Brief regering : Reactie op de aanbevelingen van de Auditdienst Rijk (ADR) bij de basisrapportage vervanging onderzeebootcapaciteit

Nr. 33 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 13 september 2021

In het accountantsrapport van de Auditdienst Rijk (ADR) bij de basisrapportage (Bijlage
bij Kamerstuk 34 225, nr. 31) zijn twee aanbevelingen opgenomen. In deze brief geef ik, conform het verzoek van
de Vaste Commissie voor Defensie van 1 juli 2021, een reactie op de twee aanbevelingen.
De brief dient in samenhang te worden beschouwd met de antwoorden op de feitelijke
vragen van de Kamer over de basisrapportage (Kamerstuk 34 225, nr. 3), daar deze op punten overlap in thematiek kennen.

De eerste aanbeveling van de ADR betreft het proces van totstandkoming van de basisrapportage:

Wij adviseren dat Defensie de opgestelde procesbeschrijving aanvult door daarin aan
te geven op welke wijze de aspecten juistheid, volledigheid, tijdigheid, actualiteit
en consistentie van informatie bij de totstandkoming van de voortgangsrapportages
worden gewaarborgd.

De procesbeschrijving voor de totstandkoming van de basisrapportage is een intern
document waarin is vastgelegd welke rolverdeling en werkafspraken gelden, hoe de programmaorganisatie
inclusief checks and balances is ingericht, op welke wijze de afstemming in de governance geschiedt, en hoe (voor
het ADR-onderzoek) relevante informatie beschikbaar wordt gesteld.

De ADR heeft vastgesteld dat Defensie de procesbeschrijving heeft gevolgd, maar merkt
ook op dat hierin niet expliciet is aangegeven hoe de kwaliteit van de informatie
wordt gewaarborgd. Bij afwezigheid van een intern controleorgaan, kunnen volgens de
ADR ter zake deskundigen conceptteksten toetsen voordat deze als onderdeel van een
rapportage in de governance-overleggen worden behandeld.

In lijn met de aanbeveling van de ADR zal Defensie in de procesbeschrijving aanvullen
hoe de kwaliteit van de informatie wordt gewaarborgd, ook voorafgaand aan behandeling
van integrale rapportages in de governance. In de praktijk vervullen verschillende
ter zake deskundigen hierin een rol. Naast de interne kwaliteitscontrole binnen het
projectteam, vervult de Hoofddirectie Financiën en Control (HDFC) de controlefunctie
op alle financieel-beheersmatige aspecten. De programmamanager bewaakt of informatie
uit het projectteam voldoende voldragen is voor bespreking in de governance. De Directie
Materieel, Vastgoed en Duurzaamheid van het Directoraat-Generaal Beleid (DGB/DMVD)
is penvoerder van de voortgangsrapportages en vervult een overkoepelend-controlerende
rol wat betreft de juistheid, volledigheid, tijdigheid, actualiteit en consistentie
van de informatie die hierbij wordt verstrekt aan de Tweede Kamer. In overleg met
de ADR zullen duidelijke werkafspraken in dit kader worden vastgelegd.

De tweede aanbeveling van de ADR betreft de beoordeling van risicomanagementplannen
naar aanleiding van beoogde aanpassingen van een military off the shelf (MOTS-)ontwerp die risicoverhogend kunnen werken:

Wij bevelen aan dat Defensie, gezien het grote belang van de beheersing van modificaties,
de risicomanagementplannen van de werven gedegen beoordeelt of laat beoordelen.

Bij kopen van de plank bestaat, zoals de ADR in haar rapport terecht stelt, op voorhand
meer zekerheid over de kosten en de looptijd dan bij (door)ontwikkeling van een product.
Hierbij zij opgemerkt dat onderzeeboten als compleet product «van de plank kopen»
in de praktijk niet voorkomt: kopers hebben altijd een specifieke behoefte die resulteert
in kleinere of grotere aanpassingen ten opzichte van het ontwerp dat de werven aanbieden.
Bovendien vormt risicobeheersing een wezenlijk, maar niet het enige uitgangspunt voor
de onderzeebootvervanging.

Nederland onderscheidt zich ten opzichte van bondgenoten en partners met de wijze
van opereren met de huidige onderzeeboten en vervult daarin binnen NAVO een niche
capaciteit. Een capaciteit die Defensie met de vervanger van de Walrus-klasse wil
behouden. Dit vereist ook een specifieke, op de Nederlandse behoefte toegesneden configuratie
voor de toekomstige onderzeeboot. Deze configuratie zal niet (alsnog) berusten op
een geheel nieuw ontwerp, maar zal voortbouwen op bestaande configuraties en technische
oplossingen die de kandidaat-werven al in gebruik of ontwikkeling hebben en die in
onderlinge samenhang tot een ontwerp zullen leiden dat invulling geeft aan de eisen
van Defensie. Daarnaast zullen deze ontwerpen aangevuld worden met innovatieve oplossingen
om de onderzeebootcapaciteit toekomstbestendig te maken.

Zoals uiteengezet in de basisrapportage, vormen risico- en kostenbeheersing wezenlijke
uitgangspunten en gunningscriteria bij de verwerving van de nieuwe onderzeeboten.
Defensie realiseert zich dat elke aanpassing van een door de kandidaat-werf voorgesteld
(MOTS-) ontwerp extra risico’s met zich kan meebrengen en eist daarom dat de kandidaat-werven
de risico’s verifieerbaar in kaart brengen en in een degelijk risicomanagementplan
voorzien. De «ontwerpvolwassenheid» van de aanbiedingen door de kandidaat-werven en
de verwachte effectiviteit van hun risicomanagementplannen, vormen belangrijke onderdelen
van de besluitvorming en de gunning.

De evaluatie van de ontwerpvolwassenheid zal worden uitgevoerd door de specialisten
van Defensie ondersteund door MARIN en TNO. De effectiviteit van het risicomanagement
van de kandidaat-werven zal door Defensie zelf worden beoordeeld op basis van kwaliteit-
en risico-audits. Zo zal het bureau Toezicht Defensie Leveranciers van Defensie Materieel
Organisatie (DMO) na ontvangst van de offertes en voorafgaand aan de gunning onderzoek
doen naar de maatregelen die de werven zeggen te kunnen treffen op het gebied van
quality control/quality assurance. Hiermee kan worden gecontroleerd op welke wijze de werf zijn kwaliteitsmanagement
heeft georganiseerd en of daar consequent uitvoering aan wordt gegeven.

De Minister van Defensie, A.Th.B. Bijleveld-Schouten