheidsbewustzijn,
is het noodzakelijk om nieuwe werknemers direct bewust te maken van hun eigen rol
bij het creëren en bewaken van een veilige werkomgeving.

Hierin heeft Defensie al goede stappen genomen (Kamerstuk 36 124, nr. 3). Veiligheid is een vast onderdeel van initiële opleidingen en loopbaanopleidingen
binnen Defensie. Het doel is echter in 2025 veiligheid in alle relevante opleidingen
te hebben verwerkt. Daarnaast investeert Defensie de komende jaren in opleidingen
en trainingen op het gebied van integriteit. Bij het inrichten van periodieke leiderschapsvorming
voor commandanten en leidinggevenden worden cursussen en trainingen op het gebied
van integriteit aangeboden. Ook voor medewerkers bieden we meer cursussen en trainingen
aan, zodat steeds meer defensiemedewerkers hier gebruik van kunnen maken.

Randvoorwaarden en ondersteuning van commandanten

Ik zet mij in voor de ondersteuning van commandanten door de (decentrale) veiligheidsorganisaties
te versterken, te investeren in de basis en een aantal specifieke ondersteunende maatregelen.

Met het plan van aanpak «Een veilige defensieorganisatie» (Kamerstuk 34 919, nr. 4) zijn sinds 2018 de veiligheidsorganisaties op elk niveau uitgebreid en is de DOPS
van de CDS toegerust om commandanten in operationele omstandigheden bij te staan.
Deze kabinetsperiode investeren we structureel € 16,9 miljoen, voornamelijk om de
veiligheidsorganisaties op decentraal niveau verder te versterken. Dat betekent dat
commandanten tot op bataljonsniveau meer ondersteuning krijgen.

Defensie realiseert op dit moment de uitbreiding van deze capaciteit; we zijn aan
het werven en opleiden. De CDS monitort periodiek de voortgang en bespreekt deze in
het Veiligheidscomité.

Daarnaast moeten commandanten in staat worden gesteld om hun verantwoordelijkheden
waar te maken. Dat begint bij investeren in de basis: het hebben van voldoende (en)
gekwalificeerd personeel, goed materiaal en een veilige werk- en leefomgeving.

Ook ondersteunen we commandanten met specifieke maatregelen, zoals structureel budget
voor de regeling Zelfstandig Kleine Aanschaf (ZKA). Met deze regeling kunnen commandanten
tot op bataljonsniveau op korte termijn middelen of diensten aanschaffen waar via
het reguliere inkooptraject beperkt of te laat in kan worden voorzien. Hiermee kunnen
commandanten bijvoorbeeld een middel of dienst aanschaffen om een geïdentificeerd
risico te mitigeren. Verbeteringen zoals deze zijn vaak direct op de werkvloer merkbaar.

Een ander voorbeeld is ondersteuning met specifieke kennis en expertise, bijvoorbeeld
op het gebied van werken met gevaarlijke stoffen. De vorige kabinetsperiode is de
capaciteit hiervoor uitgebreid. Daarnaast is er een E-learning ontwikkeld om de kennis
te vergroten. Het veilig werken met gevaarlijke stoffen is voor mij een prioriteit.
Daarom bouw ik verder op deze maatregelen. Met de structurele investering vanaf 2022
is ook de specialistische capaciteit voor het vervoer van gevaarlijke stoffen door
de lucht vergroot. Daarnaast wordt ook andere kennis in de organisatie geborgd, bijvoorbeeld
met de oprichting van de duikautoriteit en het kenniscentrum Kosmisch Optische Straling
(KOS).

Leren als organisatie

Uw Kamer is afgelopen periode meermaals geïnformeerd over een aantal meldingen, voorvallen
en incidenten. Helaas zullen we niet geheel kunnen voorkomen dat incidenten plaatsvinden;
een organisatie zonder incidenten bestaat niet. Het is noodzakelijk dat de organisatie
hieruit lessen blijft trekken. Daarbij hoort een organisatiecultuur waarin blijvend
leren en verbeteren vanzelfsprekendheden zijn. Dit draagt bij aan een zo veilig mogelijke
taakuitvoering en borgt geleerde lessen.

Onderzoeken en rapporten van interne en externe toezichthouders vervullen hierin een
belangrijke rol. Daarbij noem ik specifiek de Inspectie Veiligheid Defensie (IVD).
Haar voorvallenonderzoek, thematisch onderzoek en systeemgericht toezicht helpen het
lerend vermogen van de organisatie te verhogen.

Het is daarnaast aan de organisatie om ook zelf lessen te trekken. Dat gebeurt door
het melden van voorvallen te stimuleren, zodat mogelijke onveilige situaties kunnen
worden verholpen. Daarbij is het van belang dat de meldingen zorgvuldig worden onderzocht
en geanalyseerd. Een goed meldingssysteem is daarbij randvoorwaardelijk. Het huidige
systeem kent beperkingen en wordt daarom vernieuwd. Dit is echter een langdurig traject.
Ondertussen zet ik in op het zo goed mogelijk gebruiken van het huidige systeem, waardoor
de organisatie wel kan leren van gemaakte meldingen. Ook wordt de regelgeving voor
het intern onderzoeken van meldingen en incidenten op dit moment herzien. Het doel
van deze onderzoeken blijft om te kunnen leren van de melding of van het onderzochte
incident.

Ook voert Defensie zelf steeds meer audits uit. Door gerichte audits uit te voeren,
controleert de organisatie tot in hoeverre systemen en processen zijn ingericht volgens
wet- en regelgeving. Onderdeel van de investering van € 16,9 miljoen is het uitbreiden
van de auditcapaciteit. Het doel is dat elk defensieonderdeel jaarlijks een auditprogramma
uitvoert, waarbij de resultaten op centraal niveau worden geanalyseerd om daar defensiebreed
van te leren.

Slot

Hoewel een organisatie zonder incidenten helaas niet bestaat, blijft het streven altijd
om te zorgen voor een zo veilig mogelijke werkomgeving voor onze militairen. In deze
brief heb ik aangegeven wat mijn inzet daarbij is. Ik continueer reeds ingezette maatregelen
en intensiveer waar mogelijk. Hiermee wordt de organisatie niet alleen veiliger, maar
ook sterker.

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat