Brief regering : Voortgang generiek actieplan informatiehuishouding Open op Orde

Nr. 298 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 21 september 2021

Naar aanleiding van het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag
(POK) «Ongekend onrecht1» heeft het kabinet op 6 april jl. het generieke actieplan «Open op Orde» aan uw Kamer
aangeboden.2 Dit actieplan richt zich op de benodigde structurele verbetering van de informatiehuishouding
binnen de gehele rijksoverheid, als onderdeel van de bredere kabinetsreactie op de
POK-problematiek.3 Een goed functionerende informatiehuishouding van het Rijk is een randvoorwaarde
voor het goed functioneren van onze democratische rechtsstaat. De volledigheid en
betrouwbaarheid van overheidsinformatie dient immers de democratische verantwoording,
maar ook de individuele belangen van rechthebbende en rechtzoekende burgers. Zoals
toegezegd bij aanbieding van het plan informeer ik uw Kamer middels deze brief over
de voortgang van het actieplan.

Sinds de start van Open op Orde in april jl. is veel werk verzet om de verbeteroperatie
op stoom te krijgen. Zo heeft het kabinet een voorstel gedaan aan uw Kamer4 waarmee meer inzage wordt geboden in de totstandkoming van zijn beleid. Bij elk wetgevings-
en beleidsvormingsstuk uit de beleidslijn dat aan het parlement wordt gestuurd worden
de onderliggende departementale nota’s die de bewindspersonen hebben gebruikt voor
de besluitvorming vanaf 1 juli als bijlage meegeleverd. Mede dankzij de goede afspraken
met de griffies van beide Kamers zijn inmiddels ruim 50 beslisnota’s openbaar gemaakt.
In november zal de werking van deze aanpak geëvalueerd worden waarbij ook aan leden
van beide Kamers naar hun ervaringen en eerste indruk zal worden gevraagd.

Elk departement heeft inmiddels op basis van Open op Orde een departementaal actieplan
opgesteld. Ook de Hoge Colleges van Staat, sui-generis-organisaties en zelfstandige
bestuursorganen doen mee in Open op Orde en hebben organisatie-specifieke plannen
gemaakt. De motivatie en de ambitie is bij alle deelnemers groot en spreekt duidelijk
uit deze actieplannen; in totaal zijn binnen deze plannen ruim 900 concrete verbetermaatregelen
voor de informatiehuishouding aangedragen.

De plannen en voorgestelde maatregelen zijn in juli aan de hand van inhoudelijke en
financiële criteria door BZK beoordeeld. Daarbij zijn gericht aandachtspunten gedeeld
rond programmabeheersing, prioritering en onderbouwing die in de actieplannen worden
verwerkt.

Het algemene beeld uit deze actieplannen is dat de veranderbereidheid groot is en
dat de uitgangssituatie en daarmee de noodzakelijke aanpak op informatiehuishouding
per organisatie sterk verschilt. In afstemming met BZK en indachtig de doelstellingen
van Open op Orde hebben organisaties daarom gericht eigen prioriteiten gesteld voor
2021. Deze lopen uiteen van het opstellen van informatie-architectuurplannen, de inzet
van Wob-hulptooling, en aansluiting van informatiesystemen op centrale zoekfunctionaliteiten
tot het versneld op orde brengen van dossiers die de komende kabinetsperiode in de
politieke belangstelling zullen staan. Hierbij gaat het onder meer over de informatievoorziening
ten behoeve van de voorgenomen parlementaire enquêtes naar fraudebestrijding en handhaving,
informatie-uitwisseling en dienstverlening bij uitvoeringsinstanties, en de gaswinning
in Groningen en de aanpak van de Coronacrisis in Nederland. Ook voor de missiearchieven
van Defensie, de interlandelijke adoptiedossiers en de verantwoording over het stikstof-beleid
zal extra aandacht zijn.

Om zicht te houden op de voortgang van Open op Orde en gericht prioriteiten te kunnen
stellen, is de afgelopen maanden een rijksbreed instrument voor het uitvoeren van
een nulmeting op de informatiehuishouding ontwikkeld. Dit instrument is gebruikt voor
het nader onderbouwen en prioriteren van de organisatie-specifieke actieplannen en
voor de actualisatie van Open op Orde in 2022.

Rode draad in de plannen is een aantal algemene prioriteiten voor 2021 en komende
jaren om de basis voor alle Rijksonderdelen gestructureerd op orde te krijgen. Naast
de implementatie van de nieuwe werkwijze voor verstrekking van departementale nota’s
en het uitvoeren van de nulmetingen hebben deze prioriteiten betrekking op het (versneld)
in duurzaam beheer brengen van informatie die zich buiten de centrale documentmanagementsystemen
bevindt, zoals e-mail, berichtenapps en websites. Zo is voor de duurzame archivering
van alle rijksoverheidswebsites in juni een raamovereenkomst gesloten, waar het merendeel
van de Rijksonderdelen inmiddels aan deelneemt. Hiermee zorgen we ervoor dat voor
burgers te allen tijde inzichtelijk is welke informatie ooit op een openbare overheidswebsite
heeft gestaan zodat zij zich op elk moment kunnen beroepen op deze informatie.

Op centraal niveau wordt in 2021 vooral prioriteit gegeven aan de schaarste van expertise
en capaciteit om de verbetermaatregelen te realiseren. Dit knelpunt heeft zowel rijksbreed
als voor individuele organisaties effect op de voortgang. In 2021 wordt daarom geïnvesteerd
in het opschalen van de beschikbare flex-pools bij overheidsdiensten als Doc-Direkt
en I-Interim Rijk, in een rijksbrede arbeidsmarktcampagne gericht op informatieprofessionals
en in de realisatie van een nieuw opleidingscluster voor informatiehuishouding binnen
het I-traineeship van het Rijk. Naar verwachting kan met deze maatregelen tussen nu
en september 2022 zo’n 100 fte aan centrale flex-capaciteit voor de uitvoering van
Open op Orde worden gerealiseerd. Deze capaciteit is aanvullend op de structureel
benodigde capaciteit bij organisaties zelf, die de komende jaren stapsgewijs zal worden
opgeschaald.

Ook de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is reeds gestart met de werving van
extra inspecteurs, waarmee binnen de planperiode van Open op Orde (2021–2026) alle
betrokken partijen geïnspecteerd kunnen worden.

Om de schaarse expertise breder beschikbaar te stellen wordt in 2021 ook geïnvesteerd
in opleidingen voor informatieprofessionals, in adviescapaciteit bij het Nationaal
Archief en in het opschalen van het rijksbrede ondersteuningsprogramma duurzaam digitale
overheidsinformatie (RDDI). Er is een E-learning module actieve openbaarmaking gerealiseerd
en de voorbereidingen voor een verdere uitbreiding van het opleidingsaanbod van en
samenwerking met HBO en WO zijn in volle gang.

Naast capaciteit en kennis is ook het gefragmenteerde en diverse landschap aan documentmanagementsystemen
binnen het Rijk een knelpunt dat met prioriteit wordt geadresseerd. Daarom is deze
zomer onder regie van BZK een rijksbrede taskforce gestart die de mogelijkheden verkent
om de standaardisatie en interoperabiliteit van documentmanagementsystemen binnen
het Rijk te vergroten. Deze verkenning richt zich ook op de gewenste vorm van gezamenlijke
inkoop, het beheer en exploitatie van de systemen.

De aangetrokken kwartiermaker voor de regeringscommissaris Informatiehuishouding is
ondertussen bezig met een taakafbakening voor diens beoogde coördinerende rol, rekening
houdend met de complexiteit van het bestuurlijke speelveld en de voorziene komst van
het onafhankelijke adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (op grond van
de Wet Open Overheid) naast het versterken van bestaande actoren (als de Inspectie
Overheidsinformatie en Erfgoed en de CIO-functies). Inmiddels worden door alle organisaties
binnen de rijksoverheid al wel maatregelen genomen voor de verbetering van de informatiehuishouding
en een meer open rijksoverheid.

In voorjaar 2022 zullen zowel de generieke als organisatie-specifieke plannen opnieuw
beoordeeld en geactualiseerd worden. Ik zal u via de Jaarrapportage Bedrijfsvoering
rijksoverheid en de reguliere voortgangsrapportages op de kabinetsreactie POK in samenhang
periodiek blijven informeren.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops