Brief regering : Stand van zaken Ernstige Onvolkomenheid Defensievastgoed

Nr. 91
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 mei 2022

Inleiding

Vastgoed is randvoorwaardelijk voor de operationele inzetbaarheid van de eenheden.
Op dit moment ondersteunt het Defensievastgoed de operationele inzetbaarheid echter onvoldoende. Daarnaast wil Defensie een aantrekkelijke werkgever
zijn met een goede, moderne en veilige werk- en leefomgeving, haar vastgoed verduurzamen
en de balans herstellen tussen het beschikbare budget en de omvang van het Defensievastgoed
(zie Kamerbrief «Contourenbrief Strategisch Vastgoedplan 2022, Kamerstuk 34 919, nr. 89 van 13 mei jl.). Om deze doelen te bereiken, moet het vastgoedmanagement op orde
zijn.

In 2021 is een interne verkenning gestart naar het concentreren, het verduurzamen
en het vernieuwen (CVV) van het defensievastgoed, mede om de hoeveelheid vastgoed
en het budget in balans te brengen. Tevens is de opzet van het vastgoedbeheer aangepast
(zie ook verbeterthema 2). De werking hiervan wordt met name zichtbaar tijdens de
uitvoering van het nieuwe Strategisch Vastgoedplan 2022 (SVP 2022), dat rond de zomer
aan uw Kamer wordt aangeboden.

De Algemene Rekenkamer (AR) rapporteert sinds 2018 over het management van het Defensievastgoed
en heeft dit in haar verantwoordingsonderzoeken 2020 (Kamerstuk 35 830 X nr. 2) en 2021 (Kamerstuk 36 100 X, nr. 2) beoordeeld met een ernstige onvolkomenheid. In het verantwoordingsonderzoek over
2021 geeft de AR aan dat zij inzet en commitment ziet aan de zijde van Defensie om
de benodigde verbeteringen op te pakken, maar dat niet kan worden verwacht dat het
in 2021 reeds op orde is, gezien de opgave waar Defensie voor staat. De conclusie
van de AR onderschrijf ik; de verbetering van het vastgoedmanagement en het inzicht
in het vastgoed vragen een meerjarige, interdepartementale, inspanning.

Voortdurende aandacht voor dit onderwerp is noodzakelijk. Met de brief van 21 september
2021 (Kamerstuk 34 919, nr. 83) is uw Kamer geïnformeerd over de opzet van de halfjaarlijkse rapportage die is toegezegd
naar aanleiding van de motie van het lid Sneller c.s. (Kamerstuk 35 830 nr. 9). Met deze brief geef ik invulling aan de voornoemde halfjaarlijkse rapportage en
informeer ik u, mede met het oog op de motie van het lid Stoffer (Kamerstuk 35 830, nr. 22), over de voortgang van de acties om het vastgoedmanagement te verbeteren. In deze
brief ga ik in op de aanpak van de ernstige onvolkomenheid via de behandeling van
de vijf verbeterthema’s.

Verbeterthema’s

In de verantwoordingsonderzoeken 2020 en 2021 benoemt de AR de volgende verbeterthema’s,
waarin zowel Defensie als het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) een rol hebben:

1. Inzicht in de staat van het Defensievastgoed. Vergroten van het (integrale) inzicht
in de staat van het onderhoud van Defensievastgoed (verantwoordingsonderzoeken 2020
en 2021);

2. Aansturing van het vastgoedbeheer. Verbeteren van de aansturing van het vastgoedbeheer
door betere informatie-uitwisseling tussen Defensie als opdrachtgever en het RVB als
opdrachtnemer (verantwoordingsonderzoek 2020);

3. Financiële dekking voor onderhoud en revitalisering. Met prioriteit zorgen voor voldoende
financiële dekking van de onderhoud- en investeringsuitgaven, waarbij de ambitie voor
vastgoed aansluit bij een visie op de toekomst van de krijgsmacht (verantwoordingsonderzoeken
2020 en 2021);

4. Concreet en gedetailleerd plan vastgoed. Maken van een concreet en gedetailleerd plan
van het vastgoed dat Defensie wil behouden en afstoten, daarbij concrete doelen stellen
qua termijn en dit plan jaarlijks actualiseren en evalueren op voldoende voortgang
(verantwoordingsonderzoek 2021);

5. Voldoen aan normen brandveiligheid. Zorgen dat aan de norm brandveilig gebruik van
gebouwen wordt voldaan (verantwoordingsonderzoeken 2020 en 2021).

Thema 1 Inzicht in de staat van het Defensievastgoed

De AR geeft in haar verantwoordingsonderzoek 2021 aan dat het inzicht in de staat
van het onderhoud van het vastgoed net als in 2020 nog niet is verbeterd. In 2021
zijn minder gebouwinspecties uitgevoerd dan in 2020, mede als gevolg van onvoldoende
capaciteit bij zowel Defensie als het RVB. Desondanks ben ik van mening dat het afgelopen
half jaar stappen zijn gezet in de juiste richting. In de brief van 21 september 2021
(Kamerstuk 34 919, nr. 83) zijn acties benoemd om het inzicht te verbeteren. Onderstaand volgt een toelichting
op de voortgang van de drie stappen.

1. Near realtime inzicht via een onderhoudsmanagementsysteem

Om Defensie en andere klanten beter te kunnen voorzien van vastgoedinformatie heeft
het RVB eind 2021 de opdracht voor het ontwikkelen van een Rijksbreed onderhoudsmanagementsysteem
OMS definitief gegund. Het OMS zorgt ervoor dat we makkelijker en meer integraal inzicht
kunnen krijgen in de staat van het onderhoud, waaronder ook keuringen. De implementatie
van het systeem start in 2022(zie Kamerstukken 34 919, nr. 55 en Kamerstuk 35 830 X, nr. 8) en dit systeem verbetert de kwaliteit van de informatievoorziening aan Defensie
dus geleidelijk.

Zoals gemeld in de Kamerbrief van 21 september 2021 wacht ik niet op de komst van
het OMS om op dit thema voortgang te boeken. Daarom zijn verschillende interim-oplossingen
in ontwikkeling en reeds in gebruik, zoals een tool die alle informatie verzamelt inzake decentrale budgetten voor kleinschalige bedrijfsmatige
aanpassingen aan het vastgoed om de bedrijfsvoering te optimaliseren. Defensie maakt
hierbij gebruik van zowel de informatie van het RVB als van eigen informatie. Dit
helpt niet alleen de periode tot volledige implementatie van het OMS te overbruggen,
maar levert ook waardevolle lessen op die worden gebruikt bij de verdere vormgeving
en implementatie van het OMS.

2. Verbetering van de kwaliteit van de rapportages inzake de dienstverlening van het
RVB

Naar aanleiding van een inventarisatie naar de informatiebehoefte van Defensie zijn
verschillende verbeteringen doorgevoerd, zoals additionele key performance indicators (KPI’s) in de managementrapportages van het RVB naar Defensie. Op operationeel (project)niveau
worden de KPI’s verder uitgewerkt en waar nodig geïmplementeerd. Tot slot merk ik
op dat het proces van inventariseren van de informatiebehoefte, het vertalen naar
KPI’s en de implementatie in rapportages deel gaat uitmaken van de reguliere bedrijfsvoering
van het RVB en Defensie.

3. Verbetering van het inzicht in de staat van het vastgoed via kwaliteitsmeting

Eind 2021 is de vijfjaarlijkse kwaliteitsmeting van onze gebouwen voltooid. Defensie
heeft daardoor op dit moment meer integraal inzicht in de vastgoedportefeuille dan
vorig jaar. De rapportage laat een verdere achteruitgang van de staat van het vastgoed
zien. Zo is het aantal gebouwen met meer dan twee onacceptabele gebreken opgelopen
van 45% in 2016 naar meer dan 60% in 2021. Ik heb de ambitie dit percentage te verlagen;
de stappen om hiertoe te komen, licht ik toe in het SVP 2022. De teruglopende kwaliteit
van het vastgoed en de daaruit voortkomende grotere behoefte aan instandhoudingsbudget
is veroorzaakt doordat onderhoudsachterstanden de afgelopen decennia zijn opgebouwd
(Kamerstuk 34 919 nr. 85) en Defensie onvoldoende investeringsmiddelen heeft kunnen inzetten. Inmiddels is
voor 2022 en 2023 extra instandhoudingsbudget vrijgemaakt, ten behoeve van de aanpak
van achterstallig onderhoud. Verder is in het kader van de motie van het lid Hermans
(Kamerstuk 35 925, nr. 13) (extra geld voor Defensie om achterstanden in te lopen) € 75 miljoen per jaar voor
vastgoed beschikbaar gesteld. Ten slotte is in het kader van de interne verkenning
naar het concentreren, het vernieuwen en het verduurzamen van het Defensievastgoed
een taskforce ingesteld om effectieve bezetting en gebruik te onderzoeken, bijvoorbeeld
door de aard en de hoeveelheid goederen in de magazijnen of het aantal vierkante meters
en het aantal werkplekken per gebouw met een kantoorfunctie in kaart te brengen.

Thema 2 Aansturing van het vastgoedbeheer

De AR concludeert dat Defensie en het RVB verschillende acties hebben ondernomen om
de aansturing van het vastgoedbeheer te verbeteren, maar meldt tegelijkertijd dat
de resultaten hiervan nog niet direct zichtbaar zijn en mede afhankelijk zijn van
de implementatie van een nieuw Strategisch Vastgoedplan 2022 (SVP 2022). De voortgang
van de acties hebben er wel toe geleid dat dit specifieke thema in het verantwoordingsonderzoek
2021 niet meer terugkomt als aanbeveling. Om ook op dit thema meetbaar te maken in
hoeverre de wijzigingen leiden tot concrete verbetering is een kwalitatief onderzoek
door een onafhankelijke partij aangekondigd (zie Kamerstuk 34 919, nr. 83 van 21 september 2021). Omdat verbeteringen afhankelijk zijn van de implementatie
van het SVP 2022, start dit onderzoek na besluitvorming over het SVP 2022.

Begin februari 2021 is het nieuwe besturingsmodel bij Defensie (Besturen Bij Defensie
2020) vastgesteld en daarna is direct gestart met de implementatie. De AR onderkent
dat het nieuwe besturingsmodel ook de aansturing van het vastgoedbeheer ten goede
komt. Binnen het implementatietraject van dit nieuwe besturingsmodel is een apart
spoor voor vastgoed ingericht, waarbij in een thematisch werkverband vastgoed wordt
gewerkt aan gedrag & werkwijzen, organisatie & overlegstructuren, uitwerken van hoofdtaken,
sturingsinformatie (KPI’s), mandaten en (benodigde) vaardigheden.

Het partnerschap met het RVB is onderdeel van het vastgoedmanagement van Defensievastgoed.
Defensie en het RVB hebben, op basis van de evaluatie van het zogenoemde Opdrachtgeversconvenant
(voltooid in 2019), steeds gewerkt aan de verdere verbetering van de relatie tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast is een aantal aanpassingen doorgevoerd in
de opdrachtverstrekking, de monitoring en de bijsturing van dienstverleningsactiviteiten,
zijn overleggen aangepast en wordt het RVB al vanaf de behoeftestellingsfase betrokken
bij investeringsprojecten. Dit heeft geleid tot een verbeterde samenwerking.

Ook voor de aansturing geldt dat voldoende kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit
bij alle organisatiedelen in de keten randvoorwaardelijk is om deze blijvend goed
te kunnen uitvoeren. Dat is op dit moment een uitdaging en, gegeven de krapte op de
arbeidsmarkt, blijft dat naar verwachting in de nabije toekomst het geval.

Thema 3 Financiële dekking voor onderhoud en revitalisering

De AR geeft in haar rapport aan dat er nog steeds onvoldoende instandhoudings- en
investeringsbudget voor het vastgoedonderhoud en het revitaliseringsprogramma beschikbaar
is. Het beschikbare budget voor het vastgoedbeheer is al jaren uit balans met de staat
en omvang van het vastgoed, waardoor de staat ervan verslechtert en de kosten voor
(acuut) niet-planbaar onderhoud (zoals storingen) toenemen. Het gevolg hiervan is
dat het achterstallig onderhoud verder oploopt en te weinig middelen overblijven voor
preventief onderhoud.

Om te komen tot een balans tussen budget en vastgoedportefeuille verkent Defensie
de mogelijkheden de vastgoedportefeuille door middel van concentreren, verduurzamen
en vernieuwen aan te passen. Het doel is een vastgoedportefeuille die onze taakuitvoering
optimaal ondersteunt, toekomstbestendig is, bijdraagt aan werkbeleving en trots, duurzaam
is en die waar mogelijk nog meer met de samenleving en de regio verbonden is dan voorheen.
De doelstelling en aanpak van CVV zijn gebaseerd op diverse onderzoeken en aanbevelingen,
zoals het Interdepartementaal Beleidsonderzoek (IBO) (Kamerstuk 34 919, nr. 77) en de verantwoordingsonderzoeken 2020 en 2021. Met het SVP 2022, dat rond de zomer
wordt verstuurd, worden kaders voor de besluitvorming voorgelegd, inclusief de financiële
kaders. Daarmee kan ik ook invulling geven aan de motie van het lid Stoffer (Kamerstuk
35 830, nr. 22), waarin onder andere het inzicht wordt gevraagd in de benodigde (additionele) middelen.

Thema 4 Concreet en gedetailleerd plan vastgoed

Het opstellen van een concreet en gedetailleerd plan voor het Defensievastgoed kost
tijd, mede vanwege de grote omvang van de vastgoedportefeuille die bestaat uit ongeveer
10.000 objecten. Bovendien heeft het concentreren van het vastgoed impact op de regio.
Dit onderwerp en de uitgangspunten die in de verkenning naar CVV zijn gehanteerd,
komen terug in de Kamerbrief van 13 mei jl. (Kamerstuk 34 919, nr. 89). Uitwerking hiervan volgt in het SVP 2022. Ik onderstreep dat het transformeren
van ons vastgoed en het nemen van alle besluiten die daarbij horen geen «big bang» zal zijn, maar een gefaseerd (via ambtelijke verkenning – bestuurlijk voornemen
– besluitvorming) en complex proces. Hierbij moeten verschillende typen besluiten
worden genomen. Sommige te nemen besluiten zijn «no regret»-besluiten. Andere besluiten hangen nauw met elkaar samen en vragen om de bovengenoemde
gefaseerde besluitvorming waarbij de betreffende regio’s nauw worden betrokken.

Thema 5 Voldoen aan normen brandveiligheid

De AR rapporteert dat de brandveiligheid van legeringsgebouwen (slaapvertrekken) in
2021 is verbeterd ten opzichte van 2020. Daarnaast heeft de Inspectie Leefomgeving
en Transport (ILT) in 2021 inspecties uitgevoerd en zijn in 2021 alle brandscans voor
niet-legeringsgebouwen voltooid, waarbij acute gebreken direct zijn opgelost. Tevens
is in 2021 begonnen met het herstel van niet-acute gebreken.

Net als in voorgaande jaren blijkt uit het ILT-rapport dat het naleven van de regels
voor brandveilig gebruik van legeringsgebouwen een aandachtspunt is. In de afgelopen
periode is gewerkt aan de verbetering. In maart 2021 heeft de Commandant der Strijdkrachten
(CDS) de «Aanwijzing Brandveilig gebruik» vastgesteld. In navolging daarvan is in
november 2021 de tweede herziene versie als CDS-instructie gepubliceerd. Commandanten
zien toe op naleving van deze instructie en rapporteren hier maandelijks over binnen
het betreffende krijgsmachtdeel conform de bestaande rapportagemethodiek. De komende
periode blijft Defensie investeren in bewustzijn en toezicht, het betreft hier immers
de veiligheid van ons personeel.

Tot slot

Hoewel het op orde krijgen van het vastgoedbeheer lang zal duren, ben ik ervan overtuigd
dat de ingezette koers van aanpassingen in ons vastgoedbeheer en het SVP 2022 een
positieve uitwerking heeft op de ondersteuning van onze taakuitvoering, de werk- en
leefomgeving van onze mensen en het in balans brengen van de vastgoedportefeuille
en de middelen die hiervoor ter beschikking zijn.

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat