Brief regering : Reactie op het rapport “Onderzoek naleving van de sectorregelingen voor bestuurskosten in het hoger onderwijs”

Nr. 874 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 augustus 2020

De Inspectie van het Onderwijs heeft onderzocht hoe het gesteld is met de naleving
van de voorschriften voor bestuurskosten in het hoger onderwijs. Met deze brief bied
ik u het rapport van dit onderzoek aan1 en geef ik daarop mijn reactie.

Wat bestuurskosten betreft, is gekozen om in 2012 te beginnen met het verplichten
van de openbaarmaking in het jaarverslag. Van openbaarmaking bleek destijds nog onvoldoende
normerende werking uit te gaan. De hogescholen en de universiteiten hebben vervolgens
een gezamenlijke regeling opgesteld en vastgesteld. Het eerste boekjaar waarin deze
regelingen van kracht waren, was 2018. De Inspectie heeft zich in haar onderzoek dan
ook op de naleving in dat verslagjaar gericht.

De Inspectie heeft zich in haar onderzoek gericht op:

– de naleving van de declaratierichtlijnen voor wat betreft de aard van de bestuurskosten;

– de naleving van de declaratierichtlijnen voor wat betreft de hoogte van de bestuurskosten;

– de naleving van bepalingen voor de openbaarmaking van bestuurskosten, en;

– de duidelijkheid van de richtlijnen.

De Inspectie concludeert dat bepalingen uit de regelingen goed bekend zijn bij de
betrokken bestuurders, toezichthouders en de medewerkers die betrokken zijn bij de
financiële verwerkingen en dat de regelingen op een correcte manier worden nageleefd.
In de weinige gevallen waar geen naleving plaatsvond of het maximale bedrag werd overschreden,
was hiervoor een valide verklaring.

De ruimte in de regelingen en de maximumbedragen worden als voldoende toereikend gezien
door bestuurders, toezichthouders en andere betrokkenen. Het maximaal te declareren
bedrag is in de praktijk geen minimum geworden.

Op onderdelen is niet altijd volledig aan alle verantwoordingsvereisten voldaan, concludeert
de Inspectie. De richtlijn van de Vereniging Hogescholen bevat een publicatieverplichting
van bonnen en nota’s, die niet door alle hogescholen wordt nageleefd. Overigens heeft
een aantal universiteiten dit gedaan zonder dat de richtlijn deze verplichting bevat.

Verder zijn opleidingskosten niet altijd onder de bestuurskosten van de betreffende
bestuurder(s) verantwoord. Opleidingskosten voor bestuurders zijn bestuurskosten,
maar omdat deze functionarissen met naam en toenaam in het jaarverslag genoemd worden,
kiezen sommige instellingen er voor deze kosten niet in het overzicht op te nemen
en zo de privacy van de bestuurder te beschermen.

Met betrekking tot de duidelijkheid van de richtlijnen constateert de Inspectie dat
de bepalingen in de regelingen over het algemeen helder zijn, maar op enkele onderdelen
duidelijker of uitgebreider geformuleerd kunnen worden. Dat geldt volgens de Inspectie
vooral voor het onderscheid tussen bestuurskosten en organisatiekosten. Daarnaast
kunnen de onderdelen die binnenlandse reiskosten en opleidingskosten behandelen duidelijker
beschreven worden, zodat er geen onwenselijke verschillen in de toepassing van deze
onderdelen ontstaan. Verder kunnen de regelingen van de hogescholen en de universiteiten
nog beter op elkaar aansluiten. De Inspectie geeft aan dat de regelingen al in hoge
mate eensluidend zijn, maar nog enkele verschillen bestaan.

Alles afwegende is de eindconclusie van de Inspectie dat de regelingen werken en de
zelfregulering binnen het hoger onderwijs effect sorteert.

Vorig jaar heb ik in beantwoording van Kamervragen over de bestuurskosten bij de Universiteit
Utrecht aangegeven dat ik nieuwe wet- of regelgeving zou overwegen naar aanleiding
van dit rapport (Aanhangsel Handelingen II 2018/19, nr. 3953). Ik ben op basis van dit rapport van mening dat aanvullende wet- of regelgeving
niet nodig is. Het stemt mij tevreden dat zelfregulering van de sectoren werkt. De
hogescholen en universiteiten hebben op dit onderwerp verantwoordelijkheid gekregen
en genomen.

De Inspectie heeft een aantal aanbevelingen geformuleerd om bij te dragen aan verdere
verbetering van de regelingen van de hogescholen en universiteiten:

1. Het is voor de uniformiteit en vergelijkbaarheid van bestuurskosten wenselijk als
de regelingen eensluidend zijn. Veel tekstpassages stemmen nu al letterlijk overeen,
maar de regelingen zijn toch niet op alle punten eensluidend. Hierbij kan gedacht
worden aan het al dan niet toekennen van een vaste kosten vergoeding voor representatiekosten
aan bestuurders.

2. Opleidings- of coachingskosten zouden volgens de Inspectie niet mogen worden geboekt
op een post die zich aan het publieke zicht onttrekt en altijd als bestuurskosten
moeten worden verantwoord. Dat voorkomt dat bij onderlinge vergelijking tussen instellingen
verkeerde indrukken ontstaan. Daarom is uniformering en naleving gewenst. Het is goed
als de sectorkoepels hun leden wijzen op de bepalingen hieromtrent, deze verder verduidelijken
en er bij hun leden op aandringen hier ook naar te handelen.

3. Het is wenselijk dat er geen verschillen zijn in de manier waarop instellingen hun
reiskosten verantwoorden. De Inspectie pleit ervoor om alle binnenlandse reiskosten
van bestuurders, waaronder alle leasekosten en alle kosten voor woon-werkverkeer uitsluitend
onder de bestuurskosten te verantwoorden. Dit bevordert de transparantie en voorkomt
interpretatieverschillen.

4. Opvolging van de aanbevelingen hierboven leidt tot meer transparantie en meer uniformiteit
in de verantwoording. Als deze aanbevelingen worden overgenomen kan, naar het oordeel
van de Inspectie, de verplichting uit de VH-regeling om alle nota’s en bonnen op de
website te publiceren worden vervangen door een verplichting voor zowel hogescholen
als universiteiten om een verzamelstaat daarvan te publiceren. Daarmee gaat volgens
de Inspectie geen relevante informatie verloren maar wordt ook tegemoetgekomen aan
de lastendruk die de instellingen op dit punt ervaren. Samen met het intern toezicht
en de verantwoordingstabel in het jaarverslag blijft er inzicht in de omvang van de
bestuurskosten.

Omdat ik hecht aan zorgvuldige verantwoording van publieke middelen, neem ik de conclusies
en aanbevelingen van de Inspectie over en vraag ik de raden van toezicht van de hogescholen
en universiteiten om mij te informeren over een eventuele actualisering van de regelingen
naar aanleiding van de aanbevelingen van de Inspectie.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven