Brief regering : Jaarbericht en jaarverslagen toezichthouders van Defensie

Nr. 80
BRIEF VAN DE MINISTER EN STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 mei 2022

Hierbij bieden wij u het jaarbericht van de toezichthouders van Defensie «Toezicht
Defensie 2021 in vogelvlucht» aan en de onderliggende jaarverslagen van de Beveiligingsautoriteit
(BA) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de Inspectie Militaire Gezondheidszorg
(IMG), de Inspectie Veiligheid Defensie (IVD), het Korps Militaire Controleurs Gevaarlijke
Stoffen (KMCGS) en de Militaire Luchtvaart Autoriteit (MLA)1. Deze brief bevat ook de beleidsreactie op het jaarverslag van de Inspecteur-generaal
der Krijgsmacht (IGK), zoals aangekondigd bij de aanbieding van deze jaarrapportage
aan uw Kamer op 15 maart 2022 (Kamerstuk 35 925 X, nr. 58).

In het jaarbericht en de jaarverslagen beschrijven de toezichthouders van Defensie
hoe de defensieorganisatie er als geheel en op de deelterreinen van de toezichthouders
voor staat. Zij doen een aantal aanbevelingen, gebaseerd op enkele gezamenlijk geïdentificeerde
beelden. Daarnaast geven de toezichthouders een stand van zaken over hun onderlinge
samenwerking. In deze brief gaan wij eerst in op de staat van het toezicht bij Defensie.
Vervolgens geven wij aan hoe wij de aanbevelingen van de toezichthouders, die wij
overnemen, uitvoeren. Wij sluiten af met een reflectie op de door de toezichthouders
geformuleerde beelden.

Staat van het toezicht bij Defensie

Wij zijn blij om te zien dat de toezichthouders sinds vorig jaar verder gestalte hebben
gegeven aan hun ambitie om de samenwerking en de kwaliteit van het toezicht bij Defensie
te versterken. Inmiddels staat een ondersteuningsteam de toezichthouders bij in het
uitvoeren van hun taken, zijn zij begonnen met gezamenlijk afstemmen van hun toezichtbezoeken
en bundelen zij regelmatig hun deskundigheid door gezamenlijk onderzoeken uit te voeren.
Wij moedigen de leden van het Toezichtberaad aan om door te gaan op de door hen ingeslagen
weg.

Toekomstgerichte aanbevelingen

Aanbeveling 1: Draag in woord, geschrift en daad het belang van veiligheid in de brede
zin van het woord uit en handel daarnaar.

Wij nemen de boodschap van de toezichthouders ter harte dat het belang van veiligheid
niet alleen in woord en geschrift, maar ook via daden, moet worden uitgedragen. Sinds
het belang van veiligheid met name vanaf 2018 opnieuw is onderkend heeft Defensie
zich onder meer gericht op de tone at the top. Op alle niveaus moeten commandanten en leidinggevenden aandacht besteden aan veiligheid.
Een sprekend voorbeeld is het Veiligheidscomité: periodiek bespreken de leden van
de Bestuursraad, commandanten van de defensieonderdelen, de Directeur Veiligheid en
de Inspecteur-Generaal Veiligheid het veiligheidsbeleid en bijbehorende vraagstukken.
Ook wij benadrukken de noodzakelijke aandacht voor veiligheid en dragen dit uit waar
wij kunnen, zowel bij onze werkzaamheden in Den Haag als tijdens onze werkbezoeken.

Aanbeveling 2: Veiligheid moet een integraal onderdeel zijn van de Defensienota, nauw
verbonden met de kernopgaven van Defensie in de komende jaren.

Aanbeveling 3: Veiligheid moet een vast uitgangspunt zijn in de besluitvorming over
alle beleids- en uitvoeringsplannen die voortvloeien uit de Defensienota of daarmee
samenhangen.

Wij behandelen aanbeveling 2 en 3 samen, omdat deze in elkaars verlengde liggen. Wij
zijn het met de toezichthouders eens dat veiligheid een integraal onderdeel van de
operationele taakuitvoering en bedrijfsvoering van Defensie moet zijn. Hieronder valt
ook de besluitvorming over en uitvoering van beleid en plannen. De Defensienota valt
hier onverminderd onder. «Veiligheid» is een verplicht integraal onderdeel bij besluitvorming
op alle bestuurslagen binnen Defensie en moet dit blijven. We geven hier enkele voorbeelden
van.

