Brief regering : Rapport ADR naar procesgang melding bij OCW

36 200
VIII DossVaststelling van de begrotingsstaten van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschap (VIII) voor het jaar 2023iertitel

Nr. 253
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 27 september 2022

Op mijn verzoek heeft de Auditdienst Rijk (ADR) een feitenrelaas opgesteld over de
melding die is gedaan bij OCW over de publieke omroep en de wijze waarop met deze
melding is omgegaan binnen het Ministerie van OCW. Ik dank de ADR voor zijn zorgvuldig
onderzoek en rapportage. Ik stuur uw Kamer hierbij het rapport1 en mijn reactie, conform mijn toezegging in het debat met uw Kamer van 7 juli jl.
(Handelingen II 2021/22, nr. 102, item 47)

Rapport

De ADR heeft op mijn verzoek nader onderzoek verricht en een feitenrelaas opgesteld
over de melding die is gedaan bij het Ministerie van OCW over de publieke omroep in
2020 en hoe daar vervolgens op is gehandeld. De ADR heeft hiervoor gesproken met verschillende
betrokkenen en documenten en correspondentie rondom deze zaak ingezien. De melder
heeft richting de ADR aangegeven geen prijs te stellen op medewerking aan het onderzoek.
Ik vind het vervelend dat de melder zich onveilig en onprettig heeft gevoeld.

Het feitenrelaas is voor mij de basis geweest om in gesprek te gaan met de meest betrokken
ambtenaar, de secretaris-generaal (SG) van het Ministerie van OCW.

Conclusies

Op basis van het feitenrelaas constateer ik dat de melding behandeld en afgehandeld
is, maar er een aantal zaken in het proces van de melding niet correct is verlopen.
Allereerst zijn de vanuit mijn ministerie zelf voorgestelde procedures voor deze melding
niet volledig gevolgd. Onderdelen van de voorgestelde procedure waren dat de persoon
met wie de melder het gesprek zou moeten voeren afstand van de mediaportefeuille had
en de noodzaak van een onafhankelijke verslaglegging van dit gesprek. Ook heeft er
rond de gemaakte keuzes geen duidelijke afstemming met alle betrokkenen plaatsgevonden.
Dat betreur ik ten zeerste. We zijn het aan de melder en het belang van meldingen
verschuldigd dat we vanuit OCW nu werken aan verbetering. Een situatie als deze mag
zich niet nog eens voordoen.

Rondom de melding is een schijn van belangenverstrengeling ontstaan omdat de SG niet
transparant is geweest in het melden van haar vriendschappelijke relatie met de toenmalige
voorzitter van de NPO. Dat heeft achteraf geleid tot een onveilig gevoel bij de melder.
Deze situatie had zich niet mogen voordoen.

Ondanks deze omissies blijkt niet uit het rapport dat door de SG niet te goeder trouw
is gehandeld. Het rapport laat echter wel de noodzaak zien van een zorgvuldige en
integere afhandeling van externe meldingen. Ik ben van mening dat dit soort externe
meldingen vanuit OCW vanaf nu beter en vooral volgens een standaard procedure moeten
kunnen plaatsvinden. Vanuit de politieke- en ambtelijke top van OCW geven we nu extra
prioriteit aan een cultuur met nog meer nadruk op transparantie, zorgvuldigheid en
integriteit, waaronder het voorkomen van de schijn van belangenverstrengeling. Ook
vanuit de voorbeeldfunctie die wij hebben richting alle ambtenaren die bij OCW werken,
alsmede de vele instellingen waarmee het ministerie een relatie heeft.

Ondanks dat te goeder trouw is gehandeld, vind ik dat de gemaakte fouten rondom de
melding binnen het ministerie niet nog eens mogen voorkomen. De afgelopen weken heb
ik hier verschillende intensieve gesprekken over gehad met de SG. Ik heb geen reden
de integriteit van de SG in twijfel te trekken en heb er vertrouwen in dat we de komende
tijd in gezamenlijk overleg kunnen komen tot de bovengenoemde structurele verbeteringen
als ook de verdere invulling van de gewenste cultuur en het gevraagde leiderschap.

Deze conclusies zal ik hieronder nader toelichten.

Procesgang en integriteit

Het feitenrelaas in het rapport laat, zoals gezegd, zien dat in deze casus de standaard
procedure niet gevolgd is. De gebruikelijke procedure houdt namelijk in dat een medewerker
een vermoeden van een misstand eerst intern meldt bij zijn werkgever (in dit geval
de publieke omroep), tenzij dat van hem in redelijkheid niet gevraagd kan worden.
In dat laatste geval kan de persoon direct een externe melding doen van het vermoeden
van een misstand bij een bevoegde instantie (in dit geval het Huis voor klokkenluiders).

