Brief regering : Toezegging gedaan tijdens het debat Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer van 6 april 2022, over digitaal verzenden van stukken dezelfde waarborgen biedt als aangetekende verzending per fysieke post

Nr. 24
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 september 2022

Tijdens het plenaire debat van 6 april 2022 over de behandeling van de Wet modernisering
elektronisch bestuurlijk verkeer (Handelingen II 2021/22, nr. 69, items 6 en 9) heb ik toegezegd om per brief in te gaan op de vraag van het lid Rajkowski (VVD)
in hoeverre het digitaal verzenden van stukken dezelfde waarborgen biedt als aangetekende
verzending per fysieke post.

In deze brief wordt uiteengezet dat de aangetekende verzending per fysieke post en
het elektronisch bestuurlijk verkeer zodanig verschillend zijn dat waarborgen bij
de ene vorm niet één op één kunnen worden vertaald naar waarborgen bij de andere vorm.
Wel geldt dat beide vormen zodanige waarborgen kennen, dat voldoende is verzekerd
dat de verzending van berichten in de meeste gevallen probleemloos zal verlopen. Indien
zich onverhoopt een probleem voordoet bij de verzending, zijn er in beide stelsels
voldoende aanknopingspunten om te bepalen wat dan de status is van het bericht.

Beschrijving aangetekende post

Bij een aangetekende verzending per fysieke post wordt aan de verzender door PostNL
een ontvangstbewijs verstrekt. PostNL reikt het stuk alleen uit aan de geadresseerde
of een volwassen huisgenoot.1 PostNL registreert dat het stuk is bezorgd op het adres van de geadresseerde. De
ontvanger tekent het ontvangstbewijs. Wanneer de geadresseerde niet thuis is en de
postbode geen huisgenoot bereid vindt om voor ontvangst van het stuk te tekenen, wordt
een mededeling achtergelaten in de brievenbus en wordt het stuk maximaal een week

op het postkantoor bewaard.2 Als de ontvanger het stuk niet is komen ophalen, wordt het stuk terug gestuurd naar
de afzender.3

Bij betwisting van de ontvangst dient de afzender te bewijzen dat hij/zij het stuk
aangetekend en naar het juiste adres heeft verzonden en moet deze aannemelijk maken
dat het stuk (tijdig) aan de geadresseerde is aangeboden op de wijze die daarvoor
ter plaatse van bestemming is voorgeschreven.4 In een casus waarbij vaststond dat een aangetekende brief niet was bezorgd, kwam
dat voor rekening van de verzender, nu deze niet kon bewijzen dat de postbode een
schriftelijke mededeling had achtergelaten, toen de geadresseerde geen gehoor gaf.5 Het niet afhalen van de brief door de geadresseerde kwam daarmee voor risico van
de verzender.6 Uit deze casus volgt dat ook aangetekend verzenden de verzender niet in alle gevallen
beschermt.

Beschrijving elektronische berichten

Bij elektronisch bestuurlijk verkeer dient voor de vergelijking met de papieren weg
onderscheid te worden gemaakt tussen berichten van de overheid en berichten aan de overheid. In deze vergelijking wordt daarbij uitgegaan van officiële elektronische
berichten.7

Officiële elektronische berichten van de overheid worden doorgaans geplaatst in de
berichtenbox van MijnOverheid. Het tijdstip van «bezorgen» wordt daarbij vastgelegd en kan daarmee
gemakkelijk worden bewezen. Problemen doen zich voor als iemand te laat in de berichtenbox kijkt en daarmee niet tijdig op het bericht heeft gereageerd. Hierom wordt verplicht
om bij het plaatsten van een bericht binnen 48 uur aan de geadresseerde een (eveneens
digitale) notificatie te sturen, tenzij deze heeft laten weten geen notificaties te
willen ontvangen.8 Uit die notificatie moet het onderwerp van het bericht blijken en de termijn waarbinnen

eventueel op het bericht moet worden gereageerd, zodat de ontvanger weet of een reactie
spoed heeft. Als blijkt dat de notificatie niet is bezorgd, dient deze nogmaals te
worden verzonden of spant het bestuursorgaan zich in om geadresseerde langs andere
weg te informeren over het niet kunnen bezorgen van de notificatie en van de maatregelen
die hij kan nemen om kennisgevingen te ontvangen.9 De bewijslast van verzending en ontvangst van berichten met behulp van een berichtenbox berust bij het bestuursorgaan. Geadresseerden hebben recht op een afschrift van de
loggegevens. Als de notificatie niet is verzonden of buiten schuld van de geadresseerde
niet is ontvangen, wordt de overschrijding van een termijn de geadresseerde niet tegengeworpen.

Een bestuursorgaan kan een praktijk hanteren, waarbij de berichten niet in een berichtenbox worden geplaatst, maar bijvoorbeeld via e-mail worden verzonden. Ook dan geldt dat
de geadresseerde met deze wijze van verzenden moet hebben ingestemd.10 Een dergelijke praktijk wordt overigens uit veiligheidsoverwegingen ontraden, zeker
bij belangrijke berichten. In een dergelijk geval geldt dat een e-mail die als niet-bezorgd
retour komt, als niet verzonden wordt beschouwd. Er zijn voor de ontvanger geen termijnen
gaan lopen.

Bij elektronische berichten aan de overheid is voorgeschreven dat het bestuursorgaan
de ontvangst van een bericht moet bevestigen.11 Het wetsvoorstel gaat er van uit dat dit een geautomatiseerde bevestiging is. De
ontvangstbevestiging vormt voor de afzender het bewijs dat diens bericht is ontvangen.
De afzender kan bij uitblijven van die bevestiging bij het bestuursorgaan nagaan of
het bericht is ontvangen. Als er iets mis is gegaan, hetzij bij degene die het bericht
verzendt, hetzij bij het ontvangende bestuursorgaan, kan dat worden hersteld.

Vergelijking aangetekende post en elektronische berichten

Uit bovenstaande beschrijvingen leid ik af dat de bescherming bij aangetekende post
en elektronische berichten op verschillende manieren wordt geboden. De bescherming
is bij aangetekende verzending per fysieke post en het elektronisch bestuurlijk verkeer
zodanig verschillend vormgegeven dat waarborgen bij de ene vorm niet één op één kunnen
worden vertaald naar waarborgen bij de andere vorm. Wel geldt dat beide vormen zodanige
waarborgen kennen, dat voldoende is verzekerd dat de verzending van berichten in de
meeste gevallen probleemloos zal verlopen. Ik stel daarom vast dat beide vormen van
verzending een vergelijkbaar beschermingsniveau hebben.

Bij aangetekende post krijgt de verzender een bewijs van verzending, een bewijs van
ontvangst als er is bezorgd, of het stuk retour als het niet is afgehaald. Het niet
reageren op een mededeling komt in dat geval voor rekening van de verzender.

Bij het gebruik van een berichtenbox kunnen verzending en ontvangst worden aangetoond met behulp van de loggegevens. De
ontvanger krijgt een notificatie als er een bericht voor hem is geplaatst (of het
bericht dat notificaties niet meer kunnen worden bezorgd). Het niet reageren hierop
komt voor rekening van de ontvanger.

Bij verzending langs een andere elektronische weg krijgt de ontvanger een ontvangstbevestiging
als het bericht is aangekomen. Als de overheid via e-mail verzendt wordt de ontvangst
in de regel niet bevestigd, maar als het bericht niet kan worden bezorgd («bounced»)
wordt daarvan automatisch bericht ontvangen.

Zowel bij papieren als bij elektronische verzending is het voor de verzender duidelijk
of een bericht is aangekomen bij de geadresseerde en kan hiervan bewijs worden geleverd.
In beide gevallen kan het misgaan. Bij aangetekende verzending bijvoorbeeld als de
postbode geen mededeling achterlaat als de ontvanger niet open doet, een huisgenoot
nalaat de ontvanger op de hoogte te stellen van het ontvangen stuk of als een stuk
door de postbode in de brievenbus van de ontvanger deponeert en de ontvanger vervolgens
de ontvangst ontkent. Bij plaatsing van een bericht in de berichtenbox bijvoorbeeld als een notificatie ongelezen blijft zonder dat dit door het bestuursorgaan
wordt opgemerkt.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
H.G.J. Bruins Slot