Brief regering : Evaluatie Meldpunt Integriteit Defensie (MID) en Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID)

Nr. 88
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 5 juli 2022

In de reactie op de eindrapportage van de commissie Sociaal Veilige Werkomgeving Defensie
(hierna commissie-Giebels, Kamerstukken 35 000 X, nr. 75 en 13) is aangegeven dat Defensie een organisatie wil zijn die sociaal veilig is,
met een cultuur waarin het melden van (veiligheids-) incidenten niet alleen mogelijk
is, maar zelfs wordt gestimuleerd en gewaardeerd zonder dat het negatieve gevolgen
heeft voor de melder. Dit heeft geleid tot een aantal maatregelen, waaronder het direct
onder de Secretaris-Generaal plaatsen van de Centrale Organisatie Integriteit Defensie
(COID) en het extern bemensen van het Meldpunt Integriteit Defensie (MID). Op deze
manier wordt de onafhankelijke positie ten opzichte van de Defensieonderdelen gewaarborgd.

In reactie op bovenstaande veranderingen is een gewijzigde motie van de leden Belhaj
en Kerstens (Kamerstuk 35 000 X, nr. 97) aangenomen. In deze motie verzoeken de leden de regering na één jaar de Inspectie
Veiligheid Defensie (IVD), het MID en de COID te evalueren. Deze motie doe ik in deze
brief af, door u het evaluatierapport over de rol en positionering van het MID en
COID aan te bieden1.

COID en MID

Graag licht ik kort toe welke taak de COID en het MID voor Defensie vervullen. Defensie
wil recht doen aan de mensen en de organisaties waarmee en waarvoor ze werkt. De COID
speelt hier een belangrijke rol in. De COID is het expertisecentrum op het gebied
van integriteit en ondersteunt leidinggevenden en medewerkers bij het uitvoeren van
het integriteitsbeleid. Medewerkers kunnen via het MID ongewenst gedrag of andere
integriteitsschendingen melden. Het MID bekijkt samen met melders wat de mogelijkheden
zijn. Integriteitsmeldingen worden doorgezet aan een adviseur van de COID.

De evaluatie

De evaluatie van de IVD is uitgevoerd en op 29 juni 2020 gedeeld met uw Kamer (Kamerstuk
35 300 X, nr. 83). De opzet van de evaluatie MID en COID is in september 2020 op hoofdlijnen gedeeld
met de Kamer (Kamerstuk 35 570 X, nr. 5).

De centrale onderzoeksvraag in deze evaluatie is: «Wat is het effect van de nieuwe
invulling van het MID en de onderzoeksrol van de COID?»

De evaluatie van het MID en de COID past in het huidige traject van herziening van
het integriteitsstelsel van Defensie. Daarom is in het onderzoek ook het bredere integriteitsstelsel
meegenomen. De medewerkers van Defensie zijn uitvoerig betrokken bij het onderzoek.
Defensie heeft daarom langer dan één jaar de tijd genomen voor de evaluatie.

Conclusies

Op de vraag «Wat is het effect van de nieuwe invulling van het MID en de onderzoeksrol
van de COID?» is geen eenduidig antwoord te geven. Dit komt doordat er veel ontwikkelingen
tegelijkertijd zijn gestart om sociale veiligheid te versterken. Het algemene beeld
dat geschetst wordt in de evaluatie schept vertrouwen door te gaan op de ingeslagen
weg. Tegelijkertijd behoeft de uitvoering verdere doorleving en worden werkafspraken
aangepast en bijgesteld.

Wat gaat al goed?

De evaluatie bevestigt dat een aantal ontwikkelingen goed is uitgevoerd.

Herpositionering geslaagd

Ten eerste is de herpositionering van de COID en het MID geslaagd. De onafhankelijke
positie is organisatorisch beter gewaarborgd door een plek meteen onder de Secretaris-Generaal.
Uit de medewerkerstevredenheidsmetingen blijkt dat een meerderheid ook vertrouwen
heeft in de onafhankelijkheid. De meldingsbereidheid lijkt te groeien. Dit blijkt
uit metingen in september 2021 onder medewerkers. Van de respondenten gaf 88% toen
aan bereid te zijn te melden als er sprake is van een onveilige situatie.

Uitbreiding COID voltooid

Ten tweede is de uitbreiding van de COID voltooid door extra adviseurs en onderzoekers
te benoemen. Dit draagt bij aan de slagkracht van de COID. De extra adviseurs richten
zicht mede op nazorg na de afhandeling van meldingen.

Mening medewerkers

Ten derde is de mening van de medewerker meegenomen in de herziening van het integriteitsbeleid.
Dit beleid wordt deze zomer vastgesteld. De herzieningen in dit beleid worden voor
een groot deel al uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn het leveren van nazorg, het
aanbieden van opleidingen voor met name leidinggevenden, en het versterken van de
bekendheid met en de kwaliteit van vertrouwenspersonen. Het perspectief en de behoefte
van de medewerker aan een duidelijk (meld-) proces en een snelle adequate afhandeling
met een goede terugkoppeling blijft centraal staan.

Na vaststelling van het nieuwe integriteitsbeleid zullende overige daaruit volgende
verbeteringen en aanpassingen stap voor stap plaatsvinden. Werken aan integriteit
is immers een voortdurend proces.

De uitvoering van het nieuwe beleid vraagt ook volharding. Daartoe is ter ondersteuning
een communicatieplan in samenwerking met medewerkers van de Defensieonderdelen ontwikkeld.
Onderdeel hiervan is het bespreken van casuïstiek binnen de Defensieonderdelen. De
eerste pilots voor die besprekingen worden op dit moment uitgevoerd.

Melden eenvoudiger

Tot slot is het sinds november 2021 eenvoudiger een integriteitsschending of ongewenst
gedrag te melden, dankzij een aanpassing in het systeem en een eenvoudiger meldformulier.
Meldingen komen niet langer indirect via de leidinggevende, maar direct terecht bij
het MID. Dit heeft geleid tot meer formele meldingen die de COID bereiken. In het
nieuwe meldformulier is alleen een korte situatiebeschrijving nodig en kan de melding
zonder tussenkomst van de leidinggevende via het MID aan de adviseur integriteit gestuurd
worden. Hiermee is de vertrouwelijke behandeling van een melding verbeterd. Voorts
hebben de integriteitsadviseurs van de COID een steviger procesbegeleidende rol dan
voorheen aangenomen. Daardoor is de navolging van meldingen en de nazorg na afhandeling
verbeterd.

Verbeterpunten

In de rapportage worden verschillende aanbevelingen genoemd. Deze zijn gebaseerd op
een rode lijn uit alle deelevaluaties. De aanbevelingen worden meegenomen in zowel
de herziening van het integriteitsbeleid, dat deze zomer afgerond wordt, als de procedures
voor onderzoek die momenteel herzien worden. De belangrijkste verbeterpunten op basis
van deze aanbevelingen beschrijf ik in deze brief.

Regie en wachtmomenten

Een externe commissie bestaande uit de experts F.J. van Oostrum en R.J. Hald die onderzoek
deed naar de opvolging van de richtlijnen voor intern onderzoek, doet de aanbeveling
de regie op het proces van melden te versterken en wachtmomenten te minimaliseren.
Deze worden grotendeels ingevuld door de implementatie van het integriteitsbeleid
en de procedures voor intern voorvalonderzoek, waarin een stevigere coördinerende
rol voor de integriteitsadviseur is opgenomen. Doorlooptijden, in het rapport wachtmomenten
genoemd, worden geminimaliseerd door goede procesafspraken.

Expertise COID

Defensie kan vaker en op een eerder moment gebruik maken van de expertise van de COID.
De COID kan geconsulteerd worden voor onderzoek naar en de afhandeling van meldingen
in alle fasen, in het bijzonder in de oriënterende fase.

De commissie Van Oostrum-Hald komt tot de algemene conclusie dat de uitgevoerde onderzoeken,
waarin de COID een rol had, in hoge mate voldoen aan de regels. Er is een opmerkelijk
aantal meldingen dat zonder onderzoek door de COID wordt afgedaan. Het advies is meer
richting te geven aan de fase voorafgaand aan een daadwerkelijk onderzoek. Het vooronderzoek
in deze «oriënterende fase» wordt nu vaak nog afgehandeld door commandanten zonder
directe betrokkenheid van de COID. Door de COID in deze oriënterende fase al te betrekken
voor steun en advies, wordt ook deze fase professioneler. Deze punten pak ik op door
de procedure voor interne voorvalonderzoeken te evalueren en te herzien. Hiermee ben
ik reeds gestart.

Rapportage afhandeling meldingen

Defensie verbetert de registratie en rapportage over de afhandeling van meldingen.
Meldingen aan het door het Centrum voor Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel (CAOP)
extern bemenste MID worden doorgegeven aan de COID. De COID neemt de coördinatie van
de afhandeling van meldingen op zich. Er vindt structureel overleg plaats tussen CAOP
en Defensie om de kwaliteit van dienstverlening en samenwerking op elkaar af te stemmen.

De COID kan nog beter aan CAOP terugkoppelen wanneer een melding is afgehandeld. De
CAOP kan daardoor beter inzicht met Defensie delen over het aantal meldingen, hoe
daarmee is omgegaan en wat de doorlooptijd was. In overleggen met CAOP zijn werkafspraken
gemaakt over deze verbeterpunten.

Slot

Graag benadruk ik nogmaals het belang van een sociaal veilige en integere werkomgeving.
Een laagdrempelige en transparante meldprocedure bij incidenten is daar onderdeel
van. Defensie werkt met een nieuw integriteitsbeleid verder aan sociale veiligheid
en de (zakelijke) integriteit binnen defensie. Sociale veiligheid en het verbeteren
daarvan is vooral een cultuur of gevoel dat de medewerkers ervaren. De mening van
de medewerker staat daarbij centraal. Daarom blijf ik hun mening en tevredenheid jaarlijks
meten.

Transparency International

In het kader van integriteit informeer ik u over een rapport van Transparency International (TI) dat eind 2021 is verschenen2. TI is een internationale niet-gouvernementele organisatie (NGO) die als taak heeft
wereldwijd corruptie te bestrijden. Periodiek stelt TI de Government Defense Index (GDI) op. Dit is een index over anti-corruptie en transparantie voor defensieorganisaties
wereldwijd.

Vanuit de wens te blijven verbeteren worden ook de inzichten uit deze rapportage verwerkt
in toekomstige acties om integriteit te bevorderen. Graag deel ik de conclusie van
TI:

««Institutional resilience to corruption is strong across the Netherlands» defence
sector. Parliamentary oversight and auditing mechanisms are strong, financial management
is largely transparent and corruption risk mitigation measures in personnel management
are effective. Nevertheless, procurement oversight could be strengthened as could
anti-corruption safeguards for operations».

Ik ben Transparency International dankbaar voor het nauwkeurige onderzoek en de kritische blik. Ik besteed in toenemende
mate aandacht aan zakelijke integriteit en de samenwerking met externe partners.

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat