Brief regering : Bestuurlijke reactie op definitief advies Release IH Jaaraanpassingen

Nr. 808
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 19 april 2021

Bijgaand ontvangt u het definitieve advies van het Adviescollege ICT-toetsing (voorheen
Bureau ICT-toetsing) over de pilottoets release IH Jaaraanpassingen, die wij op 18 maart
2021 van de voorzitter van het Adviescollege ICT-toetsing (verder Adviescollege) en
de waarnemend Secretaris-directeur van het college hebben ontvangen1. Hierbij ontvangt u tevens de bestuurlijke reactie bij dit advies.

Jaarlijks worden wegens onderhoud en nieuwe wet- en regelgeving aanpassingen doorgevoerd
in de systemen van de Inkomensheffing.

Deze verzameling aan veranderingen wordt periodiek in productie gebracht. De door
het Adviescollege uitgevoerde toets op de IH Jaaraanpassingen betreft een eerste toets
van het Adviescollege op een onderhoudsopdracht binnen de Belastingdienst en is derhalve
als pilot bestempeld.

Het Adviescollege dank ik hartelijk voor het uitgebreide onderzoek en het doorvragen
om een goed beeld te krijgen van het onderhoud en beheer Jaaraanpassingen binnen de
keten Inkomensheffingen. Ik besef dat dit geen gemakkelijke taak was, gelet op de
crisisomstandigheden van COVID-19. Gelukkig zijn er, ondanks die omstandigheden, goede
afspraken met elkaar gemaakt waardoor de keten zowel de continuïteit van de reguliere
werkzaamheden als de medewerking aan de uitvoering van de pilottoets kon waarborgen.

Het Adviescollege heeft een conclusie afgegeven en geeft drie adviezen om de kwaliteit
verder te verbeteren.

Kern van het BIT-advies

In haar definitieve advies concludeert het Adviescollege dat er voor IH al veel goed
gaat maar twijfelt of de werkwijze en de applicaties voldoende bestendig zijn. Dat
komt volgens het Adviescollege «doordat de Belastingdienst kansen laat liggen bij
het doorvoeren van procesverbeteringen, bij het beoordelen van de doelmatigheid en
bij de ingezette vervangingsstrategie».

Het is prettig te vernemen dat al veel goed gaat. Ik ben het ook met het Adviescollege
eens dat het nog beter kan. Op enkele punten heeft het Adviescollege geadviseerd verbeteringen
door te voeren. Hierbij ga ik achtereenvolgens kort in op de door het Adviescollege
afgegeven adviezen.

Voer procesverbeteringen door

Het Adviescollege adviseert om verbeteringen in het beheer van de IH-applicaties door
te voeren door de IT-organisatie en de gebruikersorganisatie beter en intensiever
te laten samenwerken met daarbij een duidelijke rolverdeling.

Dat onderschrijf ik en de voorgestelde verbeterpunten neemt de belastingdienst over:

– De ICT-organisatie van de Belastingdienst gaat de gebruikers, in de rol van eigenaar
van de IH-applicaties nog beter betrekken. Bijvoorbeeld, zoals het Adviescollege adviseert,
door meer informatie op te nemen in de servicemanagementrapportages en door te kijken
hoe applicaties beter kunnen aansluiten bij de dagelijkse praktijk.

– De Belastingdienst gaat de aansluiting tussen het incidentenproces en het wijzigingenproces
in de werkwijze en de administratie verder verbeteren, zodat helder is hoe gemelde
incidenten worden opgevolgd. In deze verbeteractie wordt tevens gekeken of het analyseren
van onderliggende oorzaken van incidenten, zoals dat nu plaatsvindt, er in voldoende
mate aan bijdraagt dat herhaling van dergelijke incidenten wordt voorkomen.

Maak de kosten van het beheer en onderhoud inzichtelijk

Het Adviescollege adviseert om te onderzoeken of onderhoud en beheer tegen redelijke
kosten worden uitgevoerd. Om dat te kunnen moeten alle kostencomponenten in beeld
worden gebracht.

Ook dit advies neem ik over met als kanttekening dat het niet alleen betrekking heeft
op de onderzochte Release IH Jaaraanpassingen maar van toepassing is op het gehele
portfoliomanagement van de Belastingdienst. De volgende acties worden genomen en zijn
deels al gestart:

– Mede op basis van deze toets en eerdere onderzoeken van het Adviescollege en onderzoeken
van KPMG, EY2 wordt inmiddels door de Belastingdienst gewerkt aan verbetering en vereenvoudiging
van het portfolioproces met het oog op toegevoegde waarde. Tevens wordt gewerkt aan
verbetering van inzicht in de kosten, uitgaven en baten van onderhoud en beheer. Hiertoe
worden de administraties en werkwijzen aangepast.

– De Belastingdienst zal in afstemming met de opdrachtgever(s) in het vervolg voor grotere
wijzigingen in de wetgeving expliciet ook alternatieven naar voren brengen. Ik laat
onderzoeken of de Uitvoeringstoets daar een goed instrument voor is.

– In samenhang met het proces van opstellen van businesscases bij grote wijzigingen,
wordt in 2021 aandacht besteed aan het verder inrichten van batenmanagement en het
borgen hiervan in de organisatie.

– Bij de volgende update van de domeinarchitecturen, april 2022, wordt door de Belastingdienst
expliciet opgenomen of en hoe het doorvoeren van jaaraanpassingen minder complex kan
worden gemaakt

Verbeter de vervangingsstrategie

Het Adviescollege beveelt de Belastingdienst aan om te zorgen voor meer controle op
de vervanging van ABS. Dat kan bijvoorbeeld door het opstellen van een concreet plan,
inclusief alternatieve scenario’s, ten aanzien van de vervanging van ABS.

De Belastingdienst is inmiddels gestart met het opstellen van een dergelijk plan dat
in 2021 klaar is.

Tevens beveelt het Adviescollege aan om in de vervangingsstrategie te zorgen voor
sturing op de baten, zodat deze beter inzichtelijk worden en kunnen worden meegenomen
in beslissingen.

Specifiek geeft het Adviescollege mee om alternatieven te overwegen voor de fiscale
voorcontrole als niet binnen een jaar is aangetoond dat de baten worden behaald voor
de nieuwe rekenserver.

De aanbeveling om in dit kader alternatieven te heroverwegen voor de fiscale voorcontrole,
neem ik niet over. Ik acht deze namelijk niet specifiek van toepassing voor de keten
Inkomensheffingen. Baten van de rekenserver worden gerealiseerd door het inzetten
van deze software in diverse onderdelen van de organisatie en worden niet specifiek
binnen de Inkomensheffingen gerealiseerd.

Ik dank het Adviescollege hartelijk voor de verrichte werkzaamheden en het opgestelde
advies.

De Staatssecretaris van Financiën,
J.A. Vijlbrief