Brief regering : Advies Bureau ICT-toetsing UWV project Datafabriek

Nr. 639 BRIEF VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 9 november 2020

Het Bureau ICT-toetsing (BIT) heeft in de periode tussen januari en mei 2020 onderzoek
verricht naar het UWV-project Datafabriek en heeft op 12 oktober het definitieve advies
opgeleverd. Het BIT geeft een aantal concrete aanbevelingen om de projectaanpak aan
te passen. Met deze brief bied ik u het BIT-advies aan vergezeld van mijn reactie
hierop1.

Ik beschouw het BIT-advies als waardevol en dank het BIT voor het uitbrengen hiervan.
UWV heeft in de afgelopen periode reeds acties in gang gezet, onder andere op het
gebied van de projectsturing en het kort-cyclisch realiseren van informatieproducten,
die invulling geeft aan de adviezen van het BIT. De bevindingen van het BIT ziet UWV
dan ook als een goed signaal en een steun in de rug om door te gaan met de in gang
gezette acties.

De afgelopen maanden heeft UWV zich ingespannen om het BIT een grondig beeld te geven
van de reden waarom en de wijze waarop UWV werkt aan het vervangen van de huidige
datawarehouses en de realisatie van het Data Integratie Magazijn (DIM) door middel
van het project Datafabriek. Het project levert een bijdrage aan de stabiliteit en
continuïteit van de bedrijfsprocessen, externe rapportages en gegevensleveringen. Verbetering
en vereenvoudiging van de technologie stelt het UWV in staat om de kwaliteit van de
bedrijfsprocessen beter te ondersteunen en de informatievoorziening aanzienlijk te
verbeteren.

UWV deelt de observatie van het BIT dat een spoedige uitfasering van de bestaande
datawarehouses wenselijk is en dat risico’s op vertraging moeten worden beperkt.

Het BIT-advies bestaat uit twee hoofdpunten:

1. Geadviseerd wordt om alle activiteiten die essentieel zijn voor het succes van het
project onder aansturing te brengen van het project Datafabriek, zodat UWV meer grip
krijgt op de voortgang van het project;

2. Geadviseerd wordt om de ontwikkelaanpak die het project hanteert, aan te passen en
te richten op het frequent in gebruik nemen van opleveringen van afnemersproducten,
zodat het project sneller businesswaarde gaat leveren.

Hieronder sta ik stil bij de aanbevelingen van het BIT en licht toe hoe UWV hier opvolging
aan geeft.

Zorg dat gestuurd kan worden op essentiële afhankelijkheden en daarmee op resultaat

UWV neemt het advies van het BIT over en centraliseert de aansturing. Hierbij krijgt
de opdracht gevende directeur nog nadrukkelijker de bevoegdheid om besluiten te nemen
ten behoeve van het beoogde projectresultaat bij conflicterende belangen binnen de
UWV-organisatie. Dit betekent dat de directeur Gegevensdiensten directe opdrachten
kan (en moet) geven aan directeuren in de lijn. Waar nodig stemt hij dit vooraf af
met de (portefeuillehouder) Raad van Bestuur. Hierbij wordt hij ondersteund door het
programma DIAscoop, waaronder het project valt. De activiteiten die nodig zijn voor
de invulling van deze eindverantwoordelijkheid worden opgeknipt in behapbare en goed
bestuurbare brokken die door de afnemer snel gevalideerd kunnen worden.

Het BIT stelt dat het project de invulling van diverse AVG-eisen buiten scope heeft
geplaatst. UWV benadrukt dat weliswaar niet alle AVG-eisen met betrekking tot de aangeleverde
data onder de directe verantwoordelijkheid van het project Datafabriek vallen, maar
dat alle AVG-eisen wel door UWV worden geïmplementeerd. Bij de verwerving van de benodigde
softwaresuite is een uitgebreid pakket aangeschaft waarmee invulling gegeven kan worden
aan de eisen van de AVG.

Verander de ontwikkelaanpak en pas planning en sturing daarop aan

Het BIT adviseert om de ontwikkelaanpak aan te passen door niet alles eerst volledig
generiek uit te werken, maar juist te streven naar snelle, kort-cyclische oplevering
van de informatieproducten op basis van «goed genoeg» bouwblokken. Hiermee kan een
planning worden gemaakt, waarop beter gestuurd kan worden.

De ontwikkeling van de vier door het BIT beschreven bouwblokken is op het moment van
uitbrengen van het BIT-advies afgerond. De vier bouwblokken bevinden zich in de systeemtestfase.
Hier nu mee stoppen en via andere weg verder gaan, zou een desinvestering betekenen
en de essentie van de aangeschafte tool terzijde schuiven. Voor het vervolg (m.i.v.
januari 2021) van het project wordt een ombuiging doorgevoerd, waarmee het advies
om te zorgen voor snellere oplevering van waarde voor de business wordt opgevolgd.
Het huidige project zal voor de volgende fasen worden «opgedeeld» in afzonderlijke
projecten, te weten:

a. Eén project voor de bronontsluitingen van alle bronsystemen, inclusief de voor DIM
benodigde metadata/leveringsovereenkomsten. Hierdoor wordt de «fall-back» gerealiseerd
en tevens de basis gelegd voor een UWV-breed analyseplatform en de doorontwikkeling
van datakwaliteit.

b. Drie projecten elk samengesteld als een multidisciplinair team, dat zich richt op
de afnemersproducten (end to end benadering), werkend volgens de Agile methode (dus
gericht op gezamenlijk bereiken resultaat), in afgebakende scrumperiodes van een halfjaar
en in volgorde van de afgesproken migratiestrategie (DWH 3.0, DWH 2.0 en DWH 1.0).
Een van deze drie projecten zal zich specifiek richten op de coördinatie van de bedrijfsonderdelen
UWV waarvoor de afnemersrapporten sturen en verantwoorden worden gemaakt. Hiermee
wordt bereikt dat kort-cyclisch producten worden opgeleverd, de afnemersrapporten
direct binnen de scope van het project komen en kan worden geëvalueerd over het bereikte
resultaat.

Door de projecten gerealiseerde producten (zowel bron als afnemers) worden direct
na realisatie overgedragen aan de uitvoerings- en beheersorganisatie bij de divisie
Gegevensdiensten en aan de afnemers. Hiermee komt de «nieuwe organisatie» ook gelijk
in positie (voor onderhoud, relatie tussen beheerder Gegevensdiensten en de afnemers,
en voor nieuw te ontwikkelen producten). Conform het BIT-advies wordt hiermee het
aantal overdrachtsmomenten beperkt en wordt het project ingericht op het zetten van
kleinere en kort-cyclische stappen, met als gevolg een snellere oplevering van informatieproducten.
UWV zal zijn planning hierop herijken.

Het BIT stelt voor om één globale integrale planning voor het uitfaseren van DWH 3.0
en 1.0 op te stellen en hier ook het migreren naar het datacentrum van DXC in op te
nemen. UWV neemt het advies van het BIT over en zal zijn globale planningen herijken
en meer integraal neerzetten. UWV zal de implementatie van de nieuwe Datafabriek binnen
de divisie Gegevensdiensten, alsmede de fysieke uitfasering van de oude DWH’s onderbrengen
in afzonderlijke projecten. Daarnaast zal UWV ook de aspecten opnemen die het BIT
benoemt, zoals evaluatie- en heroverwegingsmomenten en rekening houden met de planning
van de migratie naar het datacentrum van DXC.

Het BIT adviseert dat project Datafabriek voor het eind van het jaar moet laten zien
dat het wel degelijk resultaten kan leveren door zorg te dragen dat:

• de OTAP-straat op de kortst mogelijke termijn beschikbaar is;

• de uitgangspunten voor schaalbaarheid en foutafhandeling uiterlijk in augustus 2020
beschikbaar zijn;

• de aansluitingen op de bestaande datawarehouses zonder aanpassingen worden overgezet
naar het DIM, tenzij dit echt niet anders kan;

• de eerste rapportage uiterlijk eind 2020 is geïmplementeerd.

UWV gaat in fase 4 van het project verschillende zaken opleveren. De OTAP-straat is
conform planning faseplan 4 inmiddels geïnstalleerd en begin oktober in beheer genomen.
De benodigde systeemreleases die nodig zijn voor de aanpassing van de bronsystemen
voor de komende fase zijn vastgesteld en de daadwerkelijke aansluiting op het nieuwe
DIM is gepland. Eind 2020 zal het eerste afnemersproduct zijn gerealiseerd. UWV komt
eind december met een herijkt projectplan waarin rekenschap aan de BIT-adviezen wordt
gegeven. Mijn ministerie zal meegenomen worden in dit plan.

Het BIT adviseert om het project periodiek voortgang te laten rapporteren op basis
van percentage afgerond werk afgezet tegen bestede kosten en in te grijpen indien
substantieel wordt afgeweken van de planning. UWV heeft in mei 2020 de verantwoording
door het project herijkt. Sinds de rapportage van mei hanteert het project een productgerichte
aanpak waarbij, op basis van de productendecompositie en bijbehorende productenbeschrijving,
wordt gerapporteerd over de voortgang op basis van afgerond werk afgezet tegen bestede
kosten. Indien substantieel wordt afgeweken van de planning grijpt de stuurgroep in.
De Raad van Bestuur van UWV wordt door middel van de maandelijkse portfoliorapportage
meegenomen in de voortgang op dit strategische project.

Tenslotte adviseert het BIT om na het uitzetten van DWH 3.0 te beoordelen of er nog
een zakelijke rechtvaardiging bestaat voor vervanging van het veel omvangrijkere DWH 2.0.
Indien besloten wordt om door te zetten met die uitfasering, zal UWV de lessen van
het uitzetten van DWH 3.0 meenemen in de besluitvorming over het eventueel uitzetten
van DWH 2.0.

Ik dank het onderzoeksteam nogmaals voor het advies en de aanbevelingen.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, W. Koolmees