Bij de totstandkoming van nieuw beleid is het inmiddels verplicht dat voor de besluitvorming
beleidsmakers stilstaan bij de veiligheid en eventuele veiligheidsrisico’s. Een voorbeeld
hiervan is de zogenoemde uitvoerbaarheidstoets, waarbij de Commandant der Strijdkrachten
stilstaat bij de uitvoerbaarheid van nieuw beleid.

Bij verwerving van nieuw materieel houdt het verwervende defensieonderdeel ook op voorhand rekening met de risico’s. In het proces van behoeftevervulling
worden risico’s vastgelegd. Hierbij wordt in beginsel op voorhand de toekomstige gebruiker
en de instandhouder betrokken, zodat zij bekend zijn met de geïdentificeerde veiligheidsrisico’s.
Een opsteller van dit soort analyses, de Defensie Materieel Organisatie, krijgt via
de eerder aangekondigde investering van € 16,9 miljoen voor de Agenda voor Veiligheid
extra analysecapaciteit.

Om bij de uitvoering risico’s te identificeren, te mitigeren en waar nodig restrisico’s
te accepteren voert de commandant een risicoanalyse uit, bijvoorbeeld een risico-inventarisatie
en -evaluatie (RI&E). Betreffende de planning, voorbereiding en uitvoering van missies
gebruikt de Directie Operaties (DOPS) de verbeterde risicoanalyse operationeel (vRAO)-systematiek.

Bij de totstandkoming van de Defensienota is op meerdere momenten stilgestaan bij
veiligheid. Dit blijven wij doen in aanloop naar de vaststelling van de nota. In de
Defensienota zal aandacht zijn voor de extra investering die gedaan wordt voor het
verder versterken van de personele capaciteit die bijdraagt aan het verhogen van de
veiligheid. Concreet betekent dit dat € 16,9 miljoen voor de Agenda voor Veiligheid
– die onze ambtsvoorgangers voor 2022 en 2023 hebben vrijgemaakt – structureel gemaakt
wordt, zoals reeds aangekondigd door de staatssecretaris tijdens het commissiedebat
Veiligheid & Integriteit Defensie van 16 februari 2022 (Kamerstuk 35 925 X, nr. 57). Hierdoor worden de doorgevoerde versterkingen structureel op alle niveaus van de
organisatie geborgd en worden de defensieonderdelen toegerust op het uitvoeren van
de plannen in de Defensienota. De veiligheidsorganisaties zullen op elk niveau commandanten
en leidinggevenden adviseren over mogelijke veiligheidsrisico’s horend bij beleid,
verwerving, nieuwbouw, onderhoud, oefeningen en inzet. Hierdoor kunnen defensieonderdelen
ook bij het uitvoeren van de maatregelen naar aanleiding van de Defensienota aandacht
besteden aan risico’s die vooraf mogelijk niet gesignaleerd waren.

Aanbeveling 4: Defensie heeft zich te verantwoorden voor de grote inspanning die zij
de komende jaren gaat plegen om de organisatie en haar operationele capaciteiten te
versterken. De toezichthouders zullen daarop toezien en daaraan bijdragen met de inzichten
die zij opdoen. Het is aan de organisatie om de toezichthouders daartoe zo goed mogelijk
en vooral tijdig in staat te stellen.

Wij achten het, samen met de leden van het Toezichtberaad, van belang dat de toezichthouders
de voortgang van de door ons toegezegde maatregelen naar aanleiding van hun jaarverslagen
en andere rapportages kunnen monitoren en beoordelen. Via het Jaarverslag Defensie
geven wij de Kamer en de toezichthouders jaarlijks inzicht in de voortgang van toegezegde
maatregelen naar aanleiding van de aanbevelingen van inspecties en toezichthouders
(Kamerstuk 34 919, nr. 76). Daarnaast blijven wij uw Kamer bij gelegenheid informeren.

Beelden uit het toezicht 2021

Personeel

De toezichthouders constateren dat Defensie nog steeds kampt met een groot aantal
vacatures, dat leidt tot toenemende werkdruk, uitval en vertrek van collega’s, met
risico’s als gevolg. De IGK vraagt daarnaast aandacht voor het verbeteren van de loopbaanmogelijkheden
voor defensiepersoneel, een van de belangrijkste vertrekredenen. Ook spreekt de IGK
in de inleiding van zijn jaarrapport zijn zorg uit over de ambitie van Defensie een
adaptieve krijgsmacht te worden.

Wij zijn het met de toezichthouders eens dat het personeelstekort één van de grootste
uitdagingen is waar we voor staan. De krapte op de arbeidsmarkt neemt nog steeds toe,
waardoor de vulling van met name militaire functies in de hele organisatie, zeker
ook de militaire gezondheidszorgorganisatie, een uitdaging blijft. Hoewel er sprake is van een grotere instroom dan
uitstroom, vertaalt zich dit pas op termijn in een verlaging van de ervaren werkdruk.
De dreigingen waarvoor we als samenleving staan worden steeds complexer; er wordt
daardoor steeds meer van het personeel van Defensie verwacht. Tegelijkertijd kan Defensie
met de extra financiële middelen die het kabinet beschikbaar heeft gesteld gaan groeien.
Dit zorgt voor een grote uitdaging zowel voor de werving van nieuw personeel als het
behoud van personeel. Daarom worden de arbeidsvoorwaarden verbeterd en komt er een
nieuw HR-model. Wij zijn blij dat de IGK constateert dat de deelplannen voor het HR-model
er goed uitzien en overeenkomen met de behoeften die hij hoort onder het personeel.

De IGK constateert daarbij wel dat veel medewerkers nog niet weten wat het nieuwe
HR-model voor hen betekent en adviseert ons om hen daarover actief te informeren.
Daar kunnen wij het alleen maar mee eens zijn. Regelmatige, transparante en op de
doelgroep toegesneden communicatie voor medewerkers, leidinggevenden en HR-medewerkers
is dan ook onderdeel van de HR-transitie. Daarbij gaat het niet om eenrichtingsverkeer.
Ook het advies om momentum te behouden in de HR-transitie nemen wij ter harte. De
invoering van de verschillende elementen van het HR-model binnen de periode van de
HR-transitie gebeurt stapsgewijs. De effecten daarvan zullen dus ook stapsgewijs op
de werkvloer merkbaar worden. Experimenteren met (de concrete toepassing van) nieuwe
HR-elementen is een wezenlijk element van de veranderstrategie.

Ook met de andere constateringen van de IGK zijn wij het eens. We werken met de HR-transitie
onder andere aan het verbeteren van loopbaanmogelijkheden. Het nieuwe HR-model voorziet
in een beter carrièreperspectief en een evenwichtiger balans tussen werk en privé.
Het gebruikt nieuwe HR-instrumenten, zoals nieuwe aanstellings- en contractvormen,
strategische personeelsplanning en talentmanagement. Ook gaan we de komende tijd werken
aan de verbetering van de positie van reservisten en de afspraken met hun werkgevers
en zetten we in op een betere verbinding en meer zichtbaarheid in de samenleving.
Tegelijk met deze brief ontvangt uw Kamer de Personeelsrapportage over 2021 (Kamerstuk
35 925 X, nr. 78). In de aanbiedingsbrief bij deze Personeelsrapportage gaat de staatssecretaris nader
in op de plannen op het gebied van personeel de komende jaren.

Opleidingscapaciteit

Om haar taken goed uit te kunnen voeren, moet Defensie naast voldoende personeel ook
beschikken over voldoende goed opgeleid personeel. Net als in 2021 vragen de toezichthouders
dan ook dit jaar weer aandacht voor opleidingsachterstanden en de hoge frequentie
waarmee militairen van functie wisselen. Met de toezichthouders constateren wij dat
er door het nemen van verschillende maatregelen wordt gewerkt aan verbetering, maar
dat de situatie zorgwekkend blijft.

Infrastructuur

Net als de toezichthouders vinden wij dat vastgoed randvoorwaardelijk is voor de operationele
inzetbaarheid van de eenheden. Op dit moment ondersteunt het Defensievastgoed de operationele
inzetbaarheid echter onvoldoende. Daarnaast wil Defensie een aantrekkelijke werkgever
zijn met een goede, moderne en veilige werk- en leefomgeving, haar vastgoed verduurzamen
en de balans herstellen tussen het beschikbare budget en de omvang van het Defensievastgoed.

In de Kamerbrief «Contourenbrief Strategisch Vastgoedplan 2022 van 13 mei jl. (Kamerstuk
34 919, nr. 89) is gemeld dat de komende periode wordt aangegrepen om integraal naar het vastgoed
van Defensie te kijken en de komende tien tot vijftien jaar hierin te investeren.
In bovengenoemde brief is uw Kamer geïnformeerd over de stand van zaken van de contouren
en de uitgangspunten die worden gehanteerd in de ambtelijke verkenning en hoe de samenwerking
met de regio wordt vormgegeven. Op basis hiervan zal het kabinet rond de zomer van
2022 besluiten over het nieuwe Strategisch Vastgoedplan 2022 (SVP 2022) en tevens
een reactie geven op de aanbevelingen van het Interdepartementaal Beleidsonderzoek
naar het Defensievastgoed (Kamerstuk 34 919, nr. 77). De uitgangspunten die in bovengenoemde brief zijn geschetst, zijn geformuleerd
in een ambtelijke verkenningsfase, die overigens nog niet is voltooid.

Veiligheid als wezenskenmerk van de bedrijfsvoering

De toezichthouders constateren dat Defensie, als gevolg van structurele bezuinigingen
en krimp, kwetsbaar is geworden. Dat uit zich op een vele manieren, zoals een hoog
aantal vacatures, opleidingsachterstanden en minimaal onderhouden voorzieningen. Dit
komt de mate van deskundigheid in de organisatie en de werkdruk onder personeel niet
ten goede.

Defensie werkt hard aan het uitbreiden van de veiligheidsorganisatie. Dat betreft
niet alleen een toename van het aantal veiligheidsfunctionarissen, maar ook de uitbreiding
van auditcapaciteit. Ook met het programma «Doorlichten Matlog» is de ondersteuningscapaciteit
op de meest nijpende plaatsen uitgebreid. Tevens wordt via het programma integraal
risicomanagement (IRM) een verbeterde bewustwording ten aanzien van veiligheid en
risico’s gerealiseerd.

Digitalisering en meer grip op data

Wij herkennen het beeld van de toezichthouders dat Defensie kampt met een groot aantal
vacatures. Het aantrekken en behouden van mensen is een belangrijk inrichtingsprincipe.
Met de middelen uit het coalitieakkoord wordt gewerkt aan een modern werkgeverschap
met meer mogelijkheden voor maatwerk. Defensie moet bovendien een goede en aantrekkelijke
werkgever zijn. Er moet worden geïnvesteerd in personeel, door onder meer het personeelssysteem
en het loongebouw te moderniseren. Hierbij horen ook goede arbeidsvoorwaarden.

Defensie werkt hard aan een informatiegestuurde organisatie. Terecht wordt aandacht
gevraagd voor toepassen van privacy en security by design: in een vroeg stadium zowel technisch als organisatorisch een rechtmatige, proportionele
en zorgvuldige omgang met (persoons)gegevens waarborgen. Niet alleen bij materieel-
en IT-projecten, maar ook bij beleidsontwikkeling. Daarbij is goed data governance – het stelsel van rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het datadomein
– noodzakelijk.

Wet- en regelgeving

Op de taken van Defensie zijn veel externe wet- en regelgeving van toepassing, die
soms complex en incidenteel niet op elkaar afgestemd zijn. Wij zijn het met de toezichthouders
eens dat deze bijhouden, begrijpelijk en vindbaar maken en uitvoerbaar implementeren
extra aandacht behoeft.

Inmiddels is de regelgeving binnen een aantal high-risk domeinen herzien, gestroomlijnd
en vereenvoudigd. Zo is de regelgeving voor het schieten verbeterd, zijn publicaties
voor de opslag en vervoer gevaarlijke stoffen geactualiseerd en is onlangs alle regelgeving
voor munitie op één overzichtelijke intranetpagina geplaatst. Om beter te bepalen
welke geneeskundige ondersteuning bij oefeningen en inzet noodzakelijk is, stelt Defensie
een nieuw normenkader vast.

Defensie blijft de begrijpelijkheid van regelgeving voor de verschillende doelgroepen
verhogen, zodat Defensiepersoneel regels ook beter toe kan passen. Voorafgaand aan
de invoering van regelgeving blijft Defensie nagaan wat de consequenties zijn voor
de uitvoerbaarheid.

Sociale veiligheid

De IGK constateert dat het «wij-gevoel» nog niet sterk genoeg aanwezig is bij Defensie.
Diversiteit en inclusiviteit is voor Defensie van groot belang, omdat het de vulling
bevordert, de operationele inzet ondersteunt, bijdraagt aan het adaptief en innovatief
vermogen en de cultuur van de organisatie positief beïnvloedt. Defensie heeft dit
jaar een beleidsplan gelanceerd, waarin verschillende maatregelen zijn opgenomen om
de inspanningen van de afgelopen jaren op dit terrein meer kracht bij te zetten.

De afgelopen jaren zijn stappen gezet om de sociale veiligheid en integriteit bij
Defensie verder te verbeteren. Wij zijn blij dat de IGK verbetering ziet. Sociale
veiligheid en integriteit zijn echter nooit af. Defensie moet volharden en blijven
investeren in deze onderwerpen.

Commandanten en leidinggevenden spelen hierin een belangrijke rol. Goede opleidingen
zijn een belangrijk middel om hen te ondersteunen. Defensie heeft in 2021 ingezet
op het beschikbaar stellen van trainingen voor leidinggevenden op het gebied van sociale
veiligheid en leiderschaps- en managementvaardigheden. Defensie investeer hier kwantitatief
en kwalitatief verder in, zodat de komende jaren alle leidinggevenden worden bereikt.
Daarnaast zijn positieve ervaringen opgedaan met het actieonderzoek «Just Culture»,
waarmee op uitvoerend niveau gericht interventies worden uitgevoerd ter verbetering
van de sociale veiligheid.

De IGK ziet dat veel mensen moeite hebben het juiste loket te vinden voor hun (hulp)vraag
of klacht. Defensie heeft in 2021 het meldproces voor integriteitsschendingen, misstanden
en klachten vereenvoudigd. Meldingen kunnen nu worden gedaan bij de direct leidinggevende
of bij het Meldpunt Integriteit Defensie. Daarnaast is de coördinatie- en procesbegeleiding
en het sturen op nazorg door zorg van de Centrale Organisatie Integriteit Defensie
verbeterd.

COVID-19

De toezichthouders observeren dat Defensie in 2021, net als in 2020, activiteiten
heeft aangepast, uitgesteld of afgelast en maatregelen in verband daarmee heeft getroffen.
Dit heeft in zekere mate consequenties gehad voor de operationele gereedheid, maar
weinig gevolgen voor de inzet van eenheden. De tijdelijke regeling als aanvulling
op de Regeling Immunisatie Militairen is eind van het jaar uitgebreid met verplichte
COVID-19-vaccinatie voor eenheden die een hoge graad van gereedheid hebben, zodat
zij ook in gebieden met een hoge graad van COVID-19-besmetting ingezet kunnen worden.
Daarnaast heeft Defensie een eigen vaccinatie en «booster»-campagne voorbereid en
uitgevoerd. Defensie heeft, naast de verplichte vaccinatie voor eenheden, voor de
overige organisatiedelen een vaccinatiegraad van ongeveer 85% gehaald. Dit is in lijn
met het landelijk gemiddelde.

Tot slot

Wij danken de toezichthouders voor het jaarbericht en hun jaarverslagen. Hun inzichten
en aanbevelingen helpen Defensie verder te laten leren en verbeteren.

De Minister van Defensie,
K.H. Ollongren

De Staatssecretaris van Defensie,
C.A. van der Maat