Om de melder toch optimale bescherming te bieden, is geprobeerd om zo nauw mogelijk
aan te sluiten bij de waarborgen die besloten zijn in het klokkenluiderstraject. Door
de toenmalige Minister met de verantwoordelijkheid voor de publieke omroep, is vervolgens
voor een interne OCW-route gekozen. De uitkomst van een nader overleg tussen de Minister
en de SG, was dat de SG het gesprek zou aangaan met de melder.

Het interne juridische advies luidde om het gesprek te laten voeren door een persoon
op verre afstand van de mediaportefeuille. Onderdeel van het advies was ook om een
onafhankelijk notulist met geheimhoudingsplicht bij het gesprek te laten aansluiten
voor een verslag. Dat het advies uiteindelijk niet volledig is opgevolgd, vind ik
een onjuiste afweging. De SG had haar vriendschappelijke relatie explicieter moeten
afstemmen en opvolging moeten geven aan het geadviseerde gespreksverslag door een
onafhankelijke derde. Zij heeft spijt van de afwegingen die zij heeft gemaakt en vindt
dat de afstemming met betrokkene destijds beter had gemoeten.

Het rapport wijst ook op de noodzaak van uiterste zorgvuldigheid waar het de schijn
van belangenverstrengeling betreft. Hoewel uit het rapport niet blijkt dat er sprake
is van misbruik of vermenging van belangen, laat het zien dat de schijn van belangenverstrengeling
gemakkelijk kan ontstaan. Daarom is het in dit soort situaties altijd raadzaam om
relevante persoonlijke situaties wel proactief te melden. Het überhaupt bestaan van
deze casus en de aanleiding voor dit feitenrelaas, tonen deze kwetsbaarheid al aan.
De Gedragscode Integriteit Rijk (paragraaf 6.2) biedt ruimte voor eigen handelen en
inschatting over het melden van privérelaties. Door relevante relaties proactief te
melden, ontstaat transparantie voor alle betrokkenen en kan worden afgewogen of een
dergelijke relatie om extra aandacht in een proces vraagt. Ook de SG zelf betreurt
dat zij dit in deze situatie onvoldoende deed. Ik hecht eraan dat elke schijn van
mogelijke vermenging vermeden wordt en vind dat de ambtelijke en politieke top hierin
bij uitstek een voorbeeldfunctie heeft.

Vervolg

Deze casus benadrukt bovenal het belang van procedures bij meldingen of klachten en
de noodzaak van een transparante cultuur om integriteitsrisico’s en (de schijn van)
belangenverstrengeling te minimaliseren. Zoals gezegd, is en blijft dit een belangrijke
prioriteit binnen de top van mijn ministerie. Een belangrijke actie om dit in de toekomst
nog verder te verstevigen, is dat nu gewerkt wordt aan een heldere standaard procedure
bij externe meldingen die straks bij elke ambtenaar bekend moet zijn.

Het programma OCW Open is hierbij een belangrijke drager. Dit programma is ingericht
om bij te dragen aan het herstellen van het vertrouwen van de samenleving in het handelen
van de overheid en loopt van 2021 tot 2026. Dit programma richt zich op navolgbaarheid
van overheidsbesluiten door burgers, aansluiten bij de maatschappelijke vragen en
een heldere en passende verhouding tussen overheid en politiek. Hierin is openheid
en transparantie een belangrijke doelstelling.

Tot slot, wil ik graag nogmaals opmerken dat ik het zeer betreur dat een situatie
is ontstaan die tot een gevoel van ongemak en onveiligheid bij een melder heeft geleid.
Dit had niet mogen gebeuren. Zoals in deze brief gemeld voer ik het gesprek met de
SG over structurele verbeteringen alsmede de gewenste cultuur. Ik zal er alles aan
doen zo’n situatie in de toekomst te voorkomen.

Woo besluit

Volledigheidshalve wil ik uw Kamer er ook op attenderen dat ik vandaag heb beslist
op één hieraan gerelateerde verzoek in de zin van de Wet open overheid. Het besluit
en (gedeeltelijk) openbaar gemaakte stukken worden zo spoedig mogelijk op www.rijksoverheid.nl gepubliceerd. In het rapport dat ik openbaar aan uw Kamer aanbied is op enkele punten
informatie weggelakt ter bescherming van de identiteit van de melder, zoals ook is
gedaan in het kader van het Woo-verzoek. Nu ik hecht aan het verschaffen van maximale
transparantie aan uw Kamer wordt het gehele rapport vertrouwelijk2 ter inzage gelegd zodat de commissieleden hier alsnog kennis van kunnen nemen, met
hierbij wel de kanttekening dat deze vertrouwelijke informatie geen onderdeel kan
uitmaken van het publieke debat.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
R.H. Dijkgraaf