Brief regering : Voortgang verkenning permanente regeling digitale beraadslaging en besluitvorming

Nr. 14
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 april 2021

Bij brief van 14 december 20201 heb ik uw Kamer het derde en laatste rapport van de Evaluatiecommissie Tijdelijke
wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen
en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba (hierna: Tijdelijke wet) toegezonden.
In het begeleidende schrijven heb ik u toegezegd in maart nader in te zullen gaan
op het draagvlak voor een permanente regeling. Dat doe ik met deze brief. Voor het
nader in beeld krijgen van het draagvlak heb ik gesproken met de VNG, het IPO, de
Unie van Waterschappen en de beroeps- en belangenverenigingen. In deze brief ga ik
eerst in op de ontwikkelingen rond digitaal vergaderen het afgelopen jaar. Vervolgens
informeer ik u over de uitkomsten van het draagvlakoverleg en de nadere verkenningen
die ik nu opstart. Afsluitend schets ik een tijdpad voor het vervolg.

Ontwikkelingen digitaal vergaderen

Het afgelopen jaar zijn de ontwikkelingen met thuiswerken en digitale ontmoetingen
zeer snel gegaan. Van decentrale volksvertegenwoordigingen heeft Covid-19 ook aanpassingen
gevraagd in hun werkwijzen. In plaats van fysieke vergaderingen in de vertrouwde vergaderzalen
werd door veel gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen
overgegaan naar digitale vergaderingen waarin beraadslaagd en besloten werd. We kunnen
na een jaar constateren dat deze noodgedwongen overstap gewerkt heeft. Uit de evaluatie
van de Tijdelijke wet blijkt dat dit niet in alle gevallen als ideaal werd ervaren,
maar volksvertegenwoordigingen zo wel in staat waren om te blijven functioneren waardoor
het openbaar bestuur kon doorgaan.

Tevens blijken digitale vergaderingen van meerwaarde te zijn doordat een deel van
het werk efficiënter uitgevoerd kan worden. Bijvoorbeeld de gemakkelijkere organisatie
en het snellere verloop van informerende vergaderingen of door vergaderingen te houden
waarin enkel hamerstukken vastgesteld dienen te worden. Gebleken is dat decentrale
volksvertegenwoordigingen voor dit soort zaken niet per se fysiek bijeen hoeven te
komen. Zo zijn er nog andere situaties te bedenken waarin een digitale vergaderlocatie
uitkomsten biedt. De Evaluatiecommissie benoemt bijvoorbeeld de situatie waarin een
gemeenteraad midden in het zomerreces plotseling een besluitvormende vergadering nodig
heeft om een gat in het bestemmingsplan te dichten.

Natuurlijk worden de voordelen van een digitale vergadering niet in alle situaties
ervaren. Zo blijft onder volksvertegenwoordigers de behoefte bestaan om voor grote
politieke debatten en belangrijke onderwerpen fysiek bijeen te komen. Als element
van de beraadslaging is het in dergelijke gevallen van belang elkaar in de ogen te
kunnen kijken en omgevingsfactoren als lichaamstaal te kunnen duiden. Een niet te
onderschatten deel van het raadswerk zit ook in het informele contact tussen raadsleden,
bijvoorbeeld in de tijd dat een vergadering tijdelijk geschorst is. Digitale beraadslaging
en besluitvorming zal daarom vooral een aanvulling zijn op fysieke beraadslaging en
besluitvorming.

Al voor Covid-19 werd gesproken over het mogelijk maken van digitale beraadslaging
en besluitvorming. Toen was dat nog in de sfeer van experimenten, maar nu na een jaar
is in het gehele land brede ervaring opgedaan met digitale beraadslaging en besluitvorming.
Ik vind het van belang dat het openbaar bestuur de mogelijkheid krijgt om mee te gaan
in deze ontwikkeling.

Draagvlak

In het laatste evaluatierapport over de Tijdelijke wet is door de onderzoekers vastgesteld
dat er onder de respondenten draagvlak is voor een permanente regeling voor digitale
beraadslaging en besluitvorming als voorziening naast het fysieke vergaderen. Dit
is bij de koepels en beroeps- en belangenverenigingen getoetst en ik constateer dat
er inderdaad zeer breed draagvlak bestaat voor een permanente regeling. Bij de gesprekspartners
bestaat vanwege de meerwaarde van digitaal vergaderen als aanvulling op fysiek vergaderen
geen twijfel over de wenselijkheid daarvan. Daarom is vooral gesproken over wat de
goede voorwaarden en overwegingen zijn om digitaal te beraadslagen en besluiten.

Mijn conclusie is dan ook dat de aandacht zich nu kan richten op de vraag hoe de permanente
regeling vormgegeven moet worden. Daarom heb ik besloten te starten met het voorbereiden
van een wetsvoorstel gericht op een permanente regeling voor digitaal beraadslagen
en besluitvormen. De ervaringen van het afgelopen jaar worden daarin meegenomen. Op
dit moment ligt tevens een aantal kennisvragen omtrent de nadere invulling van deze
permanente regeling voor. Daarom laat ik, als eerste stap op weg naar een permanente
regeling, een aantal verkenningen uitvoeren.

Verkenningen

In de brief van 14 december jl. heb ik drie onderwerpen benoemd waar nadere verkenning
op nodig is. Dit betreft ten eerste heldere beslisregels voor een transparante en
duidelijke besluitvorming over de vergaderwijze, ten tweede hybride vormen van beraadslaging
en besluitvorming en ten derde de voornamelijk functionele eisen waar een goede digitale,
of mogelijk hybride, beraadslaging en besluitvorming aan dient te voldoen. In het
gesprek met de koepels, beroeps- en belangenverenigingen werd de wens om deze punten
te verkennen onderschreven. Hieronder zal ik verder ingaan op de vorm en inhoud van
deze verkenningen.

Beslisregels

De Evaluatiecommissie heeft geadviseerd tot heldere beslisregels voor een transparante
en duidelijke besluitvorming over de vergaderwijze te komen. Van belang is dat er
waarborgen zijn om te voorkomen dat politieke discussies of motieven bepalend zijn
bij het besluit over de wijze van vergaderen. Ik heb een wetenschappelijk, staatsrechtelijk
advies gevraagd over heldere beslisregels die de transparantie van de besluitvorming
waarborgen en die de kans op politisering van het besluit over de vergaderwijze in
een politiek orgaan verkleinen. Daarbij is tevens de vraag voorgelegd welke criteria
daarbij van belang zijn om tot een beslissing te komen en hoe deze beslisregels in
het bestaande organieke systeem kunnen worden ingepast.

Hybride vergaderen

Het afgelopen jaar is gebleken dat vormen van hybride vergaderen een goede aanvulling
op de huidige werkwijze zouden kunnen zijn. Uit de praktijk hoor ik de wens om hybride
vergadervormen mogelijk te maken. Dit ziet op beraadslaging, maar voornamelijk ook
op de mogelijkheid tot hybride stemming. Vooral voor grotere volksvertegenwoordigingen
kan stemmen in een volledig digitale omgeving een langdurig proces zijn. Onder hybride
beraadslaging en besluitvorming wordt de situatie verstaan waarin leden van een decentrale
volksvertegenwoordiging zowel fysiek als digitaal op een gelijkwaardige wijze kunnen
deelnemen aan de beraadslaging en/of besluitvorming. Onder de Tijdelijke wet is hybride
beraadslaging en besluitvorming niet mogelijk. Om het besluit over het al dan niet
mogelijk maken van hybride vormen van vergaderen te kunnen nemen, laat ik de argumenten
voor en tegen hybride beraadslaging en besluitvorming in de volle breedte in beeld
brengen.

Functionele eisen en technische ontwikkelingen

Om digitale, en mogelijk hybride, beraadslaging en besluitvorming mogelijk te maken,
is het van belang dat duidelijk is welke functionele eisen nodig zijn voor een goede
en veilige vergadering. De Evaluatiecommissie heeft met betrekking tot de technische
uitdagingen van digitale beraadslaging en besluitvorming concrete aanbevelingen gedaan.
In de wetenschap dat techniek zich continu ontwikkelt, is het de vraag hoe we tot
toekomstbestendige regels zouden kunnen komen. Het streven is te komen tot regels
waarbij snelle technologische ontwikkeling niet direct tot aanpassing hoeft te leiden.
Om die reden worden de eisen vanuit het staatsrecht en de techniek voor een goede
digitale of hybride vergadering geïnventariseerd. Ook wordt aandacht besteed aan de
(on)mogelijkheid van digitale beraadslaging en besluitvorming in besloten vergaderingen.
De vraag is of dit een realistische mogelijkheid kan zijn of dat deze bij voorbaat
moet worden uitgesloten, zoals in de Tijdelijke wet gebeurd is.

Fysiek vergaderen

Aanvullend aan bovengenoemde verkenningen naar digitale en hybride beraadslaging en
besluitvorming laat ik eveneens een analyse uitvoeren naar de overwegingen die ten
grondslag liggen aan het uitgangspunt van fysiek vergaderen. In de toelichting op
de Tijdelijke wet en bij de parlementaire behandeling is het standpunt bevestigd dat
fysiek vergaderen de norm blijft. In deze analyse worden de argumenten onderzocht
en gewogen, zodat het uitgangspunt van fysiek vergaderen een stevige, actuele onderbouwing
heeft. Deze analyse kan ook bijdragen aan de uitgangspunten achter de norm van fysiek
vergaderen te vertalen naar digitale en hybride vergaderingen.

Tijdpad

Ik verwacht voor de zomer de verkenningen te hebben afgerond en een eerste schets
van de mogelijke permanente regeling te kunnen geven. Ik betrek daar dan ook de verlenging
van de tijdelijke wet bij. Mijn voornemen is dat na de zomer een wetsvoorstel in consultatie
kan gaan. Over de voortgang zal ik uw Kamer berichten.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
K.H. Ollongren